第4章 第四章 顺序对了，事情也就做好了
无论做什么事情都要讲究顺序，都要注重培养一种秩序，只有打造了良好的秩序与顺序，所有的事情才会按照正确的节奏发展，才会按照正确的轨迹运作。在时间管理方面也是一样，很多人认为自己的工作总是一团糟，认为自己的生活常常被肢解得支离破碎，很大一部分原因就是他们没有将工作的顺序理清楚，他们没有迎合一种惯有的秩序去工作，最终导致工作出现混乱。其实，只要重新回归到正常的秩序，只要把握了正确的顺序，那么工作很快就能够获得突破。
1.将每天所有的事情罗列出来进行安排
1998年，笔者在通用汽车公司实习，当时笔者的部门主管是布莱克先生，这位毕业于哥伦比亚大学的高才生，在进入通用汽车公司三年之后，就升到了部门主管的位置，不得不说，这是一个奇迹。当然对于那些了解他个人能力的人来说，这并不算什么特别的事情。
布莱克是一个非常有计划的人，无论做什么事情都很有条理，笔者几乎很少看到他会陷入混乱之中，而与此相对应的是，多数人都在杂乱无章的工作中忙得团团转。尤其是对笔者这样的新人来说，情况往往更糟，笔者的桌子总是很乱，房间也没有时间收拾，还常常被各种工作弄得心烦意乱，也常常会出现丢三落四的毛病。更要命的是，每次当笔者忙完一阵后，总会发现还有一些工作没有去做。
不过在布莱克那儿，你几乎看不到这种情况，他就像一架精密的仪器一样，总是轻而易举就把所有的工作顺利完成，他不是那种拖沓的人，不是那种会遗漏工作的人，更不是那种在混乱中不知所措的人，布莱克总有办法让一切都按照他的节奏和意愿进行。
不过，笔者很快就发现了布莱克先生的秘诀，那就是记录和罗列。事实上每天上班之前，他会先大致梳理一下今天要做的工作，并将这些工作全部记录在一张纸上。或者他会抽出几分钟认真听一听秘书的汇报，搞清楚今天自己要做的事情，然后以1、2、3、4、5的数字做好标记。
1.中午约谈客户，并带上公司的相关资料；
2.陪同上级领导巡查部门内部的工作情况；
3.拟定一份简单的会议纪要，下午下班之前准时提交；
4.查阅一天的工作汇报情况；
……
对于任何一个人来说，将一天所要做的事情全部罗列出来很有必要，这意味着我们可以对所有的工作有一个大概的认识，意味着我们可以对一天的工作时间做一个总体上的安排，把握这种整体性非常重要，它可以帮助我们更加合理地调度一天的时间，可以帮助我们建立一个完整的工作计划和工作时间表。
其实，我们可以想象以下几种不利的情况：在忙碌的过程中，由于自己的一时失误，一些重要的以及必须完成的工作突然被遗忘了，这样就会造成重大的损失；当我们想到什么就做什么的时候，一些看起来并不重要的工作，一些原本并不在计划之内的工作可能会在无意识中执行下去；整体的工作缺乏逻辑性与条理性，我们可能会在做某件事情的时候想起了另外一件重要的事，可能会半途改变自己的工作计划，转而去做另外一件事；由于没有将所有事情罗列出来，我们对工作并没有一个总体的认识，对工作时间也缺乏概念，常常到了下班时间，才突然记起来还有很多事情没有做。
事实上，由于工作比较多，我们很容易处于一个比较混乱的状态，容易受到各种不稳定因素的影响，一旦缺乏必要的罗列和记录手段，这种混乱可能会继续下去。一些时间管理专家曾经这样做出警告：“如果我们搞不清楚自己需要做些什么，或者没有将其以一种更为明确的方式全部呈现出来，那么我们的工作很快会陷入一种自己也无法控制的状态。”因此，我们需要将一天内所有要做的事情罗列出来，尽管这些事情并不全都是重要的，尽管这些工作可能最后不一定需要全部做完（一些工作可能临时出现变动，不需要做下去了），但是就工作本身的安排而言，罗列出来仍旧是有必要的。它从本质上给我们提了一个醒，同时将一些有必要去做的事情同那些没必要去做的事情区别开来，从而避免了做一些无意义的工作。
罗列这些信息的时候，最好不要简单地将其罗列在大脑中，而应该主动将它们记录在一些更为可靠的载体上。事实上，很多人喜欢将事情放在脑子里，强制性地依靠大脑来记忆，并且依靠大脑来进行罗列和分析。但是记忆往往就像一个坑，这个坑所能填满的东西非常有限，除非将坑挖得更深一些。可是，一旦我们继续挖坑，就可能会陷入一个恶性循环中，即把坑挖得越深，我们将会被迫记忆更多的东西，从而不断增加大脑的负担。对于每天都要从事大量工作的人来说，这并不是一个合理的模式。对于大脑来说，虽然具备记忆功能，但是它最主要的功能应该是思考，尤其是对那些需要应对各种工作的人来说，它们必须做好明确的分工：让大脑集中精力进行思考，至于记忆方面的事情可以交给计算机或者纸笔，实际上这些工具在记忆方面往往比大脑更加可靠，毕竟大脑很可能无法进行长期记忆，而且很容易出现信息的遗漏。
通常情况下，我们可以直接用笔将所有信息写出来，然后编上序列号，也可以将其输入文件夹中。这些方式比较直观，而且记录起来比较简单。一般情况下，记录的时候，可以采取简化的方法：比如我们准备在这一天完成会议纪要的总结，给上级汇报最新的工作进度，那么可以简写成：会议纪要、汇报进度。这种简写只要能够起到提醒自己的功效就行，没必要将其全部详细地描述出来。
还有一些人会采用思维导图的方式，将所有的事情简单画出来，这样不仅可以了解工作的全貌，还能了解各项工作之间可能存在的各种关系，这样对个人的工作同样会产生很大的指导意义，有助于我们将前后工作联系在一起。有的人可能会制作一张表格，将所有要做的事情都放在表格中，这样同样可以做到一目了然。
无论采取哪一种方式，在罗列各个事情的时候，都需要做到每完成一件事，就应该在这件事背后做一个标记，证明自己做好了这件事，或者直接删除这件事，这样我们可以井然有序地按照某种顺序执行下去。
2.将那些烦琐的小事集中处理
在工作中，最让人感到压抑的事情是什么呢？很多人可能觉得是那些更加复杂且风险更大的事情，但最新的一份调查报告表明，多数人并没有因为自己的工作任务难度大而感到困扰，并没有被那些更为复杂的工作所吓倒，相反地，他们最不想面对的就是那些烦琐的小事。
事实往往也是如此，即便是一个对工作认真负责，且愿意接受更大挑战的人，也常常害怕那些琐碎的事情；即便是那些工作能力突出的人，也常常表示自己会因为一些不那么重要但是不得不去做的小事分心，也常常因为一些小事而感到厌烦。
其实这些小事并不需要花费很多时间，也没有太大的难度，一些诸如扫地、收拾办公桌、给花浇水、订机票、安慰同事、讨论某个不那么重要的话题之类的工作，看起来非常轻松，但是为什么很多人都会为之感到头疼呢？主要原因就在于它们的存在往往会破坏工作者对重要工作的节奏，会破坏工作者的工作状态。烦琐的小事往往具有一定的分散性、突发性和意外性，我们甚至都不知道它究竟会在何时出现，它们基本脱离了日常计划，而且毫无规律地分布在各个时间段和工作环节中，这样一来我们的工作计划和工作流程可能会因为这些意外事件而打乱。
很多办公人员都表示自己平时常常会为收拾桌子而困扰，就是因为当他们全身心投入工作时，无论如何也不希望在一些小事上浪费太多时间。而且很多时候，事情越是烦琐处理起来可能越麻烦，到最后我们常常会发现那些小事做起来常常没完没了，这样就直接导致了很多人将大量时间浪费在一些无关痛痒的小事上，从而影响了正常的工作。事情就是这样，当你总是想着让自己的桌子保持整洁，那么你不得不在隔几分钟后就强迫自己整理一遍，因为在工作中，桌子总是很快被弄得很凌乱，我们不得不一遍遍重复这样的动作。在很多时候，有些员工常常会因为这些没完没了的小事而忙得焦头烂额，而正经工作一样都没认真做好。
显而易见，那些小问题常常会成为一个大麻烦，倘若我们缺乏合理有效的解决方式，那么整个工作计划和工作状态都会受到影响。但完成计划并不意味着我们就要彻底抛弃那些小事，并不意味着我们从今以后不再整理桌子、不再拖地、不再清除计算机垃圾，而是尽量想办法制订合理的规划，重新对自己的工作流程进行安排，以确保那些烦琐的小事不会成为一个破坏性的因子。时间管理会帮助我们解决这一类问题，从某种意义上来说，它就是一个非常合格的琐事收集器，如果我们打算掌握时间管理所传授的方法，那么必须掌握这种集中处理小事和琐事的能力。简单来说，就是将一些发生或者可能会出现的小事堆放到一起解决，比如我们可以在下班前集中处理这些小问题。
集中处理是一个非常好的时间管理方式，它有效地将各种分散的任务集中起来处理，不仅不会影响到那些重要工作的执行，还会节省很多时间，毕竟各个击破的话将会耗费更多时间。当然集中处理并不意味着随时随地集中处理，它还需要注意在时间上进行一定的安排和控制。
——尽量放到最后解决
对于任何一个工作者来说，他们都有义务先将主要的工作和重要的工作做完，至于那些无关紧要的小事可以全部延迟到该工作日的最后一段时间。比如，下班前的那一段时间。这样安排就是为了确保所有重要的工作不会受到影响。而且琐事可能在一天的任何时候都会出现，将其放到最后来解决，可以做到不遗漏。
不过有一些小事由于有着严格的时间要求，比如通知其他人开会、帮老板买烟或者泡咖啡、帮老板接听电话等，这些琐事通常需要立即完成，因此最好还是不要拖延太久。
——控制好解决问题的时间
每天我们可能都会遭遇到各种各样的小问题，这些小问题堆积在一起来解决的时候，时间最好不要超过45分钟，有必要的话应该控制在30分钟以内。毕竟工作时间太长的话会压缩其他重要工作的时间或者休息时间，而且也很容易养成拖延症。
比如，在华为公司，员工通常会在下班前10分钟将一天积累下来的琐事全部列出来，然后集中进行处理，这样有效避免了各种大小事务混杂在一起的状况，防止影响工作者的节奏和状态。针对不同的情况，针对琐事的多少和难易程度，我们需要具体问题具体分析，设定最佳的时间来完成，但这个时间绝对不能过长。
——集中进行选择和分析
很多时候我们在工作中会迫切地想要解决遇到的每一件小事，但实际上当我们尝试着跳过并将它们集中起来处理之后，会发现其中一些工作根本没有必要理会，或者说在时间不太允许的情况下，我们根本没有必要花费时间和精力去解决它们；有些事情往往是重复出现的（桌子凌乱），我们可以一次性解决；还有一些琐事并没有明确的时间限制，比如预订几天以后的车票或者安排几天以后的聚会活动，这些都可以适当拖延一下。
很显然，通过集中处理的方法，有助于我们保持工作的专注度和效率，也有助于我们更好地把握自己的工作状态。当然，为了确保那些琐事不会被彻底忽略掉，我们在进行时间管理的时候，最好将发生的每件小事用笔记下来，这样就可以确保在下班之前不会出现遗漏。
3.先做重要的，再做次要的
在2007年，笔者跟随公司的考察团访问印度一家合资公司，当时公司董事长莫罗先生正在视察基层的工作情况，于是安排他的秘书接待了我们。在董事长的会客厅里，我们发现秘书帮助莫罗先生拟定的一份详细的工作任务清单，上面记着：
A.参加客户的周年庆活动，并准备好祝贺的礼品；
B.做好一月一次的基层工作大视察；
C.接待国外的考察团，并举行会面；
D.审核下属提交的方案，签署汇报性的文件；
E.做好本月总结工作的收尾；
F.预定下个月去往伦敦的机票；
G.着手做其他工作。
在这个清单中，除了最后一项处于待定之外，其余事项看上去都必须完成，而且莫罗先生的秘书告诉笔者，这些工作都已经编排好了顺序。那么为什么不是先做B，然后做C，最后才是D和A呢？为什么非要按照A、B、C、D、E、F、G的顺序一件件来完成呢？对很多人而言，这些工作似乎都是一天之中所要解决的“麻烦”，无论早晚，都是要面对和解决的，因此似乎没有必要费心思去弄出一个先后顺序来。
不过莫罗先生有自己的看法：客户是最重要的，他们直接决定了企业生存和发展，因此与客户保持良好的关系至关重要，将其排在第一位符合企业整体的利益需求；视察是规定之内的工作，通常情况下不能延误也不能无故缺席，因此将这个工作排在第二位情有可原；接待外来的参观者是企业展示自身形象和实力的关键，也是提升影响力的重要方式，因此显得比较重要；对下属提交的方案进行审核是保持良好沟通的重要步骤，也是确保及时了解下一层级工作的重要方法；接下来是对本月总结报告做一个收尾，确保总结报告完满完成；至于机票已经是下个月的事情了，并不是太过紧要的事情，因此可以适当靠后。
莫罗先生运用了罗列和记录的方法，但更加重要的是，他将自己所要做的事情进行了顺序上的排列，这个顺序往往是按照主次来划分的，主要的工作、重要的工作必须先完成，那些次要的、不那么要紧的事情可以适当靠后。这种排列的方式有助于他处理好一整天的工作，并防止正常的工作受到影响。
排序的方法在时间管理中是一种非常常见的方式，其核心思想就是把握要点，将那些最重要的工作当成所有工作的重心，因此在时间安排上可以适当提前，以确保在第一时间完成工作。社会学家通常会把秩序看得很重要，并认为秩序就是社会的法则，其实，在时间管理中，顺序同样是一种法则，是一种重要的工作法则。
在我们的小时候，这种法则就已经逐渐被强调了。父母乐于给孩子制定这样的规矩：先做完作业，然后可以出去玩耍、看电视，最后吃晚饭，这样的顺序是符合人体作息规律的，也符合我们对时间的规划。如果调皮一些的孩子，可能会选择先吃饭，然后看电视，最后才做作业，这会带来一系列的问题，比如拖沓、偷懒，或者影响休息。
这种建立工作顺序的意识几乎就是在那个时候开始培养和形成的，在日后的生活和工作中，这种意识会得到强化，但即便如此，并非所有人都注重顺序的变化。很多人做事缺乏合理的规划，对工作没有一个合理的安排，结果常常导致重要的事情没做，而那些无关紧要的小事提前完成了。或者常常将自己的工作搞得很乱，各项工作往往纠缠在一起，最终使得自己的工作效率不断下降。
心理学家证实了一点，过多的信息集中在一起往往会带来一定的混乱。人们在接收某一种信息时，很容易受到其他所需信息的干扰，在工作中同样如此。当我们决定做一件事情的时候，如果没有人告诉我们先做什么，然后做什么，那么很可能会在各项工作中纠结，到最后我们会发现自己想做的那些事情一件也没能完成。
有个科学家曾经做过一项实验，将6项工作写在纸板上，然后让测试者去完成，结果在50位测试者之间，只有3个人在规定时间内完成了任务。实际上这些工作并不难，只不过很多测试者在工作的过程中出现了混乱和不专注的现象，当一下子面对不同的几种工作时，他们很少会按照顺序去完成，而是经常在不同的工作中切换，这种混合与切换会让他们的效率大大降低。
如果一开始就告诉测试者，必须按照事情重要程度与顺序去解决问题，那么相信测试者基本上都能够顺利完成任务。一旦排好了顺序，就能够意识到自己最应该做什么，并且会尽量按照这个顺序完成所有的工作。
可以说在多数场合下，“先做最重要的事情”几乎已经成了一种重要的法则，当然践行这种法则需要注意一些基本的问题，比如，辨别什么事情是最重要的。这是一个很容易被忽视的问题，实际上很多人并没有过分重视这个问题，因此，在最重要、重要、次要的等级划分方面缺乏一个基本的概念，但这并不是一个难以解决的问题。
有关事情的重要性，通常可以从几个方面入手。比如价值，价值最大的工作往往重要性也越大；还有就是危害性，危害性最大的事情或者负面影响最大的事情，往往最应该引起重视，因此也必须率先解决。相比之下，那些价值不那么大或者危害性最小的工作则没有那么重要。
理清楚重要性这个概念之后，就要对相关的事情进行时间上的规划和分配，重要的事情尽量靠前，而且最好集中更多的资源和精力去做，要尽量集中时间解决相关的问题，而那些不那么重要的事情不仅要适当延后，在时间分配上也可以适当减少。
需要注意的是，每个人都必须意识到一点，“我的时间是有限的，因此只能在有限的时间里做到最好，或者实现最大的价值”。这种“时间有限论”同样会在客观上决定着我们应该先做那些重要的事情，否则我们可能会因小失大。无论如何，想要和时间成为朋友，那么就要懂得尊重时间，懂得尊重时间的价值。
4.坚持从简单到复杂的工作顺序
在生活和工作中，总会遇到一些喜欢接受挑战的人，他们平时喜欢做一些难度很大的事情，喜欢接受一些高难度的工作任务，喜欢将那些能够制造困难的事情摆放在优先解决的位置上。作为一种有趣的生活方式和工作方式，接受挑战并享受挑战带来的快乐，这是令人尊敬的，但是，如果将其用在日常工作中，可能会产生一些问题，尤其是从时间管理的角度来说，优先解决难度较大的事情可能会带来一些负面影响。
其实，对于那些有经验的工作者来说，在工作的过程中，最好还是先从简单的工作开始，然后一步步做那些复杂的工作，即便是面对一些复杂的工作，也应该从一些简单的环节和步骤开始。这样做的目的并不是为了逃避困难（实际上无论是简单的或困难的，只要是在计划之内的事情，就一定要执行下去，根本不存在逃避的问题）。之所以选择从简单的工作或者简单的环节开始，主要的目的就是为了让工作能够循序渐进，就是为了先通过简单的工作来让自己慢慢适应工作的节奏以及难度，这样就可以在渐进的过程中不断强化自己的意识，不断提升自己的状态。
相反地，如果一开始就从难度最大的工作做起，那么很可能因为没有及时融入状态，没有及时进入节奏而久久不能找到合适的突破口。重要的是，这种困难往往会挫伤工作的积极性，我们可能会觉得自己的能力不行，会认为自己根本没有办法解决任何事情。在这样的心理状态下，我们想要做好工作显然会很困难，而更加致命的是，随着时间的推移，一旦工作迟迟难以展开，迟迟无法获得任何进展，这种压抑的负面情绪会越来越严重，我们的心理波动也会越来越大，这个时候我们内心的抗压能力只会变得更差，时间浪费也会越来越严重。
如果我们问世界上那些最成功的企业家，他们是如何获得成功的，是不是因为选择了做那些别人做不到的事才会让自己变得如此伟大？相信多数企业家给出的答案会出乎我们的意料。事实上，他们的成功并非是因为一开始就选择做那些看起来了不起的大事，而恰恰是一开始选择了从一些非常简单的小事做起。比尔·盖茨一开始从最简单的编程开始做起，巴菲特一开始选择了最简单的炒股模式，埃隆·马斯克也不是一开始就选择做新能源汽车、超级高铁以及太空探索计划的，他一开始学习的是软件编程，而且还制作了一款小游戏。对于那些伟大的企业家来说，他们的确做出了非凡的成就，而且做了一些难度很大的事情，但是在那之前，他们都是从最简单的工作开始的。
试想一下，如果比尔·盖茨一开始就研发计算机系统，那么他也许早就在挫折中销声匿迹了；如果巴菲特一开始就大手笔地进行一些超高难度的操作，那么他也许早就在风险重重的股市中血本无归、家破人亡了；如果埃隆·马斯克在十几岁的时候就开始研究新能源汽车、超级高铁以及太空探索计划，那么也许早就在巨大的压力中变得籍籍无名了。
实际上，很多人都存在这样一种冒险心理，他们会觉得，自己如果一开始就对那些难度更大的任务发起挑战，而一旦解决了这些大难题，那么接下来的事情将会变得非常简单，接下来的工作将会变得非常轻松。很多人都妄图通过先完成难度更大的项目来建立起绝对的信心与心理优势，但实际上他们没有进行深入的思考和分析，比如，他们并不清楚自己能不能顺利解决这些难题，万一自己不能顺利解决这些难题呢？万一工作遭受到了重大的挫折，自己是否有足够的心理准备坚持下去？而他们是否能够始终保持强大的动力，是否能够始终像最初那样信心满满地面对自己所遇到的困难？
另外，有一点同样不容忽视，那就是即便真的顺利解决了那些难度较大的工作任务，那么接下来是否就一定能够确保自己快速地完成那些相对容易的工作任务呢？事实上，很多时候，当我们完成一些高难度的工作后，会放下心里的戒备，会本能地认为接下来的工作将不费吹灰之力，在这样的心态下通常会出现一些不好的工作习惯。比如，由于过分自信，他们开始拖延工作，并认为只要很少的时间就可以解决所有问题；比如，开始放松警惕和专注度，对待工作不够认真，结果反而在简单的事情上犯下错误。无论是哪一种心理，最终的结果都可能导致整体的工作受到影响。无论如何，任何一项工作都应该从简单的开始，这是一个基本定律，也是做事的一个基本原则。在化学实验中，化学家对用于实验的化学品加热时，并不是直接放在酒精灯上炙烤，而是选择放入试管中进行缓慢的预热；音乐家在开演唱会的时候，也会先选择一些难度比较低的歌曲来开嗓，这样就可以确保自己的状态越来越好。在工作中，同样如此。
正如前面所分析的那样，按照从简单到复杂的顺序，我们往往能够更好地进入自己的工作节奏，对工作的承受压力也会逐步得到提升和强化，而且随着工作的深入，对工作的整体了解和把握能力也会得到强化，而这往往会带来一系列的心理优势和技术优势，最后将会帮助我们更好地应对困难和挑战，并逐步找到解决问题的方法，从而在整个流程上节省时间。
不过，对于一些非常重要且难度比较大的工作，我们必须优先予以解决，只不过为了让自己保持更好的工作状态，可以选择做一些准备工作，或者在事前做好各种分析工作，这样可以让我们更好地找到节奏，从而避免自己迟迟找不到头绪。
5.按照流程工作很重要
如果我们对那些发展状况比较糟糕的企业仔细做调查，就会发现这些企业普遍存在以下问题。
——某个工作出现了很多人重复去做的现象，而某些工作则没有人去做，这样就造成了比较极端的失衡现象。
——某一个环节的任务没有按时完成，导致其他环节的工作无法进行；或者某一个部门的工作出现了问题、出现了错误，导致其他部门的工作受到阻碍。
——内部缺乏配合，所有的部门各自为政，所有的员工都按照自己的想法做事，整体上显得比较混乱。
——员工经常做好了一件事，就不知道该如何进行下去了，也不清楚自己下一份工作是什么。
——员工对自己的工作不够了解，经常碰到什么事情就做什么事情，缺乏一个明确的职能划分。
——当某项工作或者某个工作环节出现问题时，公司找不到相应的负责人，也搞不清楚究竟该找谁来解决这些问题。
如果进行仔细地研究和分析，可以发现这些现象的存在实际上都指向了一个根本的问题，那就是企业的管理不到位，尤其是流程管理出现了很大的问题。事实上，多数企业至今都不太重视流程管理，无论是部门的设置，还是工作岗位的设置，各项工作的环节设置，人员的配置都非常随意，缺乏一个科学合理的计划与安排。最终的结果就是，各个部门之间、各个员工之间都缺乏紧密的联系，整体的工作显得混乱无序，工作效率非常低，工作时间浪费比较严重。
想要改变这一切就需要做好流程管理，流程管理是企业进行时间管理的一个重要方法，而流程管理其实对个人的时间管理来说同样很重要。按照合理的流程去工作，往往可以有效节省更多的工作时间，或者说能够保证时间的利用率。
比如，按照流程做事，能够强化个人的执行效率，因为每个人都能够明确知道自己应该做什么，应该出现在哪个位置上，能够知道自己在什么时候应该做什么事情。从企业管理的角度来说，流程管理实际上反映了业务的本质，那就是“该谁去做这件事，那么就应该让谁去做这件事”。每一个人在企业中都有明确的职能划分，他们处于什么位置、主要负责什么，将在什么时候去做都有一个明确的规定。
很多人会把企业当成一台自动运行的机器，实际上企业中的每一个部门、每一位员工就是这台机器上的一个个标准配件，想要让机器正常运转起来，这些配件就不可或缺，而且每一个配件都应该出现在自己最正确的位置上，然后搭配、协调起来一起运作。毫无疑问，流程的出现使得各部门内部的重复、遗漏、分工不明等现象消失了，这样就节省了大量的工作时间。而对于员工来说，他们有了明确的任务和目标，有了明确的工作方法和时间上的要求，所以他们会想方设法确保自身所处工作环节的顺畅运行。此外，由于流程明确划分了每一个人的职能，因此按照流程办事能够有效提升个人的责任感。
M公司曾经是一家管理滞后、工作混乱的企业，由于内部工作缺乏统一的调度，各部门之间几乎都是各做各事，而正是因为缺乏管理上的约束，几乎人人都在拖延，一个为期一个月的工程往往会拖到两个月，每天必须完成的工作往往会拖到第二天。除了拖延之外，员工的工作积极性并不高，而且由于权责不明，自己不需要承担太多的责任，这样就导致工作效率低下的问题变得更加突出。
后来，M公司从国外公司引入了流程管理方法，使整个运作体系形成了一个环环相扣的整体，每个部门、每个员工都有了明确的任务，都受到了流程的约束和指示。此外，他们必须在工作中按时按质按量地完成任务，必须将自己的工作同整个流程联系在一起，这样也确保了他们在工作中更加专注、更加负责。在引入流程管理之后的一年时间里，该公司的营业额就提升了55%，而成本消耗下降了48%，市场竞争力不断增强。
流程管理是一个将工作中所有环节、所有部门、所需资源全部联系在一起的一种管理方法，这种方法往往能够简化工作步骤，让整个运作体系变得更具条理性，让所有的工作都变得更加明确。从时间管理的角度来说，流程管理的确具备让时间变得更加高效的能力与作用。
即便是在个人的工作中，我们同样需要接受提示，尽量按照流程做事，这里所说的流程就是将自己的工作分为几个步骤，然后严格按照这些步骤努力。在不同的工作步骤中，需要按时按质完成任务，同时还需要确保这些工作环节和步骤不会出现混乱，不会出现次序颠倒的行为。事实上，很多人工作不按步骤、不按流程进行，常常想到什么就做什么，想要先做什么就先做什么，结果往往导致工作进行了一半，就发现进行不下去了，他们的工作顺序也可能已经出现了问题。如果一切都按正常的顺序进行，那么就不容易出现返工的现象，不容易出现各个环节衔接不紧密的情况。
其实，流程是指一个或一系列连续有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，促使特定结果的实现。或者说它就是一种顺序、一种步骤、一种规律，每个部门或者每个人按照流程指示就可以顺利完成自己的任务，最终实现总的目标。一般情况下，我们需要制定完善的流程图，这样可以更为直观地了解自己在流程中需要做什么，同时也了解到流程的整体面貌，从而将细节和整体综合起来进行把握。
6.设计一种办公室美学
在日常工作中，很多人都没有收拾办公桌的习惯，桌子上看起来总是乱糟糟的，不仅积着灰尘，而且各种文件堆满了整张桌子，结果每次一上班就会看见他们急躁地在一大堆混乱的文件中翻来翻去，这样的情况会在一天内发生数次，因为他们一天之内可能需要做好几份不同类型的工作，需要解决不同的问题，而每一次开始新的工作任务，就不得不重新翻阅一次资料，结果常常是越翻阅越混乱，各种不同类型、不同功效、不同时间、不同工作的资料全部混在一起。最终的情况就是，工作越是做到最后面，查找资料的难度越大，所花费的时间也越多。
一些社会机构曾经做过调查，发现当办公桌上摆放混乱的时候，每天都需要花费大量的时间寻找资料，这些时间是那些善于整理办公桌的人的3～5倍之多，如果在工作任务比较多，工作压力比较大的情况下，这种差距还会进一步凸显。另外，在查找资料的过程中，工作者很有可能因为迟迟找不到自己想要的资料，出现急躁的心理，而这样会导致局面越来越失控，从而影响工作节奏、工作状态。
研究发现，那些善于整理办公桌的人，在工作中往往表现得更加出色，他们的工作效率更高，对时间的管理也更加出色。很显然，一个每天将办公桌都弄得乱糟糟的人不会是一个优秀的时间管理者，毕竟一个好的时间管理者不会花太多时间在一大堆混乱的文件资料中寻找自己所需的材料。反过来说，那些优秀的时间管理者，不会让办公桌混乱，更不会让混乱的办公桌来影响自己的工作。
其实，整理办公桌只是举手之劳，每天早上只要花费一分钟或者几分钟时间就可以给自己营造一个好的环境与空间，而不必在工作中不断花费时间寻找资料，不必为那些混乱的资料感到头疼和心烦意乱。从这一方面来说，整理办公桌就是为了营造一种合理的工作秩序。
秩序首先本身就是一种美，均匀、对称、整洁，会给人带来一种美感，一种舒适感，让人拥有更好的心情以及更好的工作状态。其次，秩序代表着一种条理、顺序以及简洁的特质，代表着效率。就像那些善于整理和收拾办公桌的人一样，他们往往能够快速找到自己想要的资料，能够更快地进入工作节奏。一个出色的时间管理者是不会在一片混乱中开始自己的工作的，任何时候他们都能够有效掌控好身边的资源和工具，并且做好合理的分配和安排。同时为了确保能够形成整体的和谐，他们会想办法打造一个干净整洁的办公环境。
首先，做好清洁工作。我们经常擦洗桌子、打扫室内卫生，保证办公室的清洁，这样有助于营造一个让自己感到舒服的办公环境。有些人没有清洗和打扫办公室的习惯，办公桌上、地板上常常蒙着一层灰尘，或者掉有很多零食的碎屑，以及其他一些粉尘之类的东西，这样的画面往往让人看了很不舒服，而且在这样的工作环境下办公，心情也自然会受到影响。如果能够每天或者每隔一天擦洗一次办公桌，或者每天给办公室打扫一次卫生，相信一定会让自己每天都处在一个令人感到舒适、愉悦的办公环境中，而这样的办公环境显然有助于提升我们的状态。
其次，保持桌面的整齐、简洁。我们应该将一切需要的东西摆放整齐，比如文件要在分类后堆放整齐，而不是胡乱堆放，甚至让各种文档混在一起，以免造成工作的不便；办公工具应该放在合适的位置上，这样方便自己在利用的时候更加顺手。将一切不需要的东西从办公桌上移走，比如过期的文件、已经做完的工作文档、休闲时翻阅的杂志和书报、零食以及一些杂乱而无用的道具，通过清理，从而使办公桌上腾出更多更大的空间。
再次，及时做好资料的整理分类工作。有用的资料必须按照类型、功效、重要程度、使用的先后顺序进行分类摆放，并做好明显的标记，确保我们在需要这些资料的时候能够在第一时间内找到这些资料，而不是满桌子胡乱翻看。事实证明，越是混乱的桌子，在寻找资料的过程中越是容易出现混乱。只有做好分类，我们才不至于将大量的时间浪费在无意义的资料搜寻工作当中去。而当我们查找资料并翻阅资料之后，需要将这些资料放回原处，而不是直接散落在桌子上，这样方便我们下一次接着寻找资料，而且也不会对其他资料的搜寻和利用带来麻烦。需要注意的是，对那些没有价值的资料，或者已经利用完毕的资料，最好从办公桌上移走，集中放在一个盒子里，并且做好标签，这样可以确保办公桌更加简洁。一些需要保密的资料在利用完之后，需要封存、上交，或者立即销毁。
复次，想要形成一种秩序，就需要及时做好各种记录，因为大脑容易忘记一些事情，即便不会轻易忘记，依靠大脑来记忆一些事只会无端增加大脑的负担，从而影响大脑进一步进行思考。因此最好的方法就是拿一支笔，将自己所要做的事情，以及一些重要的细节问题全都记录在纸上，将自己所需的资料以及完成的工作也记录下来，这样我们在工作的时候就会显得更有条理、更有章法。
最后，需要注意的是，如今我们大部分的办公室工作都需要借助计算机来完成，因此计算机已经成了不可或缺的一个工具。不过如果处理不当，计算机往往会成为办公桌空间混乱的一个重要因素，因为计算机体积通常都比较大，一些老式的台式机和液晶显示器都会占据大量空间，另外，大量的插座、计算机线、电线、网线、数据线会占据大量的空间，而且这些线往往胡乱交织在一起，会对其他东西的摆放带来不便，而且会影响自己的正常工作。因此选择体积更小的计算机，将所有的数据线捆绑、装订起来就显得很有必要，这样可以帮助我们远离那些牵牵绊绊的干扰。
无论如何，只要我们认真做好了以上几点，那么就能够有效管控好办公桌的布置，确保我们每天都拥有一个简洁、舒适、有条理的办公桌，保证我们每天都可以顺畅、合理地利用好办公桌，并且提高工作的效率。
7.找出那根线头
有经验的纺织工人在拆解一大堆混乱的线团时，通常不会手忙脚乱地将线团扯开，而是耐心地在打乱了的线团中寻找线头。对于他们来说，线头往往是解开混乱的一个重要工具，毕竟整条线原本就是连在一起的，只要把线头找到了，那么整个线团就可以循着线头不断打开。
随着信息的不断增加，我们所面临的工作也会越来越复杂，而在复杂的工作中，我们经常会处于一种盲目、慌乱的状态。很多时候我们并不缺乏耐心，也不缺乏能力，只是常常不能理清楚事情的来龙去脉，我们欠缺的就是找到那种不知道该如何开始自己工作的能力，我们搞不清楚自己最先需要怎么做。这个时候，想要找到一种让问题简单化，让工作更加顺畅的方式，往往显得至关重要，而这种方法就是找到解决问题的线头，这是理清楚顺序的重要方法，是让整体工作保持在一个正常水平的关键要素。
一团线无论堆成怎样，无论拥有何种形状，都会有一个线头；一件事情无论如何烦琐，无论顺序被打乱成什么样子，也同样有一个线头。这些线头是我们展开工作的开端，是我们理顺整个生活体系、工作体系的开端，只要找到了这个线头，就等于找到了解决问题的一个捷径，可以说相对于花费大力气去整理“线团”，从线头入手可以让整个工作变得更加轻松。
比如，领导经常会丢给我们一大堆的资料，让我们进行整理，很显然，如果我们直接进行分析和解读，那么混乱的资料很快就会让我们大呼头痛。事实上，我们不能任意删减和丢弃任何一份资料，不能随心所欲地按照自己的理解来进行重新整理和装订，那么我们想在最短时间内完成工作，最好就是找到一个更为合理的串联方式，将手头的资料按照某种规律或者关系串联在一起，当然这种串联方式的关键在于找到一个“线头”，我们完全可以按照线头去寻找资料中的那些顺序和规律，从而将所有的资料联结成一个整体。
有时候我们会处理一些比较复杂的问题，这些问题往往是由各种矛盾交织在一起的，导致整体比较混乱，那么在处理这些问题时，不能直接采取“一锅端”的方法来解决，而应该耐心地找到引起矛盾的源头，看看到底是因为什么事情才导致矛盾的产生，又是因为什么问题导致矛盾纠缠在一起，只要找到了源头，就可以一一化解所有的矛盾。
不可否认的是，工作能力与工作态度非常重要，但是对于我们来说，掌握必要的技巧同样非常重要，找到工作中的那些“线头”就是一个出色的技巧，它在帮助我们了解复杂局势和提高工作效率方面起了很大的促进作用。在很多时候，我们可以将这些“线头”当成自己所要走出的第一步，而走出第一步往往是解决问题的开始，第一步决定了我们的第二步、第三步，决定了我们是否会在一个正确的方向上前进。在一些混乱的局面和复杂的工作中，走好第一步往往会决定整个工作能否顺利完成。如果不能将第一步走好，那么就不要贸然去走，以免越走越乱、越走越偏。
有家公司的发展一直不景气，企业的销售额年年下跌，内部的运作一塌糊涂，几乎濒临破产。企业相继聘用了几位经理，始终难以把企业带入正轨。2007年，刘先生走马上任，担任这家公司新的总经理。当时公司的发展状况非常糟糕，企业基本处于半生产、半歇业的状态，员工大多人浮于事，每天都在办公室里无所事事；部门之间内斗严重，配合不够默契，而且各自的执行力很差；整个公司处于亏空状态，根本没有多少流动资金；企业也没有什么稳定的发展计划。总而言之，整个公司看上去就像是一盘散沙，各种问题堆在一起，造成了一种严重混乱的局面，内部改革已经迫在眉睫。
和前面几任总经理一样，刘先生对这些问题感到头疼，不过他并没有就此退缩，也没有盲目地进行改革，而是希望能够对所有问题抽丝剥茧，理出一个头绪来。在他看来，所有问题并不是一天出现的，但也一定有一个关键的“线头”，这是引起如今复杂局面的关键，也是解决所有问题的关键。经过分析和观察，他发现了最主要的问题是内部派系之争比较严重，这些派系实力雄厚，关系复杂，根本不服从上级指挥，因此对公司的正常管理和改革产生了巨大的威胁。
刘先生了解情况之后，直接邀请了各派系的主要负责人参加会议，先肯定了他们对公司所做出的贡献，并给予他们更多的权力，让他们名正言顺地负责内部各项事务，以此赢得对方的信任。紧接着刘先生经常请教这些主要负责人一些问题，通过频繁地接触和虚心地请教，赢得了他们的好感，双方也因此建立起良好的互动关系。等到双方的关系越来越稳固之后，刘先生开始推行内部改革，这时候他所遇到的压力和阻力已经大大减少了，而企业也开始慢慢在改革中走上正轨。
事实就是如此，当我们在处理某一项复杂的工作时，不能盲目地看到什么问题就解决什么问题，盲目行动很可能让我们陷入一个恶性循环当中——越忙越乱、越乱越忙，这个时候，我们所有的努力可能都会变成无用功。最要紧的还是先认真对工作进行分析，看看这项复杂的工作究竟是因为什么引起的，全面了解工作的发展态势，我们应该在复杂的矛盾中找到那些能够理顺整件事的一个源头，这样才可以确保工作变得更加简单、顺畅。
8.做对的事情比将事情做对更加重要
在工作中，很多人会产生这样的疑问，究竟是做对的事情更加重要，还是把事情做对更加重要？有的人会认为将工作做对更加重要，任何一项工作最终都是要靠人去做的，因此执行应该是第一位的，应该是整个工作流程中最重要的步骤，毕竟如果没有人去做，那么什么事情都不会产生结果。
而有的人则认为做对的事情最重要，因为做对的事情代表了方向和目标的正确，代表了一种科学合理的计划，虽然计划的最终目的还是为了实现某个目标，但是选择了正确的方向和任务，我们将会有更多的时间为之努力奋斗。而选择了将事情做对仅仅体现了个人的执行力，只是表明了我们对某件事的结果负责，至于这件事情是否正确、合理，我们可能根本没有认真去想，因此常见的结果可能就是我们做好了这件事，甚至让这件事的价值得到最大化的发挥，但这些价值并不是自己想要的，也并不符合自己的工作目标。
在企业管理中有这样一个原则，那就是始终将战略制定摆放在第一位，虽然执行力同样重要，但是战略对执行力才有价值和意义，只有确保战略方向和目标的合理，强有力的执行才会成为推进战略的巨大动力。反过来，一旦战略出现了错误，那么执行力越强大，反而越容易加大错误的严重程度，越容易偏离既定的目标。有些企业在发展过程中非常努力，员工也非常拼命，可以说他们已经拿出了最佳的工作态度，可是企业的发展却很不如意，竞争力始终处于一个低水平上。其中，很大一个原因就在于这些企业对战略规划的制订不够重视，导致出现了战略性的失误，和市场不断脱节，并且在市场竞争中不断被淘汰到边缘地带。
可以说，做对的事情就等于把握了战略，这是一个企业发展的核心问题，而把事情做对实际上只是一个效率问题、一个过程问题，它并不是真正决定工作目标能否达成的最重要因素。所以，无论做什么工作，一定要先明确自己的目标和方向，先确定自己这样做是否正确、合理，然后再认真去执行。如果不问缘由，不了解事情的性质就直接去做，如果完全专注于执行的过程，而不去分析和思考，那么所有的执行可能会变得无意义，而且我们的认真和专注可能会造成很大的负面影响。
管理学家早在几十年前就已经意识到了这样的问题，彼得·德鲁克就提出了“做对的事情而不是把事情做对”的训诫，这几乎是管理思想中的一个里程碑。在这里，他所强调的“做对的事情”，就是要求我们在动手做某件事之前应该先把握方向，明确目标，弄清楚利弊，着眼于长远的打算，而不能单纯地脱离战略、脱离计划去做事。
从时间管理的角度来说，做对的事情往往能够为我们的工作提供一种思路和方向，接下来我们只需要按照这种方向或者某个目标的指引去做事即可，可以说，我们完全可以在一个相对稳定的方向上奋斗。而把事情做对仅仅提到了工作的过程，虽然它也重点强调了效率，但是如果不能把效率用在正确的事情和方向上，所谓的效率只会造成更为严重的损害。就像我们为了达到某种目的而选择去做任务A一样，因为我们知道完成了任务A有助于我们逐步实现目标。而有的人却不问缘由，不明目标，直接选择做和目标无关的任务B，结果任务B虽然完成得非常好，效率也非常高，可问题在于对实现目标根本没有任何帮助，因此任务B的一切行动其实都是无效的，不过是白白浪费了大量的精力和时间而已。
无论如何，选择有时候比努力更加重要，毕竟选择是方向问题，选择错了，整个方向也就错了，我们的努力也就会白费。只有选对了方向，选对了模式，做了正确的事，我们的成功之路才会变得更加轻松顺畅。
那么该如何对待“做对的事情”以及“把事情做对”两者之间的关系呢？
首先，“做对的事情”比“把事情做对”更加重要，这一点在前面已经得到了验证，因此“做对的事情”应该是整个工作的内核，是大脑，它决定了这一份工作是否合理，是否值得去做，而这一点不能轻易改变。
其次，要分清二者的先后顺序，即先去考虑做对的事，然后再去考虑将事情做对。简单来说，就是先把握好计划、方向和目标，然后再去考虑将事情做对。这个顺序不能乱，否则工作很可能会遭遇重大的挫折。我们从来没有见过一个优秀的时间管理者，会莽撞地埋头苦干，然后才想起来看一看自己是否把握了正确的方向，这种颠倒的做法会让我们的工作陷入困境。
最后，要想办法将二者紧密联系起来，因为对于任何一个时间管理者来说，要想确保自己的工作效率和时间价值得到提升，那么一定要选择“做对的事情”，然后全身心投入这件对的事情上，坚持把事情做到最好，这个时候我们就可以有效提高工作效率以及工作效能。
事实上，二者相辅相成，就像战略目标与执行的紧密结合一样，因此在做任何一件事之前，一定要先弄清楚自己需要做什么，需要搞清楚自己的行动与目标之间的关联，需要了解自己的奋斗方向，然后在分析好合适的方案之后，立即执行下去，并且认真、专注去努力完成它。
9.了解每件事情的机会成本
西方经济学家认为，经济学需要研究一个经济社会如何对稀缺的经济资源进行合理配置的问题。由于经济资源的稀缺性，一个社会或一个企业用一定的经济资源生产一定数量的一种或几种产品时，这些经济资源往往不能同时被使用在其他的生产用途方面。简单来说，社会或者企业在获得一定数量的产品收入时，需要放弃用同样的经济资源来生产其他产品时所能获得的收入。
这就是机会成本的来源，所谓机会成本，是指为了得到某种东西而想要放弃另一些东西的最大价值；也可以理解为在面临多方案择一决策时，被舍弃的选项中最高价值者是本次决策的机会成本；还指厂商把相同的生产要素投入其他行业中可以获得的最高收益。简单来说，某人选择做事情A，就必须放弃事情B，并且放弃做事情B所带来的价值和效益，这种价值和效益实际上就是个人在做事情A时所要付出的代价，或者说成本。
比如，农民在选择养猪之后，就不能选择养鸡，那么养猪的机会成本就是放弃养鸡的收益，如果说养鸡每年能够带来1万元的收益，那么农民选择养猪的机会成本就是1万元。同样地，员工在接受公司A的聘用，必须放弃公司B年薪10万元的工作，因此对于员工来说，接受公司A聘用的机会成本就是10万元。
对于我们来说，人生充满了各种选择，如何做出最合理的选择，如何对事情做出合理的安排，这往往涉及机会成本的问题，而尽可能地减少自己的机会成本，这样才是提高时间利用率的关键，也是一个本质要求。
比如，当我们在安排时间的时候，需要弄清楚什么事情是自己最需要立即去做的，什么事情是能够产生最大价值的，并且弄清楚自己做某件事所花费的机会成本会不会太大，会不会打破现有工作的收支平衡。如果机会成本太高，或者说高于自己的收益，那么就会对后续的工作产生不良的影响，甚至破坏自己的工作计划。
谷歌公司当年先选择制造谷歌眼镜，而不是选择制造VR产品和AR产品，结果导致它如今一直都在相关产品领域处于落后位置。第一代谷歌眼镜完全脱离了市场需求，销量惨淡，新一代产品的研发计划被迫中止，而VR和AR设备具有广阔的市场前景，很多公司正在着手打造自己的产品，可以说相关产品的发展潜力远远大于谷歌眼镜。由于当初没有合理计算谷歌眼镜的机会成本，才导致公司做出了错误的选择，造成了不可挽回的损失。事实上，在市场前景更为广阔的VR和AR领域，甚至其他一些可穿戴设备的研发领域，谷歌公司都错失了最好的发展机会，现在想要追上其他竞争对手，难度非常大。
很显然，如果我们能够对自己所做的每件事进行仔细分析，认真分析做这件事的机会成本，就可以更加清楚地确定自己应该做某件事，应该先做某件事。通常情况下，这种分析需要寻找多个比对的对象，比如，我们每天都要做很多项工作，或者进行多次的选择，在不清楚自己应该先做哪件事情的时候，可以对每项工作产生的收益进行对比。
事情A可以带来10万元的收益，事情B可以带来9万元的收益，事情C可以带来8万元的收益，事情D可以带来7万元的收益，那么我们在选择的时候，肯定会做事情A，因为A的收益最大。而A的机会成本则是9万元（机会成本选择放弃工作中收益最大的那一项）。选择那些价值最大的，选择那些价值高于机会成本的，往往是我们选择工作的一个基本原则。
为了确保自己在选择的时候更加轻松，也更为明确，最好还是先设置好一个表格，将自己所要做的那些事情先写下来，然后按照每件事的重要性和价值高低做好排列。或者将自己需要做出的选择进行比对，认真分析所做之事的机会成本，找出那些自己最应该去做的事情。这种分析往往具有两层含义：第一层含义是做出选择，是选择A还是选择B的问题，看看哪一个最适合自己；第二层含义是把握顺序，那就是先做与后做的区别，弄清楚先做某件事会带来什么效益，后做某件事会造成什么影响。无论是哪种含义，实际上都代表了一种顺序，这种顺序决定了我们该如何让有限的时间发挥最大的价值。
需要注意的是，机会成本通常具有显性成本和隐性成本两种，显性成本是指支付货币，简单来说，就是使用他人资源时，需要支付给对方的货币，这就是做这件事的显性成本。比如某件事可以自己去做，但还是选择了支付报酬让别人去做，这些付出的钱就是我们做这件事的显性成本。隐性成本指的就是做某件事而放弃做其他事情所产生的价值。无论是显性成本还是隐性成本，其最终的目的都是为了确保工作达到一个最大的价值。因此，在时间管理的过程中，机会成本应该作为一个最基本的管理方法来运用。
1.将每天所有的事情罗列出来进行安排
1998年，笔者在通用汽车公司实习，当时笔者的部门主管是布莱克先生，这位毕业于哥伦比亚大学的高才生，在进入通用汽车公司三年之后，就升到了部门主管的位置，不得不说，这是一个奇迹。当然对于那些了解他个人能力的人来说，这并不算什么特别的事情。
布莱克是一个非常有计划的人，无论做什么事情都很有条理，笔者几乎很少看到他会陷入混乱之中，而与此相对应的是，多数人都在杂乱无章的工作中忙得团团转。尤其是对笔者这样的新人来说，情况往往更糟，笔者的桌子总是很乱，房间也没有时间收拾，还常常被各种工作弄得心烦意乱，也常常会出现丢三落四的毛病。更要命的是，每次当笔者忙完一阵后，总会发现还有一些工作没有去做。
不过在布莱克那儿，你几乎看不到这种情况，他就像一架精密的仪器一样，总是轻而易举就把所有的工作顺利完成，他不是那种拖沓的人，不是那种会遗漏工作的人，更不是那种在混乱中不知所措的人，布莱克总有办法让一切都按照他的节奏和意愿进行。
不过，笔者很快就发现了布莱克先生的秘诀，那就是记录和罗列。事实上每天上班之前，他会先大致梳理一下今天要做的工作，并将这些工作全部记录在一张纸上。或者他会抽出几分钟认真听一听秘书的汇报，搞清楚今天自己要做的事情，然后以1、2、3、4、5的数字做好标记。
1.中午约谈客户，并带上公司的相关资料；
2.陪同上级领导巡查部门内部的工作情况；
3.拟定一份简单的会议纪要，下午下班之前准时提交；
4.查阅一天的工作汇报情况；
……
对于任何一个人来说，将一天所要做的事情全部罗列出来很有必要，这意味着我们可以对所有的工作有一个大概的认识，意味着我们可以对一天的工作时间做一个总体上的安排，把握这种整体性非常重要，它可以帮助我们更加合理地调度一天的时间，可以帮助我们建立一个完整的工作计划和工作时间表。
其实，我们可以想象以下几种不利的情况：在忙碌的过程中，由于自己的一时失误，一些重要的以及必须完成的工作突然被遗忘了，这样就会造成重大的损失；当我们想到什么就做什么的时候，一些看起来并不重要的工作，一些原本并不在计划之内的工作可能会在无意识中执行下去；整体的工作缺乏逻辑性与条理性，我们可能会在做某件事情的时候想起了另外一件重要的事，可能会半途改变自己的工作计划，转而去做另外一件事；由于没有将所有事情罗列出来，我们对工作并没有一个总体的认识，对工作时间也缺乏概念，常常到了下班时间，才突然记起来还有很多事情没有做。
事实上，由于工作比较多，我们很容易处于一个比较混乱的状态，容易受到各种不稳定因素的影响，一旦缺乏必要的罗列和记录手段，这种混乱可能会继续下去。一些时间管理专家曾经这样做出警告：“如果我们搞不清楚自己需要做些什么，或者没有将其以一种更为明确的方式全部呈现出来，那么我们的工作很快会陷入一种自己也无法控制的状态。”因此，我们需要将一天内所有要做的事情罗列出来，尽管这些事情并不全都是重要的，尽管这些工作可能最后不一定需要全部做完（一些工作可能临时出现变动，不需要做下去了），但是就工作本身的安排而言，罗列出来仍旧是有必要的。它从本质上给我们提了一个醒，同时将一些有必要去做的事情同那些没必要去做的事情区别开来，从而避免了做一些无意义的工作。
罗列这些信息的时候，最好不要简单地将其罗列在大脑中，而应该主动将它们记录在一些更为可靠的载体上。事实上，很多人喜欢将事情放在脑子里，强制性地依靠大脑来记忆，并且依靠大脑来进行罗列和分析。但是记忆往往就像一个坑，这个坑所能填满的东西非常有限，除非将坑挖得更深一些。可是，一旦我们继续挖坑，就可能会陷入一个恶性循环中，即把坑挖得越深，我们将会被迫记忆更多的东西，从而不断增加大脑的负担。对于每天都要从事大量工作的人来说，这并不是一个合理的模式。对于大脑来说，虽然具备记忆功能，但是它最主要的功能应该是思考，尤其是对那些需要应对各种工作的人来说，它们必须做好明确的分工：让大脑集中精力进行思考，至于记忆方面的事情可以交给计算机或者纸笔，实际上这些工具在记忆方面往往比大脑更加可靠，毕竟大脑很可能无法进行长期记忆，而且很容易出现信息的遗漏。
通常情况下，我们可以直接用笔将所有信息写出来，然后编上序列号，也可以将其输入文件夹中。这些方式比较直观，而且记录起来比较简单。一般情况下，记录的时候，可以采取简化的方法：比如我们准备在这一天完成会议纪要的总结，给上级汇报最新的工作进度，那么可以简写成：会议纪要、汇报进度。这种简写只要能够起到提醒自己的功效就行，没必要将其全部详细地描述出来。
还有一些人会采用思维导图的方式，将所有的事情简单画出来，这样不仅可以了解工作的全貌，还能了解各项工作之间可能存在的各种关系，这样对个人的工作同样会产生很大的指导意义，有助于我们将前后工作联系在一起。有的人可能会制作一张表格，将所有要做的事情都放在表格中，这样同样可以做到一目了然。
无论采取哪一种方式，在罗列各个事情的时候，都需要做到每完成一件事，就应该在这件事背后做一个标记，证明自己做好了这件事，或者直接删除这件事，这样我们可以井然有序地按照某种顺序执行下去。
2.将那些烦琐的小事集中处理
在工作中，最让人感到压抑的事情是什么呢？很多人可能觉得是那些更加复杂且风险更大的事情，但最新的一份调查报告表明，多数人并没有因为自己的工作任务难度大而感到困扰，并没有被那些更为复杂的工作所吓倒，相反地，他们最不想面对的就是那些烦琐的小事。
事实往往也是如此，即便是一个对工作认真负责，且愿意接受更大挑战的人，也常常害怕那些琐碎的事情；即便是那些工作能力突出的人，也常常表示自己会因为一些不那么重要但是不得不去做的小事分心，也常常因为一些小事而感到厌烦。
其实这些小事并不需要花费很多时间，也没有太大的难度，一些诸如扫地、收拾办公桌、给花浇水、订机票、安慰同事、讨论某个不那么重要的话题之类的工作，看起来非常轻松，但是为什么很多人都会为之感到头疼呢？主要原因就在于它们的存在往往会破坏工作者对重要工作的节奏，会破坏工作者的工作状态。烦琐的小事往往具有一定的分散性、突发性和意外性，我们甚至都不知道它究竟会在何时出现，它们基本脱离了日常计划，而且毫无规律地分布在各个时间段和工作环节中，这样一来我们的工作计划和工作流程可能会因为这些意外事件而打乱。
很多办公人员都表示自己平时常常会为收拾桌子而困扰，就是因为当他们全身心投入工作时，无论如何也不希望在一些小事上浪费太多时间。而且很多时候，事情越是烦琐处理起来可能越麻烦，到最后我们常常会发现那些小事做起来常常没完没了，这样就直接导致了很多人将大量时间浪费在一些无关痛痒的小事上，从而影响了正常的工作。事情就是这样，当你总是想着让自己的桌子保持整洁，那么你不得不在隔几分钟后就强迫自己整理一遍，因为在工作中，桌子总是很快被弄得很凌乱，我们不得不一遍遍重复这样的动作。在很多时候，有些员工常常会因为这些没完没了的小事而忙得焦头烂额，而正经工作一样都没认真做好。
显而易见，那些小问题常常会成为一个大麻烦，倘若我们缺乏合理有效的解决方式，那么整个工作计划和工作状态都会受到影响。但完成计划并不意味着我们就要彻底抛弃那些小事，并不意味着我们从今以后不再整理桌子、不再拖地、不再清除计算机垃圾，而是尽量想办法制订合理的规划，重新对自己的工作流程进行安排，以确保那些烦琐的小事不会成为一个破坏性的因子。时间管理会帮助我们解决这一类问题，从某种意义上来说，它就是一个非常合格的琐事收集器，如果我们打算掌握时间管理所传授的方法，那么必须掌握这种集中处理小事和琐事的能力。简单来说，就是将一些发生或者可能会出现的小事堆放到一起解决，比如我们可以在下班前集中处理这些小问题。
集中处理是一个非常好的时间管理方式，它有效地将各种分散的任务集中起来处理，不仅不会影响到那些重要工作的执行，还会节省很多时间，毕竟各个击破的话将会耗费更多时间。当然集中处理并不意味着随时随地集中处理，它还需要注意在时间上进行一定的安排和控制。
——尽量放到最后解决
对于任何一个工作者来说，他们都有义务先将主要的工作和重要的工作做完，至于那些无关紧要的小事可以全部延迟到该工作日的最后一段时间。比如，下班前的那一段时间。这样安排就是为了确保所有重要的工作不会受到影响。而且琐事可能在一天的任何时候都会出现，将其放到最后来解决，可以做到不遗漏。
不过有一些小事由于有着严格的时间要求，比如通知其他人开会、帮老板买烟或者泡咖啡、帮老板接听电话等，这些琐事通常需要立即完成，因此最好还是不要拖延太久。
——控制好解决问题的时间
每天我们可能都会遭遇到各种各样的小问题，这些小问题堆积在一起来解决的时候，时间最好不要超过45分钟，有必要的话应该控制在30分钟以内。毕竟工作时间太长的话会压缩其他重要工作的时间或者休息时间，而且也很容易养成拖延症。
比如，在华为公司，员工通常会在下班前10分钟将一天积累下来的琐事全部列出来，然后集中进行处理，这样有效避免了各种大小事务混杂在一起的状况，防止影响工作者的节奏和状态。针对不同的情况，针对琐事的多少和难易程度，我们需要具体问题具体分析，设定最佳的时间来完成，但这个时间绝对不能过长。
——集中进行选择和分析
很多时候我们在工作中会迫切地想要解决遇到的每一件小事，但实际上当我们尝试着跳过并将它们集中起来处理之后，会发现其中一些工作根本没有必要理会，或者说在时间不太允许的情况下，我们根本没有必要花费时间和精力去解决它们；有些事情往往是重复出现的（桌子凌乱），我们可以一次性解决；还有一些琐事并没有明确的时间限制，比如预订几天以后的车票或者安排几天以后的聚会活动，这些都可以适当拖延一下。
很显然，通过集中处理的方法，有助于我们保持工作的专注度和效率，也有助于我们更好地把握自己的工作状态。当然，为了确保那些琐事不会被彻底忽略掉，我们在进行时间管理的时候，最好将发生的每件小事用笔记下来，这样就可以确保在下班之前不会出现遗漏。
3.先做重要的，再做次要的
在2007年，笔者跟随公司的考察团访问印度一家合资公司，当时公司董事长莫罗先生正在视察基层的工作情况，于是安排他的秘书接待了我们。在董事长的会客厅里，我们发现秘书帮助莫罗先生拟定的一份详细的工作任务清单，上面记着：
A.参加客户的周年庆活动，并准备好祝贺的礼品；
B.做好一月一次的基层工作大视察；
C.接待国外的考察团，并举行会面；
D.审核下属提交的方案，签署汇报性的文件；
E.做好本月总结工作的收尾；
F.预定下个月去往伦敦的机票；
G.着手做其他工作。
在这个清单中，除了最后一项处于待定之外，其余事项看上去都必须完成，而且莫罗先生的秘书告诉笔者，这些工作都已经编排好了顺序。那么为什么不是先做B，然后做C，最后才是D和A呢？为什么非要按照A、B、C、D、E、F、G的顺序一件件来完成呢？对很多人而言，这些工作似乎都是一天之中所要解决的“麻烦”，无论早晚，都是要面对和解决的，因此似乎没有必要费心思去弄出一个先后顺序来。
不过莫罗先生有自己的看法：客户是最重要的，他们直接决定了企业生存和发展，因此与客户保持良好的关系至关重要，将其排在第一位符合企业整体的利益需求；视察是规定之内的工作，通常情况下不能延误也不能无故缺席，因此将这个工作排在第二位情有可原；接待外来的参观者是企业展示自身形象和实力的关键，也是提升影响力的重要方式，因此显得比较重要；对下属提交的方案进行审核是保持良好沟通的重要步骤，也是确保及时了解下一层级工作的重要方法；接下来是对本月总结报告做一个收尾，确保总结报告完满完成；至于机票已经是下个月的事情了，并不是太过紧要的事情，因此可以适当靠后。
莫罗先生运用了罗列和记录的方法，但更加重要的是，他将自己所要做的事情进行了顺序上的排列，这个顺序往往是按照主次来划分的，主要的工作、重要的工作必须先完成，那些次要的、不那么要紧的事情可以适当靠后。这种排列的方式有助于他处理好一整天的工作，并防止正常的工作受到影响。
排序的方法在时间管理中是一种非常常见的方式，其核心思想就是把握要点，将那些最重要的工作当成所有工作的重心，因此在时间安排上可以适当提前，以确保在第一时间完成工作。社会学家通常会把秩序看得很重要，并认为秩序就是社会的法则，其实，在时间管理中，顺序同样是一种法则，是一种重要的工作法则。
在我们的小时候，这种法则就已经逐渐被强调了。父母乐于给孩子制定这样的规矩：先做完作业，然后可以出去玩耍、看电视，最后吃晚饭，这样的顺序是符合人体作息规律的，也符合我们对时间的规划。如果调皮一些的孩子，可能会选择先吃饭，然后看电视，最后才做作业，这会带来一系列的问题，比如拖沓、偷懒，或者影响休息。
这种建立工作顺序的意识几乎就是在那个时候开始培养和形成的，在日后的生活和工作中，这种意识会得到强化，但即便如此，并非所有人都注重顺序的变化。很多人做事缺乏合理的规划，对工作没有一个合理的安排，结果常常导致重要的事情没做，而那些无关紧要的小事提前完成了。或者常常将自己的工作搞得很乱，各项工作往往纠缠在一起，最终使得自己的工作效率不断下降。
心理学家证实了一点，过多的信息集中在一起往往会带来一定的混乱。人们在接收某一种信息时，很容易受到其他所需信息的干扰，在工作中同样如此。当我们决定做一件事情的时候，如果没有人告诉我们先做什么，然后做什么，那么很可能会在各项工作中纠结，到最后我们会发现自己想做的那些事情一件也没能完成。
有个科学家曾经做过一项实验，将6项工作写在纸板上，然后让测试者去完成，结果在50位测试者之间，只有3个人在规定时间内完成了任务。实际上这些工作并不难，只不过很多测试者在工作的过程中出现了混乱和不专注的现象，当一下子面对不同的几种工作时，他们很少会按照顺序去完成，而是经常在不同的工作中切换，这种混合与切换会让他们的效率大大降低。
如果一开始就告诉测试者，必须按照事情重要程度与顺序去解决问题，那么相信测试者基本上都能够顺利完成任务。一旦排好了顺序，就能够意识到自己最应该做什么，并且会尽量按照这个顺序完成所有的工作。
可以说在多数场合下，“先做最重要的事情”几乎已经成了一种重要的法则，当然践行这种法则需要注意一些基本的问题，比如，辨别什么事情是最重要的。这是一个很容易被忽视的问题，实际上很多人并没有过分重视这个问题，因此，在最重要、重要、次要的等级划分方面缺乏一个基本的概念，但这并不是一个难以解决的问题。
有关事情的重要性，通常可以从几个方面入手。比如价值，价值最大的工作往往重要性也越大；还有就是危害性，危害性最大的事情或者负面影响最大的事情，往往最应该引起重视，因此也必须率先解决。相比之下，那些价值不那么大或者危害性最小的工作则没有那么重要。
理清楚重要性这个概念之后，就要对相关的事情进行时间上的规划和分配，重要的事情尽量靠前，而且最好集中更多的资源和精力去做，要尽量集中时间解决相关的问题，而那些不那么重要的事情不仅要适当延后，在时间分配上也可以适当减少。
需要注意的是，每个人都必须意识到一点，“我的时间是有限的，因此只能在有限的时间里做到最好，或者实现最大的价值”。这种“时间有限论”同样会在客观上决定着我们应该先做那些重要的事情，否则我们可能会因小失大。无论如何，想要和时间成为朋友，那么就要懂得尊重时间，懂得尊重时间的价值。
4.坚持从简单到复杂的工作顺序
在生活和工作中，总会遇到一些喜欢接受挑战的人，他们平时喜欢做一些难度很大的事情，喜欢接受一些高难度的工作任务，喜欢将那些能够制造困难的事情摆放在优先解决的位置上。作为一种有趣的生活方式和工作方式，接受挑战并享受挑战带来的快乐，这是令人尊敬的，但是，如果将其用在日常工作中，可能会产生一些问题，尤其是从时间管理的角度来说，优先解决难度较大的事情可能会带来一些负面影响。
其实，对于那些有经验的工作者来说，在工作的过程中，最好还是先从简单的工作开始，然后一步步做那些复杂的工作，即便是面对一些复杂的工作，也应该从一些简单的环节和步骤开始。这样做的目的并不是为了逃避困难（实际上无论是简单的或困难的，只要是在计划之内的事情，就一定要执行下去，根本不存在逃避的问题）。之所以选择从简单的工作或者简单的环节开始，主要的目的就是为了让工作能够循序渐进，就是为了先通过简单的工作来让自己慢慢适应工作的节奏以及难度，这样就可以在渐进的过程中不断强化自己的意识，不断提升自己的状态。
相反地，如果一开始就从难度最大的工作做起，那么很可能因为没有及时融入状态，没有及时进入节奏而久久不能找到合适的突破口。重要的是，这种困难往往会挫伤工作的积极性，我们可能会觉得自己的能力不行，会认为自己根本没有办法解决任何事情。在这样的心理状态下，我们想要做好工作显然会很困难，而更加致命的是，随着时间的推移，一旦工作迟迟难以展开，迟迟无法获得任何进展，这种压抑的负面情绪会越来越严重，我们的心理波动也会越来越大，这个时候我们内心的抗压能力只会变得更差，时间浪费也会越来越严重。
如果我们问世界上那些最成功的企业家，他们是如何获得成功的，是不是因为选择了做那些别人做不到的事才会让自己变得如此伟大？相信多数企业家给出的答案会出乎我们的意料。事实上，他们的成功并非是因为一开始就选择做那些看起来了不起的大事，而恰恰是一开始选择了从一些非常简单的小事做起。比尔·盖茨一开始从最简单的编程开始做起，巴菲特一开始选择了最简单的炒股模式，埃隆·马斯克也不是一开始就选择做新能源汽车、超级高铁以及太空探索计划的，他一开始学习的是软件编程，而且还制作了一款小游戏。对于那些伟大的企业家来说，他们的确做出了非凡的成就，而且做了一些难度很大的事情，但是在那之前，他们都是从最简单的工作开始的。
试想一下，如果比尔·盖茨一开始就研发计算机系统，那么他也许早就在挫折中销声匿迹了；如果巴菲特一开始就大手笔地进行一些超高难度的操作，那么他也许早就在风险重重的股市中血本无归、家破人亡了；如果埃隆·马斯克在十几岁的时候就开始研究新能源汽车、超级高铁以及太空探索计划，那么也许早就在巨大的压力中变得籍籍无名了。
实际上，很多人都存在这样一种冒险心理，他们会觉得，自己如果一开始就对那些难度更大的任务发起挑战，而一旦解决了这些大难题，那么接下来的事情将会变得非常简单，接下来的工作将会变得非常轻松。很多人都妄图通过先完成难度更大的项目来建立起绝对的信心与心理优势，但实际上他们没有进行深入的思考和分析，比如，他们并不清楚自己能不能顺利解决这些难题，万一自己不能顺利解决这些难题呢？万一工作遭受到了重大的挫折，自己是否有足够的心理准备坚持下去？而他们是否能够始终保持强大的动力，是否能够始终像最初那样信心满满地面对自己所遇到的困难？
另外，有一点同样不容忽视，那就是即便真的顺利解决了那些难度较大的工作任务，那么接下来是否就一定能够确保自己快速地完成那些相对容易的工作任务呢？事实上，很多时候，当我们完成一些高难度的工作后，会放下心里的戒备，会本能地认为接下来的工作将不费吹灰之力，在这样的心态下通常会出现一些不好的工作习惯。比如，由于过分自信，他们开始拖延工作，并认为只要很少的时间就可以解决所有问题；比如，开始放松警惕和专注度，对待工作不够认真，结果反而在简单的事情上犯下错误。无论是哪一种心理，最终的结果都可能导致整体的工作受到影响。无论如何，任何一项工作都应该从简单的开始，这是一个基本定律，也是做事的一个基本原则。在化学实验中，化学家对用于实验的化学品加热时，并不是直接放在酒精灯上炙烤，而是选择放入试管中进行缓慢的预热；音乐家在开演唱会的时候，也会先选择一些难度比较低的歌曲来开嗓，这样就可以确保自己的状态越来越好。在工作中，同样如此。
正如前面所分析的那样，按照从简单到复杂的顺序，我们往往能够更好地进入自己的工作节奏，对工作的承受压力也会逐步得到提升和强化，而且随着工作的深入，对工作的整体了解和把握能力也会得到强化，而这往往会带来一系列的心理优势和技术优势，最后将会帮助我们更好地应对困难和挑战，并逐步找到解决问题的方法，从而在整个流程上节省时间。
不过，对于一些非常重要且难度比较大的工作，我们必须优先予以解决，只不过为了让自己保持更好的工作状态，可以选择做一些准备工作，或者在事前做好各种分析工作，这样可以让我们更好地找到节奏，从而避免自己迟迟找不到头绪。
5.按照流程工作很重要
如果我们对那些发展状况比较糟糕的企业仔细做调查，就会发现这些企业普遍存在以下问题。
——某个工作出现了很多人重复去做的现象，而某些工作则没有人去做，这样就造成了比较极端的失衡现象。
——某一个环节的任务没有按时完成，导致其他环节的工作无法进行；或者某一个部门的工作出现了问题、出现了错误，导致其他部门的工作受到阻碍。
——内部缺乏配合，所有的部门各自为政，所有的员工都按照自己的想法做事，整体上显得比较混乱。
——员工经常做好了一件事，就不知道该如何进行下去了，也不清楚自己下一份工作是什么。
——员工对自己的工作不够了解，经常碰到什么事情就做什么事情，缺乏一个明确的职能划分。
——当某项工作或者某个工作环节出现问题时，公司找不到相应的负责人，也搞不清楚究竟该找谁来解决这些问题。
如果进行仔细地研究和分析，可以发现这些现象的存在实际上都指向了一个根本的问题，那就是企业的管理不到位，尤其是流程管理出现了很大的问题。事实上，多数企业至今都不太重视流程管理，无论是部门的设置，还是工作岗位的设置，各项工作的环节设置，人员的配置都非常随意，缺乏一个科学合理的计划与安排。最终的结果就是，各个部门之间、各个员工之间都缺乏紧密的联系，整体的工作显得混乱无序，工作效率非常低，工作时间浪费比较严重。
想要改变这一切就需要做好流程管理，流程管理是企业进行时间管理的一个重要方法，而流程管理其实对个人的时间管理来说同样很重要。按照合理的流程去工作，往往可以有效节省更多的工作时间，或者说能够保证时间的利用率。
比如，按照流程做事，能够强化个人的执行效率，因为每个人都能够明确知道自己应该做什么，应该出现在哪个位置上，能够知道自己在什么时候应该做什么事情。从企业管理的角度来说，流程管理实际上反映了业务的本质，那就是“该谁去做这件事，那么就应该让谁去做这件事”。每一个人在企业中都有明确的职能划分，他们处于什么位置、主要负责什么，将在什么时候去做都有一个明确的规定。
很多人会把企业当成一台自动运行的机器，实际上企业中的每一个部门、每一位员工就是这台机器上的一个个标准配件，想要让机器正常运转起来，这些配件就不可或缺，而且每一个配件都应该出现在自己最正确的位置上，然后搭配、协调起来一起运作。毫无疑问，流程的出现使得各部门内部的重复、遗漏、分工不明等现象消失了，这样就节省了大量的工作时间。而对于员工来说，他们有了明确的任务和目标，有了明确的工作方法和时间上的要求，所以他们会想方设法确保自身所处工作环节的顺畅运行。此外，由于流程明确划分了每一个人的职能，因此按照流程办事能够有效提升个人的责任感。
M公司曾经是一家管理滞后、工作混乱的企业，由于内部工作缺乏统一的调度，各部门之间几乎都是各做各事，而正是因为缺乏管理上的约束，几乎人人都在拖延，一个为期一个月的工程往往会拖到两个月，每天必须完成的工作往往会拖到第二天。除了拖延之外，员工的工作积极性并不高，而且由于权责不明，自己不需要承担太多的责任，这样就导致工作效率低下的问题变得更加突出。
后来，M公司从国外公司引入了流程管理方法，使整个运作体系形成了一个环环相扣的整体，每个部门、每个员工都有了明确的任务，都受到了流程的约束和指示。此外，他们必须在工作中按时按质按量地完成任务，必须将自己的工作同整个流程联系在一起，这样也确保了他们在工作中更加专注、更加负责。在引入流程管理之后的一年时间里，该公司的营业额就提升了55%，而成本消耗下降了48%，市场竞争力不断增强。
流程管理是一个将工作中所有环节、所有部门、所需资源全部联系在一起的一种管理方法，这种方法往往能够简化工作步骤，让整个运作体系变得更具条理性，让所有的工作都变得更加明确。从时间管理的角度来说，流程管理的确具备让时间变得更加高效的能力与作用。
即便是在个人的工作中，我们同样需要接受提示，尽量按照流程做事，这里所说的流程就是将自己的工作分为几个步骤，然后严格按照这些步骤努力。在不同的工作步骤中，需要按时按质完成任务，同时还需要确保这些工作环节和步骤不会出现混乱，不会出现次序颠倒的行为。事实上，很多人工作不按步骤、不按流程进行，常常想到什么就做什么，想要先做什么就先做什么，结果往往导致工作进行了一半，就发现进行不下去了，他们的工作顺序也可能已经出现了问题。如果一切都按正常的顺序进行，那么就不容易出现返工的现象，不容易出现各个环节衔接不紧密的情况。
其实，流程是指一个或一系列连续有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，促使特定结果的实现。或者说它就是一种顺序、一种步骤、一种规律，每个部门或者每个人按照流程指示就可以顺利完成自己的任务，最终实现总的目标。一般情况下，我们需要制定完善的流程图，这样可以更为直观地了解自己在流程中需要做什么，同时也了解到流程的整体面貌，从而将细节和整体综合起来进行把握。
6.设计一种办公室美学
在日常工作中，很多人都没有收拾办公桌的习惯，桌子上看起来总是乱糟糟的，不仅积着灰尘，而且各种文件堆满了整张桌子，结果每次一上班就会看见他们急躁地在一大堆混乱的文件中翻来翻去，这样的情况会在一天内发生数次，因为他们一天之内可能需要做好几份不同类型的工作，需要解决不同的问题，而每一次开始新的工作任务，就不得不重新翻阅一次资料，结果常常是越翻阅越混乱，各种不同类型、不同功效、不同时间、不同工作的资料全部混在一起。最终的情况就是，工作越是做到最后面，查找资料的难度越大，所花费的时间也越多。
一些社会机构曾经做过调查，发现当办公桌上摆放混乱的时候，每天都需要花费大量的时间寻找资料，这些时间是那些善于整理办公桌的人的3～5倍之多，如果在工作任务比较多，工作压力比较大的情况下，这种差距还会进一步凸显。另外，在查找资料的过程中，工作者很有可能因为迟迟找不到自己想要的资料，出现急躁的心理，而这样会导致局面越来越失控，从而影响工作节奏、工作状态。
研究发现，那些善于整理办公桌的人，在工作中往往表现得更加出色，他们的工作效率更高，对时间的管理也更加出色。很显然，一个每天将办公桌都弄得乱糟糟的人不会是一个优秀的时间管理者，毕竟一个好的时间管理者不会花太多时间在一大堆混乱的文件资料中寻找自己所需的材料。反过来说，那些优秀的时间管理者，不会让办公桌混乱，更不会让混乱的办公桌来影响自己的工作。
其实，整理办公桌只是举手之劳，每天早上只要花费一分钟或者几分钟时间就可以给自己营造一个好的环境与空间，而不必在工作中不断花费时间寻找资料，不必为那些混乱的资料感到头疼和心烦意乱。从这一方面来说，整理办公桌就是为了营造一种合理的工作秩序。
秩序首先本身就是一种美，均匀、对称、整洁，会给人带来一种美感，一种舒适感，让人拥有更好的心情以及更好的工作状态。其次，秩序代表着一种条理、顺序以及简洁的特质，代表着效率。就像那些善于整理和收拾办公桌的人一样，他们往往能够快速找到自己想要的资料，能够更快地进入工作节奏。一个出色的时间管理者是不会在一片混乱中开始自己的工作的，任何时候他们都能够有效掌控好身边的资源和工具，并且做好合理的分配和安排。同时为了确保能够形成整体的和谐，他们会想办法打造一个干净整洁的办公环境。
首先，做好清洁工作。我们经常擦洗桌子、打扫室内卫生，保证办公室的清洁，这样有助于营造一个让自己感到舒服的办公环境。有些人没有清洗和打扫办公室的习惯，办公桌上、地板上常常蒙着一层灰尘，或者掉有很多零食的碎屑，以及其他一些粉尘之类的东西，这样的画面往往让人看了很不舒服，而且在这样的工作环境下办公，心情也自然会受到影响。如果能够每天或者每隔一天擦洗一次办公桌，或者每天给办公室打扫一次卫生，相信一定会让自己每天都处在一个令人感到舒适、愉悦的办公环境中，而这样的办公环境显然有助于提升我们的状态。
其次，保持桌面的整齐、简洁。我们应该将一切需要的东西摆放整齐，比如文件要在分类后堆放整齐，而不是胡乱堆放，甚至让各种文档混在一起，以免造成工作的不便；办公工具应该放在合适的位置上，这样方便自己在利用的时候更加顺手。将一切不需要的东西从办公桌上移走，比如过期的文件、已经做完的工作文档、休闲时翻阅的杂志和书报、零食以及一些杂乱而无用的道具，通过清理，从而使办公桌上腾出更多更大的空间。
再次，及时做好资料的整理分类工作。有用的资料必须按照类型、功效、重要程度、使用的先后顺序进行分类摆放，并做好明显的标记，确保我们在需要这些资料的时候能够在第一时间内找到这些资料，而不是满桌子胡乱翻看。事实证明，越是混乱的桌子，在寻找资料的过程中越是容易出现混乱。只有做好分类，我们才不至于将大量的时间浪费在无意义的资料搜寻工作当中去。而当我们查找资料并翻阅资料之后，需要将这些资料放回原处，而不是直接散落在桌子上，这样方便我们下一次接着寻找资料，而且也不会对其他资料的搜寻和利用带来麻烦。需要注意的是，对那些没有价值的资料，或者已经利用完毕的资料，最好从办公桌上移走，集中放在一个盒子里，并且做好标签，这样可以确保办公桌更加简洁。一些需要保密的资料在利用完之后，需要封存、上交，或者立即销毁。
复次，想要形成一种秩序，就需要及时做好各种记录，因为大脑容易忘记一些事情，即便不会轻易忘记，依靠大脑来记忆一些事只会无端增加大脑的负担，从而影响大脑进一步进行思考。因此最好的方法就是拿一支笔，将自己所要做的事情，以及一些重要的细节问题全都记录在纸上，将自己所需的资料以及完成的工作也记录下来，这样我们在工作的时候就会显得更有条理、更有章法。
最后，需要注意的是，如今我们大部分的办公室工作都需要借助计算机来完成，因此计算机已经成了不可或缺的一个工具。不过如果处理不当，计算机往往会成为办公桌空间混乱的一个重要因素，因为计算机体积通常都比较大，一些老式的台式机和液晶显示器都会占据大量空间，另外，大量的插座、计算机线、电线、网线、数据线会占据大量的空间，而且这些线往往胡乱交织在一起，会对其他东西的摆放带来不便，而且会影响自己的正常工作。因此选择体积更小的计算机，将所有的数据线捆绑、装订起来就显得很有必要，这样可以帮助我们远离那些牵牵绊绊的干扰。
无论如何，只要我们认真做好了以上几点，那么就能够有效管控好办公桌的布置，确保我们每天都拥有一个简洁、舒适、有条理的办公桌，保证我们每天都可以顺畅、合理地利用好办公桌，并且提高工作的效率。
7.找出那根线头
有经验的纺织工人在拆解一大堆混乱的线团时，通常不会手忙脚乱地将线团扯开，而是耐心地在打乱了的线团中寻找线头。对于他们来说，线头往往是解开混乱的一个重要工具，毕竟整条线原本就是连在一起的，只要把线头找到了，那么整个线团就可以循着线头不断打开。
随着信息的不断增加，我们所面临的工作也会越来越复杂，而在复杂的工作中，我们经常会处于一种盲目、慌乱的状态。很多时候我们并不缺乏耐心，也不缺乏能力，只是常常不能理清楚事情的来龙去脉，我们欠缺的就是找到那种不知道该如何开始自己工作的能力，我们搞不清楚自己最先需要怎么做。这个时候，想要找到一种让问题简单化，让工作更加顺畅的方式，往往显得至关重要，而这种方法就是找到解决问题的线头，这是理清楚顺序的重要方法，是让整体工作保持在一个正常水平的关键要素。
一团线无论堆成怎样，无论拥有何种形状，都会有一个线头；一件事情无论如何烦琐，无论顺序被打乱成什么样子，也同样有一个线头。这些线头是我们展开工作的开端，是我们理顺整个生活体系、工作体系的开端，只要找到了这个线头，就等于找到了解决问题的一个捷径，可以说相对于花费大力气去整理“线团”，从线头入手可以让整个工作变得更加轻松。
比如，领导经常会丢给我们一大堆的资料，让我们进行整理，很显然，如果我们直接进行分析和解读，那么混乱的资料很快就会让我们大呼头痛。事实上，我们不能任意删减和丢弃任何一份资料，不能随心所欲地按照自己的理解来进行重新整理和装订，那么我们想在最短时间内完成工作，最好就是找到一个更为合理的串联方式，将手头的资料按照某种规律或者关系串联在一起，当然这种串联方式的关键在于找到一个“线头”，我们完全可以按照线头去寻找资料中的那些顺序和规律，从而将所有的资料联结成一个整体。
有时候我们会处理一些比较复杂的问题，这些问题往往是由各种矛盾交织在一起的，导致整体比较混乱，那么在处理这些问题时，不能直接采取“一锅端”的方法来解决，而应该耐心地找到引起矛盾的源头，看看到底是因为什么事情才导致矛盾的产生，又是因为什么问题导致矛盾纠缠在一起，只要找到了源头，就可以一一化解所有的矛盾。
不可否认的是，工作能力与工作态度非常重要，但是对于我们来说，掌握必要的技巧同样非常重要，找到工作中的那些“线头”就是一个出色的技巧，它在帮助我们了解复杂局势和提高工作效率方面起了很大的促进作用。在很多时候，我们可以将这些“线头”当成自己所要走出的第一步，而走出第一步往往是解决问题的开始，第一步决定了我们的第二步、第三步，决定了我们是否会在一个正确的方向上前进。在一些混乱的局面和复杂的工作中，走好第一步往往会决定整个工作能否顺利完成。如果不能将第一步走好，那么就不要贸然去走，以免越走越乱、越走越偏。
有家公司的发展一直不景气，企业的销售额年年下跌，内部的运作一塌糊涂，几乎濒临破产。企业相继聘用了几位经理，始终难以把企业带入正轨。2007年，刘先生走马上任，担任这家公司新的总经理。当时公司的发展状况非常糟糕，企业基本处于半生产、半歇业的状态，员工大多人浮于事，每天都在办公室里无所事事；部门之间内斗严重，配合不够默契，而且各自的执行力很差；整个公司处于亏空状态，根本没有多少流动资金；企业也没有什么稳定的发展计划。总而言之，整个公司看上去就像是一盘散沙，各种问题堆在一起，造成了一种严重混乱的局面，内部改革已经迫在眉睫。
和前面几任总经理一样，刘先生对这些问题感到头疼，不过他并没有就此退缩，也没有盲目地进行改革，而是希望能够对所有问题抽丝剥茧，理出一个头绪来。在他看来，所有问题并不是一天出现的，但也一定有一个关键的“线头”，这是引起如今复杂局面的关键，也是解决所有问题的关键。经过分析和观察，他发现了最主要的问题是内部派系之争比较严重，这些派系实力雄厚，关系复杂，根本不服从上级指挥，因此对公司的正常管理和改革产生了巨大的威胁。
刘先生了解情况之后，直接邀请了各派系的主要负责人参加会议，先肯定了他们对公司所做出的贡献，并给予他们更多的权力，让他们名正言顺地负责内部各项事务，以此赢得对方的信任。紧接着刘先生经常请教这些主要负责人一些问题，通过频繁地接触和虚心地请教，赢得了他们的好感，双方也因此建立起良好的互动关系。等到双方的关系越来越稳固之后，刘先生开始推行内部改革，这时候他所遇到的压力和阻力已经大大减少了，而企业也开始慢慢在改革中走上正轨。
事实就是如此，当我们在处理某一项复杂的工作时，不能盲目地看到什么问题就解决什么问题，盲目行动很可能让我们陷入一个恶性循环当中——越忙越乱、越乱越忙，这个时候，我们所有的努力可能都会变成无用功。最要紧的还是先认真对工作进行分析，看看这项复杂的工作究竟是因为什么引起的，全面了解工作的发展态势，我们应该在复杂的矛盾中找到那些能够理顺整件事的一个源头，这样才可以确保工作变得更加简单、顺畅。
8.做对的事情比将事情做对更加重要
在工作中，很多人会产生这样的疑问，究竟是做对的事情更加重要，还是把事情做对更加重要？有的人会认为将工作做对更加重要，任何一项工作最终都是要靠人去做的，因此执行应该是第一位的，应该是整个工作流程中最重要的步骤，毕竟如果没有人去做，那么什么事情都不会产生结果。
而有的人则认为做对的事情最重要，因为做对的事情代表了方向和目标的正确，代表了一种科学合理的计划，虽然计划的最终目的还是为了实现某个目标，但是选择了正确的方向和任务，我们将会有更多的时间为之努力奋斗。而选择了将事情做对仅仅体现了个人的执行力，只是表明了我们对某件事的结果负责，至于这件事情是否正确、合理，我们可能根本没有认真去想，因此常见的结果可能就是我们做好了这件事，甚至让这件事的价值得到最大化的发挥，但这些价值并不是自己想要的，也并不符合自己的工作目标。
在企业管理中有这样一个原则，那就是始终将战略制定摆放在第一位，虽然执行力同样重要，但是战略对执行力才有价值和意义，只有确保战略方向和目标的合理，强有力的执行才会成为推进战略的巨大动力。反过来，一旦战略出现了错误，那么执行力越强大，反而越容易加大错误的严重程度，越容易偏离既定的目标。有些企业在发展过程中非常努力，员工也非常拼命，可以说他们已经拿出了最佳的工作态度，可是企业的发展却很不如意，竞争力始终处于一个低水平上。其中，很大一个原因就在于这些企业对战略规划的制订不够重视，导致出现了战略性的失误，和市场不断脱节，并且在市场竞争中不断被淘汰到边缘地带。
可以说，做对的事情就等于把握了战略，这是一个企业发展的核心问题，而把事情做对实际上只是一个效率问题、一个过程问题，它并不是真正决定工作目标能否达成的最重要因素。所以，无论做什么工作，一定要先明确自己的目标和方向，先确定自己这样做是否正确、合理，然后再认真去执行。如果不问缘由，不了解事情的性质就直接去做，如果完全专注于执行的过程，而不去分析和思考，那么所有的执行可能会变得无意义，而且我们的认真和专注可能会造成很大的负面影响。
管理学家早在几十年前就已经意识到了这样的问题，彼得·德鲁克就提出了“做对的事情而不是把事情做对”的训诫，这几乎是管理思想中的一个里程碑。在这里，他所强调的“做对的事情”，就是要求我们在动手做某件事之前应该先把握方向，明确目标，弄清楚利弊，着眼于长远的打算，而不能单纯地脱离战略、脱离计划去做事。
从时间管理的角度来说，做对的事情往往能够为我们的工作提供一种思路和方向，接下来我们只需要按照这种方向或者某个目标的指引去做事即可，可以说，我们完全可以在一个相对稳定的方向上奋斗。而把事情做对仅仅提到了工作的过程，虽然它也重点强调了效率，但是如果不能把效率用在正确的事情和方向上，所谓的效率只会造成更为严重的损害。就像我们为了达到某种目的而选择去做任务A一样，因为我们知道完成了任务A有助于我们逐步实现目标。而有的人却不问缘由，不明目标，直接选择做和目标无关的任务B，结果任务B虽然完成得非常好，效率也非常高，可问题在于对实现目标根本没有任何帮助，因此任务B的一切行动其实都是无效的，不过是白白浪费了大量的精力和时间而已。
无论如何，选择有时候比努力更加重要，毕竟选择是方向问题，选择错了，整个方向也就错了，我们的努力也就会白费。只有选对了方向，选对了模式，做了正确的事，我们的成功之路才会变得更加轻松顺畅。
那么该如何对待“做对的事情”以及“把事情做对”两者之间的关系呢？
首先，“做对的事情”比“把事情做对”更加重要，这一点在前面已经得到了验证，因此“做对的事情”应该是整个工作的内核，是大脑，它决定了这一份工作是否合理，是否值得去做，而这一点不能轻易改变。
其次，要分清二者的先后顺序，即先去考虑做对的事，然后再去考虑将事情做对。简单来说，就是先把握好计划、方向和目标，然后再去考虑将事情做对。这个顺序不能乱，否则工作很可能会遭遇重大的挫折。我们从来没有见过一个优秀的时间管理者，会莽撞地埋头苦干，然后才想起来看一看自己是否把握了正确的方向，这种颠倒的做法会让我们的工作陷入困境。
最后，要想办法将二者紧密联系起来，因为对于任何一个时间管理者来说，要想确保自己的工作效率和时间价值得到提升，那么一定要选择“做对的事情”，然后全身心投入这件对的事情上，坚持把事情做到最好，这个时候我们就可以有效提高工作效率以及工作效能。
事实上，二者相辅相成，就像战略目标与执行的紧密结合一样，因此在做任何一件事之前，一定要先弄清楚自己需要做什么，需要搞清楚自己的行动与目标之间的关联，需要了解自己的奋斗方向，然后在分析好合适的方案之后，立即执行下去，并且认真、专注去努力完成它。
9.了解每件事情的机会成本
西方经济学家认为，经济学需要研究一个经济社会如何对稀缺的经济资源进行合理配置的问题。由于经济资源的稀缺性，一个社会或一个企业用一定的经济资源生产一定数量的一种或几种产品时，这些经济资源往往不能同时被使用在其他的生产用途方面。简单来说，社会或者企业在获得一定数量的产品收入时，需要放弃用同样的经济资源来生产其他产品时所能获得的收入。
这就是机会成本的来源，所谓机会成本，是指为了得到某种东西而想要放弃另一些东西的最大价值；也可以理解为在面临多方案择一决策时，被舍弃的选项中最高价值者是本次决策的机会成本；还指厂商把相同的生产要素投入其他行业中可以获得的最高收益。简单来说，某人选择做事情A，就必须放弃事情B，并且放弃做事情B所带来的价值和效益，这种价值和效益实际上就是个人在做事情A时所要付出的代价，或者说成本。
比如，农民在选择养猪之后，就不能选择养鸡，那么养猪的机会成本就是放弃养鸡的收益，如果说养鸡每年能够带来1万元的收益，那么农民选择养猪的机会成本就是1万元。同样地，员工在接受公司A的聘用，必须放弃公司B年薪10万元的工作，因此对于员工来说，接受公司A聘用的机会成本就是10万元。
对于我们来说，人生充满了各种选择，如何做出最合理的选择，如何对事情做出合理的安排，这往往涉及机会成本的问题，而尽可能地减少自己的机会成本，这样才是提高时间利用率的关键，也是一个本质要求。
比如，当我们在安排时间的时候，需要弄清楚什么事情是自己最需要立即去做的，什么事情是能够产生最大价值的，并且弄清楚自己做某件事所花费的机会成本会不会太大，会不会打破现有工作的收支平衡。如果机会成本太高，或者说高于自己的收益，那么就会对后续的工作产生不良的影响，甚至破坏自己的工作计划。
谷歌公司当年先选择制造谷歌眼镜，而不是选择制造VR产品和AR产品，结果导致它如今一直都在相关产品领域处于落后位置。第一代谷歌眼镜完全脱离了市场需求，销量惨淡，新一代产品的研发计划被迫中止，而VR和AR设备具有广阔的市场前景，很多公司正在着手打造自己的产品，可以说相关产品的发展潜力远远大于谷歌眼镜。由于当初没有合理计算谷歌眼镜的机会成本，才导致公司做出了错误的选择，造成了不可挽回的损失。事实上，在市场前景更为广阔的VR和AR领域，甚至其他一些可穿戴设备的研发领域，谷歌公司都错失了最好的发展机会，现在想要追上其他竞争对手，难度非常大。
很显然，如果我们能够对自己所做的每件事进行仔细分析，认真分析做这件事的机会成本，就可以更加清楚地确定自己应该做某件事，应该先做某件事。通常情况下，这种分析需要寻找多个比对的对象，比如，我们每天都要做很多项工作，或者进行多次的选择，在不清楚自己应该先做哪件事情的时候，可以对每项工作产生的收益进行对比。
事情A可以带来10万元的收益，事情B可以带来9万元的收益，事情C可以带来8万元的收益，事情D可以带来7万元的收益，那么我们在选择的时候，肯定会做事情A，因为A的收益最大。而A的机会成本则是9万元（机会成本选择放弃工作中收益最大的那一项）。选择那些价值最大的，选择那些价值高于机会成本的，往往是我们选择工作的一个基本原则。
为了确保自己在选择的时候更加轻松，也更为明确，最好还是先设置好一个表格，将自己所要做的那些事情先写下来，然后按照每件事的重要性和价值高低做好排列。或者将自己需要做出的选择进行比对，认真分析所做之事的机会成本，找出那些自己最应该去做的事情。这种分析往往具有两层含义：第一层含义是做出选择，是选择A还是选择B的问题，看看哪一个最适合自己；第二层含义是把握顺序，那就是先做与后做的区别，弄清楚先做某件事会带来什么效益，后做某件事会造成什么影响。无论是哪种含义，实际上都代表了一种顺序，这种顺序决定了我们该如何让有限的时间发挥最大的价值。
需要注意的是，机会成本通常具有显性成本和隐性成本两种，显性成本是指支付货币，简单来说，就是使用他人资源时，需要支付给对方的货币，这就是做这件事的显性成本。比如某件事可以自己去做，但还是选择了支付报酬让别人去做，这些付出的钱就是我们做这件事的显性成本。隐性成本指的就是做某件事而放弃做其他事情所产生的价值。无论是显性成本还是隐性成本，其最终的目的都是为了确保工作达到一个最大的价值。因此，在时间管理的过程中，机会成本应该作为一个最基本的管理方法来运用。