第3章 第三章
简化工作，防止时间被过度消费
通过对工作进行合理的简化，人们可以压缩工作时间，可以选择做那些最具价值的事，可以避免那些无意义的时间浪费，进而提升时间的价值。
1.麦肯锡30秒电梯法则：简化自己的表达
有一家咨询公司的项目负责人为一家重要的大客户做咨询，在咨询结束之后，他准备从30楼下到1楼，恰好在电梯间里遇见了这家客户公司的董事长。对方当时非常礼貌地询问项目负责人能不能简单说一下结果，这让项目负责人感到措手不及，不知道是不是因为过度紧张，还是因为没有把握在乘坐电梯的这段时间内说清楚自己想要表达的意思，总之一直到电梯降到一楼，他也没有表达清楚。也正因为如此，对方失望地取消了这一次的合作。
这一次的失败让项目负责人以及整个咨询公司都耿耿于怀，为了避免再次发生这种事情，公司决定在内部进行整顿，并制定了一条非常奇怪的规定：任何员工必须在最短时间内把所要说的内容表达清楚，不说一句多余的话，并且所有重要内容必须归纳在3条以内。这个强硬的规定很快就流传开来，并且演化成了著名的“30秒钟电梯理论”。
而这家推崇“30秒钟电梯理论”的咨询公司就是大名鼎鼎的麦肯锡公司。作为全世界最著名的咨询公司之一，它以高效率和高成功率为自己赢得了世界性的声誉，并成为世界上最出色的企业所青睐的合作对象。
许多人对于这一理论不以为然，认为这条理论有些过分夸张，但他们或许并没有意识到生活和工作中可能随时都会遭遇类似于麦肯锡公司曾经遭遇的尴尬。比如在下班之前一分钟，职员需要尽可能地将自己一天的工作情况做一个汇报，否则就要等到第二天，而这种拖延显然是领导不喜欢的做事风格；或者人们要在赶上飞机之前，亲自传达某些重要内容，就需要在最短时间内将信息传递出去；又或者自己的工作比较繁忙，只有一点儿时间与人进行交流，那么在非常有限的时间内，人们必须尽可能说出自己想要说的话。
在很多时候，别人都会这样告诉你：“我真的很忙，只能给你两分钟的时间见面。”“我马上就要参加会议，最终确定这项计划，从现在开始的40秒钟之内，你必须说清楚自己不同意这个计划的理由，否则一切按原计划进行。”“这个项目提案很诱人，但是我还有很多重要客户要见，想要赢得融资，那么就请在最短时间内告诉我这个项目的价值在哪里。”
那么你是否可以在短短的2分钟内，将事情的来龙去脉说清楚，是否能够将自己的想法以及期待对方为自己做些什么说清楚呢？是否可以在40秒钟之内对自己的想法做一个简短的介绍，是否能够给出一个好的理由，争取在最后40秒时间内让对方放弃原有的计划呢？是否可以把握住仅有的一点儿时间，说服对方将资金投在自己的项目上呢？
卓先生是一个非常注重时间安排的人，作为一个团队的项目负责人，他规定团队内部会议的时间一般不超过10分钟，每个人在发表讲话的时候，都必须将观点尽可能凝缩在5句话之内。在生活当中同样如此，他很少会因为一件事和朋友解释半天，通常情况下，他会尽量在2~3分钟之内就将自己的立场、原则、态度以及做事的方式全都说清楚，这种沟通使得他可以轻松解决朋友之间存在的问题和纠纷。有人觉得卓先生根本没有必要这样做，但是对他来说，将大量时间花在沟通上，本身就是一种浪费，而且还容易因为话说得太多而产生错误并造成误解。
《今日美国》曾提出了一个重要的观点——“一口之量”，意思就是说任何信息的公布和传播必须坚持简易的原则，将复杂的内容简化成更容易理解的简单内容。这是一个信息简化的重要方式，也是一种简单表达的重要方式。那么想要做到简化表达，需要注意哪些方面呢？
——提炼重点，提出观点
想要确保自己的谈话更加简练，那么最重要的一点就是将自己所要表达的观点提出来，然后将自己所要描述的重点内容进行提炼。当观点明确、重点突出的时候，整个表达的核心也就凸显出来了，这时候倾听者（信息接收者）就能够准确把握住表达者想要表达的内容。
——开门见山，避免不必要的废话
通常人们在展开话题之前，更愿意做一个铺垫，或者直接说一些客套话，如果时间比较紧，事情比较急的话，那么在表达的时候，就要做到开门见山，直接切入正题，并且尽可能将一些无关紧要的废话省略。只有删除那些没有太多价值的话，才能真正做到简化。
——避免重复
一些人往往注重对观点的提炼，注重对语言的凝练，可是在表达的过程中却容易犯下另外一个错误，那就是为了强调某些重要的观点而进行重复。强调有时候很有必要，但是如果过多地重复自己的说话内容往往容易引起他人的反感，而且也会增加不必要的时间浪费。
——拒绝太多专业化术语
许多人喜欢使用专业化的术语，但这些专业的词汇往往是麻烦制造者，因为倾听的人不得不花费更多的时间来消化它们，一旦他们无法理解此类表达，就意味着表达的人浪费了一次精准表达的机会，接下来，表达者不得不花费更多时间进行解释。IT界的传奇人物罗斯·佩罗在参观哈佛商学院后说了这样一句话：“你们的麻烦是，你们所说的环境扫描，我把它叫作朝窗外看。”同样的一个意思，罗斯·佩罗的话直截了当，通俗易懂。
事实上，人们对于时间的控制往往局限在工作上，对他们而言，能够尽快提升工作效率才是节省时间的关键，却没有意识到表达不当同样是造成时间浪费的重要因素。如果人们对自己每天说的话、传递的信息进行分析和总结，就会发现很多时候两三句话就能说清楚的事往往会拓展成十几句话，就会意识到自己平时可能说了很多的废话，而这些废话所造成的时间浪费并不在少。
2.找准规律，简化工作流程
在工作中，许多人通常都会选择按照流程办事，好的流程往往会带来好的效果，不合理的流程则会影响工作效率和工作结果。不过人们通常不会质疑自己的工作流程，对他们而言，按照流程工作已经形成了一个习惯，这个习惯左右了他们的思维和行动，很少有人会对此提出什么看法。
随着人们对管理尤其是流程管理的重视，越来越多的人开始将目光聚焦在流程管理上，对他们来说，流程管理是决定目标能否顺利实现的一个重要因素。在时间管理中，有一个著名的理论——“崔西定律”，这个定律指出：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。”假设某一项工作的执行步骤为3，那么执行的难度为9；一旦该项工作的执行步骤增加到了5，那么困难程度也会相应地增加到25；如果将步骤拓展到7，则难度会变成49。步骤越多，难度就会成正比地增加。反过来说，步骤不断减少，难度就会按照这一比例降低。一项工作的执行步骤从7减到5，再减到3，那么难度也会从49降为25，再降成9。
从执行的角度来说，流程越是得到简化，执行者就越能够在工作中做到细致、认真，工作就越轻松，整个工作就越不容易出现问题，而时间使用效率也会更有保障。正因为如此，人们需要对自己的工作流程进行简化，这种简化主要针对那些多余的、重复的、无价值的环节。
有个厨师要对贝壳进行挑选和分类，首先他将贝壳全部清洗干净，然后将贝壳按照大小进行分类，接着将大贝壳中品相不好的、死亡的全部拣选出来，最后将这些品相好的大贝壳剖开，全面进行清洗。
这一整套工序看上去非常合理，并没有什么问题，但是如果对流程进行梳理，就可以发现一个问题，第一步将贝壳进行清洗这一步骤是否有必要存在？因为在挑选好贝壳并进行内脏清理时同样需要清洗，既然都要进行清洗，那么为何不一次性解决问题呢？从这个角度来说，第一个步骤可以节省掉，而这一步骤的省略将会节省大量时间。
删除不必要的环节，是简化流程的一个重要课题，而在简化工作流程的过程中，消除“文山会海”现象也是一个重要课题，毕竟会议多、会议长已经成为影响工作的重大因素。正因为如此，一些公司会将会议控制在30分钟以内，一些公司干脆制订了20分钟的会议。尽管一些人会提出异议，认为这样做根本达不到开会的目的。可又有谁规定会议时间必须是1个小时或者2个小时呢？亚马逊公司的创始人杰夫·贝佐斯很少开会，即便开会也一直都提倡简单，而且为了确保开会时间不会太长，他会尽量安排更少的人参加会议以便节省发言的时间。多年来，他一直都提倡“两个比萨原则”，即从来不组织一场两个比萨也不能喂饱整个组的会议。
从论述的需求来说，1个小时或者2个小时也根本不够与会者将自己的观点详细阐述清楚，哪怕再增加几个小时，可能问题依然得不到解决。相反地，如果对会议的流程进行精准控制，对每一个环节进行压缩，那么多数人都有能力将会议控制在20分钟，甚至更少的时间内。
比如有的会议习惯了介绍主要与会者的名字和相关信息，但是作为内部会议，这样的形式主义完全可以避免；有的会议需要在一开始引出议题，这个引言也许会很长，但这些议题完全可以在开会之前就写在白板上；有的会议喜欢散发一些文件，可实际上这些文件的价值值得商榷，它们或许根本没有什么价值。
开会的目的是分享信息、辩论以及做出决策，而会议组织者应该提前就准备好决策性的会议材料，并将这些材料提前发给与会者，让他们了解会议内容，并对会议主题进行思考，这样等到开会的时候就可以提升效率，缩短会议时间。此外，简化会议就要删去一些不合理的会议环节，不该发的文件不要发，不该说的话没有必要去说，不该开的会也不要去开。
无论是对工作环节进行整合，还是对会议流程进行合理控制，这些减少流程的方式并不是随意将流程的相关环节砍掉，而是要从流程结果出发，从具体的工作情况出发，把握工作的规律，找出那些重复的、低效的环节，尽量做到能省就省。许多团队和个人为了简化流程，通常会制订分析工作流程的网络图，这一份网络图能够清晰地呈现出整个流程的基本运作模式，人们可以依据流程网络图对每一个多余的环节进行分析和删除，确保工作不会延误。
包括华为公司在内的许多公司都注重流程管理，华为公司给每一个员工都制订了详细的工作流程网络图，在执行任务之前，员工可以依靠流程网络图进行分析，找出那些多余的环节。华为公司的一位中层干部曾经自豪地说：“我现在最大的爱好之一，就是分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少一个工作延误的可能，这意味着大量时间的节省。这两年来，我去掉的各种冗余工作环节达70个，粗略评估，省下的时间高达3000多个小时，也就是120多天啊！”
消除多余的环节，删除那些重复的环节，整合那些互补的环节，这是简化工作流程的几个重要法则，而只有从每一个环节入手，只有认真分析每一个环节的优劣，才能真正做到简化和压缩。
3.不要在无意义无价值的事情上浪费时间
在谈到时间管理或者节约时间的时候，人们通常的做法是提升工作速度，改进工作方法，这样就可以在单位时间内做更多的事情。不过提升效率并不是唯一的方法，在工作任务多的时候，一味提升效率只会增加个人的负担和压力。为了给自己减负，并且节省更多的时间，还有一种比较直接的办法，那就是删除那些没有意义、没有价值的工作，或者避免去做那些没有价值的事情。
人们有时候必须承认一点：没有任何人可以了解自以为应该知道的所有东西。洞悉了这个最基本的理念，事情往往就会变得简单。人们可以删除那些不必要的信息，或者将那些不值得去做的事情丢在一旁，这种审核机制是自我保护的一个重要方法。而通过观察和回顾，人们就会发现自己每一天可能都会做一些无用功，至于那些“大忙人”，他们也可能只是“穷忙族”而已，虽然工作做得很多，可是却有很多工作是毫无意义的。
李先生是一位林业工人，每天要很早进入森林巡查，但和其他员工不同的是，他每天早上都要费力地翻开下水道的井盖看一看，他总是觉得有什么东西堵住了管道，事实上除了一些脏水，里面什么也没有。但是这已经成为一个习惯，尽管他早上需要抓紧时间赶到林厂里工作，但是这项工作是必不可少的，他每天都要重复这项工作，为的就是避免下水道被堵住。
鲍先生是一个个体户，每天都忙于个人的生意，很少有休息的时间，可即便如此，他每天都至少要玩2个小时的网络游戏，对他来说，这2个小时是生活的一部分，没有任何理由放弃，也不允许任何人打扰。
吴小姐是一名大四学生，平时学习很繁忙，而且还要准备毕业论文和工作的事情，但无论多忙多累，她都会进行打扮。事实上，吴小姐每天花在化妆、补妆、卸妆上的时间都要超过2.5个小时，不仅如此，她还经常在社交平台上与人分享自己的化妆心得，并且坚持一周去一次美容院保养皮肤，而每一次都会花掉将近1个小时。
对这三个人的生活方式进行分析，就会发现，他们每天的工作任务有很多，可是却仍旧执着做一些没有多少价值的事情，翻看井盖、玩网络游戏等，这几样事情并没有多少价值，只会浪费时间，阻碍其他更有意义的工作的执行。
在很多时候，人们需要改变自己的工作观念，毕竟在衡量一个人是否有能力的时候，不是看他做了多少事，而是看他做了多少有价值的事；在衡量时间利用效率的时候，同样不是看单位时间内做了多少事，而是看单位时间内创造了多少价值。没有价值的工作往往就意味着时间上的浪费。如果一件事根本没有做的必要，或者这项工作根本没有任何价值，那么就要懂得及时放弃。
删除法在时间管理中很有必要，而且往往很实用，它能够帮助人们节省下很多不必要的时间。抽烟、玩游戏、一些无关紧要的争论、毫无意义的电话闲聊、无目的性的闲逛、帮着别人做一些和工作无关的小事，通常情况下，这些都属于无价值的事情，在生活和工作中应该尽量避免，尤其是在工作繁忙的时候，更要把握住每一分钟的时间，要懂得节省每一分钟的时间。为了避免员工浪费时间，美国一些企业甚至明确做出了规定：抽烟的人和不抽烟的人相比，工资要低5%~10%。而在欧洲一些企业，管理者允许职员更加自由地行动，但是对于浪费时间的行为同样管控很严。
对于个人而言，时间管理需要渗透到每一项工作中去，人们在做事之前就需要对工作进行分析、整理和归类。人们必须学会如何去检查自己的工作，提前进行评估，弄清楚那些价值不高的事情，然后将其“请出”自己制订的工作清单。
这里说的“无意义”“无价值”实际上体现在两个方面：
——工作不属于自己的职责范畴，而且自己与之也没有什么利益关系
非职责范围的事情不仅容易引发纠纷，而且会耗费大量时间，而无利益关联更是让自己的行为变成无用功。这样的事情往往缺乏一个合理的动机，即“为什么做”，由于动机不合理，理由不充分，整个行动从一开始就出现在错误的方向和轨道上。
——事情都是与个人目标无关的小事，缺乏做的必要
这一类事情可能具有一定的娱乐性，能带来一定的享受，或者本身什么作用也没有，只是个人用来填满工作清单的一种形式，或者作为自己向他人炫耀和证明的一种形式。比如有个职员每天在上班期间帮办公室每一个员工都冲咖啡，上司知道后直接开除了这个员工，因为在上司看来，公司雇用员工是为了让他们为公司创造价值，而不是让他们担任义务工的。
需要注意的是，在很多时候，无意义、无价值都是相对于工作而言的，但与此同时，也存在一些比较模糊的界限。比如很多人觉得偶尔玩一下游戏，可以有效放松身心，缓解工作压力；闲聊和帮忙冲咖啡可以有效拓展和稳固人际关系。可是问题在于人们在这些事情上耗费时间过多，而干扰到了正常的工作，压缩了原本就非常有限的工作时间。
4.适可而止，拒绝完美主义
在生活中，往往会存在一些事事追求完美的人，他们无论做什么事情都努力做到最好，都希望毫无瑕疵地完成任务。这些人往往会通过不断的精进和改善来实现自己的目标，而其中的某些人有时候会在这种模式下获得成功。社会学家和心理学家通常将这一类人称为适应型完美主义者，像亚马逊的创始人杰夫·贝佐斯以及苹果的创始人史蒂夫·乔布斯都属于这一类人。
不过在生活中，还有很多完美主义者往往会遭遇失败，他们对于自己的生活和工作有着近乎完美的要求，但是在过高的期望面前却展示出了与之不相配的能力，当难以实现自己的目标时，他们可能会陷入一种自欺欺人的状态，这种人就是适应不良型完美主义者。
适应不良型完美主义者通常也是时间的浪费者，或者说他们并没有将时间作为一个成本要素来考虑，在工作过程中，结果是唯一的，为了达到一个完美的结果，无论花费了多少资源和精力，无论耗费了多少时间，他们都毫不在乎。而这样的态度使得他们在工作中常常忽略时间的价值，并造成比较严重的时间浪费。
比如，完美主义者经常会因为一些无关紧要的小问题而将自己的工作推倒重来，或者执着于这个小问题，哪怕付出再大的代价也要解决它；这种不计代价的盲目付出，会消耗大量的时间，而且有时候只能产生一点儿价值，甚至没有丝毫的价值。
追求完美的过程本身就是一个非常耗费时间的过程，而且由于需要不断进行修复，通常越到最后，耗费的时间越多，而这涉及边际效益的问题。众所周知，从“很差”做到“比较差”并不算太困难，从“比较差”到“合格”也不是太大的难事，从“合格”到“优秀”就是一个比较大的跨度，实现的难度比较大。而从“优秀”到“卓越”就变得越来越困难。举一个通俗的例子，一个人的出错率是每生产100件产品中有10件次品（正常人的次品率一般是3%），想要将次品率降低到5%，这并不难实现，只要稍加努力，多花点儿时间认真做，就会达到这个目标。如果他还想从5%降低到3%，做起来也不算很难。接下来，要从3%变成1%的次品率就稍微有点儿难度了，考虑到这个人生产的工艺水平，他不仅需要认真工作，还要认真检查，哪怕是多花几十分钟也没问题。
当他想要达到5‰的高标准时，难度就非同一般了，他需要投入更多的精力，需要比别人花费更多的时间去检查。如果更进一步，他想要达到2‰的顶级标准，难度就非常大了，几乎每一个跨越都需要付出巨大的努力，都需要花费大量的时间。
从时间使用的角度来说，从10%到5%，再到3%，可能花不了太多时间和精力，但是从3%到1%可能就需要保持非常专注的工作态度，同时要额外花几十分钟时间进行检查。当想要达到5‰的高标准时，可能需要多花1.5个小时来检查；达到2‰的顶级标准则需要多花4个小时来检查。由此可见，越是追求完美，所花费的时间往往也越多。
对于一个人来说，能够将次品率降低到1%就算不错了，降低到5‰就已经非常出色了，此时他是否还有必要多花费几个小时进一步降低次品率呢？要知道这些时间完全够他生产更多合格的产品了。
从时间消耗上来计算，追求完美的时间成本可能会很大，如果一直想要做到更好，那么这种成本可能是人们无法承受的。为了确保时间的有效利用，确保单位时间内能够产生最大的价值，人们需要做出调整，即学会用边际理论来协调时间的安排，如果每完善一点儿就要额外增加大量时间，那么最好适当放弃。
不仅如此，人们应该改变自己的认知模式，他们必须意识到一点：这个世界上没有什么事情会是十全十美的，没有人能做到十全十美，所以在做事的时候，保持精益求精的态度并没有错，但是要懂得适可而止，一旦觉得工作做得很出色了，就要适当协调和平衡时间消耗与效益的关系。
此外，适应不良型完美主义者虽然非常偏执，但是也很脆弱，在他们看来，个人的价值、能力与表现应该是对等的，这个等式基本上充斥着他们的内心以及整个工作流程。一旦他们发现个人表现与预期产生差距和矛盾，或者意识到自己的表现可能达不到预期水平，他们轻易就会陷入恐惧，担心自己的能力和价值被否定，为了掩饰这一点，他们会借故拖延，并认为拖延并不是自身能力的真实表现。在这里，拖延成为一种变相的自我保护。因此，想要改变完美主义的态度，那么首先一定要端正自我认知的态度，不要轻易陷入心理陷阱之中。
5.熟练运用80/20法则，凡事把握重点
通过对工作进行合理的简化，人们可以压缩工作时间，可以选择做那些最具价值的事，可以避免那些无意义的时间浪费，进而提升时间的价值。
1.麦肯锡30秒电梯法则：简化自己的表达
有一家咨询公司的项目负责人为一家重要的大客户做咨询，在咨询结束之后，他准备从30楼下到1楼，恰好在电梯间里遇见了这家客户公司的董事长。对方当时非常礼貌地询问项目负责人能不能简单说一下结果，这让项目负责人感到措手不及，不知道是不是因为过度紧张，还是因为没有把握在乘坐电梯的这段时间内说清楚自己想要表达的意思，总之一直到电梯降到一楼，他也没有表达清楚。也正因为如此，对方失望地取消了这一次的合作。
这一次的失败让项目负责人以及整个咨询公司都耿耿于怀，为了避免再次发生这种事情，公司决定在内部进行整顿，并制定了一条非常奇怪的规定：任何员工必须在最短时间内把所要说的内容表达清楚，不说一句多余的话，并且所有重要内容必须归纳在3条以内。这个强硬的规定很快就流传开来，并且演化成了著名的“30秒钟电梯理论”。
而这家推崇“30秒钟电梯理论”的咨询公司就是大名鼎鼎的麦肯锡公司。作为全世界最著名的咨询公司之一，它以高效率和高成功率为自己赢得了世界性的声誉，并成为世界上最出色的企业所青睐的合作对象。
许多人对于这一理论不以为然，认为这条理论有些过分夸张，但他们或许并没有意识到生活和工作中可能随时都会遭遇类似于麦肯锡公司曾经遭遇的尴尬。比如在下班之前一分钟，职员需要尽可能地将自己一天的工作情况做一个汇报，否则就要等到第二天，而这种拖延显然是领导不喜欢的做事风格；或者人们要在赶上飞机之前，亲自传达某些重要内容，就需要在最短时间内将信息传递出去；又或者自己的工作比较繁忙，只有一点儿时间与人进行交流，那么在非常有限的时间内，人们必须尽可能说出自己想要说的话。
在很多时候，别人都会这样告诉你：“我真的很忙，只能给你两分钟的时间见面。”“我马上就要参加会议，最终确定这项计划，从现在开始的40秒钟之内，你必须说清楚自己不同意这个计划的理由，否则一切按原计划进行。”“这个项目提案很诱人，但是我还有很多重要客户要见，想要赢得融资，那么就请在最短时间内告诉我这个项目的价值在哪里。”
那么你是否可以在短短的2分钟内，将事情的来龙去脉说清楚，是否能够将自己的想法以及期待对方为自己做些什么说清楚呢？是否可以在40秒钟之内对自己的想法做一个简短的介绍，是否能够给出一个好的理由，争取在最后40秒时间内让对方放弃原有的计划呢？是否可以把握住仅有的一点儿时间，说服对方将资金投在自己的项目上呢？
卓先生是一个非常注重时间安排的人，作为一个团队的项目负责人，他规定团队内部会议的时间一般不超过10分钟，每个人在发表讲话的时候，都必须将观点尽可能凝缩在5句话之内。在生活当中同样如此，他很少会因为一件事和朋友解释半天，通常情况下，他会尽量在2~3分钟之内就将自己的立场、原则、态度以及做事的方式全都说清楚，这种沟通使得他可以轻松解决朋友之间存在的问题和纠纷。有人觉得卓先生根本没有必要这样做，但是对他来说，将大量时间花在沟通上，本身就是一种浪费，而且还容易因为话说得太多而产生错误并造成误解。
《今日美国》曾提出了一个重要的观点——“一口之量”，意思就是说任何信息的公布和传播必须坚持简易的原则，将复杂的内容简化成更容易理解的简单内容。这是一个信息简化的重要方式，也是一种简单表达的重要方式。那么想要做到简化表达，需要注意哪些方面呢？
——提炼重点，提出观点
想要确保自己的谈话更加简练，那么最重要的一点就是将自己所要表达的观点提出来，然后将自己所要描述的重点内容进行提炼。当观点明确、重点突出的时候，整个表达的核心也就凸显出来了，这时候倾听者（信息接收者）就能够准确把握住表达者想要表达的内容。
——开门见山，避免不必要的废话
通常人们在展开话题之前，更愿意做一个铺垫，或者直接说一些客套话，如果时间比较紧，事情比较急的话，那么在表达的时候，就要做到开门见山，直接切入正题，并且尽可能将一些无关紧要的废话省略。只有删除那些没有太多价值的话，才能真正做到简化。
——避免重复
一些人往往注重对观点的提炼，注重对语言的凝练，可是在表达的过程中却容易犯下另外一个错误，那就是为了强调某些重要的观点而进行重复。强调有时候很有必要，但是如果过多地重复自己的说话内容往往容易引起他人的反感，而且也会增加不必要的时间浪费。
——拒绝太多专业化术语
许多人喜欢使用专业化的术语，但这些专业的词汇往往是麻烦制造者，因为倾听的人不得不花费更多的时间来消化它们，一旦他们无法理解此类表达，就意味着表达的人浪费了一次精准表达的机会，接下来，表达者不得不花费更多时间进行解释。IT界的传奇人物罗斯·佩罗在参观哈佛商学院后说了这样一句话：“你们的麻烦是，你们所说的环境扫描，我把它叫作朝窗外看。”同样的一个意思，罗斯·佩罗的话直截了当，通俗易懂。
事实上，人们对于时间的控制往往局限在工作上，对他们而言，能够尽快提升工作效率才是节省时间的关键，却没有意识到表达不当同样是造成时间浪费的重要因素。如果人们对自己每天说的话、传递的信息进行分析和总结，就会发现很多时候两三句话就能说清楚的事往往会拓展成十几句话，就会意识到自己平时可能说了很多的废话，而这些废话所造成的时间浪费并不在少。
2.找准规律，简化工作流程
在工作中，许多人通常都会选择按照流程办事，好的流程往往会带来好的效果，不合理的流程则会影响工作效率和工作结果。不过人们通常不会质疑自己的工作流程，对他们而言，按照流程工作已经形成了一个习惯，这个习惯左右了他们的思维和行动，很少有人会对此提出什么看法。
随着人们对管理尤其是流程管理的重视，越来越多的人开始将目光聚焦在流程管理上，对他们来说，流程管理是决定目标能否顺利实现的一个重要因素。在时间管理中，有一个著名的理论——“崔西定律”，这个定律指出：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。”假设某一项工作的执行步骤为3，那么执行的难度为9；一旦该项工作的执行步骤增加到了5，那么困难程度也会相应地增加到25；如果将步骤拓展到7，则难度会变成49。步骤越多，难度就会成正比地增加。反过来说，步骤不断减少，难度就会按照这一比例降低。一项工作的执行步骤从7减到5，再减到3，那么难度也会从49降为25，再降成9。
从执行的角度来说，流程越是得到简化，执行者就越能够在工作中做到细致、认真，工作就越轻松，整个工作就越不容易出现问题，而时间使用效率也会更有保障。正因为如此，人们需要对自己的工作流程进行简化，这种简化主要针对那些多余的、重复的、无价值的环节。
有个厨师要对贝壳进行挑选和分类，首先他将贝壳全部清洗干净，然后将贝壳按照大小进行分类，接着将大贝壳中品相不好的、死亡的全部拣选出来，最后将这些品相好的大贝壳剖开，全面进行清洗。
这一整套工序看上去非常合理，并没有什么问题，但是如果对流程进行梳理，就可以发现一个问题，第一步将贝壳进行清洗这一步骤是否有必要存在？因为在挑选好贝壳并进行内脏清理时同样需要清洗，既然都要进行清洗，那么为何不一次性解决问题呢？从这个角度来说，第一个步骤可以节省掉，而这一步骤的省略将会节省大量时间。
删除不必要的环节，是简化流程的一个重要课题，而在简化工作流程的过程中，消除“文山会海”现象也是一个重要课题，毕竟会议多、会议长已经成为影响工作的重大因素。正因为如此，一些公司会将会议控制在30分钟以内，一些公司干脆制订了20分钟的会议。尽管一些人会提出异议，认为这样做根本达不到开会的目的。可又有谁规定会议时间必须是1个小时或者2个小时呢？亚马逊公司的创始人杰夫·贝佐斯很少开会，即便开会也一直都提倡简单，而且为了确保开会时间不会太长，他会尽量安排更少的人参加会议以便节省发言的时间。多年来，他一直都提倡“两个比萨原则”，即从来不组织一场两个比萨也不能喂饱整个组的会议。
从论述的需求来说，1个小时或者2个小时也根本不够与会者将自己的观点详细阐述清楚，哪怕再增加几个小时，可能问题依然得不到解决。相反地，如果对会议的流程进行精准控制，对每一个环节进行压缩，那么多数人都有能力将会议控制在20分钟，甚至更少的时间内。
比如有的会议习惯了介绍主要与会者的名字和相关信息，但是作为内部会议，这样的形式主义完全可以避免；有的会议需要在一开始引出议题，这个引言也许会很长，但这些议题完全可以在开会之前就写在白板上；有的会议喜欢散发一些文件，可实际上这些文件的价值值得商榷，它们或许根本没有什么价值。
开会的目的是分享信息、辩论以及做出决策，而会议组织者应该提前就准备好决策性的会议材料，并将这些材料提前发给与会者，让他们了解会议内容，并对会议主题进行思考，这样等到开会的时候就可以提升效率，缩短会议时间。此外，简化会议就要删去一些不合理的会议环节，不该发的文件不要发，不该说的话没有必要去说，不该开的会也不要去开。
无论是对工作环节进行整合，还是对会议流程进行合理控制，这些减少流程的方式并不是随意将流程的相关环节砍掉，而是要从流程结果出发，从具体的工作情况出发，把握工作的规律，找出那些重复的、低效的环节，尽量做到能省就省。许多团队和个人为了简化流程，通常会制订分析工作流程的网络图，这一份网络图能够清晰地呈现出整个流程的基本运作模式，人们可以依据流程网络图对每一个多余的环节进行分析和删除，确保工作不会延误。
包括华为公司在内的许多公司都注重流程管理，华为公司给每一个员工都制订了详细的工作流程网络图，在执行任务之前，员工可以依靠流程网络图进行分析，找出那些多余的环节。华为公司的一位中层干部曾经自豪地说：“我现在最大的爱好之一，就是分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少一个工作延误的可能，这意味着大量时间的节省。这两年来，我去掉的各种冗余工作环节达70个，粗略评估，省下的时间高达3000多个小时，也就是120多天啊！”
消除多余的环节，删除那些重复的环节，整合那些互补的环节，这是简化工作流程的几个重要法则，而只有从每一个环节入手，只有认真分析每一个环节的优劣，才能真正做到简化和压缩。
3.不要在无意义无价值的事情上浪费时间
在谈到时间管理或者节约时间的时候，人们通常的做法是提升工作速度，改进工作方法，这样就可以在单位时间内做更多的事情。不过提升效率并不是唯一的方法，在工作任务多的时候，一味提升效率只会增加个人的负担和压力。为了给自己减负，并且节省更多的时间，还有一种比较直接的办法，那就是删除那些没有意义、没有价值的工作，或者避免去做那些没有价值的事情。
人们有时候必须承认一点：没有任何人可以了解自以为应该知道的所有东西。洞悉了这个最基本的理念，事情往往就会变得简单。人们可以删除那些不必要的信息，或者将那些不值得去做的事情丢在一旁，这种审核机制是自我保护的一个重要方法。而通过观察和回顾，人们就会发现自己每一天可能都会做一些无用功，至于那些“大忙人”，他们也可能只是“穷忙族”而已，虽然工作做得很多，可是却有很多工作是毫无意义的。
李先生是一位林业工人，每天要很早进入森林巡查，但和其他员工不同的是，他每天早上都要费力地翻开下水道的井盖看一看，他总是觉得有什么东西堵住了管道，事实上除了一些脏水，里面什么也没有。但是这已经成为一个习惯，尽管他早上需要抓紧时间赶到林厂里工作，但是这项工作是必不可少的，他每天都要重复这项工作，为的就是避免下水道被堵住。
鲍先生是一个个体户，每天都忙于个人的生意，很少有休息的时间，可即便如此，他每天都至少要玩2个小时的网络游戏，对他来说，这2个小时是生活的一部分，没有任何理由放弃，也不允许任何人打扰。
吴小姐是一名大四学生，平时学习很繁忙，而且还要准备毕业论文和工作的事情，但无论多忙多累，她都会进行打扮。事实上，吴小姐每天花在化妆、补妆、卸妆上的时间都要超过2.5个小时，不仅如此，她还经常在社交平台上与人分享自己的化妆心得，并且坚持一周去一次美容院保养皮肤，而每一次都会花掉将近1个小时。
对这三个人的生活方式进行分析，就会发现，他们每天的工作任务有很多，可是却仍旧执着做一些没有多少价值的事情，翻看井盖、玩网络游戏等，这几样事情并没有多少价值，只会浪费时间，阻碍其他更有意义的工作的执行。
在很多时候，人们需要改变自己的工作观念，毕竟在衡量一个人是否有能力的时候，不是看他做了多少事，而是看他做了多少有价值的事；在衡量时间利用效率的时候，同样不是看单位时间内做了多少事，而是看单位时间内创造了多少价值。没有价值的工作往往就意味着时间上的浪费。如果一件事根本没有做的必要，或者这项工作根本没有任何价值，那么就要懂得及时放弃。
删除法在时间管理中很有必要，而且往往很实用，它能够帮助人们节省下很多不必要的时间。抽烟、玩游戏、一些无关紧要的争论、毫无意义的电话闲聊、无目的性的闲逛、帮着别人做一些和工作无关的小事，通常情况下，这些都属于无价值的事情，在生活和工作中应该尽量避免，尤其是在工作繁忙的时候，更要把握住每一分钟的时间，要懂得节省每一分钟的时间。为了避免员工浪费时间，美国一些企业甚至明确做出了规定：抽烟的人和不抽烟的人相比，工资要低5%~10%。而在欧洲一些企业，管理者允许职员更加自由地行动，但是对于浪费时间的行为同样管控很严。
对于个人而言，时间管理需要渗透到每一项工作中去，人们在做事之前就需要对工作进行分析、整理和归类。人们必须学会如何去检查自己的工作，提前进行评估，弄清楚那些价值不高的事情，然后将其“请出”自己制订的工作清单。
这里说的“无意义”“无价值”实际上体现在两个方面：
——工作不属于自己的职责范畴，而且自己与之也没有什么利益关系
非职责范围的事情不仅容易引发纠纷，而且会耗费大量时间，而无利益关联更是让自己的行为变成无用功。这样的事情往往缺乏一个合理的动机，即“为什么做”，由于动机不合理，理由不充分，整个行动从一开始就出现在错误的方向和轨道上。
——事情都是与个人目标无关的小事，缺乏做的必要
这一类事情可能具有一定的娱乐性，能带来一定的享受，或者本身什么作用也没有，只是个人用来填满工作清单的一种形式，或者作为自己向他人炫耀和证明的一种形式。比如有个职员每天在上班期间帮办公室每一个员工都冲咖啡，上司知道后直接开除了这个员工，因为在上司看来，公司雇用员工是为了让他们为公司创造价值，而不是让他们担任义务工的。
需要注意的是，在很多时候，无意义、无价值都是相对于工作而言的，但与此同时，也存在一些比较模糊的界限。比如很多人觉得偶尔玩一下游戏，可以有效放松身心，缓解工作压力；闲聊和帮忙冲咖啡可以有效拓展和稳固人际关系。可是问题在于人们在这些事情上耗费时间过多，而干扰到了正常的工作，压缩了原本就非常有限的工作时间。
4.适可而止，拒绝完美主义
在生活中，往往会存在一些事事追求完美的人，他们无论做什么事情都努力做到最好，都希望毫无瑕疵地完成任务。这些人往往会通过不断的精进和改善来实现自己的目标，而其中的某些人有时候会在这种模式下获得成功。社会学家和心理学家通常将这一类人称为适应型完美主义者，像亚马逊的创始人杰夫·贝佐斯以及苹果的创始人史蒂夫·乔布斯都属于这一类人。
不过在生活中，还有很多完美主义者往往会遭遇失败，他们对于自己的生活和工作有着近乎完美的要求，但是在过高的期望面前却展示出了与之不相配的能力，当难以实现自己的目标时，他们可能会陷入一种自欺欺人的状态，这种人就是适应不良型完美主义者。
适应不良型完美主义者通常也是时间的浪费者，或者说他们并没有将时间作为一个成本要素来考虑，在工作过程中，结果是唯一的，为了达到一个完美的结果，无论花费了多少资源和精力，无论耗费了多少时间，他们都毫不在乎。而这样的态度使得他们在工作中常常忽略时间的价值，并造成比较严重的时间浪费。
比如，完美主义者经常会因为一些无关紧要的小问题而将自己的工作推倒重来，或者执着于这个小问题，哪怕付出再大的代价也要解决它；这种不计代价的盲目付出，会消耗大量的时间，而且有时候只能产生一点儿价值，甚至没有丝毫的价值。
追求完美的过程本身就是一个非常耗费时间的过程，而且由于需要不断进行修复，通常越到最后，耗费的时间越多，而这涉及边际效益的问题。众所周知，从“很差”做到“比较差”并不算太困难，从“比较差”到“合格”也不是太大的难事，从“合格”到“优秀”就是一个比较大的跨度，实现的难度比较大。而从“优秀”到“卓越”就变得越来越困难。举一个通俗的例子，一个人的出错率是每生产100件产品中有10件次品（正常人的次品率一般是3%），想要将次品率降低到5%，这并不难实现，只要稍加努力，多花点儿时间认真做，就会达到这个目标。如果他还想从5%降低到3%，做起来也不算很难。接下来，要从3%变成1%的次品率就稍微有点儿难度了，考虑到这个人生产的工艺水平，他不仅需要认真工作，还要认真检查，哪怕是多花几十分钟也没问题。
当他想要达到5‰的高标准时，难度就非同一般了，他需要投入更多的精力，需要比别人花费更多的时间去检查。如果更进一步，他想要达到2‰的顶级标准，难度就非常大了，几乎每一个跨越都需要付出巨大的努力，都需要花费大量的时间。
从时间使用的角度来说，从10%到5%，再到3%，可能花不了太多时间和精力，但是从3%到1%可能就需要保持非常专注的工作态度，同时要额外花几十分钟时间进行检查。当想要达到5‰的高标准时，可能需要多花1.5个小时来检查；达到2‰的顶级标准则需要多花4个小时来检查。由此可见，越是追求完美，所花费的时间往往也越多。
对于一个人来说，能够将次品率降低到1%就算不错了，降低到5‰就已经非常出色了，此时他是否还有必要多花费几个小时进一步降低次品率呢？要知道这些时间完全够他生产更多合格的产品了。
从时间消耗上来计算，追求完美的时间成本可能会很大，如果一直想要做到更好，那么这种成本可能是人们无法承受的。为了确保时间的有效利用，确保单位时间内能够产生最大的价值，人们需要做出调整，即学会用边际理论来协调时间的安排，如果每完善一点儿就要额外增加大量时间，那么最好适当放弃。
不仅如此，人们应该改变自己的认知模式，他们必须意识到一点：这个世界上没有什么事情会是十全十美的，没有人能做到十全十美，所以在做事的时候，保持精益求精的态度并没有错，但是要懂得适可而止，一旦觉得工作做得很出色了，就要适当协调和平衡时间消耗与效益的关系。
此外，适应不良型完美主义者虽然非常偏执，但是也很脆弱，在他们看来，个人的价值、能力与表现应该是对等的，这个等式基本上充斥着他们的内心以及整个工作流程。一旦他们发现个人表现与预期产生差距和矛盾，或者意识到自己的表现可能达不到预期水平，他们轻易就会陷入恐惧，担心自己的能力和价值被否定，为了掩饰这一点，他们会借故拖延，并认为拖延并不是自身能力的真实表现。在这里，拖延成为一种变相的自我保护。因此，想要改变完美主义的态度，那么首先一定要端正自我认知的态度，不要轻易陷入心理陷阱之中。
5.熟练运用80/20法则，凡事把握重点