第5章 第四章
提升沟通传输率，防止信息损耗
过滤不必要的信息，谈论重点内容
有家公司的老总准备在四天之后召开一个内部会议，于是就让新来的秘书呈交一份大致的演讲稿，主要是写出一些相关的重点提示，而且公司老总一开始就决定在二十分钟内结束会议。但是看到秘书提交的演说稿后，老总顿时傻眼了：上面密密麻麻写了两万多字。整个演讲稿非常拖沓冗长，让人几乎抓狂。所以他最后还是决定脱稿演说，否则这么多内容得花费一个多小时来读。会议结束之后，老总果断辞掉了这个秘书。
类似的情况在生活中并不少见，美国曾经推出一份详细的《健康安全法案》，结果大家都被这个多达一千三百四十二页的法案给吓住了。事实上，按照民众的理解，这个《健康安全法案》中有很多内容都是重复的，要么就是一些啰唆且毫无逻辑的内容，缺乏可读性。好在各种法案的制定经历中，很少有这种内容庞杂的法案出现。
14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉在他的《箴言书注》中说：“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事情。”所以他提出了一个绝妙的定律：如无必要，勿增实体。
这就是著名的奥卡姆剃刀定律。按照这个定律的说法，解决问题的最佳方式就是尽可能地切除那些不必要的累赘，去除那些不必要的组织或者部分。奥卡姆剃刀定律并非一种极简主义风格，但它却建议人们保持简单的风格。在沟通中也是如此，应该尽量反对啰唆的、烦琐的言谈，将沟通内容进行简化处理，将一些不必要的内容删除，将一些无价值的内容排除，确保沟通者直接谈论那些最重要的信息。
著名的咨询公司麦肯锡公司有一次为一家重要的大客户做咨询。咨询完成之后，客户公司的董事长走进电梯，对陪同的麦肯锡公司的项目负责人说：“你能不能和我大致谈一下结果？”面对这样仓促的问题，毫无准备的项目负责人只能支支吾吾地做出回答，而且明显不够精简。当时电梯从三十楼下到一楼，因此留给负责人的时间只有大约三十秒钟，可是在这段时间内他没有将事情讲清楚。
等到电梯到达一楼之后，董事长摇着头离开，麦肯锡公司也因此失去了一个重要客户。这一次的失败让麦肯锡备受打击，公司这才意识到高效表达以及信息总结和提炼的重要性。公司决定在内部进行整顿和培训，要求所有员工必须在短时间内将自己应该表达的内容说清楚，凡事需要直奔主题和结果，删除多余的话，并将重要内容归纳在三条以内。这个要求就是著名的“麦肯锡30秒电梯理论”。
如今，这个理论风靡全球，沟通效率问题也成为大家关注的焦点。如何在最短时间内描述清楚自己的观点，如何在最短时间内说服他人，成为个人表达水准的一个重要指标。这种短时间表达能力需要强大的信息压缩和简化能力，需要人们对相关信息进行筛选。
在过去信息不发达的年代里，人们大部分时间都处于对信息极度渴求的状态，而如今的世界处在信息大爆炸的时代，整个世界每天都会产生大量的信息，人们随时随地都可能处于大量的信息冲击之下，电脑、手机、电视、杂志，以及人们口耳相传的信息，都影响着人们的判断。这些信息冲击着人们的思维方式和生活方式，也影响着人们的沟通方式。在沟通中，人们很有可能会夹杂很多无效信息以及价值不高的信息。社会学家经过研究，发现每个人每天接收到的大部分信息都没有什么价值，人们可能时刻都处于信息垃圾的包围之中，不仅如此，人们也可能会将这些信息垃圾传送给其他人。
如果想要达到高效沟通的目的，就要懂得把握好信息筛选的工作，过滤那些不必要的信息。这些信息主要包括以下两种：
一、对方不喜欢也不感兴趣的信息
对于任何人来说，有效信息的一个基本特点都是能够迎合需求。如果信息丝毫不能引起他人的兴趣，那么这样的信息就没有任何存在的必要。有个水果供应商一直在谈论自己的香蕉，说自己的产品多么新鲜，但是听众却只想着购买芒果，这个时候供应商的话就变成了废话。水果供应商应该专注于描述自己的芒果，谈论芒果的品质和价格，这样才能事半功倍。同样地，和一个着急问路的人进行交流，最直接的方式就是给对方指路，而不是花费大量时间谈论如今的交通状况多么糟糕，汽车和公交车哪一个更加方便。
二、没有太多价值的信息
沟通双方在谈论某个话题时，有时候会花大量时间和精力肤浅地谈论一些没什么太大价值的内容，就像人们单纯地介绍和描述某一现象，而没有针对这些现象进行深入剖析，没有直接给出具体的解决方案一样。有时候双方之间的沟通会涉及大量与话题无关的事情，这样就偏离了主题，会导致无效沟通的出现。比如谈判双方原本是针对彼此之间的矛盾进行交流，可是双方大部分时间都在谈论其他无关紧要的话题，导致整个沟通活动主次不分，浪费大量时间。
在沟通中，人们需要把握“二八原则”：在整个沟通体系中，只有大约20%的信息是重要的，它们决定了80%的沟通效果，所以在有限的时间内，人们应当重点关注那20%的关键信息，或者说尽可能过滤那80%的低价值信息。
过滤信息是一种有效的简化方式，只有这样，人们才能在最短时间内说完所有的重要内容，尽可能地表达更为完整的意思。
将复杂的内容转化成通俗易懂的语言
IT界的传奇人物罗斯·佩罗有一次受邀去哈佛商学院参观，当时他和许多哈佛教授以及学生有了深入的交流，对整个哈佛的学术教育以及内部沟通提出了自己的看法，他认为哈佛的学术环境在整个世界上来说都是独一无二的，哈佛在研究方面具备了雄厚的实力。与此同时，他也发现了哈佛过度追求学术以及学术化表达的弊端，在发表演说的时候，他给出了这样一段评价：“你们的麻烦是，你们所说的环境扫描，我把它叫作朝窗外看。”在罗斯·佩罗看来，哈佛人的复杂表达方式使得信息传递常常脱离了生活范畴，使得彼此之间的交流变得专业、低效，而非更加简单化和生活化。
罗斯·佩罗的想法显然不是孤立存在的，许多精英阶层都意识到了这样的问题。他们觉得那些所谓的社会精英、天才、成功者往往都存在沟通问题，这些沟通问题所造成的障碍类似于爱因斯坦提出相对论时面临的困惑，他们都无法让别人理解自己，无法简化自己的信息。
在《简单的力量》这本书中，作者杰克·特劳特和史蒂夫·里夫金提到了一个非常另类的观点——“顾问是大量胡说八道的源头”。两个人曾经在管理行业、咨询行业中进行调查，发现很多人都习惯于从专业的咨询师那里获得更多的帮助。他们常常希望咨询师可以给他们一些重要的建议，更确切地说是希望从他们身上获得一些让自己看起来更加专业的方法。但事实上，多数咨询公司以及咨询师并没有提供相应的帮助，反而带来了很多麻烦。这些麻烦主要在于咨询师们的表达专业性太强，且过于理论化。他们喜欢提出一些理论性很强的概念，喜欢运用复杂的专业知识来描述相关信息，从而让整个咨询工作变成复杂的信息传递和信息解码工作。
很显然，许多人将专业化的语言和复杂的表述当成精英文化的一部分，当成精英文化的某一种选择。他们更希望使用一些复杂的、难以理解的专业化语言来表达自己的想法，并以此来证实自己存在的价值以及表达内容的价值。可是对于整个沟通工作而言，相关的信息描述会增加理解上的难度，会变成信息交流的巨大障碍。一般情况下，沟通者的表达过于烦琐、复杂，会使对方感到枯燥，丧失继续沟通的兴趣。
很难想象经济学家和普通人谈论需求弧弹性、场外交易市场（OTC）、消费物价指数（CPI）、风险投资（VC）、影子银行等经济学专用词汇。也很难想象音乐家同普通人谈论音色、音值、柔板、和弦、泛音、切分音等专业词汇。相比之下，简单直白的陈述可能更容易让人理解和接受。
杰克·特劳特和史蒂夫·里夫金一直都在提倡简单明了的沟通，反对那些过分的无意义的修饰，反对过分的专业化——“清空你背包中的所有形容词、副词和从句，它们让你步履蹒跚，停滞不前。轻装旅行。记住，英文中最容易记住的句子也是最简短的‘国王死了’和‘耶稣哭了’。”
一般情况下，理论化、专业化的表达更能够凸显出个人扎实的知识和见识，更能够凸显出自己的能力，但是对于信息接收者而言，这或许就是一个障碍，毕竟越是专业化、越是复杂的信息，理解起来就越困难，也越容易出现偏差。因此，将复杂的内容转换成简单易懂的问题，更加符合人们的沟通需求，也更容易受到欢迎。
比如在2001年10月23日的苹果产品发布会上，乔布斯推出了iPod播放器。这是一款重量轻巧而内存很大的革命性产品，当时苹果公司的营销负责人拟订了一份简介，大体是说iPod播放器的硬盘达到了惊人的5G，而重量却不足一千克，使用起来非常简单便携。乔布斯见到这样的介绍后，意识到一个问题，并不是所有人都理解什么叫硬盘，并不是所有人都理解5G究竟有多大，他觉得这样的介绍无疑有些复杂化了，因此他做出了修改： “iPod播放器，能把一千首歌装进你的口袋里。”和之前的介绍相比，乔布斯的这句话非常通俗，听众一下子就对iPod播放器有了很深的了解。
出色的表达者会运用生动形象的语言简化那些复杂抽象的定义，而不是将其复杂化、理论化、概念化、专业化。他们更擅长输出一些大脑容易接受的信息。他们会对信息进行转化，这种转化主要包含了以下几个方面：将专业性很强的信息以通俗的句子表达出来；将复杂的、理性的、逻辑思维的信息转化成为形象的信息。
比如一个科学家同普通人讲述“奇点”的时候这样说道：“所谓奇点是指若不可延拓时空中存在一条或一条以上的类时或类光的不完备测地线则称该时空为奇性时空，不完备测地线所趋向的点。”这个定义几乎让多数人感到崩溃，恐怕连最出色的物理学家和天文学家也无法从容地给出一个让人满意的解释。一些科学家则会这样介绍奇点：它没有任何边界，不存在空间上的大小，它就像是一个漆黑夜空里的一个点，但又不是，因为奇点本身就代表了整个宇宙的雏形，最初的宇宙就是从这个点中扩展开来的，至于这个点究竟有多大，究竟什么时候出现和消失，没人说得清，在奇点之前根本没有时间的存在。这样的描述仍旧让人感到费解。而另外一些科学家则做了一个更加通俗的比喻：“假如一个物体的能量或者质量足够大，它就会在包裹在外面的橡皮膜刺出一个洞，而这个洞就很可能是奇点。”虽然理解起来还是有一些困难，但是比之前已经好太多了。
很显然，通俗化的处理和形象化的描述都会提升信息沟通的顺畅性，会帮助信息接收者更轻松地获得自己想要的信息。当然，信息的通俗化和简单化并不意味着要彻底抛弃专业性的描述，在一些比较严谨的学术会议或者沟通中，相关话题的定义和概念都需要专业描述。
删除不必要的中间阶层，打造扁平化沟通模式
管理学上有一个众所周知的沟通漏斗理论：个人如果想要表达100%的信息，那么在进行团队内部沟通的时候，只能传递80%的信息；而在传递信息的过程中，由于受到了沟通所处的环境、心理状态、沟通方式的影响，最终被接收到的信息只有60%，而接收者所能理解的信息大约为40%；由于其他一些原因，等到最终落实的时候，往往已经降到了20%的水准上。
在这个沟通漏斗理论中，信息遗失现象的问题极大地凸现出来。造成这一问题的一个重要原因就是沟通层级的增加。可以说沟通层级越多，信息消耗越大。毕竟任何一个信息传递者都有可能在传递信息的过程中对信息进行主观判断和干扰，他们拥有自己的想法和需求，拥有自己的利益倾向，也拥有自己的理解能力和表达水平，而这些都会成为阻碍信息完整传达下去的障碍。
管理学上有一个人人皆知的“崔西定律”：处理事情的困难程度与其执行步骤的数目平方成正比。举个例子来说，如果完成某项工作需要三个步骤，那么这项工作的困难程度可能就达到了九；一旦人们将工作的步骤增加到了五个，其难度系数就会相应地增加到二十五。反过来说，如果人们可以减少步骤，那么工作的难度也会相应地降低。以此类推，如果人们增加了沟通的层级，那么沟通的难度就会增加，沟通的效果就会下降。
正因为如此，人们在沟通中一直致力于缩短沟通距离，压缩沟通的层级，确保最大程度地删除不必要的中间传递阶层。比如在企业中，高层领导在制订计划后会下达指令，而这些指令在往下传输的过程中需要经过各个层级。对于团队组织来说，如果内部的层级机构过多，信息传输的效率就必定会受到影响，沟通漏斗的负面影响也就越大。许多管理者都倾向于将团队内的组织结构进行细化，组织结构的细化往往伴随着管理的细化和职能的细化，但是从团队组织尤其是企业的发展需求来看，过多的层级设置会带来低效的问题，无论是内部沟通还是执行都会大打折扣。
因此最好的方式是精简机构，尤其是精简层级机构。管理者需要将整个机构进行扁平化处理，去除一些不必要的中间阶层。在扁平化的组织机构中，内部人员的沟通会更加顺畅，平级之间、上下级之间的交流会更加频繁、高效。
比如在华为公司，过去一直坚持信息的逐层沟通，结果经常发生执行延迟和错误执行的情况。为了提升沟通效率，公司对内部的组织结构进行改革，并逐步形成了一个特殊的扁平矩阵结构。整个华为公司内部的机构、职位以及人员形成了一个整体性的、纵横交错的网络，有效地将事业（业务）分工和专业职能分工有机结合起来。
在这个特殊的矩阵结构中，在横向上，公司坚持职能专业化原则，设立区域组织，为业务单位提供支持、服务和监督，并确保这些区域组织坚持以客户为中心开展业务活动；从纵向方面来说，公司按照业务专业化原则设立四大业务运营中心，设置经营管理团队，它们以客户需求来确定各自的目标、考核以及管理运作机制。在整个矩阵结构中，企业高层和执行者之间，企业高层与客户之间的沟通距离被拉近了，相关的沟通变得更加高效。
另外，有一些团队由于特殊的组织结构，或者在机构无法进一步进行简化的前提下，可以直接选择打造扁平化的沟通方式，简单来说就是进行沟通的时候直接跳过中间的传递者，直接和想要沟通的对象建立交流。一些企业高层会特意在自己和执行者之间开通一条“沟通热线”。通过这条“热线”，人们可以直接将自己的想法和指令告诉沟通对象，这种交流能够有效拉近彼此之间的关系，降低沟通漏斗的负面作用。
因此从理论上来说，最高效的信息传递就是A将信息传递给B，而不是A—C—B，或者A—C—D—B类似的模式。当然，一些特殊情况下需要中间阶层进行传达，比如沟通双方本身并不熟悉，或者一方对于另一方不太信任，这个时候可以借助第三者进行传话。
不过多数情况下，直接的沟通更加重要。现如今许多企业家在拓展市场时，都会直接开通“热线”，在自己和市场一线员工之间建立最直接的沟通关系。很多世界级别的大公司中都存在这样的情况，企业高层要求市场部的员工直接向自己汇报市场动向，以便高层可以及时对市场的变化有所了解，并制订更加有针对性的策略。一些公司明确要求重要的指令不能超过三个层级，甚至应当当面进行交流。
在打造扁平化的沟通模式时，人们可以使用互联网进行沟通。现代网络技术具备有效处理大量信息的超强功能，沟通者如果愿意的话，往往可以在短时间内通过互联网将团队的信息以“集群式”（即在同一时点向所有对象传送信息）传递出去。互联网具备了无可比拟的传播优势，可以更好地解决渠道扁平化过程中所遇到的信息传递与处理问题。
善用金字塔原理，强化他人的理解
沟通时，许多人会将关注点放在“自己说了什么”上，而忽略了沟通的关键在于对方能够接收到多少信息，能否有效地理解相关的沟通内容。有时候人们自认为说了很多信息，自认为已经表述了相关的内容，却不清楚他人的想法，不清楚自己的表达是不是到位。
从信息沟通的角度来说，一个完整的沟通流程应该是，一方传递信息，另一方顺利接收信息，并且做出反应。如果另一方没能理解和接收相关信息，那么沟通活动就处于失败的状态。本章重点谈到了信息压缩和沟通流程简化的话题，目的是让沟通者轻装上阵，对相关的表达进行简化处理，避免复杂化，保证信息接收更加简单。但是在很多时候，信息的简化并不意味着删减和压缩，而在于形式上的归纳和整理。
比如一些人在谈到某个话题时，会一次性提出多条内容，或者谈到多个要点。这些内容实际上无法进行压缩或者删减，一旦盲目简化，就可能会导致重要信息的遗漏。但内容上的不可简化并不意味着形式上就无法进行简化，只要表达得当，一样可以让信息接收者觉得更加轻松。
比如某个领导在会议上对下属提出了一大堆的要求：下周开始，每个人必须注意衣服的整洁，不能出现邋里邋遢的装扮；每天早上都要保持桌子的洁净，公司会进行突击检查；而且，我希望每个员工在上班时保持好的状态，不要无精打采；所有人本周之前要写一份总结报告；还有上次让大家修改的方案都呈交上来；各部门的经理应该在会议之后将会议指示印发下去；公司准备进行安全检查，所有职工宿舍的线路和电器都要接受检验；公司办公室内的空调也要统一进行更换。
在上面这段简单的谈话中，领导一共传递了八个重要信息，而这八个重要信息是否会被大家一一记住呢？恐怕很难。对于多数倾听者而言，他们无法在第一时间完全记住对方说了什么。哈佛心理学家乔治·A. 米勒曾经提出了有关短期记忆的七块信息区的理论。在乔治·A. 米勒看来，一个正常人在日常的一次性记忆中（不是重复或者强行记忆），往往只能记住大约七条信息（一般为五至九条），这些信息能够在大脑中短暂地保存一段时间。如果信息太多的话，大脑的反应能力和短期记忆能力就会大打折扣，并且自动屏蔽超出范围的相关信息。
所以在那些信息量比较大的沟通中，无论是沟通者还是信息接收者，都需要想办法确保沟通内容更容易被人记住。这里就可以运用到金字塔原理。金字塔原理简单来说就是一种层次上的概括和细分，每一层次的思想观点都是对低一层次思想观点的解决，而同一层次的思想观点属于同一范畴且具有逻辑顺序。
运用金字塔原理对上面的谈话进行整理，就可以发现多达八条信息的谈话完全可以在形式上进行简化，变成三个大项目。按照这三个大项目分别进行记忆，效果会更好一些。
注意形象： 下周开始，每个人必须注意衣服的整洁，不能出现邋里邋遢的装扮；每天早上都要保持桌子的洁净，公司会进行突击检查；而且，我希望每个员工在上班时保持好的状态，不要无精打采。
处理文件： 所有人本周之前要写一份总结报告；还有上次让你们修改的方案都呈交上来；各部门的经理应该在会议之后将会议指示印发下去。
安全检查： 公司准备进行安全检查，所有职工宿舍的线路和电器都要接受检验；公司办公室内的空调，坏掉的也要进行更换。
如果说简化信息的内容、压缩信息传输通道都是为了提高信息传输的效率，那么对相关信息进行总结和概括，就是为了提升他人信息接收的效果。这种概括是为了将同一类信息进行归类，从而提升沟通的便利性和针对性。除了划分同一范畴之外，同一类型的思想观点还需要进行逻辑顺序的整理，这同样是为了提升个人表达能力以及强化他人对于信息接收的效果。
有个员工准备向董事长汇报会议时间安排的事情：“董事长，我联系了一下销售部的王经理，他正在处理一起客户投诉问题，因此下午两点的会议没有办法出席了。财务部的胡经理抽不出时间，他下午要去税务局处理财务问题，他建议会议明天进行也可以，但是最好明天中午十二点，因为他明天早上可能还要去一趟税务局。负责这一次会议的副总莫先生刚刚也打来电话询问今天下午是否如期举行会议，后天他将会出差。还有一点，别忘了，明天晚上您还要在会议室接待来宾，我已经做好了相关安排，因此我建议将会议延期到明天下午进行，不知道您的意思怎么样？”
这段话听起来非常别扭，董事长听了估计头都要大了。此时如果有人愿意将这段话进行梳理，那么意思就会通顺很多：“董事长，我看将原定会议改成明天下午比较合适。因为销售部的王经理要处理客服问题，财务部的胡经理明天下午之前都会待在税务局，而副总后天还要出差，再加上明晚会议室没有空，我觉得明天下午安排开会最合适。”经过这样一番巧妙的解释，整个顺序就被理清了。
人们听到或者看到某一段话的时候，通常会按照这些话的前后关系来理解，并做出相应的判断。因此沟通者在表达的时候需要维持每句话之间的联系，不能随意进行组合，不要出现跳跃、重复、次序颠倒的情况。混乱的表达往往会给信息接收者带来巨大的负担。
无论是进行概括和归纳，还是把握逻辑顺序，都是运用金字塔原理的典型方式，目的是让相对混乱繁杂的信息以一种更合理的形态表现出来，保证双方的沟通可以更加轻松简单。
运用技术，提升信息传输效率
众所周知，在电报和电话诞生之前，人们主要的沟通方式是面对面交谈或者写信，而这两个沟通方式的最大弊端就是耗时比较长。当沟通双方的距离比较远时，传统的沟通方式会受到很大的制约。
比如在电话和电报诞生之前，某个英国商人想要邀请自己的五个商业伙伴一同收购一家煤炭公司，而他的合作伙伴分别待在伦敦、苏格兰、华盛顿、巴黎、奥地利。想要同这五个合作伙伴商谈大计，只有两种方式：一种是分别写信给这五个人，并且等待他们的回信，这可能要耗时好几个月，因为信件送往美国再获得反馈通常需要几个月的时间，而且在信中很难一次性将问题说清楚；另一种是写信给五个人，然后邀请对方来英国面谈，而这同样需要花费很长时间。
镜头切换到今天，互联网技术高速发展，人们不仅可以通过电话聊天，还可以使用远程视频进行沟通，一些重要的会议也能够以这样的方式召开。商人完全可以借助新的技术在最短时间内将信息传输给合作伙伴，而且几乎可以做到实时传输，这样的传播速度比传统方法快了几千几万倍。
如果对不同时间段的沟通方式进行分析，就会发现提升信息传输的方法和技术息息相关。当技术不断提升的时候，沟通效率也会得到提升，沟通信息的完整性也更能得到保障。视频聊天就比写信的信息量更大，传输速度更快，而且信息不容易出现遗失。在提升效率方面，技术往往能够发挥重要的作用。随着互联网技术的发展，信息技术的更新换代，人们在社交和沟通中的效率不断提升，沟通的速度加快，一对一的沟通模式开始出现，这样就使得人们可以克服地理距离，尽可能达到面对面交流的效果和体验。由于沟通技术的提升，人们还可以利用各种信息传输工具和社交工具，保证社交广度的无限延伸。换句话说，人们可以在短期内结交更多的朋友。
在日常生活中，人们通常会将沟通当成一种软实力的展示，其实沟通同样需要硬实力的支撑。在强调沟通态度、沟通技巧的时候，人们或许应该看看自己周边发生的那些变化。每天拨打的电话、发送的邮件、进行的视频对话，以及在电子平台上发布的各种信息，都是以技术为支撑的。试想一下，如果没有手机和电脑，没有互联网，人们的沟通效率将会下降多少档次。
广告商如今可以依赖互联网技术快速地传递信息，将自己的宣传力度拔高到更高的水平上，而且传播的广度也得到空前的扩大。商人可以在网络上发布各种招商信息，或者出售产品的信息。公司则可以在最短时间内查询到各种原材料的价钱，可以招收到各式各样的员工。消费者可以不出门就与店家进行交流，了解产品的相关信息。
越来越多的人都意识到了这一点：正是技术的提升，使得他们拥有了更好的沟通方式，沟通的效率明显得到提升。在谈判做生意的时候，在管理的时候，在进行信息收集的时候，互联网技术都为他们提供了很大的便捷。比尔·盖茨就是坚定的技术支持者，他认为信息技术的发展将会改变人们的生活方式和沟通方式，并将人们的生活提高到另外一个层次上。在他的新生活理念中，通过信息技术的连接，人与所有的家庭设备，与所有的家庭成员都会连成一体，与整个社会也会连成一体。那个时候，信息共享可能会发展到一个更高的层次上，变成信息的一体化。
技术是效率提升的一个重要助力。相比于技巧的提升和结构性的压缩、简化，技术提升对于沟通效率的提高往往更加直接。可以说现如今人们的沟通方式就是由技术决定的。然而，沟通的本质是沟通者之间的配合，技术虽然很重要，但是沟通技巧和态度等软实力同样重要，这些软实力才是沟通的本质，才决定了沟通的真正高度和效果。一味依赖技术的话，有可能会降低个人的沟通能力，比如在互联网上，人们的沟通能力就受到了制约。如果进行一个直观的对比就会发现，如今的人在认识新朋友方面的确更加占优势，速度更快，认识的人也更多，但是在建立稳定的人际关系方面却越来越不擅长。过分依赖社交工具和信息技术，使得人们忽略了情感交流和技巧的提升。
在网络世界中，彼此之间往往很难建立起稳定而真实的感情。尽管很多时候人们会聊各种话题，但是难以深入到内部，难以真心实意地进行沟通，人与人之间只是看上去还不错而已，沟通效率并不高。正如一些社会学家所说：“在互联网时代，人们甚至没有办法回答问题。没有人会给你一个精确的答案，因为没有人愿意与你深交，也没有多少人会真正愿意在你陷入困境后伸出援手。”技术在某种程度上拉近了人与人之间的距离，却疏远了人与人之间的关系。
说话要有重点、有逻辑
王先生是一个对工作非常认真负责的管理者。在公司里工作多年的他，一直都将工作当成自己的事情来处理。无论遇到什么事情，他都会想方设法解决。大家对他的工作态度都很认同，可是有一点，他常常在沟通中将好几件事情杂糅到一起来说，总是试图一次性将所有的事情说清楚，反而影响了沟通的效率。
比如他在会议上会拿出一张稿子，上面记着所有需要讨论的事项，他会将各种各样的事情和要求一次性提出来。也正因为如此，每次开会，他似乎都没有给会议确定一个基调，也没有确定一个稳定的主题。有时候会议明明在谈论“公司新产品研发”的相关事项，他会额外地将公司最近的客服问题拿到会议上来说。当公司的内部会议以“如何提升管理者素养”为主题时，他会趁机谈论起市场开发的问题。正因为常常将好几件主题各异的事情同时放在会议上讨论，参与者手忙脚乱，不得不在各个事项的讨论中切换自己的思维模式。
对于会议参与者来说，这样的会议往往很难达成什么实质性的统一意见，因为许多人根本没有足够的精力和时间来应对好几件事，所有的参与者也无法同时为好几个课题准备好充足的资料。也正是因为这样，他每次开会都会超过两个小时。所有人都对此怨声载道，大家根本无法专注于讨论原定的话题。
在日常沟通中，人们往往会重视对话题的扩展，希望自己可以多谈论一些内容。可是由于语言掌控能力和组织能力不好，他们在很多时候容易将话题说得越来越偏，似乎忘记了自己应该怎么去合理组织好自己要表达的内容，忘记了该如何去明确自己的沟通任务和沟通主题。比如一开始明明想要谈论“买房子”的问题，最后却变成了租房或者种植粮食，这样就出现了跑题的情况，相关的沟通也就失去了意义。
有时候人们又会陷入另一个陷阱：试图一次性将所有的话题说清楚。简单来说，沟通者的主要想法是将A事件说清楚，可是随着谈话的进行，他们开始将话题扩展到B事件、C事件上。同跑题不同的是，沟通者将几个不同类型的话题全部放在一次沟通中解决。这样做往往会带来很多不便。比如当多个沟通话题同时存在和出现的时候，可能会存在“选择性障碍”，人们不清楚自己应该先聊些什么，最终可能会在不同的话题中纠结。不同的话题之间也会相互干扰，有时候当某一个话题陷入僵局时，沟通者所想的并不是如何想办法解决它，如何想办法达成一致，而是采取逃避的姿态，选择暂时拖延，然后寻求另一个话题来探讨。
此外，每一个人的时间和精力都是有限的，人们在有限的时间内只能做有限的事，谈论有限的话题。如果人们试图一次性解决所有问题，可能会导致每一件事情都说不清楚，每一次沟通都匆匆结束。美国著名的德州仪器公司有一句非常有名的口号：“写出两个以上的目标就等于没有目标。”当人们花费时间和精力试图一次去解决两件甚至多件事情时，会很难保持专注，很难保持持续性的高效。而且由于精力的分散，人们在对待每一件事的时候都可能显得力不从心。沟通也是如此。一般情况下，每一次沟通最好只针对一个话题，只负责解决某一个问题。
从沟通的本质和效果来看，沟通应该具有独立性和针对性。所谓独立性指的是沟通话题应该是独立的。每一次沟通的话题都应该是唯一的，不要和其他事情、其他话题杂糅在一起来说。就像公司准备拓展新市场，那么在最近的内部会议当中，负责人就应该重点讲述“如何拓展新市场”的问题，而不要将其他问题放在一起讨论。尤其是一些比较紧迫和重要的事情，更应该独立出来讨论。比如公司最近遭遇了客户频繁的投诉，那么紧急会议中讨论的重点话题就是客服问题，就不适合将财务问题、职工生活作风整顿问题拿出来讨论。
对于沟通者来说，最好任何话题都能够保持独立性，这样才能方便人们就事论事，进行针对性的讨论。沟通应该具备针对性，这种针对性其实就是一种沟通的准备工作以及沟通流程的设置。沟通者在讨论和交流的时候，应该重点围绕某件事或者某个话题，大家的发言和表达也要围绕这个话题展开，所有的观点和想法都是为这个话题服务的。一旦所有的话题都不是独立存在的，多个话题掺杂在一起，那么人们的讨论很容易失去方向和目标，容易失去重心。
从语言表达的角度来分析，任何一次谈话都应该有一个大概的、稳定的、唯一的结构和框架。这个框架和结构类似于卫星绕着地球转动，人们谈论的话题与核心思想就是地球，人们所表达的各种观点和看法就像卫星，所有的观点和想法都是围绕着话题来转动的。试想一下，如果在一个沟通中，出现了多个话题，出现了多个地球，那么卫星围绕地球转动的模式就容易受到干扰和破坏。
在这一方面，销售人员往往更具心得。在平时推销产品的时候，他们每一次开启对话，都只是专注于推销某一款产品。换句话说，当他们准备卖出某件衣服时，在接下来的半个小时或者一个小时内，话题都离不开这件衣服。只有当他们意识到自己已经谈妥了这笔生意，或者对这笔生意感到无望时，才会开启新的对话——推销裤子或者鞋子。
对于他们来说，保持一个稳定的唯一的话题框架很重要。他们会想办法让话题变得更加独立，会想方设法将话题控制在一个独立的范畴内解决。也许沟通者之间还有其他重要的事情需要交流，但是他们不会让所有的重要话题都堆积在一起，相互干扰。
过滤不必要的信息，谈论重点内容
有家公司的老总准备在四天之后召开一个内部会议，于是就让新来的秘书呈交一份大致的演讲稿，主要是写出一些相关的重点提示，而且公司老总一开始就决定在二十分钟内结束会议。但是看到秘书提交的演说稿后，老总顿时傻眼了：上面密密麻麻写了两万多字。整个演讲稿非常拖沓冗长，让人几乎抓狂。所以他最后还是决定脱稿演说，否则这么多内容得花费一个多小时来读。会议结束之后，老总果断辞掉了这个秘书。
类似的情况在生活中并不少见，美国曾经推出一份详细的《健康安全法案》，结果大家都被这个多达一千三百四十二页的法案给吓住了。事实上，按照民众的理解，这个《健康安全法案》中有很多内容都是重复的，要么就是一些啰唆且毫无逻辑的内容，缺乏可读性。好在各种法案的制定经历中，很少有这种内容庞杂的法案出现。
14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉在他的《箴言书注》中说：“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事情。”所以他提出了一个绝妙的定律：如无必要，勿增实体。
这就是著名的奥卡姆剃刀定律。按照这个定律的说法，解决问题的最佳方式就是尽可能地切除那些不必要的累赘，去除那些不必要的组织或者部分。奥卡姆剃刀定律并非一种极简主义风格，但它却建议人们保持简单的风格。在沟通中也是如此，应该尽量反对啰唆的、烦琐的言谈，将沟通内容进行简化处理，将一些不必要的内容删除，将一些无价值的内容排除，确保沟通者直接谈论那些最重要的信息。
著名的咨询公司麦肯锡公司有一次为一家重要的大客户做咨询。咨询完成之后，客户公司的董事长走进电梯，对陪同的麦肯锡公司的项目负责人说：“你能不能和我大致谈一下结果？”面对这样仓促的问题，毫无准备的项目负责人只能支支吾吾地做出回答，而且明显不够精简。当时电梯从三十楼下到一楼，因此留给负责人的时间只有大约三十秒钟，可是在这段时间内他没有将事情讲清楚。
等到电梯到达一楼之后，董事长摇着头离开，麦肯锡公司也因此失去了一个重要客户。这一次的失败让麦肯锡备受打击，公司这才意识到高效表达以及信息总结和提炼的重要性。公司决定在内部进行整顿和培训，要求所有员工必须在短时间内将自己应该表达的内容说清楚，凡事需要直奔主题和结果，删除多余的话，并将重要内容归纳在三条以内。这个要求就是著名的“麦肯锡30秒电梯理论”。
如今，这个理论风靡全球，沟通效率问题也成为大家关注的焦点。如何在最短时间内描述清楚自己的观点，如何在最短时间内说服他人，成为个人表达水准的一个重要指标。这种短时间表达能力需要强大的信息压缩和简化能力，需要人们对相关信息进行筛选。
在过去信息不发达的年代里，人们大部分时间都处于对信息极度渴求的状态，而如今的世界处在信息大爆炸的时代，整个世界每天都会产生大量的信息，人们随时随地都可能处于大量的信息冲击之下，电脑、手机、电视、杂志，以及人们口耳相传的信息，都影响着人们的判断。这些信息冲击着人们的思维方式和生活方式，也影响着人们的沟通方式。在沟通中，人们很有可能会夹杂很多无效信息以及价值不高的信息。社会学家经过研究，发现每个人每天接收到的大部分信息都没有什么价值，人们可能时刻都处于信息垃圾的包围之中，不仅如此，人们也可能会将这些信息垃圾传送给其他人。
如果想要达到高效沟通的目的，就要懂得把握好信息筛选的工作，过滤那些不必要的信息。这些信息主要包括以下两种：
一、对方不喜欢也不感兴趣的信息
对于任何人来说，有效信息的一个基本特点都是能够迎合需求。如果信息丝毫不能引起他人的兴趣，那么这样的信息就没有任何存在的必要。有个水果供应商一直在谈论自己的香蕉，说自己的产品多么新鲜，但是听众却只想着购买芒果，这个时候供应商的话就变成了废话。水果供应商应该专注于描述自己的芒果，谈论芒果的品质和价格，这样才能事半功倍。同样地，和一个着急问路的人进行交流，最直接的方式就是给对方指路，而不是花费大量时间谈论如今的交通状况多么糟糕，汽车和公交车哪一个更加方便。
二、没有太多价值的信息
沟通双方在谈论某个话题时，有时候会花大量时间和精力肤浅地谈论一些没什么太大价值的内容，就像人们单纯地介绍和描述某一现象，而没有针对这些现象进行深入剖析，没有直接给出具体的解决方案一样。有时候双方之间的沟通会涉及大量与话题无关的事情，这样就偏离了主题，会导致无效沟通的出现。比如谈判双方原本是针对彼此之间的矛盾进行交流，可是双方大部分时间都在谈论其他无关紧要的话题，导致整个沟通活动主次不分，浪费大量时间。
在沟通中，人们需要把握“二八原则”：在整个沟通体系中，只有大约20%的信息是重要的，它们决定了80%的沟通效果，所以在有限的时间内，人们应当重点关注那20%的关键信息，或者说尽可能过滤那80%的低价值信息。
过滤信息是一种有效的简化方式，只有这样，人们才能在最短时间内说完所有的重要内容，尽可能地表达更为完整的意思。
将复杂的内容转化成通俗易懂的语言
IT界的传奇人物罗斯·佩罗有一次受邀去哈佛商学院参观，当时他和许多哈佛教授以及学生有了深入的交流，对整个哈佛的学术教育以及内部沟通提出了自己的看法，他认为哈佛的学术环境在整个世界上来说都是独一无二的，哈佛在研究方面具备了雄厚的实力。与此同时，他也发现了哈佛过度追求学术以及学术化表达的弊端，在发表演说的时候，他给出了这样一段评价：“你们的麻烦是，你们所说的环境扫描，我把它叫作朝窗外看。”在罗斯·佩罗看来，哈佛人的复杂表达方式使得信息传递常常脱离了生活范畴，使得彼此之间的交流变得专业、低效，而非更加简单化和生活化。
罗斯·佩罗的想法显然不是孤立存在的，许多精英阶层都意识到了这样的问题。他们觉得那些所谓的社会精英、天才、成功者往往都存在沟通问题，这些沟通问题所造成的障碍类似于爱因斯坦提出相对论时面临的困惑，他们都无法让别人理解自己，无法简化自己的信息。
在《简单的力量》这本书中，作者杰克·特劳特和史蒂夫·里夫金提到了一个非常另类的观点——“顾问是大量胡说八道的源头”。两个人曾经在管理行业、咨询行业中进行调查，发现很多人都习惯于从专业的咨询师那里获得更多的帮助。他们常常希望咨询师可以给他们一些重要的建议，更确切地说是希望从他们身上获得一些让自己看起来更加专业的方法。但事实上，多数咨询公司以及咨询师并没有提供相应的帮助，反而带来了很多麻烦。这些麻烦主要在于咨询师们的表达专业性太强，且过于理论化。他们喜欢提出一些理论性很强的概念，喜欢运用复杂的专业知识来描述相关信息，从而让整个咨询工作变成复杂的信息传递和信息解码工作。
很显然，许多人将专业化的语言和复杂的表述当成精英文化的一部分，当成精英文化的某一种选择。他们更希望使用一些复杂的、难以理解的专业化语言来表达自己的想法，并以此来证实自己存在的价值以及表达内容的价值。可是对于整个沟通工作而言，相关的信息描述会增加理解上的难度，会变成信息交流的巨大障碍。一般情况下，沟通者的表达过于烦琐、复杂，会使对方感到枯燥，丧失继续沟通的兴趣。
很难想象经济学家和普通人谈论需求弧弹性、场外交易市场（OTC）、消费物价指数（CPI）、风险投资（VC）、影子银行等经济学专用词汇。也很难想象音乐家同普通人谈论音色、音值、柔板、和弦、泛音、切分音等专业词汇。相比之下，简单直白的陈述可能更容易让人理解和接受。
杰克·特劳特和史蒂夫·里夫金一直都在提倡简单明了的沟通，反对那些过分的无意义的修饰，反对过分的专业化——“清空你背包中的所有形容词、副词和从句，它们让你步履蹒跚，停滞不前。轻装旅行。记住，英文中最容易记住的句子也是最简短的‘国王死了’和‘耶稣哭了’。”
一般情况下，理论化、专业化的表达更能够凸显出个人扎实的知识和见识，更能够凸显出自己的能力，但是对于信息接收者而言，这或许就是一个障碍，毕竟越是专业化、越是复杂的信息，理解起来就越困难，也越容易出现偏差。因此，将复杂的内容转换成简单易懂的问题，更加符合人们的沟通需求，也更容易受到欢迎。
比如在2001年10月23日的苹果产品发布会上，乔布斯推出了iPod播放器。这是一款重量轻巧而内存很大的革命性产品，当时苹果公司的营销负责人拟订了一份简介，大体是说iPod播放器的硬盘达到了惊人的5G，而重量却不足一千克，使用起来非常简单便携。乔布斯见到这样的介绍后，意识到一个问题，并不是所有人都理解什么叫硬盘，并不是所有人都理解5G究竟有多大，他觉得这样的介绍无疑有些复杂化了，因此他做出了修改： “iPod播放器，能把一千首歌装进你的口袋里。”和之前的介绍相比，乔布斯的这句话非常通俗，听众一下子就对iPod播放器有了很深的了解。
出色的表达者会运用生动形象的语言简化那些复杂抽象的定义，而不是将其复杂化、理论化、概念化、专业化。他们更擅长输出一些大脑容易接受的信息。他们会对信息进行转化，这种转化主要包含了以下几个方面：将专业性很强的信息以通俗的句子表达出来；将复杂的、理性的、逻辑思维的信息转化成为形象的信息。
比如一个科学家同普通人讲述“奇点”的时候这样说道：“所谓奇点是指若不可延拓时空中存在一条或一条以上的类时或类光的不完备测地线则称该时空为奇性时空，不完备测地线所趋向的点。”这个定义几乎让多数人感到崩溃，恐怕连最出色的物理学家和天文学家也无法从容地给出一个让人满意的解释。一些科学家则会这样介绍奇点：它没有任何边界，不存在空间上的大小，它就像是一个漆黑夜空里的一个点，但又不是，因为奇点本身就代表了整个宇宙的雏形，最初的宇宙就是从这个点中扩展开来的，至于这个点究竟有多大，究竟什么时候出现和消失，没人说得清，在奇点之前根本没有时间的存在。这样的描述仍旧让人感到费解。而另外一些科学家则做了一个更加通俗的比喻：“假如一个物体的能量或者质量足够大，它就会在包裹在外面的橡皮膜刺出一个洞，而这个洞就很可能是奇点。”虽然理解起来还是有一些困难，但是比之前已经好太多了。
很显然，通俗化的处理和形象化的描述都会提升信息沟通的顺畅性，会帮助信息接收者更轻松地获得自己想要的信息。当然，信息的通俗化和简单化并不意味着要彻底抛弃专业性的描述，在一些比较严谨的学术会议或者沟通中，相关话题的定义和概念都需要专业描述。
删除不必要的中间阶层，打造扁平化沟通模式
管理学上有一个众所周知的沟通漏斗理论：个人如果想要表达100%的信息，那么在进行团队内部沟通的时候，只能传递80%的信息；而在传递信息的过程中，由于受到了沟通所处的环境、心理状态、沟通方式的影响，最终被接收到的信息只有60%，而接收者所能理解的信息大约为40%；由于其他一些原因，等到最终落实的时候，往往已经降到了20%的水准上。
在这个沟通漏斗理论中，信息遗失现象的问题极大地凸现出来。造成这一问题的一个重要原因就是沟通层级的增加。可以说沟通层级越多，信息消耗越大。毕竟任何一个信息传递者都有可能在传递信息的过程中对信息进行主观判断和干扰，他们拥有自己的想法和需求，拥有自己的利益倾向，也拥有自己的理解能力和表达水平，而这些都会成为阻碍信息完整传达下去的障碍。
管理学上有一个人人皆知的“崔西定律”：处理事情的困难程度与其执行步骤的数目平方成正比。举个例子来说，如果完成某项工作需要三个步骤，那么这项工作的困难程度可能就达到了九；一旦人们将工作的步骤增加到了五个，其难度系数就会相应地增加到二十五。反过来说，如果人们可以减少步骤，那么工作的难度也会相应地降低。以此类推，如果人们增加了沟通的层级，那么沟通的难度就会增加，沟通的效果就会下降。
正因为如此，人们在沟通中一直致力于缩短沟通距离，压缩沟通的层级，确保最大程度地删除不必要的中间传递阶层。比如在企业中，高层领导在制订计划后会下达指令，而这些指令在往下传输的过程中需要经过各个层级。对于团队组织来说，如果内部的层级机构过多，信息传输的效率就必定会受到影响，沟通漏斗的负面影响也就越大。许多管理者都倾向于将团队内的组织结构进行细化，组织结构的细化往往伴随着管理的细化和职能的细化，但是从团队组织尤其是企业的发展需求来看，过多的层级设置会带来低效的问题，无论是内部沟通还是执行都会大打折扣。
因此最好的方式是精简机构，尤其是精简层级机构。管理者需要将整个机构进行扁平化处理，去除一些不必要的中间阶层。在扁平化的组织机构中，内部人员的沟通会更加顺畅，平级之间、上下级之间的交流会更加频繁、高效。
比如在华为公司，过去一直坚持信息的逐层沟通，结果经常发生执行延迟和错误执行的情况。为了提升沟通效率，公司对内部的组织结构进行改革，并逐步形成了一个特殊的扁平矩阵结构。整个华为公司内部的机构、职位以及人员形成了一个整体性的、纵横交错的网络，有效地将事业（业务）分工和专业职能分工有机结合起来。
在这个特殊的矩阵结构中，在横向上，公司坚持职能专业化原则，设立区域组织，为业务单位提供支持、服务和监督，并确保这些区域组织坚持以客户为中心开展业务活动；从纵向方面来说，公司按照业务专业化原则设立四大业务运营中心，设置经营管理团队，它们以客户需求来确定各自的目标、考核以及管理运作机制。在整个矩阵结构中，企业高层和执行者之间，企业高层与客户之间的沟通距离被拉近了，相关的沟通变得更加高效。
另外，有一些团队由于特殊的组织结构，或者在机构无法进一步进行简化的前提下，可以直接选择打造扁平化的沟通方式，简单来说就是进行沟通的时候直接跳过中间的传递者，直接和想要沟通的对象建立交流。一些企业高层会特意在自己和执行者之间开通一条“沟通热线”。通过这条“热线”，人们可以直接将自己的想法和指令告诉沟通对象，这种交流能够有效拉近彼此之间的关系，降低沟通漏斗的负面作用。
因此从理论上来说，最高效的信息传递就是A将信息传递给B，而不是A—C—B，或者A—C—D—B类似的模式。当然，一些特殊情况下需要中间阶层进行传达，比如沟通双方本身并不熟悉，或者一方对于另一方不太信任，这个时候可以借助第三者进行传话。
不过多数情况下，直接的沟通更加重要。现如今许多企业家在拓展市场时，都会直接开通“热线”，在自己和市场一线员工之间建立最直接的沟通关系。很多世界级别的大公司中都存在这样的情况，企业高层要求市场部的员工直接向自己汇报市场动向，以便高层可以及时对市场的变化有所了解，并制订更加有针对性的策略。一些公司明确要求重要的指令不能超过三个层级，甚至应当当面进行交流。
在打造扁平化的沟通模式时，人们可以使用互联网进行沟通。现代网络技术具备有效处理大量信息的超强功能，沟通者如果愿意的话，往往可以在短时间内通过互联网将团队的信息以“集群式”（即在同一时点向所有对象传送信息）传递出去。互联网具备了无可比拟的传播优势，可以更好地解决渠道扁平化过程中所遇到的信息传递与处理问题。
善用金字塔原理，强化他人的理解
沟通时，许多人会将关注点放在“自己说了什么”上，而忽略了沟通的关键在于对方能够接收到多少信息，能否有效地理解相关的沟通内容。有时候人们自认为说了很多信息，自认为已经表述了相关的内容，却不清楚他人的想法，不清楚自己的表达是不是到位。
从信息沟通的角度来说，一个完整的沟通流程应该是，一方传递信息，另一方顺利接收信息，并且做出反应。如果另一方没能理解和接收相关信息，那么沟通活动就处于失败的状态。本章重点谈到了信息压缩和沟通流程简化的话题，目的是让沟通者轻装上阵，对相关的表达进行简化处理，避免复杂化，保证信息接收更加简单。但是在很多时候，信息的简化并不意味着删减和压缩，而在于形式上的归纳和整理。
比如一些人在谈到某个话题时，会一次性提出多条内容，或者谈到多个要点。这些内容实际上无法进行压缩或者删减，一旦盲目简化，就可能会导致重要信息的遗漏。但内容上的不可简化并不意味着形式上就无法进行简化，只要表达得当，一样可以让信息接收者觉得更加轻松。
比如某个领导在会议上对下属提出了一大堆的要求：下周开始，每个人必须注意衣服的整洁，不能出现邋里邋遢的装扮；每天早上都要保持桌子的洁净，公司会进行突击检查；而且，我希望每个员工在上班时保持好的状态，不要无精打采；所有人本周之前要写一份总结报告；还有上次让大家修改的方案都呈交上来；各部门的经理应该在会议之后将会议指示印发下去；公司准备进行安全检查，所有职工宿舍的线路和电器都要接受检验；公司办公室内的空调也要统一进行更换。
在上面这段简单的谈话中，领导一共传递了八个重要信息，而这八个重要信息是否会被大家一一记住呢？恐怕很难。对于多数倾听者而言，他们无法在第一时间完全记住对方说了什么。哈佛心理学家乔治·A. 米勒曾经提出了有关短期记忆的七块信息区的理论。在乔治·A. 米勒看来，一个正常人在日常的一次性记忆中（不是重复或者强行记忆），往往只能记住大约七条信息（一般为五至九条），这些信息能够在大脑中短暂地保存一段时间。如果信息太多的话，大脑的反应能力和短期记忆能力就会大打折扣，并且自动屏蔽超出范围的相关信息。
所以在那些信息量比较大的沟通中，无论是沟通者还是信息接收者，都需要想办法确保沟通内容更容易被人记住。这里就可以运用到金字塔原理。金字塔原理简单来说就是一种层次上的概括和细分，每一层次的思想观点都是对低一层次思想观点的解决，而同一层次的思想观点属于同一范畴且具有逻辑顺序。
运用金字塔原理对上面的谈话进行整理，就可以发现多达八条信息的谈话完全可以在形式上进行简化，变成三个大项目。按照这三个大项目分别进行记忆，效果会更好一些。
注意形象： 下周开始，每个人必须注意衣服的整洁，不能出现邋里邋遢的装扮；每天早上都要保持桌子的洁净，公司会进行突击检查；而且，我希望每个员工在上班时保持好的状态，不要无精打采。
处理文件： 所有人本周之前要写一份总结报告；还有上次让你们修改的方案都呈交上来；各部门的经理应该在会议之后将会议指示印发下去。
安全检查： 公司准备进行安全检查，所有职工宿舍的线路和电器都要接受检验；公司办公室内的空调，坏掉的也要进行更换。
如果说简化信息的内容、压缩信息传输通道都是为了提高信息传输的效率，那么对相关信息进行总结和概括，就是为了提升他人信息接收的效果。这种概括是为了将同一类信息进行归类，从而提升沟通的便利性和针对性。除了划分同一范畴之外，同一类型的思想观点还需要进行逻辑顺序的整理，这同样是为了提升个人表达能力以及强化他人对于信息接收的效果。
有个员工准备向董事长汇报会议时间安排的事情：“董事长，我联系了一下销售部的王经理，他正在处理一起客户投诉问题，因此下午两点的会议没有办法出席了。财务部的胡经理抽不出时间，他下午要去税务局处理财务问题，他建议会议明天进行也可以，但是最好明天中午十二点，因为他明天早上可能还要去一趟税务局。负责这一次会议的副总莫先生刚刚也打来电话询问今天下午是否如期举行会议，后天他将会出差。还有一点，别忘了，明天晚上您还要在会议室接待来宾，我已经做好了相关安排，因此我建议将会议延期到明天下午进行，不知道您的意思怎么样？”
这段话听起来非常别扭，董事长听了估计头都要大了。此时如果有人愿意将这段话进行梳理，那么意思就会通顺很多：“董事长，我看将原定会议改成明天下午比较合适。因为销售部的王经理要处理客服问题，财务部的胡经理明天下午之前都会待在税务局，而副总后天还要出差，再加上明晚会议室没有空，我觉得明天下午安排开会最合适。”经过这样一番巧妙的解释，整个顺序就被理清了。
人们听到或者看到某一段话的时候，通常会按照这些话的前后关系来理解，并做出相应的判断。因此沟通者在表达的时候需要维持每句话之间的联系，不能随意进行组合，不要出现跳跃、重复、次序颠倒的情况。混乱的表达往往会给信息接收者带来巨大的负担。
无论是进行概括和归纳，还是把握逻辑顺序，都是运用金字塔原理的典型方式，目的是让相对混乱繁杂的信息以一种更合理的形态表现出来，保证双方的沟通可以更加轻松简单。
运用技术，提升信息传输效率
众所周知，在电报和电话诞生之前，人们主要的沟通方式是面对面交谈或者写信，而这两个沟通方式的最大弊端就是耗时比较长。当沟通双方的距离比较远时，传统的沟通方式会受到很大的制约。
比如在电话和电报诞生之前，某个英国商人想要邀请自己的五个商业伙伴一同收购一家煤炭公司，而他的合作伙伴分别待在伦敦、苏格兰、华盛顿、巴黎、奥地利。想要同这五个合作伙伴商谈大计，只有两种方式：一种是分别写信给这五个人，并且等待他们的回信，这可能要耗时好几个月，因为信件送往美国再获得反馈通常需要几个月的时间，而且在信中很难一次性将问题说清楚；另一种是写信给五个人，然后邀请对方来英国面谈，而这同样需要花费很长时间。
镜头切换到今天，互联网技术高速发展，人们不仅可以通过电话聊天，还可以使用远程视频进行沟通，一些重要的会议也能够以这样的方式召开。商人完全可以借助新的技术在最短时间内将信息传输给合作伙伴，而且几乎可以做到实时传输，这样的传播速度比传统方法快了几千几万倍。
如果对不同时间段的沟通方式进行分析，就会发现提升信息传输的方法和技术息息相关。当技术不断提升的时候，沟通效率也会得到提升，沟通信息的完整性也更能得到保障。视频聊天就比写信的信息量更大，传输速度更快，而且信息不容易出现遗失。在提升效率方面，技术往往能够发挥重要的作用。随着互联网技术的发展，信息技术的更新换代，人们在社交和沟通中的效率不断提升，沟通的速度加快，一对一的沟通模式开始出现，这样就使得人们可以克服地理距离，尽可能达到面对面交流的效果和体验。由于沟通技术的提升，人们还可以利用各种信息传输工具和社交工具，保证社交广度的无限延伸。换句话说，人们可以在短期内结交更多的朋友。
在日常生活中，人们通常会将沟通当成一种软实力的展示，其实沟通同样需要硬实力的支撑。在强调沟通态度、沟通技巧的时候，人们或许应该看看自己周边发生的那些变化。每天拨打的电话、发送的邮件、进行的视频对话，以及在电子平台上发布的各种信息，都是以技术为支撑的。试想一下，如果没有手机和电脑，没有互联网，人们的沟通效率将会下降多少档次。
广告商如今可以依赖互联网技术快速地传递信息，将自己的宣传力度拔高到更高的水平上，而且传播的广度也得到空前的扩大。商人可以在网络上发布各种招商信息，或者出售产品的信息。公司则可以在最短时间内查询到各种原材料的价钱，可以招收到各式各样的员工。消费者可以不出门就与店家进行交流，了解产品的相关信息。
越来越多的人都意识到了这一点：正是技术的提升，使得他们拥有了更好的沟通方式，沟通的效率明显得到提升。在谈判做生意的时候，在管理的时候，在进行信息收集的时候，互联网技术都为他们提供了很大的便捷。比尔·盖茨就是坚定的技术支持者，他认为信息技术的发展将会改变人们的生活方式和沟通方式，并将人们的生活提高到另外一个层次上。在他的新生活理念中，通过信息技术的连接，人与所有的家庭设备，与所有的家庭成员都会连成一体，与整个社会也会连成一体。那个时候，信息共享可能会发展到一个更高的层次上，变成信息的一体化。
技术是效率提升的一个重要助力。相比于技巧的提升和结构性的压缩、简化，技术提升对于沟通效率的提高往往更加直接。可以说现如今人们的沟通方式就是由技术决定的。然而，沟通的本质是沟通者之间的配合，技术虽然很重要，但是沟通技巧和态度等软实力同样重要，这些软实力才是沟通的本质，才决定了沟通的真正高度和效果。一味依赖技术的话，有可能会降低个人的沟通能力，比如在互联网上，人们的沟通能力就受到了制约。如果进行一个直观的对比就会发现，如今的人在认识新朋友方面的确更加占优势，速度更快，认识的人也更多，但是在建立稳定的人际关系方面却越来越不擅长。过分依赖社交工具和信息技术，使得人们忽略了情感交流和技巧的提升。
在网络世界中，彼此之间往往很难建立起稳定而真实的感情。尽管很多时候人们会聊各种话题，但是难以深入到内部，难以真心实意地进行沟通，人与人之间只是看上去还不错而已，沟通效率并不高。正如一些社会学家所说：“在互联网时代，人们甚至没有办法回答问题。没有人会给你一个精确的答案，因为没有人愿意与你深交，也没有多少人会真正愿意在你陷入困境后伸出援手。”技术在某种程度上拉近了人与人之间的距离，却疏远了人与人之间的关系。
说话要有重点、有逻辑
王先生是一个对工作非常认真负责的管理者。在公司里工作多年的他，一直都将工作当成自己的事情来处理。无论遇到什么事情，他都会想方设法解决。大家对他的工作态度都很认同，可是有一点，他常常在沟通中将好几件事情杂糅到一起来说，总是试图一次性将所有的事情说清楚，反而影响了沟通的效率。
比如他在会议上会拿出一张稿子，上面记着所有需要讨论的事项，他会将各种各样的事情和要求一次性提出来。也正因为如此，每次开会，他似乎都没有给会议确定一个基调，也没有确定一个稳定的主题。有时候会议明明在谈论“公司新产品研发”的相关事项，他会额外地将公司最近的客服问题拿到会议上来说。当公司的内部会议以“如何提升管理者素养”为主题时，他会趁机谈论起市场开发的问题。正因为常常将好几件主题各异的事情同时放在会议上讨论，参与者手忙脚乱，不得不在各个事项的讨论中切换自己的思维模式。
对于会议参与者来说，这样的会议往往很难达成什么实质性的统一意见，因为许多人根本没有足够的精力和时间来应对好几件事，所有的参与者也无法同时为好几个课题准备好充足的资料。也正是因为这样，他每次开会都会超过两个小时。所有人都对此怨声载道，大家根本无法专注于讨论原定的话题。
在日常沟通中，人们往往会重视对话题的扩展，希望自己可以多谈论一些内容。可是由于语言掌控能力和组织能力不好，他们在很多时候容易将话题说得越来越偏，似乎忘记了自己应该怎么去合理组织好自己要表达的内容，忘记了该如何去明确自己的沟通任务和沟通主题。比如一开始明明想要谈论“买房子”的问题，最后却变成了租房或者种植粮食，这样就出现了跑题的情况，相关的沟通也就失去了意义。
有时候人们又会陷入另一个陷阱：试图一次性将所有的话题说清楚。简单来说，沟通者的主要想法是将A事件说清楚，可是随着谈话的进行，他们开始将话题扩展到B事件、C事件上。同跑题不同的是，沟通者将几个不同类型的话题全部放在一次沟通中解决。这样做往往会带来很多不便。比如当多个沟通话题同时存在和出现的时候，可能会存在“选择性障碍”，人们不清楚自己应该先聊些什么，最终可能会在不同的话题中纠结。不同的话题之间也会相互干扰，有时候当某一个话题陷入僵局时，沟通者所想的并不是如何想办法解决它，如何想办法达成一致，而是采取逃避的姿态，选择暂时拖延，然后寻求另一个话题来探讨。
此外，每一个人的时间和精力都是有限的，人们在有限的时间内只能做有限的事，谈论有限的话题。如果人们试图一次性解决所有问题，可能会导致每一件事情都说不清楚，每一次沟通都匆匆结束。美国著名的德州仪器公司有一句非常有名的口号：“写出两个以上的目标就等于没有目标。”当人们花费时间和精力试图一次去解决两件甚至多件事情时，会很难保持专注，很难保持持续性的高效。而且由于精力的分散，人们在对待每一件事的时候都可能显得力不从心。沟通也是如此。一般情况下，每一次沟通最好只针对一个话题，只负责解决某一个问题。
从沟通的本质和效果来看，沟通应该具有独立性和针对性。所谓独立性指的是沟通话题应该是独立的。每一次沟通的话题都应该是唯一的，不要和其他事情、其他话题杂糅在一起来说。就像公司准备拓展新市场，那么在最近的内部会议当中，负责人就应该重点讲述“如何拓展新市场”的问题，而不要将其他问题放在一起讨论。尤其是一些比较紧迫和重要的事情，更应该独立出来讨论。比如公司最近遭遇了客户频繁的投诉，那么紧急会议中讨论的重点话题就是客服问题，就不适合将财务问题、职工生活作风整顿问题拿出来讨论。
对于沟通者来说，最好任何话题都能够保持独立性，这样才能方便人们就事论事，进行针对性的讨论。沟通应该具备针对性，这种针对性其实就是一种沟通的准备工作以及沟通流程的设置。沟通者在讨论和交流的时候，应该重点围绕某件事或者某个话题，大家的发言和表达也要围绕这个话题展开，所有的观点和想法都是为这个话题服务的。一旦所有的话题都不是独立存在的，多个话题掺杂在一起，那么人们的讨论很容易失去方向和目标，容易失去重心。
从语言表达的角度来分析，任何一次谈话都应该有一个大概的、稳定的、唯一的结构和框架。这个框架和结构类似于卫星绕着地球转动，人们谈论的话题与核心思想就是地球，人们所表达的各种观点和看法就像卫星，所有的观点和想法都是围绕着话题来转动的。试想一下，如果在一个沟通中，出现了多个话题，出现了多个地球，那么卫星围绕地球转动的模式就容易受到干扰和破坏。
在这一方面，销售人员往往更具心得。在平时推销产品的时候，他们每一次开启对话，都只是专注于推销某一款产品。换句话说，当他们准备卖出某件衣服时，在接下来的半个小时或者一个小时内，话题都离不开这件衣服。只有当他们意识到自己已经谈妥了这笔生意，或者对这笔生意感到无望时，才会开启新的对话——推销裤子或者鞋子。
对于他们来说，保持一个稳定的唯一的话题框架很重要。他们会想办法让话题变得更加独立，会想方设法将话题控制在一个独立的范畴内解决。也许沟通者之间还有其他重要的事情需要交流，但是他们不会让所有的重要话题都堆积在一起，相互干扰。