第6章 第六章 时间是一点点挤出来的
严格来说，时间本身就是充满相对性的概念。时间说长不长，说短不短，我们有时候觉得时间很足，有时候觉得时间不够用，其实都是一种相对状态下的感受。很多人会经常觉得自己的时间全被工作占据了而没有空闲放松，或者经常觉得自己时间不够用，就连工作也经常没有办法按时完成，但事实并非如此，即便工作再忙，我们似乎还是能够找到多余的时间做其他事情的，也还是能够有时间来完成自己的工作，只要做好时间管理和规划，那么“时间就像海绵里的水，挤一挤总是会有的”。
1.合理利用那些空闲时间做事
很多时候，我们会觉得自己的工作安排很紧密，根本没有太多的时间做其他的事情，因此在工作之后，我们往往不会做其他的事情，或者说觉得自己没有精力和时间去做好其他的事情。但无论是我们按照工作时间表，还是按照工作任务清单来工作，其实都没有意识到时间的弹性，没有意识到只要想办法提高时间的利用率，我们的工作时间完全会有一些剩余。
很多时候我们会按照事先制订的工作计划去完成任务，先做任务A，然后做任务B，接下来是任务C，在所有的工作安排中，有很多是约定了工作时间期限的，即必须在某个时间段内完成。还有一些是我们通过分析和估计，给自己设定了一个大概的时间。但实际上无论是别人设定期限，还是自己预估的时间，其实都不是绝对的。比如，我们在做某项工作的时候，可能需要花费1个小时的时间，可是如果更加努力一些的话，工作进度可能会加快，我们也许40分钟就能够完成任务，只不过多数时候，我们都会心安理得地将工作做满1个小时。
这里往往涉及个人工作态度的问题，主要还是看我们是否愿意进一步提升自己的工作状态，看看我们是否有那种紧迫感和危机感，是否重视时间的价值。对于任何人来说，想要获得更多的空闲时间并不算很难，关键在于我们没有想过深入挖掘那些空出来的时间，提升它们的利用价值。很显然，只要我们想要挤出一点儿时间，那么时间总是会有的。如果我们平时少浪费一点儿工作时间，多提高一下工作效率，那么就可以在工作时间段内挤出更多的空闲时间。
而这些空闲时间完全可以节省出来做一些更有意义的事情，或者说集中起来处理一些比较重要的事情，当然，合理利用空闲的时间实际上拥有一套比较严格的流程。
首先，想要充分利用自己的空闲时间，我们必须要做的就是提高自己的工作效率，确保自己的工作在规定时间内完成，或者确保所有的工作在上班时间内就得到解决。只有这样，我们才会有更多的空余时间，毕竟只有做好自己的分内之事，才有时间去做其他的事情。
其次，将所有的事情列成一个任务清单，或者制作成一个表格，然后尽可能地按照表格去工作，最后将每个时间段内的工作做完之后，标出空出来的时间。比如，领导规定了半个小时内必须整理好相关的资料，而员工在20分钟内就完成了这项工作，因此就会多出10分钟的时间去做其他工作。标出空出来的时间后，我们可以直接利用这些空闲时间继续做其他的工作。
很多时候，我们都具备提前完成工作的能力，毕竟从设定工作计划开始，无论是领导还是我们自己都会预留一些时间，比如，一个项目在正常时间段内完成的时间是25分钟，领导可能会给出30分钟，甚至35分钟的期限，这样做的目的在于确保工作可以顺利完成。因此很多工作时间的设定基本上都相对宽松，一般都会预留部分时间。即便除了最基本的休息时间，我们仍旧会挤出很多空闲时间，这部分时间其实是我们创造并且可以控制的时间，因此没有任何理由白白浪费掉。
很显然，如果我们有目的地去利用自己的时间，如果我们想要在有限的时间内做得更多，那么就应该正确利用那些空闲时间，就应该想办法发挥那些空闲时间的价值。比如，利用多出来的时间，我们可以上一趟厕所，可以整理一下办公桌，可以想办法完成一些必须去做但是又比较简单的小任务。又如很多人会在前往会议室的路上向领导汇报工作，会利用打印文件的时间和同事探讨工作。据说投资大师罗杰斯在早年工作期间，经常利用上厕所的时间审阅和发送电子邮件，利用工作中途放松的时间大致回顾一下刚才的工作。其实这就是一种对空闲时间的有效利用，这种方式确保了我们能够最大化地利用时间，尽管这些空闲时间并不算太长，而且往往呈现出碎片化的状态，但是只要集中起来利用，似乎能够做成很多事情。
事实上，空闲时间还包括下班和休假时间，尽管通常我们都不太赞成加班，不太赞成在一天工作8个小时之后还要将家当成办公室，对于多数人而言，8个小时的工作已经足够了，只要合理利用好8个小时的工作时间，每天的工作基本上都能够顺利完成，每天基本上会过得更加充实。不过坚持按照8小时工作制工作并不是绝对的，也并不意味着我们在下班后就可以完全将工作的事情撒手不管。有些时候，如果我们的工作量太大，不能在上班时间内按时完成任务，那么同样可以在下班后适当加班，这样可以确保自己的工作不会被拖延到第二天。
不仅仅是因为害怕完不成工作，才需要努力控制时间，在我们能够顺利完成工作的时候，同样需要注意利用好那些空闲时间，除了必要的休闲与休息之外，任何时间都可以用来工作。所以，我们不能总是将这些空闲时间当成一种理所当然的享受时刻，不能抱着一种“我做完了规定的工作，完成了这一天的任务量，那么就可以彻底休息”的想法，在必要的时候，我们完全可以抽出时间做更多的工作。总而言之，我们需要改变自己对时间的漠视态度，努力把握那些空闲时间，从而进一步完善自己的时间管理体系。
2.不要轻易被外界打扰
笔者的一个朋友Y先生，曾在西门子公司待过一段时间，在工作期间，他发现自己的工作经常被人打断，有时候是同事前来询问是否懂得制作表格，有时候是领导让他帮忙买一包烟，或者安排新的工作任务，有时候则是一些骚扰电话。
无论如何，对于一个新人来说，这些突然出现的骚扰性事件常常破坏他的工作状态。他向当时的部门经理马尔文先生请教，马尔文非常淡定地说了一句话：“如果你不打算一整天都被这些事情肢解得支离破碎，那么最好保持一个聪明的工作状态。”Y先生并没有意识到马尔文说了什么，反而对西门子公司的工作氛围感到不满，觉得这是西门子公司存在的一个巨大的管理弊端，他当时只能无奈地跳槽。可是经过一段时间的历练之后，Y先生很快意识到这样的现象在任何一家公司都很普遍，没有任何员工可以安安静静地在办公桌旁待上一整天，总会有一些人、一些事要让你时不时停顿下来。
类似于Y先生的困惑，在职场上其实非常普遍，当我们全身心投入某项工作中时，经常会有人打断我们的工作，比如，莫名其妙的电话、频繁的外来求助、无聊的八卦传播，又或者是各种突发性的意外事件。我们都不清楚想要完全躲避这些骚扰究竟有多难，或者说我们是否真的想过完全隔离与外在的联系，事实上，一种夸张的说法是，我们时刻都面临着被人骚扰的危险，无论我们专注与否。多数人的工作原本就具有一个社会化的结构，而更加致命的是几乎每一个人都存在自己的社会关系。另外，我们也容易给自己的工作造成一定的困扰，杂志、网络、游戏、美容、购物、美食、温度、性欲、烟瘾、压力、联想、健康问题，这些都是影响和干扰工作的潜在因素。
无论如何，我们都会遇到一些骚扰，而这些骚扰往往导致个人的工作节奏被打乱，工作效率以及工作状态都严重受到影响。很多职场人士都认为自己每天上班受到外界的骚扰多达10次以上，虽然每一次骚扰的时间可能只有几分钟，甚至是几秒钟，即便将这些时间堆积在一起似乎也不会制造什么麻烦，但问题在于每次被打断都可能会造成工作状态的打断，而且工作者往往不可能立即投入工作中，这种后续的时间浪费往往更为严重。通常情况下，当一天的工作被人打断6～7次以后，工作进度就会严重受到影响，有可能会延缓10%。
正因为如此，面对经常被外界打扰的状况，管理者必须做好自我反省和监督，弄清楚自己为什么会成为那个最容易被外界骚扰的人。比如，自己是不是经常会得罪他人，是不是热衷于参与公司里的每一件事，是不是习惯了当老好人，是不是觉得别人经常来咨询会让自己更加有成就感和存在感，是不是喜欢与人沟通交流，是不是不善于拒绝别人或者不善于结束谈话。只有找到准确的问题出现的原因，才能有针对性地进行解决。
而在解决此类问题方面，我们完全可以选择一些更为明智的做法，或者掌握一些更为有效的技巧，以便将外界骚扰带来的麻烦降到最低限度。
——明确告知他人自己的最重要的工作时间段
对于任何人来说，总会存在一个最佳的工作时间段，这段时间也许是最繁忙的，也许是工作状态最好的，又或者这段时间通常要做一些最重要的工作。无论如何，在这些重要的时间段内不能轻易被外人打扰，因此，我们有必要将这些时间段告诉给更多的人，以确保不会有人不识趣地前来骚扰自己。据说戴尔公司的创始人戴尔先生不喜欢一大早就有人打扰自己的工作，而通用电气公司的总裁杰克·韦尔奇不喜欢在午后受到打扰。
对于普通人来说，如有必要，在工作最忙碌的时候，可以在办公室门口或者工作桌上放上一块“请勿打扰”的牌子，从而为自己营造一个良好的、清静的工作氛围。
——提升快速排除干扰的技巧
为了避免被人打扰，除了直接拒绝别人之外，我们要掌握一些排除干扰的技巧。比如，很多人都会遭遇电话的骚扰，当业务型的电话打过来的时候，要直奔主题，避免拖泥带水；当私人骚扰电话出现的时候，要迅速以正在工作为由挂断；在接受上级指令的时候，确保一次性听清安排和要求；在面对一些打错了的电话时，要果断挂断。不同的情况需要采取不同的方式，但核心思想只有一个，那就是尽量减少拖延，尽量快速结束谈话。
——避免自己成为骚扰者
很多人喜欢在别人工作的时候挑起话题，或者习惯性地骚扰对方，这或许能够显示双方的亲密关系，但是问题在于这种亲密度很容易带来相互影响，当我们试图骚扰别人的时候，实际上别人反过来也在消耗自己的时间。而且一旦双方形成一种习惯，比如在某一时间段讨论八卦信息或者探讨一些生活话题，这个时候就会对长期的工作造成不良影响。因此，我们必须懂得约束自己的行为，避免陷入相互骚扰的状态。
——抽出专门的时间来接受打扰
工作中，常常会出现各种想不到的状况，骚扰往往不可避免，不过一两次的骚扰往往很正常，最担心的是频繁被外界骚扰，这样就会导致整体的工作被打断。其实最好的处理方式就是将那些带有骚扰性质的事情集中放在某一个时间段来解决，通常是下班之前。我们可以在对方打断自己工作的时候，明确告知对方，可以将问题延后一起解决。
很多时候，我们之所以容易被人打扰，可能还在于他人对自身责任认识不清，他们根本不清楚自己应该做的事情。管理学上有一个著名的“猴子管理法则”，这个法则来源于管理学家比尔翁肯的一个有趣的理论——“背上的猴子”。他认为每个人的背上都有一只猴子，这只猴子就是每个人所要担负的责任，就是每个人需要去做的工作。
比尔翁肯认为，我们经常会遇到这样的问题，某一天有个朋友可能会跑过来向我们谈论他的工作，请求得到帮助，可是当对方花费大量时间讲清楚事情的来龙去脉后，我们发现自己除了听清这件事之外，根本没有任何时间做出相应的决策，我们还有自己的工作要做。
在这样的事情面前，“猴子”本来待在朋友的背上，可是当我们决定认真倾听时，猴子的两只脚已经开始搭在我们的肩膀上，当你表示需要考虑一下时，“猴子”可能就完全跳到你的背上了。这个时候，我们成了责任人，而对方成了监督者，他会不定期地跑过来问你考虑得怎么样了，是否想出了解决办法，一旦我们不能给出令人满意的答案，对方会强迫我们去做这件本该他去做的事情。
很显然，一旦我们决定帮忙照看这只“猴子”，对方就会撒手不管，而且我们管的东西越多，所接受到的任务和压力也就越大，以至于没有时间照顾自己的“猴子”。因此，对于任何一个人来说，应该尽量照看好自己背上的那只“猴子”，然后要求别人也必须背起他们的“猴子”。让每一个人去做好自己的事而不被其他人打扰，这就是“猴子管理法则”的精髓。
总而言之，骚扰常常是工作中需要面对和解决的问题，聪明的人善于巧妙地错开时间来解决，或者想方设法缩短骚扰的时间，避免骚扰的扩大。需要注意的是，我们需要懂得拒绝别人，尽管有时候这样做可能会影响到自己在他人心目中的形象和地位，可能会惹来一些怨言，但是，如果我们意识到自己的工作可能比眼前暂时的人际关系更加重要，就要主动对别人说“不”，因为这个时候自己的工作时间无疑更有价值。
3.改正那些浪费时间的不良行为
如果我们认真观察，就会发现周围的朋友和同事，经常会出现一些不良的生活习惯和工作习惯，这些习惯往往会带来时间的浪费。这些不良习惯有可能是做一些事情，或者做一些动作。比如很多人一拿起电话，就会习惯性地闲聊，哪怕双方天天见面，也避免不了要在电话中聊上半个小时；很多人一拿起手机，就会习惯性地浏览社交软件，看看有没有什么最新的留言和动态更新，在这些人眼中，朋友圈的信息更新似乎比什么都重要；有些人则喜欢逛网上商城，即便没什么东西可买，也要花点儿时间再看看有没有什么最新的产品。
通常来说，这类人并不在意自己将时间花在哪儿了，他们总会有一大堆与工作无关的事情要做，很多时候还乐此不疲。尤其是在信息时代，他们的兴趣爱好会广泛地停留在社交和游戏上。
还有一些就是不良的动作，比如很多人在工作过程中喜欢敲击桌子，这只是一个下意识的习惯性动作，但实际上除了容易影响自己和他人工作之外，往往起不了多少作用；同样地，有的人会用鞋底用力摩擦地板，或者莫名其妙地搓着双手。有时候他们会主动从嘴巴里发出一些怪异的声音，或者刻意把资料文件翻得哗哗作响，好像弄出一点儿响声似乎更能够让他们感到舒适。
当然，有很多人习惯了在工作的时候摆弄头发，把手指伸进鼻孔或者耳朵中，要么就转笔，抠指甲，用笔在桌子上画来画去。看上去，他们并没有打算让自己的双手空闲下来。而这些动作往往会分散个人的注意力，会导致工作始终心不在焉。虽然这些小动作看起来毫不起眼，但是那些喜欢做小动作的人往往难以全身心地投入工作中，因此他们的工作状态以及工作成绩往往不太出色。
还有一些人对自己的行为缺乏束缚，常常处于一种懒散的不受约束的状态，因此在工作中会出现跷二郎腿，或者做出斜躺在椅子上的动作，这些动作往往会让人觉得他们没有认真对待自己的工作。而跷二郎腿和斜躺的动作往往会影响个人的工作状态，比如，当我们斜躺在椅子上的时候，更容易出现疲劳的状态，从而影响工作效率。
一般来说，很多人每天都会花好几个小时做以上这些事情，而且鉴于工作的枯燥乏味，这些不良的行为和动作往往是在工作时间段内出现的。也许很多人并未意识到这些问题，但是在不知不觉中，时间已经被大量消耗掉了。很多管理学家会将这些行为比喻成“吃掉时间”的怪物，事实往往如此。尽管从某个时间段来说，它们可能毫不起眼，我们甚至意识不到自己会浪费掉多少时间，毕竟这些小动作通常只是持续几秒或者几分钟，事实上也根本没有造成多大的影响。但我们还没有注意到一个细节：自己可能一整天都在重复做同样的事情。如果将一天内所有的习惯性动作全部累加起来，那时间可能就会非常惊人。此外，这些不良的习惯性动作可能会破坏个人的工作节奏，一旦破坏的次数很频繁，那么一天的工作状态可能就此被摧毁了。
如果我们能够意识到这些时间的重要性，那么确保时间不会过多消耗在一些无意义的事情上非常有必要。我们需要改变自己的生活方式，即便这种改变在一开始可能会带来一些不适应。
很多公司或者部门如今都在强化自己的管理，尽量避免员工在上班期间做一些不符合规定，或者影响工作状态的事情。比如，国内一些企业和政府部门曾经就明确规定：上班期间不准打私人电话，除非有什么急事。此外，领导会对下属的工作进行监督，只要发现有人在上班过程中私自浏览网页，或者进行网上购物，将会扣除当月的奖金。一旦发现员工坐姿不雅、行为懒散，领导会以影响组织部门的形象为由对其进行形象培训。通过这些监督和制度的约束，往往能够有效抑制组织内部的不正之风，防止内部职员出现那些浪费时间的不良习惯。
其实，运用制度来约束个人的行为很有必要，公司可以约束和管理员工的行为，而我们同样可以对自己的行为进行控制和约束。这种约束不仅是给自己设定一些要求和纪律，还需要通过一些技术性的手段来实施。
比如，我们可以尽可能紧凑地安排自己的工作，确保自己在上班期间没有多余的时间做工作以外的事情，这种紧凑的安排会让我们保持一种相对高压的工作状态，强化自己的工作状态和工作节奏，确保我们能够更加专注地投身于工作之中，而没有多余的时间来做其他没有任何价值的事情。
我们还需要对自己一天的工作进行回顾和记录，分析一下今天究竟工作了几个小时，今天究竟有多少时间浪费在一些不良的行为当中。通过对每次时间消耗进行记录，我们能够更加清晰地了解到自己究竟在哪些环节可以做得更好，有哪些时间可以免于浪费。实际上，多数时候，我们之所以会浪费时间，关键在于我们对时间浪费本身就没有一个好的概念，即便在悄无声息中，这些不良习惯已经夺走了大量的时间，我们可能也不太清楚。而当我们将所有的时间记录下来之后，对时间的浪费会有一个更为直观的了解，这样有助于我们做好自我约束的工作。
通过强化自己的工作节奏，通过对一整天的时间消耗分布进行了解，都有助于我们更好地控制自己的时间，有助于提升个人的时间管理意识。从长远来看，也能够帮助我们克服一些不良的生活和工作行为，尽可能地将时间高效利用起来。
4.删除那些没有意义的事情
社会学家发现了一个奇特的现象，那就是人们常常去做一些看似没有必要去做的事情，即便他们自认为自己是坚定的工作者，是对工作认真负责的人，但总是会有一些没有任何意义的小事让他们产生兴趣。很多时候，也许是工作人员想要通过做一些无聊的事情来转移压力，或者这些举动类似于“羚羊效应”（被狮子追赶的羚羊在逃跑过程中常常会忘了自己为什么而跑，最终可能一头撞到狮子怀里），人们似乎常常没有办法保持足够的专注度。
无论是什么原因，我们都意识到了这样一个问题，那就是有关时间控制的问题。我们似乎并不在意自己被一些无关紧要的小事所影响，有时候我们会难以自控地去做那些事情。社会学家为了验证这种说法，曾经进行了大量的调查和实验，他们发现无论是普通的职员还是家庭主妇，都会做一些莫名其妙的事情——那些事情看上去根本没有做的必要。
之所以会出现这样的现象，根源还在于很多人缺乏时间概念，对时间的重要性根本不了解，这样就导致我们可能将时间任意消费在任何一件事情上，无论是有意义的，还是没意义的；无论是有价值的，还是没价值的；无论是有必要的，还是没必要的。我们对时间的漠视有时候的确让人咋舌。正如前面所说的那样，可能有很多人一直都停留在“时间无穷无尽”的想法中，这是滋生“时间可以随意挥霍”观念的本源。一旦我们觉得时间很充足，那么就会变得更加随意，我们的生活和工作就会充斥各种无聊的事情。
如果我们打算让自己的工作和生活有所改观，就需要做出一些必要的调整和梳理，尽量过滤掉那些没有什么意义的事情，尤其是考虑到上班过程中，时间更加紧迫和重要，尽量保证自己花掉的每一分钟都物有所值。为此，我们必须尝试建立起科学合理的时间规划，必须强化自己对时间的认知和理解。
时间管理的一个重要目的是，了解并决定自己应该做的那些事情，同时它的另外一个目的是弄清楚哪些是自己不应该去做的事情。所谓的不该做的事情，实际上指的就是那些缺乏价值和意义的工作，那么我们该如何避免自己在一些没有任何意义的事情上浪费时间呢？而哪些事情是没有意义的呢？
——没有必要去做的事情
实际上每个人都具有自己的职责，我们也都在自己的职责范围内做事，如果我们试图去做别人应该做的事情，实际上就破坏了工作原有的部署和计划。所以在工作的时候，我们更应该专注于自身的工作和岗位，因为这里才是我们创造价值的地方，贸然插手别人的工作或者去做其他人应该做的事情，不仅没有任何意义，而且还会对自己的工作造成困扰。所以，管好自己的事情，不要做那些没有必要去做的事情，是节省时间的一个重要方法。
——没有任何价值的事情
我们都希望自己的工作能够创造价值，如果工作无法创造价值，无法带来任何帮助和改变，那么就没有必要将时间浪费在上面。就像我们在工作过程中偷偷玩手机游戏一样，这些游戏并不会给我们带来多少成就感和实际利益，因此平时最好还是不要去做。
——那些会带来消极影响的事情
有的事情不仅不会带来帮助，还会造成不良影响，这类事情一定要避免。比如，在工作期间，我们经常会被一些琐事打扰，这些琐事不仅没有什么意义，而且还会扰乱我们的工作节奏，会破坏我们的工作状态，造成工作效率低下，因此工作期间需要尽量避免，防止自己的工作受到影响。
——成本大于收益的事情
任何一点儿时间都是具有成本的，我们在某个时间段内投入的精力以及成本一旦超过了该工作所能带来的收益，那么就证明这件事做亏了，而这样的事情一般情况下没有多少做的必要，最好还是敬而远之。
——已经做好了的事情
如果自己或者别人已经做好了某件事，并且也有了不错的产出，那么就证明这项工作所能榨取的价值其实已经非常低了，或者说根本没有任何价值了。这个时候，我们就没有必要再去重复做一次，最好还是想办法做其他更有意义的事情。
——错过了最佳时间段的事情
很多事情都具有时效性，只有在对的时间去做，才能产生最大的效益，如果我们此前错过了这些事，而且也已经产生了一些无法挽回的结果，那么接下来也无须刻意去把握一次，毕竟即便做成功了这件事，也已经收获不了什么收益了。
——风险大收益小的事情
通常情况下，我们在选择做某件事情的时候，都会本能地选择一些收益更大而风险很小的事情，这样我们付出的时间和精力才会更有价值，如果一个任务在执行的过程中，风险很大，而收益很微薄的话，我们完全没有必要去冒险接受挑战，以免得不偿失。
对于任何人来说，想要明确自己每天该做些什么，不该做些什么，完全可以借助价值体系来进行评判，在这个体系中，最直接最基本的一条就是效益，包括工作的效益、时间的效益，只要效益不好或者说根本无法产生任何效益，那么就应该坚决制止自己在这件事情上浪费时间。不过效益并不是唯一的选择，有时候一些精神上的满足和思想上的满足同样非常重要，所以，无论做什么事情，我们始终应该坚持一点：那就是这件事必须有意义，我们所花费的时间必须能够产生一些价值（包括物质和思想），如果做了和没做一样，那么还不如把时间节省下来，花在其他工作上。
不过，解决时间浪费的根本还是在于我们需要对时间的价值进行估量。我们需要意识到自己的时间究竟能够给自己带来多少好处，究竟可以创造多少财富和价值，一旦意识到我们可以或者可能利用这些时间获得更大的成功，我们就会养成更为科学的时间管理意识，也会尽可能地将事情安排在那些有意义的事情上。
5.及时放弃那些做不到的事情
国内有家公司准备派一位副经理去欧洲谈判，当时约定了要去五家发展规模不一的公司进行为期一周的会谈，可以说时间非常紧张。为了取得更好的结果，这家公司的副经理首先就选择了那家发展规模最大，实力也最雄厚的跨国企业进行会谈。不过谈判的过程并不顺利，由于对方是跨国公司，它一直希望能够借助自己潜在合作伙伴的力量来拓展中国和亚洲的市场，当然，它希望自己的合作伙伴拥有强大的实力和市场资源或者丰富的商业渠道，而这家前去谈判的公司却难以满足这些硬件要求，因此对方对这一次的合作商谈并没有太过重视。
可是国内的这家公司却恰恰相反，副经理始终认为只要把握住了和对方的合作机会，就能够借助对方强大的实力来快速打通欧洲市场，在这种一厢情愿的谈判中，整个和谈工作进展得非常缓慢，而这位副经理却不放弃，觉得自己还是有机会获得对方的青睐的。
正因为如此，这位副经理又在这家公司逗留了两天，直到对方明确告诉他，这一次的谈判就此终止，他才心灰意冷地离开，可是由于在这家跨国公司身上浪费了太多的时间，副经理已经没有足够的时间去和剩余的其他几家公司商谈了，最终为期一周的欧洲之行以失败收场。而回国之后，副经理因为自己的失误而被公司降职。
在这个案例中，我们可以发现，副经理的初衷是很好的，但是他却不幸犯下了的一个致命的错误——没有及时看清自己的实际能力，而且没能依据局势的变化做出最适合自己的选择，这样一来就导致自己在一些不可能完成的任务上浪费了太多的时间，最终严重影响了其他的工作。如果将案例延伸开来，就会发现类似这种错误的选择其实在生活和工作中并不少见，很多时候，我们都会因为过度关注一些不可能完成的事情而影响自己的工作计划。
经历过考场的人都知道，在答题的时候有一个非常重要的原则，那就是尽量先做那些简单的题目，然后尽量跳过和放弃那些自己无法解答的题目。尽管考试的时候，我们都在力争回答每一道题目，都在努力将答卷填满，但是从考试的现实情况来看，很多时候我们根本没有那么多的能力，也没有那么多的时间来解答全部的问题，这个时候做出适当的取舍就显得非常有必要了，而那些无法解答的难题自然成了放弃的第一选择。
之所以要这么做，就是因为我们的答题时间是受到限制的，如果长时间耗在那些自己没办法解答或者没办法在短期内找到解决办法的题目上，就会影响其他一些简单的题目的解答，最终可能会导致“难的题目没做出来，简单的题目没时间去做”这样的尴尬局面。很显然，放弃那些做不到的事情是一种非常直接的时间管理办法，目的就是为了尽可能地减少时间的浪费，或者为其他在自身控制及能力范围之内的工作提供更多的时间。
此外，从心理学的角度来说，也许越是自己没有办法解决的问题，越是困难的问题，也许我们越是想要去解决；越是自己得不到的东西，越是要想方设法获得。但这种心理机制在时间管理方面来说是一个重大的失误。因为对于任何人来说时间是有限的，一天的工作时间也许可以达到16个小时，或者更多一点儿，但是，如果我们一直将时间耗在那些自己根本做不到的事情上，整体的工作就会停滞，其他工作所需的时间会受到挤压。
如果我们事先制订了工作计划，并且严格按照每天的任务清单来工作，那么一定会坚持做完一件事情再去做另外一件事情的原则，按照这样的顺序能够确保我们工作的基本思路不会被打断。但问题在于，有些计划之内的工作可能超出了我们预先的估计，我们无法顺利解决这些问题，这个时候，原有的计划需要做出改变，我们应该想办法跳过这项工作，或者将工作安排给其他更有能力的人去做。如果我们不及时选择放弃，那么也许会导致后面的工作无法按时完成。
从时间利用的角度来说，适当的取舍是有必要的，我们更需要从大局出发，更需要从整体的工作任务出发，尽量避免在某一个环节上停滞，尽量避免因为某一项工作进度迟缓而导致所有的工作计划受到限制。
但从根本上来说，我们真正应该做的事情是认真思考自己的计划，必须认真分析计划的可行性。也就是说，当我们在每天工作之前制订各项计划的时候，当我们将一天的工作任务清单全部罗列出来时，必须尽量避免将那些自己没法解决的事情纳入其中。尽管在很多时候，我们并没有掌握主动权，因此所能做出的选择并不多，但必要的时候，我们还是需要将这些无法完成的事情剔出个人的任务清单，或者安排其他人去做。
如果这是公司的安排，那么在安排这些任务之前，我们就要正确评估自身的能力，果断地说“不”，我们应该直接告诉老板：“对不起，这件事我做不到。”这并不是一种推脱，而是一种对工作认真负责的态度，于自己和公司都是有利的。毕竟做那些自己根本做不到的工作，无疑会增加个人的负担，而且还会导致公司的工作计划、工作目标受到影响，同时还会造成资源和时间的浪费。如果企业能够安排其他更合适的人去做这些工作，那么整体的工作部署就显得更加合理、和谐。
总而言之，如果我们不希望时间全都浪费在那些没有结果的事情上，不希望某件做不到的事情干扰到所有的工作，那么就一定要果断放弃那些自己没法做到的事情，就需要重新安排自己的工作计划。了解自己能做什么，了解自己不能做什么，这本身就是进行时间管理的前提。
6.统筹安排提高时间利用率
著名的数学家华罗庚曾经写过一篇文章《统筹方法》，在讲述统筹方法的时候，他提到了一个日常生活中非常常见的例子：沏茶。华罗庚对该场景进行了设定：没有开水，开水壶、茶壶、茶杯都要洗，还需要准备茶叶。
那么，当一切都需要进行准备的时候，我们应该如何安排所有的工作呢？或者说应该采取什么样的方法来安排工作，才能达到最节省时间的目的？按照一般人的安排，他们在做各种准备工作时，可能会按照常规的顺序去做，沏茶者会先洗开水壶，洗好茶壶、茶杯，然后拿茶叶，等到东西准备齐全之后，开始灌水，烧水，等水烧开之后开始泡茶。这便是我们日常生活中泡茶模式的整个流程。
还有一些人会选择先洗净开水壶，然后灌水，烧水。等到水烧开之后，立即洗茶壶、茶杯，接着取来茶叶泡茶喝。在这个流程中，沏茶的人对烧开水的时间进行了适当的调整，改变了原有的顺序。
以上这两种方法其实差不多，时间消耗基本上一致，这两种方法都是按照先做完一个环节再做另一个环节的顺序来进行的，这些工作流程看起来很合理，并不存在什么问题，但是如果想进一步提高效率，就会发现同样的工作，只要进行适当调整，那么完全可以节省很多时间。
具体的方法是，洗净开水壶，灌水，烧水，然后利用等待水开的时间，开始洗茶壶、茶杯，拿茶叶，等到水烧开之后，就可以直接泡茶喝。显而易见的是，这个流程比前两种烧开水的模式更好，原因很简单，这个流程更加省时，因为沏茶者成功利用烧开水的这段时间洗茶壶、茶杯，拿茶叶，而不是等水烧开之后再去做这些准备，这样就节省了时间。
想要更加直观地了解这一流程的优势，我们可以对每个准备工作设定时间。假设洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要10分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么前两种方法一共需要15分钟，即将所有的工作时间直接累加起来就行，而最后一个流程则仅仅需要消耗12分钟。其实在整个沏茶的流程中，烧开水一直都是最重要的环节，这也是节省时间的主要因素，毕竟在烧开水的期间，我们完全可以抽出时间做其他事情。
在这个流程中，实际上就运用到了统筹方法，所谓统筹，实际上就是一种全方位的规划。举一个鲜明的例子，统筹如果应用在一个剧组中，就相当于某单位的办公室主任这个角色，从属于导演部门，该角色负责对整个剧的拍摄计划、拍摄内容进行安排，要跟每一个部门协调好：美术部门的场景能否顺利完工，演员是否到位，制片部门是否把场地联系好，搞清楚导演具体要拍摄多少天，先拍什么后拍什么。可以说，统筹是整个剧组中一个重要的角色，往往影响着整个拍摄计划。
虽然统筹更多时候涉及协调、安排，但这种安排往往涉及时间管理，因此它是时间管理的一种方式。事实上，统筹全局的关键问题，便是在于各个步骤如何安排，而分清哪些步骤能够并列进行，哪些步骤有先后次序，一旦按照特定的顺序做出合理的安排和调整，便能够合理统筹各项工作流程，从而达到节省时间，并提高工作效率的目的。因此可以说，统筹方法是一种安排工作进程的数学方法。
在日常生活和工作的时间管理中，我们同样可以运用到统筹方法来安排自己的工作。当各种各样的工作排满整个行程的时候，当一大堆任务摆放在眼前的时候，我们需要想出一个最合理的方式来进行合理安排，以期达到节省时间的目的。
比如，上周三老板将张先生叫去办公室，一见面就直接说：“你前天给我的那份报告我弄丢了，你那儿还有底稿吗？一会儿给我带一份过来。”
老板漫不经心地在办公桌旁绕了一周，然后补充道：“明天下午之前，帮我预订一张去往伦敦的机票。”
“还有，你一会儿通知一下杰克（市场部经理），让他记得参加明天早上的会议。”
“出门之后，先让人将这三十几份合同样本和一摞资料给我复印一份，顺便帮我买一杯咖啡。”
等到张先生准备出门时，老板又吩咐说：“一会儿记得找个师傅帮我把办公室的门锁修一下。”
在完成这些指令的时候，最不实惠的做法是，先给老板拿底稿，接着帮其预订机票，然后打电话通知杰克，再找人复印，最后外出寻找修门锁的师傅。这个流程基本上就是按照老板交代的先后顺序来做的，但是这种方法往往最费时间。
按照统筹方法来安排时间，那么最准确的时间安排应该是这样的：将合同样本和资料拿去复印（这个耗时比较长），然后在等待复印的过程中打电话通知杰克去参加会议，接着又在手机上帮助老板预订好机票，并且联系修门锁的师傅，完成这一切工作之后，立即出门帮老板购买咖啡，接着回到公司拿底稿，并将咖啡和复印件一起交给老板。和前面提到的沏茶工作一样，在这个流程中，张先生首先利用复印时间比较长的特点，联系了杰克、购买了飞机票，再出门将咖啡买好，这样就等于节省了这些任务原有的执行时间。其次，张先生把握了时间顺序和事情的重要性，弄清楚自己要先做什么，后做什么，保证不耽误要事。最后，张先生有效地避免了做重复的工作（往返于老板的办公室），实际上他到老板办公室复命时，已经一次性完成了所有工作：通知了杰克，订好了机票，找到了修锁师傅，提交了底稿，购买了咖啡，复印了文件，而不是每做完一件事就回去汇报。
在上述工作中，张先生把统筹方法运用得非常巧妙，有效地确保了时间得到最合理的利用，大大节省了时间。显而易见，统筹的工作就是把握每个流程，它像黏合剂和润滑剂一样，能够让流程走得更顺利、更高效。通过安排、协调各环节的工作，我们能够把时间更合理地掌控在自己手中。
7.做好跟踪记录，了解时间的占用情况
如果让我们回想自己一天做了什么事情，可能很多人都只能说清楚一个大概（那些比较重要的事情可能会记得），但是如果让我们说出具体在什么时间做了什么事，以及这件事究竟耗费了多少时间，那么多数人都难以给出一个相对准确的答案。
英国一家科技公司的老总曾经在下午的会议上对员工提出了这样的问题：“你们谁能说清楚今天做了什么事情，然后告诉我这些事情花了多少时间吗？”令人诧异的是，虽然离早上上班只过去短短几个小时的时间，但是却没有一个员工可以完全把各种事情所消耗的时间说清楚。所以这个老总要求每个员工每天都需要记录自己所做之事，并且将所做的事情进行时间跟踪。
时间跟踪并不是一个新鲜的词汇，在企业管理中，管理者对下属进行跟踪，对工作流程进行记录，这些都会运用到时间跟踪。一些智能化的机器设备在工作中同样会进行记录，甚至于一些公司的员工会佩戴一些专门的时间跟踪仪器，确保所有的工作时间被记录下来，然后传回到公司的存储器中，以作为监督和考核的依据。
对于个人而言，时间跟踪的意识还并不强烈，多数人在生活和工作中都不会对自己的时间消耗进行跟踪和记录，他们还没有建立起强烈的时间分配概念，所以在做一件事情的时候，往往都不会刻意关注自己花了多少时间，更不会在时间不够用的时候，对所有的时间消耗进行统计。
事实上，时间跟踪有助于我们准确了解自己时间消耗的分布情况，了解自己的时间消耗是否合理，在哪一些事情上做得不够好。可以说，时间跟踪就是一种自我管理，目的就是了解自己的工作情况。而在具体实施时间跟踪的过程中，我们完全可以采取详细记录的方法，具体的操作就是将自己每天的工作时间记录下来。比如，这个人一天要做六件重要的事情，那么就可以将每一件事情具体消耗的时间记录下来。与此同时，一些与工作无关的琐事所消耗的时间同样可以进行整理和记录，最后再对一天的时间消耗做一个比较完整的统计和分析。
早上8:00开始工作，在办公室里打扫了一下卫生，花费10分钟。
工作A：耗时2个小时，中间休息10分钟，还花了5分钟向老板呈交另外一份文件，做完后休息10分钟。
工作B：耗时1.5个小时，在工作期间花了大约10分钟与人聊天，花了10分钟休息，还有5分钟的时间一直在东张西望。做完后去打了一通私人电话，耗时10分钟，接着吃中饭，然后午休。
下午2:00开始上班，不过先坐在椅子上花10分钟时间抽了两支烟，还顺手翻阅了一下办公桌上的杂志。
工作C：耗时65分钟，其间花了5分钟喝了一杯咖啡来提神，还抽空翻看了一下社交软件的信息，耗时5分钟。工作之后在窗台边远眺5分钟。
工作D：耗时60分钟，不过接了两个骚扰电话，浪费了5分钟，其间整理手机内部的图片花了5分钟。工作后休息了10分钟。
工作E：部门内部开会，耗时45分钟。
工作F：整理客户资料花费了40分钟，并且花费5分钟时间上交给部门经理，并进行简单汇报，最后还花费5分钟收拾桌子，下午5:50下班，而标准的下班时间是下午5:30。
通过记录，我们可以明确意识到自己一天的工作时间分布以及具体的时间消耗，同时也找出了其他事项的时间消耗。比如工作A实际上花费了1小时45分钟，工作B实际上花费了1小时15分钟，工作C实际上耗时55分钟，工作D耗时45分钟，工作E耗时45分钟，工作F耗时45分钟。其余的时间不是休息，就是用来做一些与工作无关的事情。
在这个案例中，工作者实际上超时完成了六件事情，可以说，整体的工作效率并不高，不过通过仔细分析后可以发现：除了正常的休息时间之外，上班时的拖延，做一些与工作无关的事情，各种各样的骚扰事件，还是浪费了很大一部分时间，一旦这些时间能够利用在工作上，那么顺利完成工作根本就不困难。
虽然，在日常的工作中，我们很少会做一些过于细节化的时间记录，而且一些细节化的时间也难以真实地记录下来，毕竟很多细节都是无意中出现的，很多行为也是下意识的反应，我们也根本不会想到去记录下来。因此，在记录的时候，关键还是要记录一些重要的工作，以及一些时间浪费比较明显的工作。通过两者的对比，可以看一看自己每天的工作效率是否达标，可以弄清楚自己还有哪些地方可以改进。
苏联昆虫学家柳比歇夫一生发表了70部（有人说是170部）学术著作，用稿纸打印出来大约有12500张，这些论文几乎涉及了各个领域，包括昆虫学、科学史、农业遗传学、植物保护、进化论、哲学，即便是这样，他每天睡眠的时间仍旧比多数人都要多，达到了10个小时。不仅如此，他还是一个喜欢社交的人，经常参加各种社交活动和文体活动，基本上属于那种时间很充足的人。
可是在工作中，他却是一个非常吝啬的人，为了保证工作时间不会被浪费掉，从26岁开始到82岁去世的这56年时间里，他每天都对自己的工作进行时间统计，而且每天都做好总结，接着又做好每周的记录和总结。然后是每个月的记录，每年的记录，并且也都做出了相应的总结。他会认真记下每项工作所花费的具体时间，如果翻看他的笔记本，就可以发现，他在撰写《论生物学中运用数学的前景》一文时，一共用去了43小时45分钟，哪怕是读一篇文章，看一封信，他也不会忘了将时间记录在案。正是因为坚持采用这种严格的时间统计法，才使柳比歇夫在科研中达到了高效率。
很多企业同样会对员工的工作流程进行跟踪监督，做好各项记录，其实个人同样可以对自己的工作进行记录，这种记录可以更为直观地体现个人的工作态度，可以更为直观地体现我们究竟是如何分配自己的工作时间的，而这有助于我们找到解决“时间不够用”这个问题的方法。通常来说，一旦我们找到了时间浪费的症结所在，就可以有针对性地予以解决。
除了用笔进行记录之外，现在有很多人喜欢在手机和电脑上下载一些时间跟踪软件，操作的时候，我们只需要在软件的搜索栏中输入自己想要做的事情，或者将自己所做的事情或者项目进行定位，当我们创建好跟踪项目后就可以直接做好标签，然后就可以针对这些事情进行时间追踪，从而随时随地了解相关事项的时间使用情况。时间跟踪软件可以给我们提供一份详细的工作与学习的任务列表，我们则可以清楚地知道，自己在某件事、某个项目上到底花了多长时间；知道自己在哪天，在那一天具体什么时候，用了多久做了一件什么事情。
如今比较受欢迎的时间跟踪软件JIRA，我们首先可以用管理员（或有相应权限）的角色登录，进入管理项目后进行时间追踪的设置。设置的内容可以自行定义，包括每天的工作时长、每周的工作日天数、默认的时间单位、模式等都可以，设置后就可以点击激活。
接下来，我们可以添加时间追踪的权限，并且在自己期望设置预估时间的界面中，添加“时间跟踪”字段。如果不设置添加，那么我们在记录工作日志时可以填写耗费时间和剩余时间，但无法设置初始的预估时间。
事实上，跟踪软件一旦启动，往往会产生压迫力和强制力，不断提醒我们工作的进度以及时间，迫使我们不会轻易去做其他事情。从某种意义上来说，类似的跟踪软件往往可以很好地帮助我们做好时间的记录，从而为我们的时间管理计划提供科学的依据。
8.适当地利用工作习惯去做事
很多时候，我们都会谈论习惯问题，毕竟习惯在生活中几乎无处不在，我们日常的饮食起居都离不开习惯，如我们习惯了几点钟起床，习惯了几点钟睡觉，习惯了吃些什么，习惯了住在哪儿，习惯了和哪些人打交道，习惯了看什么类型的电影，习惯了哪些款式的衣服，习惯了做哪些事情，习惯了按照哪种方式做事。
如果说我们每天都活在某种规则和制度之中，那么也可以这样说，我们每天实际上都是按照某一种相对固定的模式在生活和工作，或者说这就是一种习惯。这些习惯有些是合理的，有些是错误的，但是对于任何一个人来说，习惯的存在都带来了某种暂时的便利，或者在某种范畴内给自己的行为方式做了一个最直接的参考和指引——在面对类似的事情时，我们只需要按照自己的习惯去做即可。从这一层面的意义来看，不得不说，按照习惯办事虽然容易进入墨守成规的状态，但往往也会让事情变得更加简单，尤其是在一些常规性的工作中。
比如，每天按时上下班，这样就决定了我们习惯性地在早上8:00上班——那就意味着在早上7:00甚至是6:30就要按时起床，也决定了我们每天都要在下午5:30或者下午6:00下班。这是工作时间安排上的规律，也是一种习惯，而我们不会轻易改变这种习惯。事实上，也正是因为坚持按照这种模式上下班，我们才能够形成比较稳定的作息时间安排，也能够知道自己在这一时间段内的工作状态。如果贸然改变时间，可能会出现不适应的状况。事实也证明了一点，那些按时上下班的人，在工作的时候，状态相对来说也是最稳定的，如果突然改变了时间，他们反而会变得不知所措。
按照一种相对固定的时间安排去工作，很有可能是保证工作状态以及工作效率的一种合理方法。而除了时间安排之外，一些比较固定的工作方法在运用中同样会产生这样的效果。比如，我们习惯了按照某种思路去思考问题，习惯了按照某种方法去做事，那么平时就应该适当地利用这些习惯去做事，而不是轻易因为工作而改变自己，因为贸然地改变可能会导致一系列不适应的情况出现。
比如，有个报社的朋友在过去很长一段时间内都有一个工作习惯，那就是喜欢用笔在稿纸上写文章，这样的习惯他已经坚持了差不多20年，可现在计算机的普及带来了更快的办公效率，哪怕是打草稿，在计算机上也更方便，而且便于修改和成稿。从单纯的打字效率来看，运用计算机写稿子肯定要比手写得更快，何况手写之后还是要在计算机上重新写一遍，这样无疑会消耗更多的时间。
正因为如此，整个报社的人都会选择用计算机写文章，只有这位朋友一人还是采取老式的方法，而他写稿的速度也的确是最慢的一个，报社的主编为此也多次提醒他最好改变写作方式，争取在计算机上打稿。在重重压力之下，朋友只能无奈地改变自己的写作方式，可是自从使用计算机打草稿之后，他基本上思路全无，有时候半天也写不出几个字。很显然，相对于过去在纸上边写边思考的方式，现在运用计算机常常会让他觉得无法集中注意力。由于工作效率越来越低，稿件的质量也越来越差，这个朋友不得已离开了报社。
事实上，类似的情况在生活中比较常见，有的人换了一种工作方式，有的人换了一个办公环境或者部门，往往会觉得不适应，因为他所面对的一切可能都是新的，而这些新东西从根本上会打破他以往的工作传统、工作方式，会破坏他辛辛苦苦培养起来的习惯，这些习惯的突然改变往往会带来一些不适应。
正因为如此，我们需要给自己的习惯一些尊重，虽然其中有一些习惯并不那么科学合理，但是在某些时候，在我们没有形成更好的习惯之前，完全可以按照其中一些比较合理的习惯做事，而这样会让我们保持一个更加稳定的工作状态，会给予我们一个相对稳定的工作节奏，重要的是，我们能够按照那些老方法去轻易解决一些常见的问题。
如果对这些工作习惯进行分析和总结，那么可以分成以下几种情况。
首先，对工作时间进行规范和坚持，最终养成良好的习惯。如果我们能够在固定的时间段内工作，或者在遵守生物钟的前提下形成一个相对固定的作息时间表，那么我们一定可以在最佳的时间段内形成某一种工作惯性，这种惯性将会保障我们的行动，将会提升我们的工作状态和办事效率。
其次，我们需要适当运用过去的办事经验。在一般情况下，这些老方法毕竟经过了时间和实践的考验，只要不是出现了太大的变数，那么依靠过去的经验，我们可以将工作做得更加轻松简单一些。虽然我们的认知水平和工作方法都要做到与时俱进，都要想方设法获得新的突破，但是在一种更好的方法成熟之前，我们仍旧可以在某些场合借助自己过去的经验来完成挑战。事实上，在一些相对简单的常规事务和工作中，经验会带来很大的帮助。而对一些比较新颖复杂的事情，过去的经验可能就不那么适合了。
最后，必要的时候按照过去的思路和模式去工作。每个人都会有自己的工作体系，也都会在这个体系中建立起自己的认知体系和思维模式，他们会按照自己固有的思路去思考问题，按照相对固定的套路去做事，按照习惯中的流程去解决问题。这些相对固定的体系和模式不仅具有鲜明的个人标签，而且还能够简化工作。
对于任何人来说，按照习惯去做事能够有效提高工作效率，毕竟在一个自己已知的或者熟悉的套路中去工作，所承受的压力会更小，工作流程也会得到简化，工作中受到的各种阻碍也会更小。虽然这些习惯并非每一次都会起到积极的作用，而且它们往往会随着时间的变动慢慢发生变化，但即便如此，在特定时间内保持习惯上的行为模式，还是能够起到一定的积极作用。
9.简单的事情只做一次
提起时间浪费的时候，我们第一时间想到的是拖延症，然后就是花费时间做一些无关紧要以及毫无意义的琐事，可以说，这两件事通常是造成时间浪费的罪魁祸首，也是时间管理应该重点防备和调整的地方。除了以上两个方面之外，另外一种时间浪费现象也很常见，而且很容易被我们忽略，那就是重复工作。虽然在某些时候，重复工作代表着一种认真负责的态度，证明我们有精益求精的追求，但是从另外一个角度来说，也许我们原本就有能力一次性解决问题，而没有必要再浪费时间进行改善和调整，但是我们浪费了这样的机会。
比如，当领导下达任务的时候，我们原本可以一次就将所有的指令认真听清楚，但是由于专注度不够，我们可能需要领导重复两遍才能理解其中的意思，这就是时间的浪费；比如，我们可以一次性就整理好要上交的文件，可是由于自己做事马虎，遗漏了一页纸，导致我们需要重新整理文件资料；又如我们明明可以一次性就向领导汇报清楚相关的工作情况，可是由于事前准备不充分，加上比较紧张，可能要连续说上好几遍，才能真正将事情说清楚。
有的时候是我们习惯性地重复好几遍自己的工作，比如，习惯性地计算两遍数据，习惯性地重复自己的办事流程，习惯性地与人沟通好几遍，习惯性地重复一遍又一遍。而无论是因为准备不充分，还是因为习惯性的动作，实际上证明了我们缺乏一次就把任务执行完的能力，虽然在处理一些比较复杂的事情时，我们可能需要重复多次才能完成任务，但是在处理一些比较简单的问题时，最好还是一次就把问题解决，而不是做完一次又一次，这样会造成时间的严重浪费。
重复的次数越多，有时候效果反而越差，因为第一次的感觉往往是最好的，一旦我们思考的次数太多，反而会破坏这种感觉。尤其是一些我们无法准确估计的事情，通常第一感觉很重要，考虑的次数多了，不仅浪费时间，而且很容易出错。
质量管理学大师克劳士比说过：“第一次就将正确的事情做正确，而且次次正确。”他认为做任何事情都应该第一次就保证质量，第一次就应该想办法确保工作顺利完成，他觉得工作出现反复往往关乎能力问题、态度问题。
有家德国公司准备招聘职员，并且给每个应聘者都设置了一项任务，那就是让每个应聘者抄写一份报表，这份工作非常简单，大家很快就完成了任务。可是等大家将自己的报表交上去之后，10个人中只有1个人完全把报表抄对了，而剩下的9个人全都出现了不同程度的错误。
很显然，这家德国公司后来选择了唯一正确的那位应聘者，很多人对这样的结果感到不满意，毕竟被淘汰的应聘者当中不乏能力更加出众的人，而且这个所谓的任务非常简单，根本没有什么挑战性，也不能体现个人的真实水准。但在公司看来，这位应聘者虽然并没有体现个人能力上的优势，但是却是唯一一位一次就解决问题且完成任务的人，对于公司来说，这就是效率，也是严谨工作作风的体现。相比之下，一个人如果连最简单的事情也不能做好，连最简单的事情也要重复好几遍才能做好，那么就无法认真严谨地做好那些复杂的工作了。
德国这家公司所看重的就是严谨的工作态度，对他们来说，最重要的就是认真工作，保证一次性做完工作，保证一次性让工作质量达标，这对于任何人来说都非常重要。事实上，很多时候，我们都缺乏这种严谨的工作态度，也都缺乏那种一次性做好工作的想法，我们更缺乏那种尽量节约时间的习惯。工作失误后需要花更多的时间来修正，产品质量出现问题也要花时间返工重新去做，一旦工作没有做好，技术不过关，公司最后不得不花费大量的时间和资金来培训员工。
很多企业如今推行了“零缺陷”的策略，实际上就是要求员工尽量避免工作重复，他们情愿做足准备工作，情愿多花一点儿时间完善自己的计划，也不愿意返工。就因为第一次没有把事情做对，我们常常需要面对更多的问题，需要解决更多的问题。从时间管理的角度来说，返工和重复往往是一种非常失败的行为，这代表着工作效率的低下和更多时间的浪费。比如，有些事情我们原本1个小时就可以做完，但是由于需要重复和返工，最终花费了3个小时，这额外多出来的2个小时实际上没有任何必要。
只要我们能够顺利完成任务，那么实际上就证明了我们具备一次就解决问题的能力，但在很多时候，我们并没有强制自己必须一次性完成，或者没有意识到自己应该一次性就完成所有工作，正因为缺乏这样的意识，我们就容易出现反反复复做上好几次的情况。对于任何人来说，时间都是有限的，因此每个人都应该想办法挤压时间，应该想办法减少时间的浪费，如果能够将2次做完的事情缩减为1次，甚至将需要3次做完的事情缩减为1次，那么对于个人而言，这就是一种有力的节约时间的方法。
所以，我们需要改变自己的时间理念，或者说我们需要强化自己的时间理念，把一次性解决问题当成一个工作的基本原则来看待。事实上，当我们督促自己一次就把事情做好时，会激励自己不断提升工作能力，会促使自己改变那些不好的习惯，会督促我们做好准备工作，做事情之前尽量考虑得周全一些，避免执行过程中出现问题。在这种想法的督促下，通常我们的办事效率会变得更高，对时间的重视程度也会越来越高。
10.果断放弃那些可做可不做的事情
在日常生活和工作中，并非所有的事情都有一个明确的界限，并不是所有的事情都处于“需要去做或者没有必要去做”这个区间之内，很多时候，我们会遇到有一些价值，但是价值不高，可以去做也可以不用去做的事情。这些事情往往处于一个模棱两可的状态，通常并没有进行严格的规划，也不在那些重要事情或者必做事情的计划之列。
对于这一类事情，我们经常会产生一种选择性困难的症状，即不知道自己应该去做这些事，还是说没有必要去做这些事，最终很可能会左右摇摆不定。而这种摇摆不定直接带来的负面影响就是时间的拖延和浪费。
除了一些原本就价值不高，可做可不做的事情之外，还有一些事情属于“鸡肋”，这些事情并没有多少做的价值，但是如果贸然错过又觉得很可惜，因此常常会让人左右为难。我们在日常生活和工作中，常常会遭遇“鸡肋”事件，这些事情看上去有一些做的必要，或者说让人觉得事情可能会带来一些好的影响，但实际上缺乏价值，根本不会从中获得什么效益。而关键在于如果我们放弃去做这些事情，内心又觉得很不舍，总是觉得这一类事情可能会有一些正面的积极的效应。
“鸡肋”往往也属于可要可不要、可做可不做的类型。这一类事情在时间浪费方面同样不可忽视，考虑到我们每个人可能出现的心理波动，一旦陷入一种两难的选择境地，就可能会陷入这种选择的境地当中，最终导致时间的流逝。可以说，浪费时间是这一类事情最大的负面影响，也是最容易造成的直接影响。
此外就是效率和效能低下的问题，即我们需要重点考量做这些事可能带来的一些不利影响。事实上，这一类事情没有太多的价值，对自己的发展也没有多少帮助，因此没有必要花费时间和力气去做，尤其是考虑到做这件事的机会成本，可能会出现机会成本高于收益的尴尬局面。对于我们来说，一定要确保时间的利用价值，要确保时间的高效使用，如果将时间浪费在产出低的事情上，那么就是一种浪费。
事实上，可做可不做的事情即便做好了，收益也很低，而一旦做不好反而会造成很大的成本负担，还会造成时间的浪费。无论是从成本与收益的比例考虑，还是从最终的风险考虑，我们都需要明确一点，做那些可做可不做的事情一点儿也不划算。正因为如此，我们在面对可做可不做的选择时，需要强化自己的意识，需要强制告诉自己应该果断放弃做这些事，应该果断腾出时间做其他的事情。凡事只要介于可行或不可行之间，我们就需要快刀斩乱麻，在第一时间做出最有利的抉择。很多时候，这并非是一个最高效的做法，但却是最合理的做法。
按照时间管理论的说法，我们不一定要每时每刻都做那些大事，应该尽可能地将有限的工作时间用来做那些要事，做一些更有价值的事。简单来说，时间管理的最终目的是提升单位时间内的价值，所以，如果我们有更多的时间做那些更有价值的事情，那么就没有必要在一些可做可不做的事情上浪费时间，也没有必要在左右为难的选择中浪费大量的时间。
对于那些善于管理时间的人来说，每分每秒的时间都是一种投资，无论是工作时间还是休息时间，他们都愿意让这些时间产生一些真正打动人心的效益。人都是趋利的，哪一些工作能够带来更大的价值和效益，哪一些事情有意义，我们就愿意做哪些事，反过来说，如果这些事情缺乏价值，或者价值难以真正打动我们，那么就要果断放弃，从而选择做其他的事情。
诺基亚公司曾经是市场上的巨无霸，作为一家老牌的手机公司，这家公司在巅峰期曾经占据了80%以上的市场份额，可以说整个市场都被它一手垄断了，这种垄断性使得诺基亚公司成了有史以来最具统治力的手机制造公司。但是随着新技术的发展，诺基亚却在苹果手机和三星手机面前失去了竞争力，最终快速走向没落。
事实上，诺基亚原本有机会实现转型和自我救赎，但是它却接二连三地做了很多错误的选择，比如继续研发落后的塞班系统，而这个系统实际上已经在新技术面前成了一个“鸡肋”，继续开发并没有什么太大的潜力和价值，直接放弃了又让诺基亚感到不舍。在左右挣扎和犹豫之后，诺基亚错过了技术发展的最佳时间段，结果当苹果手机的ISO系统和谷歌公司的安卓系统快速流行之后，左右摇摆的诺基亚失去了搭上顺风车的机会。人们至今都相信，如果诺基亚当初果断抛弃塞班系统，和谷歌公司进行合作，那么诺基亚一定还可以把握发展的机会，延续自己的辉煌，至少不会那么快就没落下去。
和诺基亚一样，很多公司经常会在左右为难之际错失最佳的发展机会，错失发展的黄金时间，所以，一旦在工作中遇到类似的情况，我们必须快速做出决定，坚决放弃那些可做可不做的事情，这是我们提高工作效率和效能，避免时间浪费的重要保障。
1.合理利用那些空闲时间做事
很多时候，我们会觉得自己的工作安排很紧密，根本没有太多的时间做其他的事情，因此在工作之后，我们往往不会做其他的事情，或者说觉得自己没有精力和时间去做好其他的事情。但无论是我们按照工作时间表，还是按照工作任务清单来工作，其实都没有意识到时间的弹性，没有意识到只要想办法提高时间的利用率，我们的工作时间完全会有一些剩余。
很多时候我们会按照事先制订的工作计划去完成任务，先做任务A，然后做任务B，接下来是任务C，在所有的工作安排中，有很多是约定了工作时间期限的，即必须在某个时间段内完成。还有一些是我们通过分析和估计，给自己设定了一个大概的时间。但实际上无论是别人设定期限，还是自己预估的时间，其实都不是绝对的。比如，我们在做某项工作的时候，可能需要花费1个小时的时间，可是如果更加努力一些的话，工作进度可能会加快，我们也许40分钟就能够完成任务，只不过多数时候，我们都会心安理得地将工作做满1个小时。
这里往往涉及个人工作态度的问题，主要还是看我们是否愿意进一步提升自己的工作状态，看看我们是否有那种紧迫感和危机感，是否重视时间的价值。对于任何人来说，想要获得更多的空闲时间并不算很难，关键在于我们没有想过深入挖掘那些空出来的时间，提升它们的利用价值。很显然，只要我们想要挤出一点儿时间，那么时间总是会有的。如果我们平时少浪费一点儿工作时间，多提高一下工作效率，那么就可以在工作时间段内挤出更多的空闲时间。
而这些空闲时间完全可以节省出来做一些更有意义的事情，或者说集中起来处理一些比较重要的事情，当然，合理利用空闲的时间实际上拥有一套比较严格的流程。
首先，想要充分利用自己的空闲时间，我们必须要做的就是提高自己的工作效率，确保自己的工作在规定时间内完成，或者确保所有的工作在上班时间内就得到解决。只有这样，我们才会有更多的空余时间，毕竟只有做好自己的分内之事，才有时间去做其他的事情。
其次，将所有的事情列成一个任务清单，或者制作成一个表格，然后尽可能地按照表格去工作，最后将每个时间段内的工作做完之后，标出空出来的时间。比如，领导规定了半个小时内必须整理好相关的资料，而员工在20分钟内就完成了这项工作，因此就会多出10分钟的时间去做其他工作。标出空出来的时间后，我们可以直接利用这些空闲时间继续做其他的工作。
很多时候，我们都具备提前完成工作的能力，毕竟从设定工作计划开始，无论是领导还是我们自己都会预留一些时间，比如，一个项目在正常时间段内完成的时间是25分钟，领导可能会给出30分钟，甚至35分钟的期限，这样做的目的在于确保工作可以顺利完成。因此很多工作时间的设定基本上都相对宽松，一般都会预留部分时间。即便除了最基本的休息时间，我们仍旧会挤出很多空闲时间，这部分时间其实是我们创造并且可以控制的时间，因此没有任何理由白白浪费掉。
很显然，如果我们有目的地去利用自己的时间，如果我们想要在有限的时间内做得更多，那么就应该正确利用那些空闲时间，就应该想办法发挥那些空闲时间的价值。比如，利用多出来的时间，我们可以上一趟厕所，可以整理一下办公桌，可以想办法完成一些必须去做但是又比较简单的小任务。又如很多人会在前往会议室的路上向领导汇报工作，会利用打印文件的时间和同事探讨工作。据说投资大师罗杰斯在早年工作期间，经常利用上厕所的时间审阅和发送电子邮件，利用工作中途放松的时间大致回顾一下刚才的工作。其实这就是一种对空闲时间的有效利用，这种方式确保了我们能够最大化地利用时间，尽管这些空闲时间并不算太长，而且往往呈现出碎片化的状态，但是只要集中起来利用，似乎能够做成很多事情。
事实上，空闲时间还包括下班和休假时间，尽管通常我们都不太赞成加班，不太赞成在一天工作8个小时之后还要将家当成办公室，对于多数人而言，8个小时的工作已经足够了，只要合理利用好8个小时的工作时间，每天的工作基本上都能够顺利完成，每天基本上会过得更加充实。不过坚持按照8小时工作制工作并不是绝对的，也并不意味着我们在下班后就可以完全将工作的事情撒手不管。有些时候，如果我们的工作量太大，不能在上班时间内按时完成任务，那么同样可以在下班后适当加班，这样可以确保自己的工作不会被拖延到第二天。
不仅仅是因为害怕完不成工作，才需要努力控制时间，在我们能够顺利完成工作的时候，同样需要注意利用好那些空闲时间，除了必要的休闲与休息之外，任何时间都可以用来工作。所以，我们不能总是将这些空闲时间当成一种理所当然的享受时刻，不能抱着一种“我做完了规定的工作，完成了这一天的任务量，那么就可以彻底休息”的想法，在必要的时候，我们完全可以抽出时间做更多的工作。总而言之，我们需要改变自己对时间的漠视态度，努力把握那些空闲时间，从而进一步完善自己的时间管理体系。
2.不要轻易被外界打扰
笔者的一个朋友Y先生，曾在西门子公司待过一段时间，在工作期间，他发现自己的工作经常被人打断，有时候是同事前来询问是否懂得制作表格，有时候是领导让他帮忙买一包烟，或者安排新的工作任务，有时候则是一些骚扰电话。
无论如何，对于一个新人来说，这些突然出现的骚扰性事件常常破坏他的工作状态。他向当时的部门经理马尔文先生请教，马尔文非常淡定地说了一句话：“如果你不打算一整天都被这些事情肢解得支离破碎，那么最好保持一个聪明的工作状态。”Y先生并没有意识到马尔文说了什么，反而对西门子公司的工作氛围感到不满，觉得这是西门子公司存在的一个巨大的管理弊端，他当时只能无奈地跳槽。可是经过一段时间的历练之后，Y先生很快意识到这样的现象在任何一家公司都很普遍，没有任何员工可以安安静静地在办公桌旁待上一整天，总会有一些人、一些事要让你时不时停顿下来。
类似于Y先生的困惑，在职场上其实非常普遍，当我们全身心投入某项工作中时，经常会有人打断我们的工作，比如，莫名其妙的电话、频繁的外来求助、无聊的八卦传播，又或者是各种突发性的意外事件。我们都不清楚想要完全躲避这些骚扰究竟有多难，或者说我们是否真的想过完全隔离与外在的联系，事实上，一种夸张的说法是，我们时刻都面临着被人骚扰的危险，无论我们专注与否。多数人的工作原本就具有一个社会化的结构，而更加致命的是几乎每一个人都存在自己的社会关系。另外，我们也容易给自己的工作造成一定的困扰，杂志、网络、游戏、美容、购物、美食、温度、性欲、烟瘾、压力、联想、健康问题，这些都是影响和干扰工作的潜在因素。
无论如何，我们都会遇到一些骚扰，而这些骚扰往往导致个人的工作节奏被打乱，工作效率以及工作状态都严重受到影响。很多职场人士都认为自己每天上班受到外界的骚扰多达10次以上，虽然每一次骚扰的时间可能只有几分钟，甚至是几秒钟，即便将这些时间堆积在一起似乎也不会制造什么麻烦，但问题在于每次被打断都可能会造成工作状态的打断，而且工作者往往不可能立即投入工作中，这种后续的时间浪费往往更为严重。通常情况下，当一天的工作被人打断6～7次以后，工作进度就会严重受到影响，有可能会延缓10%。
正因为如此，面对经常被外界打扰的状况，管理者必须做好自我反省和监督，弄清楚自己为什么会成为那个最容易被外界骚扰的人。比如，自己是不是经常会得罪他人，是不是热衷于参与公司里的每一件事，是不是习惯了当老好人，是不是觉得别人经常来咨询会让自己更加有成就感和存在感，是不是喜欢与人沟通交流，是不是不善于拒绝别人或者不善于结束谈话。只有找到准确的问题出现的原因，才能有针对性地进行解决。
而在解决此类问题方面，我们完全可以选择一些更为明智的做法，或者掌握一些更为有效的技巧，以便将外界骚扰带来的麻烦降到最低限度。
——明确告知他人自己的最重要的工作时间段
对于任何人来说，总会存在一个最佳的工作时间段，这段时间也许是最繁忙的，也许是工作状态最好的，又或者这段时间通常要做一些最重要的工作。无论如何，在这些重要的时间段内不能轻易被外人打扰，因此，我们有必要将这些时间段告诉给更多的人，以确保不会有人不识趣地前来骚扰自己。据说戴尔公司的创始人戴尔先生不喜欢一大早就有人打扰自己的工作，而通用电气公司的总裁杰克·韦尔奇不喜欢在午后受到打扰。
对于普通人来说，如有必要，在工作最忙碌的时候，可以在办公室门口或者工作桌上放上一块“请勿打扰”的牌子，从而为自己营造一个良好的、清静的工作氛围。
——提升快速排除干扰的技巧
为了避免被人打扰，除了直接拒绝别人之外，我们要掌握一些排除干扰的技巧。比如，很多人都会遭遇电话的骚扰，当业务型的电话打过来的时候，要直奔主题，避免拖泥带水；当私人骚扰电话出现的时候，要迅速以正在工作为由挂断；在接受上级指令的时候，确保一次性听清安排和要求；在面对一些打错了的电话时，要果断挂断。不同的情况需要采取不同的方式，但核心思想只有一个，那就是尽量减少拖延，尽量快速结束谈话。
——避免自己成为骚扰者
很多人喜欢在别人工作的时候挑起话题，或者习惯性地骚扰对方，这或许能够显示双方的亲密关系，但是问题在于这种亲密度很容易带来相互影响，当我们试图骚扰别人的时候，实际上别人反过来也在消耗自己的时间。而且一旦双方形成一种习惯，比如在某一时间段讨论八卦信息或者探讨一些生活话题，这个时候就会对长期的工作造成不良影响。因此，我们必须懂得约束自己的行为，避免陷入相互骚扰的状态。
——抽出专门的时间来接受打扰
工作中，常常会出现各种想不到的状况，骚扰往往不可避免，不过一两次的骚扰往往很正常，最担心的是频繁被外界骚扰，这样就会导致整体的工作被打断。其实最好的处理方式就是将那些带有骚扰性质的事情集中放在某一个时间段来解决，通常是下班之前。我们可以在对方打断自己工作的时候，明确告知对方，可以将问题延后一起解决。
很多时候，我们之所以容易被人打扰，可能还在于他人对自身责任认识不清，他们根本不清楚自己应该做的事情。管理学上有一个著名的“猴子管理法则”，这个法则来源于管理学家比尔翁肯的一个有趣的理论——“背上的猴子”。他认为每个人的背上都有一只猴子，这只猴子就是每个人所要担负的责任，就是每个人需要去做的工作。
比尔翁肯认为，我们经常会遇到这样的问题，某一天有个朋友可能会跑过来向我们谈论他的工作，请求得到帮助，可是当对方花费大量时间讲清楚事情的来龙去脉后，我们发现自己除了听清这件事之外，根本没有任何时间做出相应的决策，我们还有自己的工作要做。
在这样的事情面前，“猴子”本来待在朋友的背上，可是当我们决定认真倾听时，猴子的两只脚已经开始搭在我们的肩膀上，当你表示需要考虑一下时，“猴子”可能就完全跳到你的背上了。这个时候，我们成了责任人，而对方成了监督者，他会不定期地跑过来问你考虑得怎么样了，是否想出了解决办法，一旦我们不能给出令人满意的答案，对方会强迫我们去做这件本该他去做的事情。
很显然，一旦我们决定帮忙照看这只“猴子”，对方就会撒手不管，而且我们管的东西越多，所接受到的任务和压力也就越大，以至于没有时间照顾自己的“猴子”。因此，对于任何一个人来说，应该尽量照看好自己背上的那只“猴子”，然后要求别人也必须背起他们的“猴子”。让每一个人去做好自己的事而不被其他人打扰，这就是“猴子管理法则”的精髓。
总而言之，骚扰常常是工作中需要面对和解决的问题，聪明的人善于巧妙地错开时间来解决，或者想方设法缩短骚扰的时间，避免骚扰的扩大。需要注意的是，我们需要懂得拒绝别人，尽管有时候这样做可能会影响到自己在他人心目中的形象和地位，可能会惹来一些怨言，但是，如果我们意识到自己的工作可能比眼前暂时的人际关系更加重要，就要主动对别人说“不”，因为这个时候自己的工作时间无疑更有价值。
3.改正那些浪费时间的不良行为
如果我们认真观察，就会发现周围的朋友和同事，经常会出现一些不良的生活习惯和工作习惯，这些习惯往往会带来时间的浪费。这些不良习惯有可能是做一些事情，或者做一些动作。比如很多人一拿起电话，就会习惯性地闲聊，哪怕双方天天见面，也避免不了要在电话中聊上半个小时；很多人一拿起手机，就会习惯性地浏览社交软件，看看有没有什么最新的留言和动态更新，在这些人眼中，朋友圈的信息更新似乎比什么都重要；有些人则喜欢逛网上商城，即便没什么东西可买，也要花点儿时间再看看有没有什么最新的产品。
通常来说，这类人并不在意自己将时间花在哪儿了，他们总会有一大堆与工作无关的事情要做，很多时候还乐此不疲。尤其是在信息时代，他们的兴趣爱好会广泛地停留在社交和游戏上。
还有一些就是不良的动作，比如很多人在工作过程中喜欢敲击桌子，这只是一个下意识的习惯性动作，但实际上除了容易影响自己和他人工作之外，往往起不了多少作用；同样地，有的人会用鞋底用力摩擦地板，或者莫名其妙地搓着双手。有时候他们会主动从嘴巴里发出一些怪异的声音，或者刻意把资料文件翻得哗哗作响，好像弄出一点儿响声似乎更能够让他们感到舒适。
当然，有很多人习惯了在工作的时候摆弄头发，把手指伸进鼻孔或者耳朵中，要么就转笔，抠指甲，用笔在桌子上画来画去。看上去，他们并没有打算让自己的双手空闲下来。而这些动作往往会分散个人的注意力，会导致工作始终心不在焉。虽然这些小动作看起来毫不起眼，但是那些喜欢做小动作的人往往难以全身心地投入工作中，因此他们的工作状态以及工作成绩往往不太出色。
还有一些人对自己的行为缺乏束缚，常常处于一种懒散的不受约束的状态，因此在工作中会出现跷二郎腿，或者做出斜躺在椅子上的动作，这些动作往往会让人觉得他们没有认真对待自己的工作。而跷二郎腿和斜躺的动作往往会影响个人的工作状态，比如，当我们斜躺在椅子上的时候，更容易出现疲劳的状态，从而影响工作效率。
一般来说，很多人每天都会花好几个小时做以上这些事情，而且鉴于工作的枯燥乏味，这些不良的行为和动作往往是在工作时间段内出现的。也许很多人并未意识到这些问题，但是在不知不觉中，时间已经被大量消耗掉了。很多管理学家会将这些行为比喻成“吃掉时间”的怪物，事实往往如此。尽管从某个时间段来说，它们可能毫不起眼，我们甚至意识不到自己会浪费掉多少时间，毕竟这些小动作通常只是持续几秒或者几分钟，事实上也根本没有造成多大的影响。但我们还没有注意到一个细节：自己可能一整天都在重复做同样的事情。如果将一天内所有的习惯性动作全部累加起来，那时间可能就会非常惊人。此外，这些不良的习惯性动作可能会破坏个人的工作节奏，一旦破坏的次数很频繁，那么一天的工作状态可能就此被摧毁了。
如果我们能够意识到这些时间的重要性，那么确保时间不会过多消耗在一些无意义的事情上非常有必要。我们需要改变自己的生活方式，即便这种改变在一开始可能会带来一些不适应。
很多公司或者部门如今都在强化自己的管理，尽量避免员工在上班期间做一些不符合规定，或者影响工作状态的事情。比如，国内一些企业和政府部门曾经就明确规定：上班期间不准打私人电话，除非有什么急事。此外，领导会对下属的工作进行监督，只要发现有人在上班过程中私自浏览网页，或者进行网上购物，将会扣除当月的奖金。一旦发现员工坐姿不雅、行为懒散，领导会以影响组织部门的形象为由对其进行形象培训。通过这些监督和制度的约束，往往能够有效抑制组织内部的不正之风，防止内部职员出现那些浪费时间的不良习惯。
其实，运用制度来约束个人的行为很有必要，公司可以约束和管理员工的行为，而我们同样可以对自己的行为进行控制和约束。这种约束不仅是给自己设定一些要求和纪律，还需要通过一些技术性的手段来实施。
比如，我们可以尽可能紧凑地安排自己的工作，确保自己在上班期间没有多余的时间做工作以外的事情，这种紧凑的安排会让我们保持一种相对高压的工作状态，强化自己的工作状态和工作节奏，确保我们能够更加专注地投身于工作之中，而没有多余的时间来做其他没有任何价值的事情。
我们还需要对自己一天的工作进行回顾和记录，分析一下今天究竟工作了几个小时，今天究竟有多少时间浪费在一些不良的行为当中。通过对每次时间消耗进行记录，我们能够更加清晰地了解到自己究竟在哪些环节可以做得更好，有哪些时间可以免于浪费。实际上，多数时候，我们之所以会浪费时间，关键在于我们对时间浪费本身就没有一个好的概念，即便在悄无声息中，这些不良习惯已经夺走了大量的时间，我们可能也不太清楚。而当我们将所有的时间记录下来之后，对时间的浪费会有一个更为直观的了解，这样有助于我们做好自我约束的工作。
通过强化自己的工作节奏，通过对一整天的时间消耗分布进行了解，都有助于我们更好地控制自己的时间，有助于提升个人的时间管理意识。从长远来看，也能够帮助我们克服一些不良的生活和工作行为，尽可能地将时间高效利用起来。
4.删除那些没有意义的事情
社会学家发现了一个奇特的现象，那就是人们常常去做一些看似没有必要去做的事情，即便他们自认为自己是坚定的工作者，是对工作认真负责的人，但总是会有一些没有任何意义的小事让他们产生兴趣。很多时候，也许是工作人员想要通过做一些无聊的事情来转移压力，或者这些举动类似于“羚羊效应”（被狮子追赶的羚羊在逃跑过程中常常会忘了自己为什么而跑，最终可能一头撞到狮子怀里），人们似乎常常没有办法保持足够的专注度。
无论是什么原因，我们都意识到了这样一个问题，那就是有关时间控制的问题。我们似乎并不在意自己被一些无关紧要的小事所影响，有时候我们会难以自控地去做那些事情。社会学家为了验证这种说法，曾经进行了大量的调查和实验，他们发现无论是普通的职员还是家庭主妇，都会做一些莫名其妙的事情——那些事情看上去根本没有做的必要。
之所以会出现这样的现象，根源还在于很多人缺乏时间概念，对时间的重要性根本不了解，这样就导致我们可能将时间任意消费在任何一件事情上，无论是有意义的，还是没意义的；无论是有价值的，还是没价值的；无论是有必要的，还是没必要的。我们对时间的漠视有时候的确让人咋舌。正如前面所说的那样，可能有很多人一直都停留在“时间无穷无尽”的想法中，这是滋生“时间可以随意挥霍”观念的本源。一旦我们觉得时间很充足，那么就会变得更加随意，我们的生活和工作就会充斥各种无聊的事情。
如果我们打算让自己的工作和生活有所改观，就需要做出一些必要的调整和梳理，尽量过滤掉那些没有什么意义的事情，尤其是考虑到上班过程中，时间更加紧迫和重要，尽量保证自己花掉的每一分钟都物有所值。为此，我们必须尝试建立起科学合理的时间规划，必须强化自己对时间的认知和理解。
时间管理的一个重要目的是，了解并决定自己应该做的那些事情，同时它的另外一个目的是弄清楚哪些是自己不应该去做的事情。所谓的不该做的事情，实际上指的就是那些缺乏价值和意义的工作，那么我们该如何避免自己在一些没有任何意义的事情上浪费时间呢？而哪些事情是没有意义的呢？
——没有必要去做的事情
实际上每个人都具有自己的职责，我们也都在自己的职责范围内做事，如果我们试图去做别人应该做的事情，实际上就破坏了工作原有的部署和计划。所以在工作的时候，我们更应该专注于自身的工作和岗位，因为这里才是我们创造价值的地方，贸然插手别人的工作或者去做其他人应该做的事情，不仅没有任何意义，而且还会对自己的工作造成困扰。所以，管好自己的事情，不要做那些没有必要去做的事情，是节省时间的一个重要方法。
——没有任何价值的事情
我们都希望自己的工作能够创造价值，如果工作无法创造价值，无法带来任何帮助和改变，那么就没有必要将时间浪费在上面。就像我们在工作过程中偷偷玩手机游戏一样，这些游戏并不会给我们带来多少成就感和实际利益，因此平时最好还是不要去做。
——那些会带来消极影响的事情
有的事情不仅不会带来帮助，还会造成不良影响，这类事情一定要避免。比如，在工作期间，我们经常会被一些琐事打扰，这些琐事不仅没有什么意义，而且还会扰乱我们的工作节奏，会破坏我们的工作状态，造成工作效率低下，因此工作期间需要尽量避免，防止自己的工作受到影响。
——成本大于收益的事情
任何一点儿时间都是具有成本的，我们在某个时间段内投入的精力以及成本一旦超过了该工作所能带来的收益，那么就证明这件事做亏了，而这样的事情一般情况下没有多少做的必要，最好还是敬而远之。
——已经做好了的事情
如果自己或者别人已经做好了某件事，并且也有了不错的产出，那么就证明这项工作所能榨取的价值其实已经非常低了，或者说根本没有任何价值了。这个时候，我们就没有必要再去重复做一次，最好还是想办法做其他更有意义的事情。
——错过了最佳时间段的事情
很多事情都具有时效性，只有在对的时间去做，才能产生最大的效益，如果我们此前错过了这些事，而且也已经产生了一些无法挽回的结果，那么接下来也无须刻意去把握一次，毕竟即便做成功了这件事，也已经收获不了什么收益了。
——风险大收益小的事情
通常情况下，我们在选择做某件事情的时候，都会本能地选择一些收益更大而风险很小的事情，这样我们付出的时间和精力才会更有价值，如果一个任务在执行的过程中，风险很大，而收益很微薄的话，我们完全没有必要去冒险接受挑战，以免得不偿失。
对于任何人来说，想要明确自己每天该做些什么，不该做些什么，完全可以借助价值体系来进行评判，在这个体系中，最直接最基本的一条就是效益，包括工作的效益、时间的效益，只要效益不好或者说根本无法产生任何效益，那么就应该坚决制止自己在这件事情上浪费时间。不过效益并不是唯一的选择，有时候一些精神上的满足和思想上的满足同样非常重要，所以，无论做什么事情，我们始终应该坚持一点：那就是这件事必须有意义，我们所花费的时间必须能够产生一些价值（包括物质和思想），如果做了和没做一样，那么还不如把时间节省下来，花在其他工作上。
不过，解决时间浪费的根本还是在于我们需要对时间的价值进行估量。我们需要意识到自己的时间究竟能够给自己带来多少好处，究竟可以创造多少财富和价值，一旦意识到我们可以或者可能利用这些时间获得更大的成功，我们就会养成更为科学的时间管理意识，也会尽可能地将事情安排在那些有意义的事情上。
5.及时放弃那些做不到的事情
国内有家公司准备派一位副经理去欧洲谈判，当时约定了要去五家发展规模不一的公司进行为期一周的会谈，可以说时间非常紧张。为了取得更好的结果，这家公司的副经理首先就选择了那家发展规模最大，实力也最雄厚的跨国企业进行会谈。不过谈判的过程并不顺利，由于对方是跨国公司，它一直希望能够借助自己潜在合作伙伴的力量来拓展中国和亚洲的市场，当然，它希望自己的合作伙伴拥有强大的实力和市场资源或者丰富的商业渠道，而这家前去谈判的公司却难以满足这些硬件要求，因此对方对这一次的合作商谈并没有太过重视。
可是国内的这家公司却恰恰相反，副经理始终认为只要把握住了和对方的合作机会，就能够借助对方强大的实力来快速打通欧洲市场，在这种一厢情愿的谈判中，整个和谈工作进展得非常缓慢，而这位副经理却不放弃，觉得自己还是有机会获得对方的青睐的。
正因为如此，这位副经理又在这家公司逗留了两天，直到对方明确告诉他，这一次的谈判就此终止，他才心灰意冷地离开，可是由于在这家跨国公司身上浪费了太多的时间，副经理已经没有足够的时间去和剩余的其他几家公司商谈了，最终为期一周的欧洲之行以失败收场。而回国之后，副经理因为自己的失误而被公司降职。
在这个案例中，我们可以发现，副经理的初衷是很好的，但是他却不幸犯下了的一个致命的错误——没有及时看清自己的实际能力，而且没能依据局势的变化做出最适合自己的选择，这样一来就导致自己在一些不可能完成的任务上浪费了太多的时间，最终严重影响了其他的工作。如果将案例延伸开来，就会发现类似这种错误的选择其实在生活和工作中并不少见，很多时候，我们都会因为过度关注一些不可能完成的事情而影响自己的工作计划。
经历过考场的人都知道，在答题的时候有一个非常重要的原则，那就是尽量先做那些简单的题目，然后尽量跳过和放弃那些自己无法解答的题目。尽管考试的时候，我们都在力争回答每一道题目，都在努力将答卷填满，但是从考试的现实情况来看，很多时候我们根本没有那么多的能力，也没有那么多的时间来解答全部的问题，这个时候做出适当的取舍就显得非常有必要了，而那些无法解答的难题自然成了放弃的第一选择。
之所以要这么做，就是因为我们的答题时间是受到限制的，如果长时间耗在那些自己没办法解答或者没办法在短期内找到解决办法的题目上，就会影响其他一些简单的题目的解答，最终可能会导致“难的题目没做出来，简单的题目没时间去做”这样的尴尬局面。很显然，放弃那些做不到的事情是一种非常直接的时间管理办法，目的就是为了尽可能地减少时间的浪费，或者为其他在自身控制及能力范围之内的工作提供更多的时间。
此外，从心理学的角度来说，也许越是自己没有办法解决的问题，越是困难的问题，也许我们越是想要去解决；越是自己得不到的东西，越是要想方设法获得。但这种心理机制在时间管理方面来说是一个重大的失误。因为对于任何人来说时间是有限的，一天的工作时间也许可以达到16个小时，或者更多一点儿，但是，如果我们一直将时间耗在那些自己根本做不到的事情上，整体的工作就会停滞，其他工作所需的时间会受到挤压。
如果我们事先制订了工作计划，并且严格按照每天的任务清单来工作，那么一定会坚持做完一件事情再去做另外一件事情的原则，按照这样的顺序能够确保我们工作的基本思路不会被打断。但问题在于，有些计划之内的工作可能超出了我们预先的估计，我们无法顺利解决这些问题，这个时候，原有的计划需要做出改变，我们应该想办法跳过这项工作，或者将工作安排给其他更有能力的人去做。如果我们不及时选择放弃，那么也许会导致后面的工作无法按时完成。
从时间利用的角度来说，适当的取舍是有必要的，我们更需要从大局出发，更需要从整体的工作任务出发，尽量避免在某一个环节上停滞，尽量避免因为某一项工作进度迟缓而导致所有的工作计划受到限制。
但从根本上来说，我们真正应该做的事情是认真思考自己的计划，必须认真分析计划的可行性。也就是说，当我们在每天工作之前制订各项计划的时候，当我们将一天的工作任务清单全部罗列出来时，必须尽量避免将那些自己没法解决的事情纳入其中。尽管在很多时候，我们并没有掌握主动权，因此所能做出的选择并不多，但必要的时候，我们还是需要将这些无法完成的事情剔出个人的任务清单，或者安排其他人去做。
如果这是公司的安排，那么在安排这些任务之前，我们就要正确评估自身的能力，果断地说“不”，我们应该直接告诉老板：“对不起，这件事我做不到。”这并不是一种推脱，而是一种对工作认真负责的态度，于自己和公司都是有利的。毕竟做那些自己根本做不到的工作，无疑会增加个人的负担，而且还会导致公司的工作计划、工作目标受到影响，同时还会造成资源和时间的浪费。如果企业能够安排其他更合适的人去做这些工作，那么整体的工作部署就显得更加合理、和谐。
总而言之，如果我们不希望时间全都浪费在那些没有结果的事情上，不希望某件做不到的事情干扰到所有的工作，那么就一定要果断放弃那些自己没法做到的事情，就需要重新安排自己的工作计划。了解自己能做什么，了解自己不能做什么，这本身就是进行时间管理的前提。
6.统筹安排提高时间利用率
著名的数学家华罗庚曾经写过一篇文章《统筹方法》，在讲述统筹方法的时候，他提到了一个日常生活中非常常见的例子：沏茶。华罗庚对该场景进行了设定：没有开水，开水壶、茶壶、茶杯都要洗，还需要准备茶叶。
那么，当一切都需要进行准备的时候，我们应该如何安排所有的工作呢？或者说应该采取什么样的方法来安排工作，才能达到最节省时间的目的？按照一般人的安排，他们在做各种准备工作时，可能会按照常规的顺序去做，沏茶者会先洗开水壶，洗好茶壶、茶杯，然后拿茶叶，等到东西准备齐全之后，开始灌水，烧水，等水烧开之后开始泡茶。这便是我们日常生活中泡茶模式的整个流程。
还有一些人会选择先洗净开水壶，然后灌水，烧水。等到水烧开之后，立即洗茶壶、茶杯，接着取来茶叶泡茶喝。在这个流程中，沏茶的人对烧开水的时间进行了适当的调整，改变了原有的顺序。
以上这两种方法其实差不多，时间消耗基本上一致，这两种方法都是按照先做完一个环节再做另一个环节的顺序来进行的，这些工作流程看起来很合理，并不存在什么问题，但是如果想进一步提高效率，就会发现同样的工作，只要进行适当调整，那么完全可以节省很多时间。
具体的方法是，洗净开水壶，灌水，烧水，然后利用等待水开的时间，开始洗茶壶、茶杯，拿茶叶，等到水烧开之后，就可以直接泡茶喝。显而易见的是，这个流程比前两种烧开水的模式更好，原因很简单，这个流程更加省时，因为沏茶者成功利用烧开水的这段时间洗茶壶、茶杯，拿茶叶，而不是等水烧开之后再去做这些准备，这样就节省了时间。
想要更加直观地了解这一流程的优势，我们可以对每个准备工作设定时间。假设洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要10分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么前两种方法一共需要15分钟，即将所有的工作时间直接累加起来就行，而最后一个流程则仅仅需要消耗12分钟。其实在整个沏茶的流程中，烧开水一直都是最重要的环节，这也是节省时间的主要因素，毕竟在烧开水的期间，我们完全可以抽出时间做其他事情。
在这个流程中，实际上就运用到了统筹方法，所谓统筹，实际上就是一种全方位的规划。举一个鲜明的例子，统筹如果应用在一个剧组中，就相当于某单位的办公室主任这个角色，从属于导演部门，该角色负责对整个剧的拍摄计划、拍摄内容进行安排，要跟每一个部门协调好：美术部门的场景能否顺利完工，演员是否到位，制片部门是否把场地联系好，搞清楚导演具体要拍摄多少天，先拍什么后拍什么。可以说，统筹是整个剧组中一个重要的角色，往往影响着整个拍摄计划。
虽然统筹更多时候涉及协调、安排，但这种安排往往涉及时间管理，因此它是时间管理的一种方式。事实上，统筹全局的关键问题，便是在于各个步骤如何安排，而分清哪些步骤能够并列进行，哪些步骤有先后次序，一旦按照特定的顺序做出合理的安排和调整，便能够合理统筹各项工作流程，从而达到节省时间，并提高工作效率的目的。因此可以说，统筹方法是一种安排工作进程的数学方法。
在日常生活和工作的时间管理中，我们同样可以运用到统筹方法来安排自己的工作。当各种各样的工作排满整个行程的时候，当一大堆任务摆放在眼前的时候，我们需要想出一个最合理的方式来进行合理安排，以期达到节省时间的目的。
比如，上周三老板将张先生叫去办公室，一见面就直接说：“你前天给我的那份报告我弄丢了，你那儿还有底稿吗？一会儿给我带一份过来。”
老板漫不经心地在办公桌旁绕了一周，然后补充道：“明天下午之前，帮我预订一张去往伦敦的机票。”
“还有，你一会儿通知一下杰克（市场部经理），让他记得参加明天早上的会议。”
“出门之后，先让人将这三十几份合同样本和一摞资料给我复印一份，顺便帮我买一杯咖啡。”
等到张先生准备出门时，老板又吩咐说：“一会儿记得找个师傅帮我把办公室的门锁修一下。”
在完成这些指令的时候，最不实惠的做法是，先给老板拿底稿，接着帮其预订机票，然后打电话通知杰克，再找人复印，最后外出寻找修门锁的师傅。这个流程基本上就是按照老板交代的先后顺序来做的，但是这种方法往往最费时间。
按照统筹方法来安排时间，那么最准确的时间安排应该是这样的：将合同样本和资料拿去复印（这个耗时比较长），然后在等待复印的过程中打电话通知杰克去参加会议，接着又在手机上帮助老板预订好机票，并且联系修门锁的师傅，完成这一切工作之后，立即出门帮老板购买咖啡，接着回到公司拿底稿，并将咖啡和复印件一起交给老板。和前面提到的沏茶工作一样，在这个流程中，张先生首先利用复印时间比较长的特点，联系了杰克、购买了飞机票，再出门将咖啡买好，这样就等于节省了这些任务原有的执行时间。其次，张先生把握了时间顺序和事情的重要性，弄清楚自己要先做什么，后做什么，保证不耽误要事。最后，张先生有效地避免了做重复的工作（往返于老板的办公室），实际上他到老板办公室复命时，已经一次性完成了所有工作：通知了杰克，订好了机票，找到了修锁师傅，提交了底稿，购买了咖啡，复印了文件，而不是每做完一件事就回去汇报。
在上述工作中，张先生把统筹方法运用得非常巧妙，有效地确保了时间得到最合理的利用，大大节省了时间。显而易见，统筹的工作就是把握每个流程，它像黏合剂和润滑剂一样，能够让流程走得更顺利、更高效。通过安排、协调各环节的工作，我们能够把时间更合理地掌控在自己手中。
7.做好跟踪记录，了解时间的占用情况
如果让我们回想自己一天做了什么事情，可能很多人都只能说清楚一个大概（那些比较重要的事情可能会记得），但是如果让我们说出具体在什么时间做了什么事，以及这件事究竟耗费了多少时间，那么多数人都难以给出一个相对准确的答案。
英国一家科技公司的老总曾经在下午的会议上对员工提出了这样的问题：“你们谁能说清楚今天做了什么事情，然后告诉我这些事情花了多少时间吗？”令人诧异的是，虽然离早上上班只过去短短几个小时的时间，但是却没有一个员工可以完全把各种事情所消耗的时间说清楚。所以这个老总要求每个员工每天都需要记录自己所做之事，并且将所做的事情进行时间跟踪。
时间跟踪并不是一个新鲜的词汇，在企业管理中，管理者对下属进行跟踪，对工作流程进行记录，这些都会运用到时间跟踪。一些智能化的机器设备在工作中同样会进行记录，甚至于一些公司的员工会佩戴一些专门的时间跟踪仪器，确保所有的工作时间被记录下来，然后传回到公司的存储器中，以作为监督和考核的依据。
对于个人而言，时间跟踪的意识还并不强烈，多数人在生活和工作中都不会对自己的时间消耗进行跟踪和记录，他们还没有建立起强烈的时间分配概念，所以在做一件事情的时候，往往都不会刻意关注自己花了多少时间，更不会在时间不够用的时候，对所有的时间消耗进行统计。
事实上，时间跟踪有助于我们准确了解自己时间消耗的分布情况，了解自己的时间消耗是否合理，在哪一些事情上做得不够好。可以说，时间跟踪就是一种自我管理，目的就是了解自己的工作情况。而在具体实施时间跟踪的过程中，我们完全可以采取详细记录的方法，具体的操作就是将自己每天的工作时间记录下来。比如，这个人一天要做六件重要的事情，那么就可以将每一件事情具体消耗的时间记录下来。与此同时，一些与工作无关的琐事所消耗的时间同样可以进行整理和记录，最后再对一天的时间消耗做一个比较完整的统计和分析。
早上8:00开始工作，在办公室里打扫了一下卫生，花费10分钟。
工作A：耗时2个小时，中间休息10分钟，还花了5分钟向老板呈交另外一份文件，做完后休息10分钟。
工作B：耗时1.5个小时，在工作期间花了大约10分钟与人聊天，花了10分钟休息，还有5分钟的时间一直在东张西望。做完后去打了一通私人电话，耗时10分钟，接着吃中饭，然后午休。
下午2:00开始上班，不过先坐在椅子上花10分钟时间抽了两支烟，还顺手翻阅了一下办公桌上的杂志。
工作C：耗时65分钟，其间花了5分钟喝了一杯咖啡来提神，还抽空翻看了一下社交软件的信息，耗时5分钟。工作之后在窗台边远眺5分钟。
工作D：耗时60分钟，不过接了两个骚扰电话，浪费了5分钟，其间整理手机内部的图片花了5分钟。工作后休息了10分钟。
工作E：部门内部开会，耗时45分钟。
工作F：整理客户资料花费了40分钟，并且花费5分钟时间上交给部门经理，并进行简单汇报，最后还花费5分钟收拾桌子，下午5:50下班，而标准的下班时间是下午5:30。
通过记录，我们可以明确意识到自己一天的工作时间分布以及具体的时间消耗，同时也找出了其他事项的时间消耗。比如工作A实际上花费了1小时45分钟，工作B实际上花费了1小时15分钟，工作C实际上耗时55分钟，工作D耗时45分钟，工作E耗时45分钟，工作F耗时45分钟。其余的时间不是休息，就是用来做一些与工作无关的事情。
在这个案例中，工作者实际上超时完成了六件事情，可以说，整体的工作效率并不高，不过通过仔细分析后可以发现：除了正常的休息时间之外，上班时的拖延，做一些与工作无关的事情，各种各样的骚扰事件，还是浪费了很大一部分时间，一旦这些时间能够利用在工作上，那么顺利完成工作根本就不困难。
虽然，在日常的工作中，我们很少会做一些过于细节化的时间记录，而且一些细节化的时间也难以真实地记录下来，毕竟很多细节都是无意中出现的，很多行为也是下意识的反应，我们也根本不会想到去记录下来。因此，在记录的时候，关键还是要记录一些重要的工作，以及一些时间浪费比较明显的工作。通过两者的对比，可以看一看自己每天的工作效率是否达标，可以弄清楚自己还有哪些地方可以改进。
苏联昆虫学家柳比歇夫一生发表了70部（有人说是170部）学术著作，用稿纸打印出来大约有12500张，这些论文几乎涉及了各个领域，包括昆虫学、科学史、农业遗传学、植物保护、进化论、哲学，即便是这样，他每天睡眠的时间仍旧比多数人都要多，达到了10个小时。不仅如此，他还是一个喜欢社交的人，经常参加各种社交活动和文体活动，基本上属于那种时间很充足的人。
可是在工作中，他却是一个非常吝啬的人，为了保证工作时间不会被浪费掉，从26岁开始到82岁去世的这56年时间里，他每天都对自己的工作进行时间统计，而且每天都做好总结，接着又做好每周的记录和总结。然后是每个月的记录，每年的记录，并且也都做出了相应的总结。他会认真记下每项工作所花费的具体时间，如果翻看他的笔记本，就可以发现，他在撰写《论生物学中运用数学的前景》一文时，一共用去了43小时45分钟，哪怕是读一篇文章，看一封信，他也不会忘了将时间记录在案。正是因为坚持采用这种严格的时间统计法，才使柳比歇夫在科研中达到了高效率。
很多企业同样会对员工的工作流程进行跟踪监督，做好各项记录，其实个人同样可以对自己的工作进行记录，这种记录可以更为直观地体现个人的工作态度，可以更为直观地体现我们究竟是如何分配自己的工作时间的，而这有助于我们找到解决“时间不够用”这个问题的方法。通常来说，一旦我们找到了时间浪费的症结所在，就可以有针对性地予以解决。
除了用笔进行记录之外，现在有很多人喜欢在手机和电脑上下载一些时间跟踪软件，操作的时候，我们只需要在软件的搜索栏中输入自己想要做的事情，或者将自己所做的事情或者项目进行定位，当我们创建好跟踪项目后就可以直接做好标签，然后就可以针对这些事情进行时间追踪，从而随时随地了解相关事项的时间使用情况。时间跟踪软件可以给我们提供一份详细的工作与学习的任务列表，我们则可以清楚地知道，自己在某件事、某个项目上到底花了多长时间；知道自己在哪天，在那一天具体什么时候，用了多久做了一件什么事情。
如今比较受欢迎的时间跟踪软件JIRA，我们首先可以用管理员（或有相应权限）的角色登录，进入管理项目后进行时间追踪的设置。设置的内容可以自行定义，包括每天的工作时长、每周的工作日天数、默认的时间单位、模式等都可以，设置后就可以点击激活。
接下来，我们可以添加时间追踪的权限，并且在自己期望设置预估时间的界面中，添加“时间跟踪”字段。如果不设置添加，那么我们在记录工作日志时可以填写耗费时间和剩余时间，但无法设置初始的预估时间。
事实上，跟踪软件一旦启动，往往会产生压迫力和强制力，不断提醒我们工作的进度以及时间，迫使我们不会轻易去做其他事情。从某种意义上来说，类似的跟踪软件往往可以很好地帮助我们做好时间的记录，从而为我们的时间管理计划提供科学的依据。
8.适当地利用工作习惯去做事
很多时候，我们都会谈论习惯问题，毕竟习惯在生活中几乎无处不在，我们日常的饮食起居都离不开习惯，如我们习惯了几点钟起床，习惯了几点钟睡觉，习惯了吃些什么，习惯了住在哪儿，习惯了和哪些人打交道，习惯了看什么类型的电影，习惯了哪些款式的衣服，习惯了做哪些事情，习惯了按照哪种方式做事。
如果说我们每天都活在某种规则和制度之中，那么也可以这样说，我们每天实际上都是按照某一种相对固定的模式在生活和工作，或者说这就是一种习惯。这些习惯有些是合理的，有些是错误的，但是对于任何一个人来说，习惯的存在都带来了某种暂时的便利，或者在某种范畴内给自己的行为方式做了一个最直接的参考和指引——在面对类似的事情时，我们只需要按照自己的习惯去做即可。从这一层面的意义来看，不得不说，按照习惯办事虽然容易进入墨守成规的状态，但往往也会让事情变得更加简单，尤其是在一些常规性的工作中。
比如，每天按时上下班，这样就决定了我们习惯性地在早上8:00上班——那就意味着在早上7:00甚至是6:30就要按时起床，也决定了我们每天都要在下午5:30或者下午6:00下班。这是工作时间安排上的规律，也是一种习惯，而我们不会轻易改变这种习惯。事实上，也正是因为坚持按照这种模式上下班，我们才能够形成比较稳定的作息时间安排，也能够知道自己在这一时间段内的工作状态。如果贸然改变时间，可能会出现不适应的状况。事实也证明了一点，那些按时上下班的人，在工作的时候，状态相对来说也是最稳定的，如果突然改变了时间，他们反而会变得不知所措。
按照一种相对固定的时间安排去工作，很有可能是保证工作状态以及工作效率的一种合理方法。而除了时间安排之外，一些比较固定的工作方法在运用中同样会产生这样的效果。比如，我们习惯了按照某种思路去思考问题，习惯了按照某种方法去做事，那么平时就应该适当地利用这些习惯去做事，而不是轻易因为工作而改变自己，因为贸然地改变可能会导致一系列不适应的情况出现。
比如，有个报社的朋友在过去很长一段时间内都有一个工作习惯，那就是喜欢用笔在稿纸上写文章，这样的习惯他已经坚持了差不多20年，可现在计算机的普及带来了更快的办公效率，哪怕是打草稿，在计算机上也更方便，而且便于修改和成稿。从单纯的打字效率来看，运用计算机写稿子肯定要比手写得更快，何况手写之后还是要在计算机上重新写一遍，这样无疑会消耗更多的时间。
正因为如此，整个报社的人都会选择用计算机写文章，只有这位朋友一人还是采取老式的方法，而他写稿的速度也的确是最慢的一个，报社的主编为此也多次提醒他最好改变写作方式，争取在计算机上打稿。在重重压力之下，朋友只能无奈地改变自己的写作方式，可是自从使用计算机打草稿之后，他基本上思路全无，有时候半天也写不出几个字。很显然，相对于过去在纸上边写边思考的方式，现在运用计算机常常会让他觉得无法集中注意力。由于工作效率越来越低，稿件的质量也越来越差，这个朋友不得已离开了报社。
事实上，类似的情况在生活中比较常见，有的人换了一种工作方式，有的人换了一个办公环境或者部门，往往会觉得不适应，因为他所面对的一切可能都是新的，而这些新东西从根本上会打破他以往的工作传统、工作方式，会破坏他辛辛苦苦培养起来的习惯，这些习惯的突然改变往往会带来一些不适应。
正因为如此，我们需要给自己的习惯一些尊重，虽然其中有一些习惯并不那么科学合理，但是在某些时候，在我们没有形成更好的习惯之前，完全可以按照其中一些比较合理的习惯做事，而这样会让我们保持一个更加稳定的工作状态，会给予我们一个相对稳定的工作节奏，重要的是，我们能够按照那些老方法去轻易解决一些常见的问题。
如果对这些工作习惯进行分析和总结，那么可以分成以下几种情况。
首先，对工作时间进行规范和坚持，最终养成良好的习惯。如果我们能够在固定的时间段内工作，或者在遵守生物钟的前提下形成一个相对固定的作息时间表，那么我们一定可以在最佳的时间段内形成某一种工作惯性，这种惯性将会保障我们的行动，将会提升我们的工作状态和办事效率。
其次，我们需要适当运用过去的办事经验。在一般情况下，这些老方法毕竟经过了时间和实践的考验，只要不是出现了太大的变数，那么依靠过去的经验，我们可以将工作做得更加轻松简单一些。虽然我们的认知水平和工作方法都要做到与时俱进，都要想方设法获得新的突破，但是在一种更好的方法成熟之前，我们仍旧可以在某些场合借助自己过去的经验来完成挑战。事实上，在一些相对简单的常规事务和工作中，经验会带来很大的帮助。而对一些比较新颖复杂的事情，过去的经验可能就不那么适合了。
最后，必要的时候按照过去的思路和模式去工作。每个人都会有自己的工作体系，也都会在这个体系中建立起自己的认知体系和思维模式，他们会按照自己固有的思路去思考问题，按照相对固定的套路去做事，按照习惯中的流程去解决问题。这些相对固定的体系和模式不仅具有鲜明的个人标签，而且还能够简化工作。
对于任何人来说，按照习惯去做事能够有效提高工作效率，毕竟在一个自己已知的或者熟悉的套路中去工作，所承受的压力会更小，工作流程也会得到简化，工作中受到的各种阻碍也会更小。虽然这些习惯并非每一次都会起到积极的作用，而且它们往往会随着时间的变动慢慢发生变化，但即便如此，在特定时间内保持习惯上的行为模式，还是能够起到一定的积极作用。
9.简单的事情只做一次
提起时间浪费的时候，我们第一时间想到的是拖延症，然后就是花费时间做一些无关紧要以及毫无意义的琐事，可以说，这两件事通常是造成时间浪费的罪魁祸首，也是时间管理应该重点防备和调整的地方。除了以上两个方面之外，另外一种时间浪费现象也很常见，而且很容易被我们忽略，那就是重复工作。虽然在某些时候，重复工作代表着一种认真负责的态度，证明我们有精益求精的追求，但是从另外一个角度来说，也许我们原本就有能力一次性解决问题，而没有必要再浪费时间进行改善和调整，但是我们浪费了这样的机会。
比如，当领导下达任务的时候，我们原本可以一次就将所有的指令认真听清楚，但是由于专注度不够，我们可能需要领导重复两遍才能理解其中的意思，这就是时间的浪费；比如，我们可以一次性就整理好要上交的文件，可是由于自己做事马虎，遗漏了一页纸，导致我们需要重新整理文件资料；又如我们明明可以一次性就向领导汇报清楚相关的工作情况，可是由于事前准备不充分，加上比较紧张，可能要连续说上好几遍，才能真正将事情说清楚。
有的时候是我们习惯性地重复好几遍自己的工作，比如，习惯性地计算两遍数据，习惯性地重复自己的办事流程，习惯性地与人沟通好几遍，习惯性地重复一遍又一遍。而无论是因为准备不充分，还是因为习惯性的动作，实际上证明了我们缺乏一次就把任务执行完的能力，虽然在处理一些比较复杂的事情时，我们可能需要重复多次才能完成任务，但是在处理一些比较简单的问题时，最好还是一次就把问题解决，而不是做完一次又一次，这样会造成时间的严重浪费。
重复的次数越多，有时候效果反而越差，因为第一次的感觉往往是最好的，一旦我们思考的次数太多，反而会破坏这种感觉。尤其是一些我们无法准确估计的事情，通常第一感觉很重要，考虑的次数多了，不仅浪费时间，而且很容易出错。
质量管理学大师克劳士比说过：“第一次就将正确的事情做正确，而且次次正确。”他认为做任何事情都应该第一次就保证质量，第一次就应该想办法确保工作顺利完成，他觉得工作出现反复往往关乎能力问题、态度问题。
有家德国公司准备招聘职员，并且给每个应聘者都设置了一项任务，那就是让每个应聘者抄写一份报表，这份工作非常简单，大家很快就完成了任务。可是等大家将自己的报表交上去之后，10个人中只有1个人完全把报表抄对了，而剩下的9个人全都出现了不同程度的错误。
很显然，这家德国公司后来选择了唯一正确的那位应聘者，很多人对这样的结果感到不满意，毕竟被淘汰的应聘者当中不乏能力更加出众的人，而且这个所谓的任务非常简单，根本没有什么挑战性，也不能体现个人的真实水准。但在公司看来，这位应聘者虽然并没有体现个人能力上的优势，但是却是唯一一位一次就解决问题且完成任务的人，对于公司来说，这就是效率，也是严谨工作作风的体现。相比之下，一个人如果连最简单的事情也不能做好，连最简单的事情也要重复好几遍才能做好，那么就无法认真严谨地做好那些复杂的工作了。
德国这家公司所看重的就是严谨的工作态度，对他们来说，最重要的就是认真工作，保证一次性做完工作，保证一次性让工作质量达标，这对于任何人来说都非常重要。事实上，很多时候，我们都缺乏这种严谨的工作态度，也都缺乏那种一次性做好工作的想法，我们更缺乏那种尽量节约时间的习惯。工作失误后需要花更多的时间来修正，产品质量出现问题也要花时间返工重新去做，一旦工作没有做好，技术不过关，公司最后不得不花费大量的时间和资金来培训员工。
很多企业如今推行了“零缺陷”的策略，实际上就是要求员工尽量避免工作重复，他们情愿做足准备工作，情愿多花一点儿时间完善自己的计划，也不愿意返工。就因为第一次没有把事情做对，我们常常需要面对更多的问题，需要解决更多的问题。从时间管理的角度来说，返工和重复往往是一种非常失败的行为，这代表着工作效率的低下和更多时间的浪费。比如，有些事情我们原本1个小时就可以做完，但是由于需要重复和返工，最终花费了3个小时，这额外多出来的2个小时实际上没有任何必要。
只要我们能够顺利完成任务，那么实际上就证明了我们具备一次就解决问题的能力，但在很多时候，我们并没有强制自己必须一次性完成，或者没有意识到自己应该一次性就完成所有工作，正因为缺乏这样的意识，我们就容易出现反反复复做上好几次的情况。对于任何人来说，时间都是有限的，因此每个人都应该想办法挤压时间，应该想办法减少时间的浪费，如果能够将2次做完的事情缩减为1次，甚至将需要3次做完的事情缩减为1次，那么对于个人而言，这就是一种有力的节约时间的方法。
所以，我们需要改变自己的时间理念，或者说我们需要强化自己的时间理念，把一次性解决问题当成一个工作的基本原则来看待。事实上，当我们督促自己一次就把事情做好时，会激励自己不断提升工作能力，会促使自己改变那些不好的习惯，会督促我们做好准备工作，做事情之前尽量考虑得周全一些，避免执行过程中出现问题。在这种想法的督促下，通常我们的办事效率会变得更高，对时间的重视程度也会越来越高。
10.果断放弃那些可做可不做的事情
在日常生活和工作中，并非所有的事情都有一个明确的界限，并不是所有的事情都处于“需要去做或者没有必要去做”这个区间之内，很多时候，我们会遇到有一些价值，但是价值不高，可以去做也可以不用去做的事情。这些事情往往处于一个模棱两可的状态，通常并没有进行严格的规划，也不在那些重要事情或者必做事情的计划之列。
对于这一类事情，我们经常会产生一种选择性困难的症状，即不知道自己应该去做这些事，还是说没有必要去做这些事，最终很可能会左右摇摆不定。而这种摇摆不定直接带来的负面影响就是时间的拖延和浪费。
除了一些原本就价值不高，可做可不做的事情之外，还有一些事情属于“鸡肋”，这些事情并没有多少做的价值，但是如果贸然错过又觉得很可惜，因此常常会让人左右为难。我们在日常生活和工作中，常常会遭遇“鸡肋”事件，这些事情看上去有一些做的必要，或者说让人觉得事情可能会带来一些好的影响，但实际上缺乏价值，根本不会从中获得什么效益。而关键在于如果我们放弃去做这些事情，内心又觉得很不舍，总是觉得这一类事情可能会有一些正面的积极的效应。
“鸡肋”往往也属于可要可不要、可做可不做的类型。这一类事情在时间浪费方面同样不可忽视，考虑到我们每个人可能出现的心理波动，一旦陷入一种两难的选择境地，就可能会陷入这种选择的境地当中，最终导致时间的流逝。可以说，浪费时间是这一类事情最大的负面影响，也是最容易造成的直接影响。
此外就是效率和效能低下的问题，即我们需要重点考量做这些事可能带来的一些不利影响。事实上，这一类事情没有太多的价值，对自己的发展也没有多少帮助，因此没有必要花费时间和力气去做，尤其是考虑到做这件事的机会成本，可能会出现机会成本高于收益的尴尬局面。对于我们来说，一定要确保时间的利用价值，要确保时间的高效使用，如果将时间浪费在产出低的事情上，那么就是一种浪费。
事实上，可做可不做的事情即便做好了，收益也很低，而一旦做不好反而会造成很大的成本负担，还会造成时间的浪费。无论是从成本与收益的比例考虑，还是从最终的风险考虑，我们都需要明确一点，做那些可做可不做的事情一点儿也不划算。正因为如此，我们在面对可做可不做的选择时，需要强化自己的意识，需要强制告诉自己应该果断放弃做这些事，应该果断腾出时间做其他的事情。凡事只要介于可行或不可行之间，我们就需要快刀斩乱麻，在第一时间做出最有利的抉择。很多时候，这并非是一个最高效的做法，但却是最合理的做法。
按照时间管理论的说法，我们不一定要每时每刻都做那些大事，应该尽可能地将有限的工作时间用来做那些要事，做一些更有价值的事。简单来说，时间管理的最终目的是提升单位时间内的价值，所以，如果我们有更多的时间做那些更有价值的事情，那么就没有必要在一些可做可不做的事情上浪费时间，也没有必要在左右为难的选择中浪费大量的时间。
对于那些善于管理时间的人来说，每分每秒的时间都是一种投资，无论是工作时间还是休息时间，他们都愿意让这些时间产生一些真正打动人心的效益。人都是趋利的，哪一些工作能够带来更大的价值和效益，哪一些事情有意义，我们就愿意做哪些事，反过来说，如果这些事情缺乏价值，或者价值难以真正打动我们，那么就要果断放弃，从而选择做其他的事情。
诺基亚公司曾经是市场上的巨无霸，作为一家老牌的手机公司，这家公司在巅峰期曾经占据了80%以上的市场份额，可以说整个市场都被它一手垄断了，这种垄断性使得诺基亚公司成了有史以来最具统治力的手机制造公司。但是随着新技术的发展，诺基亚却在苹果手机和三星手机面前失去了竞争力，最终快速走向没落。
事实上，诺基亚原本有机会实现转型和自我救赎，但是它却接二连三地做了很多错误的选择，比如继续研发落后的塞班系统，而这个系统实际上已经在新技术面前成了一个“鸡肋”，继续开发并没有什么太大的潜力和价值，直接放弃了又让诺基亚感到不舍。在左右挣扎和犹豫之后，诺基亚错过了技术发展的最佳时间段，结果当苹果手机的ISO系统和谷歌公司的安卓系统快速流行之后，左右摇摆的诺基亚失去了搭上顺风车的机会。人们至今都相信，如果诺基亚当初果断抛弃塞班系统，和谷歌公司进行合作，那么诺基亚一定还可以把握发展的机会，延续自己的辉煌，至少不会那么快就没落下去。
和诺基亚一样，很多公司经常会在左右为难之际错失最佳的发展机会，错失发展的黄金时间，所以，一旦在工作中遇到类似的情况，我们必须快速做出决定，坚决放弃那些可做可不做的事情，这是我们提高工作效率和效能，避免时间浪费的重要保障。