第5章 第四章
告别拖延症，强化执行力
随着社会节奏的加快，人们的工作压力日益增长，拖延的情况越来越普遍，而它的出现会导致大量的时间被浪费掉，并严重影响工作效率与工作状态，因此拖延成了时间管理需要重点解决的问题。
1.一旦制订出方案，就要立即行动
如果问世界上代价最大的词语是什么，那么“拖延”这个词肯定榜上有名，作为一个在20世纪50年代才被提出来的词，“拖延”一经面世就引发了各行各业激烈的讨论，而且生活的各个方面都有可能受到这个名词的影响。在生活中，拖延成为影响生活质量的一大因素；在工作中，拖延是一个降低效率和效益的不良因素。从某个方面来说，拖延或许是这个世界上最昂贵的一个词了，尤其是在追求速度和效率的今天，拖延更是一个破坏节奏、降低收益、影响全局的负面词。
比如一位企业家准备推行一个新项目，一开始他就做了市场调研，并且很快就制订了比较详细的开发方案，然后还特意在大会上拿出来进行讨论，在大家的共同讨论下，他对开发方案进行了细节上的调整，然后制成最终的方案，其中包括了项目实施的时间、地点、人事安排、资金投入、技术要求，还明确给出了实施的具体步骤和具体方法。可是在计划和方案确定之后的三年时间里，这个方案始终没有付诸实施，整个项目也没有启动的迹象，这个企业家仍旧想着再过一年看看情况。
有两个工程师各自准备发明一件新的电子产品，第一个工程师毕业于麻省理工学院，是该领域内的后起之秀，实力过硬，技术储备也非常强大，更重要的是，这个工程师思想开放，拥有强大的创造力和丰富的想象力，他总能提出很多好的设计思路和设计方案。而第二个工程师学历有限，但是工作比较踏实，为人也非常努力，动手能力很强。两个工程师几乎同时搞定了设计方案，可是三个月后，第一个工程师什么也没做，整个产品依然停留在设计层面，而第二个工程师却拿出了样品，尽管他的设计比起第一个工程师要逊色一些，可是当他的样品展出之后，很快获得了许多企业的关注，他们都希望与之进行合作，并希望买下这个研发专利。
从某个角度来说，这个世界从不缺乏好的创意，但是却缺乏更好的执行力。管理学大师彼得·德鲁克说过：“管理是一种实践，其本质不在于‘知’，而在于‘行’。”这里所说的“行”就是执行力，就是实实在在的行动，而行动才是整个运作流程的关键，它是产生价值的最关键一环，没有行动，任何价值创造都只是空谈。不过在很多时候，人们并没有意识到这一点，有很多好的工作往往停留在了设计和探讨层面上。
“止于想法”是一个通病，许多人都会觉得“如果我想出了一个好点子，那么我就处于更有利的竞争位置上”，或者“如果我先于别人想出一个好点子，我就会掌握主动权”。他们一方面过分夸大了想法和构思的重要性，认为只要有好点子，就可以获得成功；一方面也将立即行动的价值给抹杀了。对他们来说，在整个办事流程中，只要想出了好的方法，只要有好的理念，那么执行自然水到渠成，至于什么时候做似乎无关紧要，却不知道任何一个好点子都有一个保鲜期和保质期，一旦时间拖得太久，好的点子也会失去价值。
社会学家库尔特·卢因曾经提出一个“力场分析”的概念，在这个概念中，他阐述了两种力量：阻力与动力。在他看来，有一种人一生都在不断的刹车中缓慢前进，这些人总是犹豫不决，充满了害怕和消极的观念，他们经常会被一些古怪的观念束缚住行动，变得喜欢拖延，他们缺乏立即行动的魄力，经常给自己施加一些不必要的阻力；而另外一种人恰恰相反，他们一生几乎都在踩着油门前进，自信的态度、合理的决策，加上积极的行动，使得他们显得更为果断和乐观，几乎每一次行动都能显得动力十足。
库尔特·卢因的“力场分析”有效揭示了拖延的毛病，对于那些充满阻力的人来说，他们总是会给自己设置一些疑问：“这样做会不会有什么风险？”“我是不是落下了什么重要的细节？”“我还能不能找到更好的方法？”“我并不是十分确定这个方法会成功。”当他们变得游移不定时，那些问题就像绕在脖子上的绳子一样，越勒越紧，最终迫使他们放弃立即执行的想法。
也许在怀疑之前，执行者更应该反问自己：为什么一定要将这次的行动推迟呢？如果他们无法找到一个更具说服力的方法，那么就应该立即抛掉那些消极观念，振作起来，积极主动地投入到行动中去。
许多企业和社会单位、组织都有“立即行动”这样的口号，这是一个很有分量的口号，它有效凸显了行动的价值，体现了执行力的重要作用。所以对于那些看重时间，并且拒绝拖延的人来说，他们必须要弄清楚几个问题：
——自己想到了什么，是否能够完成它？
——自己想到了什么，是否立即去完成它？
——自己需要想得更多更远，还是要做得更快更好？
——自己以前有过好点子，结果实施到了哪一步？
只有准确地了解自己的行动方式，明确自己立即行动的决心，才能够更好地将想法转化成为现实，也才能让想法产生真正的价值。
2.一次只做一件事
在日常生活中，许多人都喜欢选择同时做多件事，或者同时追求多个目标，在他们看来，多元化策略是一个比较稳妥的发展模式。因为选择发展的方向越多，追求的目标越多，那么成功的机会肯定也相对更高一些，毕竟人们通常都会觉得“只有广撒网，才能多捕鱼”，一旦自己追求的目标更多，那么一无所获的机会肯定更小。对于投资者来说，这种做法符合“不要将鸡蛋放在一个篮子里”的投资理念。一个人如果同时投资多个项目，那么获得收益的机会会相对更大一些，同时承担的风险也会被分摊掉。
可是如果人们愿意静下心来分析一下，就会发现目标设置过多的话，就可能会产生一些问题。每一个人的时间、精力、财力都是有限的，当一个人集中力量做一件事的时候，所有的资源和时间都会投入到这一件事当中，这个时候，想要腾出时间做其他事，就必定会造成力量的分散，而最直接的后果就是导致工作效率低下。比如当一个人做某一件事的时候，在全力以赴的情况下可能需要花费1个月的时间，然后做另外一件事也要花费1个月的时间，前后需要花费2个月的时间。一旦他同时做两件事，追求两个目标，那么时间、精力、资源都会分摊，但这个时候效率并不是简单的一分为二，因为当时间、精力和资源被分散后，产生的效用会打折扣，人们做每一件事所要面临的压力更大，难度也更大，因此最终的工作时间会超过2个月，而且工作效果还不尽如人意。
多任务模式是许多人习惯的工作模式，对他们而言，做得越多成功的机会越多，而且通常人们会产生这样一种心理，认为自己一次性做的事情越多，时间应该会节省更多，这种错觉来源于“我做了这件事，也做了那件事”，或者“我今天已经做了好几件事了”，而对于“每一件事做了多少，做得怎么样”并没有太过关心，通常人们更在乎自己“做”这一个行动，而不注重“做”的效果，这样就会导致人们对整体的工作缺乏正确的认知与合理的安排。
此外，有一点也不可忽视，当两个工作项目同时推进的时候，可能会互相干扰。毕竟这两个目标可能都是需要立即完成的，而当人们做某一件事的时候，就可能会因为另一件事也没做完而产生压力，最终导致两个目标相互影响。比如“多任务”同时推进往往存在一个不断切换工作模式的过程，这种切换往往是不自然的，不是那种“这项工作暂时告一段落，我可以先做下一件事”，或者“这项工作做得太累了，我想换一件事做”，而是迫于某种“事情没做完”的压力或者“这件事会不会有所拖延”的担忧，这样就会强行在不同的任务之间制造不必要的混乱。
对于工作者而言，在面对多项工作时，不要轻易同时推进各项工作目标，而要懂得将所有的工作进行整理，这是提升工作效率的一个必要的工作模式。而在具体实施的过程中，需要注意一点，虽然每个人都可以制订多个目标，但必须分清先后顺序。每个人都有多个目标要追求，但必须保持合理的工作顺序。人们在不同的阶段、不同的需求、不同的环境下需要追求不同的目标，只有先完成一个目标，才能想办法集中精力完成下一个目标。如果试图一次性拓展多条战线，挑战多个目标，那么可能会遭遇失败。
对于追求多目标的情况，马云曾经有过一段精辟的论述：“看见10只兔子，你到底抓哪一只？有些人一会儿抓这只兔子，一会儿抓那只兔子，最后可能一只也抓不住。CEO的主要任务不是寻找机会而是对机会说NO。机会太多，只能抓一个。我只能抓一只兔子，抓多了，什么都会丢掉。”
有一些人之所以迟迟不肯行动，原因就在于他们除了想出一个好点子外，还产生了其他的想法，而过多的选择会影响他们的判断力。正如马云说的另外一句话：“我看见很多游学的年轻人是晚上想想千条路，早上起来走原路。”他非常反感那些一次性设定多项选择的人，这些人往往缺乏执行力，遇事只会盲目拓展，并认为选择越多机会越大，做事的效果也越好，但是一个人的点子越多，往往越容易阻碍执行的决心。
法国哲学家布里丹养了一头非常可爱的小毛驴，为了养活小毛驴，布里丹每天都从附近的农民手中购买新鲜的草料来精心喂养。有一次，出售草料的农民额外奉送了一堆草料给小毛驴，原本只吃一堆草料的小毛驴见到两堆新草料后非常开心，但也陷入纠结之中，因为它不知道该吃哪一堆，以至于最后在左右徘徊中饿死了。
这就是心理学上著名的布里丹毛驴效应，而这个效应在生活中非常常见，总是会有许多人愿意给自己设置更多的想法和观点，而过多的想法会严重干扰做事的方向和决心，最终在多项选择中迷失自己，并养成拖延的不良习惯。
在日常生活和工作中，每个人都要对自己所要面对和处理的事情表现出足够的忠诚度，这种忠诚度的直观体现就是“坚持唯一性”。简单来说，就是每一个人在某一阶段内必须以自己所做的那一件事为主，而不要三心二意，将其他工作目标也纳入到同一时段的规划中来，一旦人们觉得自己什么都可以一次性抓住的时候，往往什么也抓不住。
3.选择先做好更难的那些事
在日常生活中，人们在选择工作的时候都会有一定的倾向性，作家会选择自己最擅长的题材，工程师会选择自己最喜欢研究的内容，商人会选择自己最感兴趣的产业，就连竞争者也会挑选那些最适合自己的对手。为了确保自己有更高的成功率，人们通常会选择做自己喜欢做的事，而对于那些自己不喜欢的工作选择放弃。
从效率的角度来说，选择一些自己喜欢去做的事情的确占据了一些优势，但是在很多时候，这种倾向性会产生一些负面影响。E. N. 格雷博士在《成功学研究》中讲过这样一句话：“别人不喜欢做的事情，成功人士也不喜欢做。尽管如此，成功人士还是去做了。”在格雷博士看来，真正的成功人士并不是做了那些自己喜欢做的事，而恰恰在于做了别人不喜欢且不去做的事情。
管理学家博恩·崔西则专门写了一本书《吃掉那只青蛙》，在里面他引用了一句谚语：“如果你每天早上醒来做的第一件事情是吃掉一只活的青蛙，你就会欣喜地发现，在这一天接下来的时间里，将没有什么比这个更糟糕的事情了。”
根据这个谚语，博恩·崔西提出了一个非常经典的时间管理法则，在他看来这只“青蛙”就是一天中难度最大的任务，而一个人如果不能够对这个最艰巨的任务立即采取行动，那么很有可能出现逃避心理，继而引发拖延症。
罗先生是一名建筑设计师，某一次，他应客户要求给几套房子设计图纸，其中有一套房子要求意大利风格与北欧风格融合在一起，而且要适当加入一些东方元素。这样的建筑设计难度非常大，如果没有完美融合，就可能会沦为四不像。罗先生意识到了这套设计的难度，他想了几分钟也没有眉目，于是决定直接先画好其他几套简单房间的图稿。
等到其他设计工作完成之后，他仍旧没有什么更好的思路，因此没有立即去设计最初那套比较难的图稿，而是寄希望于第二天再去设计，并觉得到时候自己一定会想出好的设计方案。可是第二天，他只是看了一眼设计要求，什么也没做。一直到第三天，客户前来索要设计图纸，罗先生仍旧没有打算画图纸，他甚至有些排斥那个设计方案要求，觉得对方可能只是在无理取闹。第四天，客户由于没有收到完整的设计稿件，决定终止双方的合作。
类似的事情在生活中不胜枚举，人们在处理某件事时，如果在最困难的环节上遭遇到了巨大的阻力，可能会暂时跳过，寻找那些容易下手的环节，可是当一次次逃避之后，就会本能地害怕那些最大的困难。在困难面前，如果人们在今天选择放弃，那么问题会推到明天、后天，然后一天天往后推，最终自己什么也没做。
按照博恩·崔西的说法，如果一个人必须吃掉两只活的青蛙，那么首先就要选择吃掉那只长得更丑陋、更恶心的。从某个角度来说，这是一个两难的困境，毕竟没有人愿意吃掉青蛙，但是相比于那些相对容易接受的任务，选择一个更为艰巨、更加困难的任务无疑更加重要，因为一旦人们完成了这项工作，接下来所有的工作会更加顺利。
按照传统的思维模式，人们在处理问题时都是坚持“先易后难”的原则，就像一些老师这样教育学生一样：遇到难题时，应该先跳过去做好那些简单的题目，然后集中时间和精力做那些更难的。老师这样教育学生有一个重要的立足点，那就是学生们需要尽可能考出更好的成绩，而且这些难题并没有被要求一定要完成。可是在日常工作中，许多工作都是必须要完成的，许多困难的工作是必须要解决的，不能因为工作难度大就战略性地选择放弃。在考场上，学生有更多的选择：不会做这道题，就从另外一道题上拿到分数。可是对于工作者来说，常常是没有任何选择余地的，一旦人们无法克服这些困难，一旦人们选择跳过这些困难，可能会在心理上丧失必须解决这些难题的决心，而这并不利于工作的完成。
从心理学的角度来说，采取先难后易的工作方法是为了赢得更多的心理优势。如果将这个问题转化一下：让某人说出一个好消息和一个坏消息，那么人们会做出怎样的选择呢？恐怕多数人都会选择先听坏消息，先听坏消息的目的是让自己对所发生的事情做一个心理准备，简单来说，就是先设置一个承受的底线，这样人们将会更好地评估自己所接收到的压力，并依据这些压力来建立起面对后续事件的信心。只有接受了那些不容易接受、不容易承受的东西，人们才能够更加游刃有余地面对其他更好接受的东西。
同样地，一个人如果要接受惩罚，同时获得一定的奖赏，那么他往往会坦然地先接受惩罚，然后获得奖赏，而不是先获得奖赏，再去面对惩罚。先苦后甜的模式符合人们对于生活变化所产生的反应，毕竟多数人都不想面对人生的落差（从好到坏的变化），而愿意面对越来越好的局面。人们对于生活、对于未来的期待本身就是美好的，当他们经历过困难和挫折之后，对于美好未来的期待会变得更为强烈，因此会表现出更好的状态去做事，去追求自己的目标。
另外，那些不容易解决的问题由于会耗费更多的时间，通常更容易产生紧迫感，这种紧迫感如果从工作一开始就被建立起来，无疑会为后续工作奠定一个良好的基调。反过来说，简单的工作更容易使人放松心态，更容易使人在工作中难以保持专注。正因为如此，人们在生活和工作中，应该改变过去固有的“先易后难”的思维和工作模式，在一大堆必须要解决的问题中，先解决那些困难的问题。
4.GTD工作法：收集、整理、组织、回顾、行动
有人曾做过一项调查，发现许多人都存在工作混乱的情形，这种混乱主要体现在以下几个方面：
——觉得自己很忙，但是说不出自己究竟忙了些什么，而且事实上真的没做多少事；
——常常忘掉自己是否做过某项工作，以至于经常会出现一些工作重复与遗漏的状况；
——经常想到什么就做什么，没有一个严格的详细的规划；
——有过各种各样的人生计划，可是过了很长时间也没有想过去付诸实施，而且有时候自己也搞不清楚自己的计划是什么；
——遇事缺乏一个清晰的思路，不清楚自己应不应该做，应该如何做；
——明明有许多重要的事情要做，可是一旦开始工作，就常常会在一些无关痛痒的小事上打转；
——有很多事情要做，可是在执行过程中往往会将各项工作弄得一团糟，不同的事情会纠缠在一起，难以理清。
正因为经常遇到混乱的状况，人们才会在一些必须要做的事情上产生拖延现象。针对这种状况，人们必须有意识地建立一个稳定的事务处理系统，通过这个系统，人们可以把所有事务都反映在列表中，这样大脑就会对相关工作形成一个清晰直观的认识，从而确保自己在放松和休息的时候，做到彻底的放松，而不是因为觉得很多事没做而产生负罪感。
那么该如何打造这样一个稳定的事务处理系统呢？著名的效率管理专家戴维·艾伦曾经写过一本书《搞定》（原名《Getting Things Done》），在书中，他提出了一个比较完整的时间管理方法，就是GTD时间管理法，这套时间管理模式源于Getting Things Done的简写。
这套方法最初在洛克希德公司的千名经理研讨会上被提出来，戴维·艾伦几经修改，使之成为为全世界顶级机构所认可的时间管理黄金策略。它的核心内容基本上包含在“收集、整理、组织、回顾、行动”这5个步骤中。
——收集
通常人们会强行记忆自己做了哪些，以及哪些没有做，可是强行记忆的效果并不好，反而经常会出现漏洞，同时也增加了大脑的负担。为了确保自己的工作不会出现什么遗漏，艾伦主张使用文件夹、U盘、光盘、工具箱、篮子、纸张、电子邮箱，或者是掌上电脑等装载工具，来收集那些自己所能想到的所有没有去做或者没有做到的事情。经过收集，需要去做的事情就会被明确记录下来，大脑内部有关工作事项的记忆会及时得到清空，这样做有助于解放大脑的其他功能，比如说思考。
——整理
信息被系统地装在一起，往往处于混乱的状态，因此工作者需要花费时间定期或者不定期地对它们进行初步整理，确保自己尽快清空这些文件夹或者电脑。在初步整理之后，工作者需要意识到哪些是可以付诸行动的，哪些没有必要付诸实施，对于那些不能付诸行动的内容，工作者可以将其大致分类成参考资料、日后可能需要处理以及垃圾。对于那些可以付诸行动的信息最好设定一个时间界限，这个时间界限一般以2分钟为准，那些能够在2分钟内完成的事情最好立即着手去做，不要拖延得更久。那些不能在2分钟内完成的工作，则可以推到下一步行动中进行组织。
——组织
一些不能够在2分钟内解决的工作事项，需要进行进一步仔细组织，这种组织包含了两个主要方面：第一，将参考资料设置在一个文档管理系统中，以方便查询；第二，对下一步行动进行组织，其中分为下一步行动清单、项目清单、等待清单和未来/某天清单。
下一步行动清单即接下来所要做的事情和步骤，一般情况下，人们可以按照流程去做，将步骤多而杂的事项细化成更加具体的工作，并把最重要且最先要做的那件事写出来。
项目清单是指那些需要多个步骤或者分解成若干行动才能完成的事项。
等待清单是一份记录清单，记录管理者委派他人去执行的任务，在一个管理体系中，当管理者已经指派了他人做某件事，就应当进行跟踪以及定期检查，并做出行动指示或者提醒。
未来/某天清单专门用来记录那些延迟处理且没有具体的完成日期的计划，这些事情需要在一个时间点上去做，但不是马上去做。
——回顾
一般情况下，人们会按照自己的精力、资源、时间来决定先做那些重要的事情，但有时候拖延症会让人们刻意选择从一些更容易做的事情入手。为了确保行动者制订的行动列表和提醒发挥应有的作用，当前面的工作都完成之后，工作者需要定期对主要的“行动”、“项目”和“等待”的事项进行回顾，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统，并且及时进行更新，这是保障GTD系统正常运作的一个基本前提。
——行动
组织工作是非常重要的一部分，但是将全部时间花在组织上并不合理，因为组织得再好没有人去执行，最终也不具备任何实际意义，反而导致整个GTD系统变成一个摆设。为了发挥系统的现实意义，相关内容必须在实践中得到验证，这就是行动的价值所在。
行动以前面几项工作尤其是组织工作为指导，此外执行者需要优先考虑时间的多少、精力的好坏以及任务的重要性，然后选择清单上的事项采取积极的行动，这样能够有效避免拖延症的出现。
GTD工作法看上去非常复杂，但却是一种化繁为简的方法，它通过信息的分类、整理、保存、管理和检查，制订高效能的行动方案。其核心在于，列出所要做的事情，然后安排好下一步的行动。戴维·艾伦在《搞定》这本书中说道：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来，在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候，以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动，保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和处理对任务。”
这是对GTD方法的一个精辟总结，根据这段话，人们可以将这个时间管理方法简化成两点：第一，把所有要做的事情分门别类，并存放在一个逻辑性强且可靠的系统中去。这样就使得大脑回归到它的本职工作中去——大脑是用来思考，而不是记事的。当大脑不再在提醒人们该做却没做的事情上耗费能量时，它能够集中精力思考更多的问题；第二，设定下一个动作，确保任务和计划的具体化，这样就能把任何任务和项目具体成行动，这时候人们通常可以做出最佳的选择，并且对自己的行动充满信心。
将问题回归到拖延症上，就可以发现一个现象，那就是人们通常所认为的“事情太多，时间不够用”，其实根源并不在于任务本身，而在于大脑在处理繁杂问题时出现了混乱，混乱会导致人们在工作过程中出现消极和抵触的情绪。就像一个周一刚上班的职员面对一桌的文档时，会感到手足无措一样，这个时候他可能会瘫坐在桌前什么也不做，大脑会率先制造混乱。但其实问题并没有那么严重，如果他能够稍加整理和分类，找出那些重要的文档，以及没价值的文档，然后按照文档中的内容付诸行动，问题或许会一件件得到解决。
5.蔡氏效应与拖延症
20世纪20年代中期，柏林大学的一群学生去餐厅吃饭，大家当时都对同一个服务员下单，服务员并没有用纸笔记录下来，但是却将菜上得一样也不差，这样超强的记忆力让学生感到吃惊。饭后学生们返回学校，其中一个学生却将东西落在餐厅里，却不知道将东西放在哪里了，回到餐厅后，这个学生希望服务员超强的记忆力可以帮助他找到线索。
可是让人感到奇怪的是，服务员几乎什么都记不起来，尽管他能够记住自己所上的菜，可是对于客人叫什么、坐在哪儿，将东西放在哪里等事一无所知。这件事很快引起了社会心理学家库尔特·勒温的注意，他开始意识到这个现象背后可能隐藏着一个不为人知的普遍性规则，经过他和学生们几十年的研究，大家终于发现了一个现象：当某件事情没有做完，或者中途中断，或者最终没能实现目标，那么脑子里就会产生一个声音，不断催促自己去完成这件事。当某件事做完之后，人们往往就会很快忘掉这些事。
这个研究也证实了蔡格尼克记忆效应的存在，这个效应认为人们天生具有一种办事有始有终的驱动力，当要做的事情还没有做完时，强大的完成欲会促使他们不断记忆这些事情，并尽早完成这些事；当人们顺利完成这些事情之后，个人希望完成工作的动机已经得到满足，因此常常会轻易忘掉自己做了什么。
最常见的就是当一个人听歌时，如果将歌曲顺利听完，那么大脑会自动切换，然后期待着听下一首歌，对于这首歌的记忆也不会太深。可是如果歌曲在中途就被打断终止，那么大脑中可能会反复循环播放这首歌的旋律，并催促着听歌者重新打开播放器将歌曲听完。
现如今许多电视节目以及电台广播也会利用这个效应来吸引更多观众（听众），并引起受众对象的长期关注。比如节目主持人或播音员在讲述某个精彩故事，或者播放某个精彩节目时，往往不是一次性结束，而是在高潮部分到来时戛然而止，并给出一句“想要了解后事详情，请在明天同一时间接着收看（收听）我们的节目”。当观众（听众）听到精彩部分时，情绪和胃口已经被调动起来，他们迫切地希望将故事看完（听完），并想要知道接下来会发生什么。
按照蔡格尼克记忆效应，人们往往会自动催促自己去做未完成的事情，而这似乎也能够有效抑制拖延症，或者可以说大脑本身就带着抑制拖延症发作的因子，想要发挥蔡格尼克记忆效应的影响力，确保能够对拖延症造成约束，那么最好的方法就是在产生完成某项工作的冲动时，先做一个比较完美的开头，当拥有一个比较好的开头时，人们往往会产生将这项工作继续下去的冲动，这个时候，大脑会不断释放信号督促工作者完成工作任务。
心理学上有这样一个案例，有一个患有拖延症的患者希望接受心理治疗，寻求解决这一心理病症的方法。第一天，心理医生什么也没说，拿出一张纸，让患者随便画一幅画。患者想了想，准备画一个太阳，可是太阳还没画好，心理医生就将画收了起来，患者开始表现得心事重重。
第二天，心理医生仍旧让患者画画，这一次，患者画了一艘船，可是船还没成型，画作又被收走了。接下来的几天，患者依旧被要求画画，然后那些画在完成之前都被收走了。患者对此感到很郁闷，他质问心理医生为什么不让他好好把画画完，因为这几天他总是在想那些未完成的画。
心理医生听完之后，只是微微一笑，然后对患者说道：“以后你不用立即去完成某件事，只需要想办法做一个开头就行了，这就是我给你的治疗方法。”患者半信半疑地接受了这个奇怪的建议，然后真的在工作中照办了。一段时间之后，他找到心理医生：“我受不了了，你的方法简直太折磨人了，所以我最近几天根本没按你说的去做，听着，我把工作完完整整地做完了，你这个庸医。”
心理医生并不生气，而是拍了拍患者的肩膀说：“真该恭喜你，你瞧，现在你已经不再希望看到事情拖在那儿迟迟得不到解决，据我所知，你的病差不多已经好了。”患者听完之后，转念一想，才意识到心理医生真的帮助自己治好了拖延症。
蔡格尼克记忆效应对于拖延症有一定的疗效，但是它也并非总是在起作用，换句话说大脑有时候也会懈怠，毕竟个人的性格、思维、习惯、毅力、完成欲都不同。如果一个人天生比较懒散，缺乏进取心，那么完成欲也就非常低，无论这件事是否完成，他都不会放在心上。还有一些人缺乏自律，虽然他们也会产生完成欲，可是却容易受到外在因素的影响，当外在的诱惑更胜一筹时，蔡格尼克记忆效应就开始失效。
美国心理学家罗伊·鲍迈斯特以及约翰·蒂尔尼在他们合著的《意志力》一书中这样说道：“蔡氏效应原来并不像心理学家几十年来假设的那样是个直到任务完成才消失的提醒音。不时的分心，并不表明无意识脑在监控任务进展，也不表明无意识脑在督促有意识脑完成任务。相反，无意识脑在催眠有意识脑制订计划。无意识脑显然不能独立做这个事情，所以它催促有意识脑去做，把时间、地点和机会之类的细节想清楚。一旦计划出来了，无意识脑就不再用提醒音促进有意识脑。”
在这里，他们提到了计划的作用，当一个人制订比较详细的计划后，无意识脑就不会对有意识脑下达指令，因为计划替代了这一切。许多拖延症患者也会制订工作计划，他们习惯了对问题进行深入地讨论和细致地规划，可是当计划制订之后，却由于缺乏执行力而迟迟不能付诸行动。此时会出现一些尴尬的情况。计划取代了无意识脑，蔡格尼克记忆效应开始消失，而行动却不断推迟，导致拖延发生。
内容延伸：人们为什么会产生拖延症？
许多人在生活和工作中都有拖延的习惯，而且这种拖延症往往难以改正，即便某项工作非常重要，拖延的人看起来也不慌不忙，常常会慢吞吞地去做，丝毫不担心这件事能否按时完成。人们通常都会将拖延看作态度上的问题，这种说法并不全面，从心理学的角度来看，拖延最大的根源其实来自于自身，它包含了两个源头：一个是情绪根源，另一个是时间观念。只有从这两个源头入手，才能更好地了解和解决拖延症。
——情绪根源
心理学家认为，当人们处在一个充满压力且让人恐惧的环境中时，会产生悲观的怀疑的情绪，并且本能地产生逃避心理，不过面对现实情况，逃避常常不是解决问题的好办法，它无法让人真正感到安全和平静，反而会导致人们进一步陷入焦虑之中，最终陷入“焦虑——拖延——更焦虑”的死循环之中，这个时候，人们不仅仅担心他人无法接受自己，更容易产生自我否定、自我排斥的心理。随着情绪不断勒紧，个人会逐渐形成拖延症。
——时间观念
拖延症的人往往会产生“期望式思维”，并产生盲目的自信，但他们对于时间的感觉和感知能力很差，缺乏掌控能力，因此往往会产生一种错觉——“现在还不用着急，我能在最后时刻轻易解决这些问题”。事实证明，这样的想法往往会造成不良的后果，在拖延之后，他们并没有像预期中的那样大显身手，而是被自己并不敏感的时间观念给出卖了。
此外，人们认为拖延症的出现源于以下几种心理：
第一，为了打破既定规则。拖延的人不喜欢规则，并认为许多规则是专门针对自己、束缚自己的，他们更喜欢随心所欲，并以此来标榜自己，而在这个时候保持拖延的态度就成为他们对抗、嘲弄这些规则的一个手段。
第二，拖延是抗议强者的方式。在一个层级鲜明的环境中，下属通常会对上司的颐指气使和指手画脚产生反抗心理，他们不喜欢他人以强势的姿态命令自己、干涉自己的决定和行动，他们不希望自己受到他人的控制，因此会在大脑中产生一种抵触心理——“这只是一个荒谬的任务”或者“我没有必要按照这种愚蠢的命令去做事”，当抵触心理变得越来越强烈时，就会以拖延的方式表现出来，以此来夺回自我控制权。通常，人们也会对外来的侵犯做出类似的回应，从而达到突出自己存在感的目的。
第三，为了挑战时间的边缘和极致。一些富有冒险气质的人更喜欢接受将时间推向极致带来的刺激，他们会故意拖延，将重要的工作放到最后一步来做，或者在最后一刻努力完成工作，这样往往会带来双倍的快感和成就感。
第四，为了实现复仇。如果一个人想要报复那些伤害自己的人，那么就会通过故意拖延的方式来增加对方的痛苦和恼怒。
第五，为了逃避现实。正如前面所说的那样，当一个人面对不利的环境时，自己会因为不愿意面对现实而以拖延的方式进行逃避。
以上几点都是从心理学的层面来解读的，呈现出了个体独立性与外界规则束缚相互冲突的结果，如果对以上内容进一步进行延伸，就会发现问题可以简化成为主观时间与客观时间的分歧。所谓主观时间是指人们对于时间的独特感觉，比如人们在做自己喜欢做的事情时，常常会感慨时间过得太快；人们在做自己厌恶的事情时却觉得度日如年，这些都是主观感受而已。所谓客观时间指的就是客观上流逝的时间，这是钟表刻度上显示出来的时间，无论人们怎么去想，无论人们是否看到和听到，它都一直存在着。
当客观时间（时间事实）与主观时间（主观认知）产生冲突的时候，就会反射到拖延症上。简单来说就是指拖延者并未意识到客观时间是否够用，而沉浸在自己的主观时间里，这就是为什么很多人在一件迫切需要完成的事情上仍旧会觉得自己的时间很充足。当客观时间和主观时间的差距过大时，就会产生严重后果。
随着社会节奏的加快，人们的工作压力日益增长，拖延的情况越来越普遍，而它的出现会导致大量的时间被浪费掉，并严重影响工作效率与工作状态，因此拖延成了时间管理需要重点解决的问题。
1.一旦制订出方案，就要立即行动
如果问世界上代价最大的词语是什么，那么“拖延”这个词肯定榜上有名，作为一个在20世纪50年代才被提出来的词，“拖延”一经面世就引发了各行各业激烈的讨论，而且生活的各个方面都有可能受到这个名词的影响。在生活中，拖延成为影响生活质量的一大因素；在工作中，拖延是一个降低效率和效益的不良因素。从某个方面来说，拖延或许是这个世界上最昂贵的一个词了，尤其是在追求速度和效率的今天，拖延更是一个破坏节奏、降低收益、影响全局的负面词。
比如一位企业家准备推行一个新项目，一开始他就做了市场调研，并且很快就制订了比较详细的开发方案，然后还特意在大会上拿出来进行讨论，在大家的共同讨论下，他对开发方案进行了细节上的调整，然后制成最终的方案，其中包括了项目实施的时间、地点、人事安排、资金投入、技术要求，还明确给出了实施的具体步骤和具体方法。可是在计划和方案确定之后的三年时间里，这个方案始终没有付诸实施，整个项目也没有启动的迹象，这个企业家仍旧想着再过一年看看情况。
有两个工程师各自准备发明一件新的电子产品，第一个工程师毕业于麻省理工学院，是该领域内的后起之秀，实力过硬，技术储备也非常强大，更重要的是，这个工程师思想开放，拥有强大的创造力和丰富的想象力，他总能提出很多好的设计思路和设计方案。而第二个工程师学历有限，但是工作比较踏实，为人也非常努力，动手能力很强。两个工程师几乎同时搞定了设计方案，可是三个月后，第一个工程师什么也没做，整个产品依然停留在设计层面，而第二个工程师却拿出了样品，尽管他的设计比起第一个工程师要逊色一些，可是当他的样品展出之后，很快获得了许多企业的关注，他们都希望与之进行合作，并希望买下这个研发专利。
从某个角度来说，这个世界从不缺乏好的创意，但是却缺乏更好的执行力。管理学大师彼得·德鲁克说过：“管理是一种实践，其本质不在于‘知’，而在于‘行’。”这里所说的“行”就是执行力，就是实实在在的行动，而行动才是整个运作流程的关键，它是产生价值的最关键一环，没有行动，任何价值创造都只是空谈。不过在很多时候，人们并没有意识到这一点，有很多好的工作往往停留在了设计和探讨层面上。
“止于想法”是一个通病，许多人都会觉得“如果我想出了一个好点子，那么我就处于更有利的竞争位置上”，或者“如果我先于别人想出一个好点子，我就会掌握主动权”。他们一方面过分夸大了想法和构思的重要性，认为只要有好点子，就可以获得成功；一方面也将立即行动的价值给抹杀了。对他们来说，在整个办事流程中，只要想出了好的方法，只要有好的理念，那么执行自然水到渠成，至于什么时候做似乎无关紧要，却不知道任何一个好点子都有一个保鲜期和保质期，一旦时间拖得太久，好的点子也会失去价值。
社会学家库尔特·卢因曾经提出一个“力场分析”的概念，在这个概念中，他阐述了两种力量：阻力与动力。在他看来，有一种人一生都在不断的刹车中缓慢前进，这些人总是犹豫不决，充满了害怕和消极的观念，他们经常会被一些古怪的观念束缚住行动，变得喜欢拖延，他们缺乏立即行动的魄力，经常给自己施加一些不必要的阻力；而另外一种人恰恰相反，他们一生几乎都在踩着油门前进，自信的态度、合理的决策，加上积极的行动，使得他们显得更为果断和乐观，几乎每一次行动都能显得动力十足。
库尔特·卢因的“力场分析”有效揭示了拖延的毛病，对于那些充满阻力的人来说，他们总是会给自己设置一些疑问：“这样做会不会有什么风险？”“我是不是落下了什么重要的细节？”“我还能不能找到更好的方法？”“我并不是十分确定这个方法会成功。”当他们变得游移不定时，那些问题就像绕在脖子上的绳子一样，越勒越紧，最终迫使他们放弃立即执行的想法。
也许在怀疑之前，执行者更应该反问自己：为什么一定要将这次的行动推迟呢？如果他们无法找到一个更具说服力的方法，那么就应该立即抛掉那些消极观念，振作起来，积极主动地投入到行动中去。
许多企业和社会单位、组织都有“立即行动”这样的口号，这是一个很有分量的口号，它有效凸显了行动的价值，体现了执行力的重要作用。所以对于那些看重时间，并且拒绝拖延的人来说，他们必须要弄清楚几个问题：
——自己想到了什么，是否能够完成它？
——自己想到了什么，是否立即去完成它？
——自己需要想得更多更远，还是要做得更快更好？
——自己以前有过好点子，结果实施到了哪一步？
只有准确地了解自己的行动方式，明确自己立即行动的决心，才能够更好地将想法转化成为现实，也才能让想法产生真正的价值。
2.一次只做一件事
在日常生活中，许多人都喜欢选择同时做多件事，或者同时追求多个目标，在他们看来，多元化策略是一个比较稳妥的发展模式。因为选择发展的方向越多，追求的目标越多，那么成功的机会肯定也相对更高一些，毕竟人们通常都会觉得“只有广撒网，才能多捕鱼”，一旦自己追求的目标更多，那么一无所获的机会肯定更小。对于投资者来说，这种做法符合“不要将鸡蛋放在一个篮子里”的投资理念。一个人如果同时投资多个项目，那么获得收益的机会会相对更大一些，同时承担的风险也会被分摊掉。
可是如果人们愿意静下心来分析一下，就会发现目标设置过多的话，就可能会产生一些问题。每一个人的时间、精力、财力都是有限的，当一个人集中力量做一件事的时候，所有的资源和时间都会投入到这一件事当中，这个时候，想要腾出时间做其他事，就必定会造成力量的分散，而最直接的后果就是导致工作效率低下。比如当一个人做某一件事的时候，在全力以赴的情况下可能需要花费1个月的时间，然后做另外一件事也要花费1个月的时间，前后需要花费2个月的时间。一旦他同时做两件事，追求两个目标，那么时间、精力、资源都会分摊，但这个时候效率并不是简单的一分为二，因为当时间、精力和资源被分散后，产生的效用会打折扣，人们做每一件事所要面临的压力更大，难度也更大，因此最终的工作时间会超过2个月，而且工作效果还不尽如人意。
多任务模式是许多人习惯的工作模式，对他们而言，做得越多成功的机会越多，而且通常人们会产生这样一种心理，认为自己一次性做的事情越多，时间应该会节省更多，这种错觉来源于“我做了这件事，也做了那件事”，或者“我今天已经做了好几件事了”，而对于“每一件事做了多少，做得怎么样”并没有太过关心，通常人们更在乎自己“做”这一个行动，而不注重“做”的效果，这样就会导致人们对整体的工作缺乏正确的认知与合理的安排。
此外，有一点也不可忽视，当两个工作项目同时推进的时候，可能会互相干扰。毕竟这两个目标可能都是需要立即完成的，而当人们做某一件事的时候，就可能会因为另一件事也没做完而产生压力，最终导致两个目标相互影响。比如“多任务”同时推进往往存在一个不断切换工作模式的过程，这种切换往往是不自然的，不是那种“这项工作暂时告一段落，我可以先做下一件事”，或者“这项工作做得太累了，我想换一件事做”，而是迫于某种“事情没做完”的压力或者“这件事会不会有所拖延”的担忧，这样就会强行在不同的任务之间制造不必要的混乱。
对于工作者而言，在面对多项工作时，不要轻易同时推进各项工作目标，而要懂得将所有的工作进行整理，这是提升工作效率的一个必要的工作模式。而在具体实施的过程中，需要注意一点，虽然每个人都可以制订多个目标，但必须分清先后顺序。每个人都有多个目标要追求，但必须保持合理的工作顺序。人们在不同的阶段、不同的需求、不同的环境下需要追求不同的目标，只有先完成一个目标，才能想办法集中精力完成下一个目标。如果试图一次性拓展多条战线，挑战多个目标，那么可能会遭遇失败。
对于追求多目标的情况，马云曾经有过一段精辟的论述：“看见10只兔子，你到底抓哪一只？有些人一会儿抓这只兔子，一会儿抓那只兔子，最后可能一只也抓不住。CEO的主要任务不是寻找机会而是对机会说NO。机会太多，只能抓一个。我只能抓一只兔子，抓多了，什么都会丢掉。”
有一些人之所以迟迟不肯行动，原因就在于他们除了想出一个好点子外，还产生了其他的想法，而过多的选择会影响他们的判断力。正如马云说的另外一句话：“我看见很多游学的年轻人是晚上想想千条路，早上起来走原路。”他非常反感那些一次性设定多项选择的人，这些人往往缺乏执行力，遇事只会盲目拓展，并认为选择越多机会越大，做事的效果也越好，但是一个人的点子越多，往往越容易阻碍执行的决心。
法国哲学家布里丹养了一头非常可爱的小毛驴，为了养活小毛驴，布里丹每天都从附近的农民手中购买新鲜的草料来精心喂养。有一次，出售草料的农民额外奉送了一堆草料给小毛驴，原本只吃一堆草料的小毛驴见到两堆新草料后非常开心，但也陷入纠结之中，因为它不知道该吃哪一堆，以至于最后在左右徘徊中饿死了。
这就是心理学上著名的布里丹毛驴效应，而这个效应在生活中非常常见，总是会有许多人愿意给自己设置更多的想法和观点，而过多的想法会严重干扰做事的方向和决心，最终在多项选择中迷失自己，并养成拖延的不良习惯。
在日常生活和工作中，每个人都要对自己所要面对和处理的事情表现出足够的忠诚度，这种忠诚度的直观体现就是“坚持唯一性”。简单来说，就是每一个人在某一阶段内必须以自己所做的那一件事为主，而不要三心二意，将其他工作目标也纳入到同一时段的规划中来，一旦人们觉得自己什么都可以一次性抓住的时候，往往什么也抓不住。
3.选择先做好更难的那些事
在日常生活中，人们在选择工作的时候都会有一定的倾向性，作家会选择自己最擅长的题材，工程师会选择自己最喜欢研究的内容，商人会选择自己最感兴趣的产业，就连竞争者也会挑选那些最适合自己的对手。为了确保自己有更高的成功率，人们通常会选择做自己喜欢做的事，而对于那些自己不喜欢的工作选择放弃。
从效率的角度来说，选择一些自己喜欢去做的事情的确占据了一些优势，但是在很多时候，这种倾向性会产生一些负面影响。E. N. 格雷博士在《成功学研究》中讲过这样一句话：“别人不喜欢做的事情，成功人士也不喜欢做。尽管如此，成功人士还是去做了。”在格雷博士看来，真正的成功人士并不是做了那些自己喜欢做的事，而恰恰在于做了别人不喜欢且不去做的事情。
管理学家博恩·崔西则专门写了一本书《吃掉那只青蛙》，在里面他引用了一句谚语：“如果你每天早上醒来做的第一件事情是吃掉一只活的青蛙，你就会欣喜地发现，在这一天接下来的时间里，将没有什么比这个更糟糕的事情了。”
根据这个谚语，博恩·崔西提出了一个非常经典的时间管理法则，在他看来这只“青蛙”就是一天中难度最大的任务，而一个人如果不能够对这个最艰巨的任务立即采取行动，那么很有可能出现逃避心理，继而引发拖延症。
罗先生是一名建筑设计师，某一次，他应客户要求给几套房子设计图纸，其中有一套房子要求意大利风格与北欧风格融合在一起，而且要适当加入一些东方元素。这样的建筑设计难度非常大，如果没有完美融合，就可能会沦为四不像。罗先生意识到了这套设计的难度，他想了几分钟也没有眉目，于是决定直接先画好其他几套简单房间的图稿。
等到其他设计工作完成之后，他仍旧没有什么更好的思路，因此没有立即去设计最初那套比较难的图稿，而是寄希望于第二天再去设计，并觉得到时候自己一定会想出好的设计方案。可是第二天，他只是看了一眼设计要求，什么也没做。一直到第三天，客户前来索要设计图纸，罗先生仍旧没有打算画图纸，他甚至有些排斥那个设计方案要求，觉得对方可能只是在无理取闹。第四天，客户由于没有收到完整的设计稿件，决定终止双方的合作。
类似的事情在生活中不胜枚举，人们在处理某件事时，如果在最困难的环节上遭遇到了巨大的阻力，可能会暂时跳过，寻找那些容易下手的环节，可是当一次次逃避之后，就会本能地害怕那些最大的困难。在困难面前，如果人们在今天选择放弃，那么问题会推到明天、后天，然后一天天往后推，最终自己什么也没做。
按照博恩·崔西的说法，如果一个人必须吃掉两只活的青蛙，那么首先就要选择吃掉那只长得更丑陋、更恶心的。从某个角度来说，这是一个两难的困境，毕竟没有人愿意吃掉青蛙，但是相比于那些相对容易接受的任务，选择一个更为艰巨、更加困难的任务无疑更加重要，因为一旦人们完成了这项工作，接下来所有的工作会更加顺利。
按照传统的思维模式，人们在处理问题时都是坚持“先易后难”的原则，就像一些老师这样教育学生一样：遇到难题时，应该先跳过去做好那些简单的题目，然后集中时间和精力做那些更难的。老师这样教育学生有一个重要的立足点，那就是学生们需要尽可能考出更好的成绩，而且这些难题并没有被要求一定要完成。可是在日常工作中，许多工作都是必须要完成的，许多困难的工作是必须要解决的，不能因为工作难度大就战略性地选择放弃。在考场上，学生有更多的选择：不会做这道题，就从另外一道题上拿到分数。可是对于工作者来说，常常是没有任何选择余地的，一旦人们无法克服这些困难，一旦人们选择跳过这些困难，可能会在心理上丧失必须解决这些难题的决心，而这并不利于工作的完成。
从心理学的角度来说，采取先难后易的工作方法是为了赢得更多的心理优势。如果将这个问题转化一下：让某人说出一个好消息和一个坏消息，那么人们会做出怎样的选择呢？恐怕多数人都会选择先听坏消息，先听坏消息的目的是让自己对所发生的事情做一个心理准备，简单来说，就是先设置一个承受的底线，这样人们将会更好地评估自己所接收到的压力，并依据这些压力来建立起面对后续事件的信心。只有接受了那些不容易接受、不容易承受的东西，人们才能够更加游刃有余地面对其他更好接受的东西。
同样地，一个人如果要接受惩罚，同时获得一定的奖赏，那么他往往会坦然地先接受惩罚，然后获得奖赏，而不是先获得奖赏，再去面对惩罚。先苦后甜的模式符合人们对于生活变化所产生的反应，毕竟多数人都不想面对人生的落差（从好到坏的变化），而愿意面对越来越好的局面。人们对于生活、对于未来的期待本身就是美好的，当他们经历过困难和挫折之后，对于美好未来的期待会变得更为强烈，因此会表现出更好的状态去做事，去追求自己的目标。
另外，那些不容易解决的问题由于会耗费更多的时间，通常更容易产生紧迫感，这种紧迫感如果从工作一开始就被建立起来，无疑会为后续工作奠定一个良好的基调。反过来说，简单的工作更容易使人放松心态，更容易使人在工作中难以保持专注。正因为如此，人们在生活和工作中，应该改变过去固有的“先易后难”的思维和工作模式，在一大堆必须要解决的问题中，先解决那些困难的问题。
4.GTD工作法：收集、整理、组织、回顾、行动
有人曾做过一项调查，发现许多人都存在工作混乱的情形，这种混乱主要体现在以下几个方面：
——觉得自己很忙，但是说不出自己究竟忙了些什么，而且事实上真的没做多少事；
——常常忘掉自己是否做过某项工作，以至于经常会出现一些工作重复与遗漏的状况；
——经常想到什么就做什么，没有一个严格的详细的规划；
——有过各种各样的人生计划，可是过了很长时间也没有想过去付诸实施，而且有时候自己也搞不清楚自己的计划是什么；
——遇事缺乏一个清晰的思路，不清楚自己应不应该做，应该如何做；
——明明有许多重要的事情要做，可是一旦开始工作，就常常会在一些无关痛痒的小事上打转；
——有很多事情要做，可是在执行过程中往往会将各项工作弄得一团糟，不同的事情会纠缠在一起，难以理清。
正因为经常遇到混乱的状况，人们才会在一些必须要做的事情上产生拖延现象。针对这种状况，人们必须有意识地建立一个稳定的事务处理系统，通过这个系统，人们可以把所有事务都反映在列表中，这样大脑就会对相关工作形成一个清晰直观的认识，从而确保自己在放松和休息的时候，做到彻底的放松，而不是因为觉得很多事没做而产生负罪感。
那么该如何打造这样一个稳定的事务处理系统呢？著名的效率管理专家戴维·艾伦曾经写过一本书《搞定》（原名《Getting Things Done》），在书中，他提出了一个比较完整的时间管理方法，就是GTD时间管理法，这套时间管理模式源于Getting Things Done的简写。
这套方法最初在洛克希德公司的千名经理研讨会上被提出来，戴维·艾伦几经修改，使之成为为全世界顶级机构所认可的时间管理黄金策略。它的核心内容基本上包含在“收集、整理、组织、回顾、行动”这5个步骤中。
——收集
通常人们会强行记忆自己做了哪些，以及哪些没有做，可是强行记忆的效果并不好，反而经常会出现漏洞，同时也增加了大脑的负担。为了确保自己的工作不会出现什么遗漏，艾伦主张使用文件夹、U盘、光盘、工具箱、篮子、纸张、电子邮箱，或者是掌上电脑等装载工具，来收集那些自己所能想到的所有没有去做或者没有做到的事情。经过收集，需要去做的事情就会被明确记录下来，大脑内部有关工作事项的记忆会及时得到清空，这样做有助于解放大脑的其他功能，比如说思考。
——整理
信息被系统地装在一起，往往处于混乱的状态，因此工作者需要花费时间定期或者不定期地对它们进行初步整理，确保自己尽快清空这些文件夹或者电脑。在初步整理之后，工作者需要意识到哪些是可以付诸行动的，哪些没有必要付诸实施，对于那些不能付诸行动的内容，工作者可以将其大致分类成参考资料、日后可能需要处理以及垃圾。对于那些可以付诸行动的信息最好设定一个时间界限，这个时间界限一般以2分钟为准，那些能够在2分钟内完成的事情最好立即着手去做，不要拖延得更久。那些不能在2分钟内完成的工作，则可以推到下一步行动中进行组织。
——组织
一些不能够在2分钟内解决的工作事项，需要进行进一步仔细组织，这种组织包含了两个主要方面：第一，将参考资料设置在一个文档管理系统中，以方便查询；第二，对下一步行动进行组织，其中分为下一步行动清单、项目清单、等待清单和未来/某天清单。
下一步行动清单即接下来所要做的事情和步骤，一般情况下，人们可以按照流程去做，将步骤多而杂的事项细化成更加具体的工作，并把最重要且最先要做的那件事写出来。
项目清单是指那些需要多个步骤或者分解成若干行动才能完成的事项。
等待清单是一份记录清单，记录管理者委派他人去执行的任务，在一个管理体系中，当管理者已经指派了他人做某件事，就应当进行跟踪以及定期检查，并做出行动指示或者提醒。
未来/某天清单专门用来记录那些延迟处理且没有具体的完成日期的计划，这些事情需要在一个时间点上去做，但不是马上去做。
——回顾
一般情况下，人们会按照自己的精力、资源、时间来决定先做那些重要的事情，但有时候拖延症会让人们刻意选择从一些更容易做的事情入手。为了确保行动者制订的行动列表和提醒发挥应有的作用，当前面的工作都完成之后，工作者需要定期对主要的“行动”、“项目”和“等待”的事项进行回顾，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统，并且及时进行更新，这是保障GTD系统正常运作的一个基本前提。
——行动
组织工作是非常重要的一部分，但是将全部时间花在组织上并不合理，因为组织得再好没有人去执行，最终也不具备任何实际意义，反而导致整个GTD系统变成一个摆设。为了发挥系统的现实意义，相关内容必须在实践中得到验证，这就是行动的价值所在。
行动以前面几项工作尤其是组织工作为指导，此外执行者需要优先考虑时间的多少、精力的好坏以及任务的重要性，然后选择清单上的事项采取积极的行动，这样能够有效避免拖延症的出现。
GTD工作法看上去非常复杂，但却是一种化繁为简的方法，它通过信息的分类、整理、保存、管理和检查，制订高效能的行动方案。其核心在于，列出所要做的事情，然后安排好下一步的行动。戴维·艾伦在《搞定》这本书中说道：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来，在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候，以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动，保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和处理对任务。”
这是对GTD方法的一个精辟总结，根据这段话，人们可以将这个时间管理方法简化成两点：第一，把所有要做的事情分门别类，并存放在一个逻辑性强且可靠的系统中去。这样就使得大脑回归到它的本职工作中去——大脑是用来思考，而不是记事的。当大脑不再在提醒人们该做却没做的事情上耗费能量时，它能够集中精力思考更多的问题；第二，设定下一个动作，确保任务和计划的具体化，这样就能把任何任务和项目具体成行动，这时候人们通常可以做出最佳的选择，并且对自己的行动充满信心。
将问题回归到拖延症上，就可以发现一个现象，那就是人们通常所认为的“事情太多，时间不够用”，其实根源并不在于任务本身，而在于大脑在处理繁杂问题时出现了混乱，混乱会导致人们在工作过程中出现消极和抵触的情绪。就像一个周一刚上班的职员面对一桌的文档时，会感到手足无措一样，这个时候他可能会瘫坐在桌前什么也不做，大脑会率先制造混乱。但其实问题并没有那么严重，如果他能够稍加整理和分类，找出那些重要的文档，以及没价值的文档，然后按照文档中的内容付诸行动，问题或许会一件件得到解决。
5.蔡氏效应与拖延症
20世纪20年代中期，柏林大学的一群学生去餐厅吃饭，大家当时都对同一个服务员下单，服务员并没有用纸笔记录下来，但是却将菜上得一样也不差，这样超强的记忆力让学生感到吃惊。饭后学生们返回学校，其中一个学生却将东西落在餐厅里，却不知道将东西放在哪里了，回到餐厅后，这个学生希望服务员超强的记忆力可以帮助他找到线索。
可是让人感到奇怪的是，服务员几乎什么都记不起来，尽管他能够记住自己所上的菜，可是对于客人叫什么、坐在哪儿，将东西放在哪里等事一无所知。这件事很快引起了社会心理学家库尔特·勒温的注意，他开始意识到这个现象背后可能隐藏着一个不为人知的普遍性规则，经过他和学生们几十年的研究，大家终于发现了一个现象：当某件事情没有做完，或者中途中断，或者最终没能实现目标，那么脑子里就会产生一个声音，不断催促自己去完成这件事。当某件事做完之后，人们往往就会很快忘掉这些事。
这个研究也证实了蔡格尼克记忆效应的存在，这个效应认为人们天生具有一种办事有始有终的驱动力，当要做的事情还没有做完时，强大的完成欲会促使他们不断记忆这些事情，并尽早完成这些事；当人们顺利完成这些事情之后，个人希望完成工作的动机已经得到满足，因此常常会轻易忘掉自己做了什么。
最常见的就是当一个人听歌时，如果将歌曲顺利听完，那么大脑会自动切换，然后期待着听下一首歌，对于这首歌的记忆也不会太深。可是如果歌曲在中途就被打断终止，那么大脑中可能会反复循环播放这首歌的旋律，并催促着听歌者重新打开播放器将歌曲听完。
现如今许多电视节目以及电台广播也会利用这个效应来吸引更多观众（听众），并引起受众对象的长期关注。比如节目主持人或播音员在讲述某个精彩故事，或者播放某个精彩节目时，往往不是一次性结束，而是在高潮部分到来时戛然而止，并给出一句“想要了解后事详情，请在明天同一时间接着收看（收听）我们的节目”。当观众（听众）听到精彩部分时，情绪和胃口已经被调动起来，他们迫切地希望将故事看完（听完），并想要知道接下来会发生什么。
按照蔡格尼克记忆效应，人们往往会自动催促自己去做未完成的事情，而这似乎也能够有效抑制拖延症，或者可以说大脑本身就带着抑制拖延症发作的因子，想要发挥蔡格尼克记忆效应的影响力，确保能够对拖延症造成约束，那么最好的方法就是在产生完成某项工作的冲动时，先做一个比较完美的开头，当拥有一个比较好的开头时，人们往往会产生将这项工作继续下去的冲动，这个时候，大脑会不断释放信号督促工作者完成工作任务。
心理学上有这样一个案例，有一个患有拖延症的患者希望接受心理治疗，寻求解决这一心理病症的方法。第一天，心理医生什么也没说，拿出一张纸，让患者随便画一幅画。患者想了想，准备画一个太阳，可是太阳还没画好，心理医生就将画收了起来，患者开始表现得心事重重。
第二天，心理医生仍旧让患者画画，这一次，患者画了一艘船，可是船还没成型，画作又被收走了。接下来的几天，患者依旧被要求画画，然后那些画在完成之前都被收走了。患者对此感到很郁闷，他质问心理医生为什么不让他好好把画画完，因为这几天他总是在想那些未完成的画。
心理医生听完之后，只是微微一笑，然后对患者说道：“以后你不用立即去完成某件事，只需要想办法做一个开头就行了，这就是我给你的治疗方法。”患者半信半疑地接受了这个奇怪的建议，然后真的在工作中照办了。一段时间之后，他找到心理医生：“我受不了了，你的方法简直太折磨人了，所以我最近几天根本没按你说的去做，听着，我把工作完完整整地做完了，你这个庸医。”
心理医生并不生气，而是拍了拍患者的肩膀说：“真该恭喜你，你瞧，现在你已经不再希望看到事情拖在那儿迟迟得不到解决，据我所知，你的病差不多已经好了。”患者听完之后，转念一想，才意识到心理医生真的帮助自己治好了拖延症。
蔡格尼克记忆效应对于拖延症有一定的疗效，但是它也并非总是在起作用，换句话说大脑有时候也会懈怠，毕竟个人的性格、思维、习惯、毅力、完成欲都不同。如果一个人天生比较懒散，缺乏进取心，那么完成欲也就非常低，无论这件事是否完成，他都不会放在心上。还有一些人缺乏自律，虽然他们也会产生完成欲，可是却容易受到外在因素的影响，当外在的诱惑更胜一筹时，蔡格尼克记忆效应就开始失效。
美国心理学家罗伊·鲍迈斯特以及约翰·蒂尔尼在他们合著的《意志力》一书中这样说道：“蔡氏效应原来并不像心理学家几十年来假设的那样是个直到任务完成才消失的提醒音。不时的分心，并不表明无意识脑在监控任务进展，也不表明无意识脑在督促有意识脑完成任务。相反，无意识脑在催眠有意识脑制订计划。无意识脑显然不能独立做这个事情，所以它催促有意识脑去做，把时间、地点和机会之类的细节想清楚。一旦计划出来了，无意识脑就不再用提醒音促进有意识脑。”
在这里，他们提到了计划的作用，当一个人制订比较详细的计划后，无意识脑就不会对有意识脑下达指令，因为计划替代了这一切。许多拖延症患者也会制订工作计划，他们习惯了对问题进行深入地讨论和细致地规划，可是当计划制订之后，却由于缺乏执行力而迟迟不能付诸行动。此时会出现一些尴尬的情况。计划取代了无意识脑，蔡格尼克记忆效应开始消失，而行动却不断推迟，导致拖延发生。
内容延伸：人们为什么会产生拖延症？
许多人在生活和工作中都有拖延的习惯，而且这种拖延症往往难以改正，即便某项工作非常重要，拖延的人看起来也不慌不忙，常常会慢吞吞地去做，丝毫不担心这件事能否按时完成。人们通常都会将拖延看作态度上的问题，这种说法并不全面，从心理学的角度来看，拖延最大的根源其实来自于自身，它包含了两个源头：一个是情绪根源，另一个是时间观念。只有从这两个源头入手，才能更好地了解和解决拖延症。
——情绪根源
心理学家认为，当人们处在一个充满压力且让人恐惧的环境中时，会产生悲观的怀疑的情绪，并且本能地产生逃避心理，不过面对现实情况，逃避常常不是解决问题的好办法，它无法让人真正感到安全和平静，反而会导致人们进一步陷入焦虑之中，最终陷入“焦虑——拖延——更焦虑”的死循环之中，这个时候，人们不仅仅担心他人无法接受自己，更容易产生自我否定、自我排斥的心理。随着情绪不断勒紧，个人会逐渐形成拖延症。
——时间观念
拖延症的人往往会产生“期望式思维”，并产生盲目的自信，但他们对于时间的感觉和感知能力很差，缺乏掌控能力，因此往往会产生一种错觉——“现在还不用着急，我能在最后时刻轻易解决这些问题”。事实证明，这样的想法往往会造成不良的后果，在拖延之后，他们并没有像预期中的那样大显身手，而是被自己并不敏感的时间观念给出卖了。
此外，人们认为拖延症的出现源于以下几种心理：
第一，为了打破既定规则。拖延的人不喜欢规则，并认为许多规则是专门针对自己、束缚自己的，他们更喜欢随心所欲，并以此来标榜自己，而在这个时候保持拖延的态度就成为他们对抗、嘲弄这些规则的一个手段。
第二，拖延是抗议强者的方式。在一个层级鲜明的环境中，下属通常会对上司的颐指气使和指手画脚产生反抗心理，他们不喜欢他人以强势的姿态命令自己、干涉自己的决定和行动，他们不希望自己受到他人的控制，因此会在大脑中产生一种抵触心理——“这只是一个荒谬的任务”或者“我没有必要按照这种愚蠢的命令去做事”，当抵触心理变得越来越强烈时，就会以拖延的方式表现出来，以此来夺回自我控制权。通常，人们也会对外来的侵犯做出类似的回应，从而达到突出自己存在感的目的。
第三，为了挑战时间的边缘和极致。一些富有冒险气质的人更喜欢接受将时间推向极致带来的刺激，他们会故意拖延，将重要的工作放到最后一步来做，或者在最后一刻努力完成工作，这样往往会带来双倍的快感和成就感。
第四，为了实现复仇。如果一个人想要报复那些伤害自己的人，那么就会通过故意拖延的方式来增加对方的痛苦和恼怒。
第五，为了逃避现实。正如前面所说的那样，当一个人面对不利的环境时，自己会因为不愿意面对现实而以拖延的方式进行逃避。
以上几点都是从心理学的层面来解读的，呈现出了个体独立性与外界规则束缚相互冲突的结果，如果对以上内容进一步进行延伸，就会发现问题可以简化成为主观时间与客观时间的分歧。所谓主观时间是指人们对于时间的独特感觉，比如人们在做自己喜欢做的事情时，常常会感慨时间过得太快；人们在做自己厌恶的事情时却觉得度日如年，这些都是主观感受而已。所谓客观时间指的就是客观上流逝的时间，这是钟表刻度上显示出来的时间，无论人们怎么去想，无论人们是否看到和听到，它都一直存在着。
当客观时间（时间事实）与主观时间（主观认知）产生冲突的时候，就会反射到拖延症上。简单来说就是指拖延者并未意识到客观时间是否够用，而沉浸在自己的主观时间里，这就是为什么很多人在一件迫切需要完成的事情上仍旧会觉得自己的时间很充足。当客观时间和主观时间的差距过大时，就会产生严重后果。