第2章 第二章
做好时间管理，就是让时间变得更有规划
通过正确的、合理的规划，可以改变原先散漫的、无规则、无形态的时间安排，将时间装在一个固定的容器或者表格之中，然后一点点进行合理的安排，确保人们可以在固定时间内做得更加出色。
1.明确工作目标，把握行动方向
在做事情之前，人们通常会制订相应的计划，这些计划往往起着指导作用，可以有效引导人们的行动。而在制订计划的过程中，最好的方式就是制订一个清晰明确的工作目标，因为目标本身在整个工作计划之中就处于核心地位，它具有强大的指导作用，是引导执行的关键因素，也是验证执行是否能够产生价值的一个基本前提。对于任何人而言，在缺乏目标或者目标不够明确的前提下盲目做事，很可能会出现方向的迷失和时间的浪费。就像一艘没有目标的船一样，如果只知道一直往前开，而没有一个清晰的目标定位，那么就容易失去方向，最终也可能只是在大海中盲目航行，浪费时间。
2011年，刚刚从上海一家外资公司辞职的董先生准备试水新能源投资市场，当时他利用手头的人脉和一些资金，准备投资研发新能源设备，可是他并不清楚自己应该具体投资什么项目，也不清楚自己适合做什么项目，更没有制订什么明确的目标，所以只能跟随朋友投资光伏产品。但是他很快意识到自己不适合做这行，而且这行的利润也压得比较低，市场发展空间并不大。更重要的是，董先生突然觉得投资风力发电机似乎也不错。投资光伏产品几个月之后，董先生宣布退出，而他投入的1200万原始股最终以890万元的折扣价出售。
许多人在做事的时候都没有弄清楚自己要做的究竟是什么事，自己要达到的目的是什么，只是单纯地为了做事而做事，这样很容易因为头脑发热而陷入僵局。时间管理的目的并不是轻松做事，而是更加轻松地做自己想要做、适合做的事情，而想要做到这一点，目标管理必不可少。1954年美国管理学大师彼得·德鲁克在《管理实践》这本书中首次提到了“目标管理”这个概念，他认为目标是做事的一个基本前提，只有明确自己想要做什么，想要达成什么目的，才能更好地引导人们执行。而想要明确目标，就要把握好目标设定的几个基本要素：明确的项目、明确的衡量标准、达成的措施、完成的期限，以及资源要求。
——明确的项目
这是目标设定的一个最基本要求，对于任何想要设定一个明确目标的人来说，首先要做的就是明确自己要做什么，明确自己适合做什么。只有弄清楚自己所要做的事情，明确自己所经手的项目，才有可能将其做好。明确自己做什么是设定目标的一个基本内核。就像一些投资客准备进军金融市场一样，这种说法非常模糊，毕竟金融领域的范围非常广泛，项目也很多，因此需要明确到具体的项目上，比如投资基金。
——明确的衡量标准
人们在做某一件事的时候，有时候并不清楚自己是否顺利实现了目标，或者说并不清楚自己做得是不是到位，以至于常常在任务没有达成的时候就罢手。之所以会出现这种情况，一个重要原因在于对结果和目标缺乏明确的衡量标准。比如有的企业家会说“我希望下一年可以盈利更多”，这种说法实际上非常模糊，他们并没有明确说出盈利多少，这样的目标就是不明确的，毕竟盈利一分钱也是盈利，盈利一亿元也是盈利，因此必须明确给出一个数据，比如盈利超过10万，或者盈利超过1000万。只有提供一个明确的可度量的数据，执行者才能通过这些数据来明确地知道自己要达成什么样的目标，要付出多少努力。
——达成的措施
这个要素的本质就是“怎么做”，它重点是指人们需要采取什么样的手段和措施，需要运用什么方法和步骤来实现目标。有的人在设定目标之后常常会觉得难以下手，原因就在于他们没有想出合适的实现目标的方式，而且也没有一个明确的步骤，因此在行动的时候常常会陷入混乱。
——完成的期限
期限是目标的一个重要元素，毕竟任何一个目标只有在规定时间内完成才能够产生应有的效果，或者说，任何一个目标的实现都有一个保质期，过了这个保质期，目标就会失去吸引力和价值。比如一家公司准备生产出新一代电子产品，这款产品将领先其他企业的产品一年时间，正因为如此，这家公司的电子产品必须立即研发和制造，并尽早进入市场，如果延迟几年时间，等到别的企业技术已经成熟甚至实现反超，那时候再生产和销售新的电子产品就已经没有太多市场和利润空间了。因此，我们一旦制订了目标，就需要给出一个实现目标的大致时间，这个时间必须合理，而且时间跨度不能太大。
——资源要求
一般来说，实现目标需要各种各样的资源，这些资源是确保目标得以实现的基础，正因为如此，在设定目标的同时，人们应该将这些必要的资源列举出来，从而确保执行者能够获得更多明确的指导和帮助。比如当某个企业家制订了“一年之内将企业的年营业收入提高到2个亿”的目标，就需要给出资源列表：从国外招收更多的专业人才，引进新的技术和机器，融资1500万来增加投入。无论是高级别人才、新技术和新机器，还是1500万的资本，这些都是资源要求。
只有明确以上几个要素，人们才能够设定一个明确清晰的工作目标，也才能够在执行过程中始终把握住前进的方向，保证自己不会出现混乱的情况，不会迷失自我。
2.先想好怎么做，然后再动手
有两位泥水匠分别给两户人家盖新房子，他们必须赶在冬季到来之前将房子盖好，以确保主人家可以搬进新房子里住，不仅如此，他们还要尽可能保证新房子的样式新颖、质量合格。为了确保按期完成任务，双方很快投入到建造房子的工作当中去。
第一位泥水匠是个急性子，他希望能够尽早完成任务，所以接到活儿后直接就动手挖地基。对他来说，每一天都是不值得浪费的，而立即动手则是最节省时间的方法。第二位泥水匠虽然知道时间比较紧，但是他没有立即动手砌砖，而是花2天时间对房子进行了设计，制订了一套可行的设计方案，不仅如此，他还抽出2天时间研究了建造的方法和流程，从5套设计出来的方法中找到了最适合自己的1套方法。
很长一段时间以内，第一位泥水匠都保持领先的位置，可是随着工期的推进，他开始频繁出错，原因就在于他此前没有进行设计，一切都是想到什么做什么，根本没有详细、合理的规划，以至于经常出现一些不合理的设计，有时候他不得不停下来好好想想建造的方法，一些砌好的墙不得不被他推倒重建。而第二位泥水匠由于事前设计好了最合理的建造方案和建造方法，在建造房子的时候可以做到得心应手，并没有出现什么返工的情况，一切都非常顺利，更重要的是，由于方法得当，他的建造速度非常快，仅仅一个月的时间，就已经实现了赶超。等到冬季到来之前，第二位泥水匠顺利完成了自己的工作，而第一位泥水匠则连屋顶也没有建造好，更重要的是，房子由于修改过多，质量也受到了很大的影响。
这两位泥水匠之所以出现不同，就在于对思考的态度不同，虽然两个人都在认真做事，而且执行力都很强，但经过思考的行动和盲目去做所产生的效果肯定会有很大的区别。许多人都有这样的问题，往往想到自己要做某件事，就立即着手去做，这类人有着非常强的执行意识，是忠诚的行动者，他们遵循的办事原则就是“立即行动”，不要有任何“拖泥带水”的行为。这种埋头就干的作风有时候会是效率的保证，但其本身存在一些不合理之处，那就是它忽略了一个关键环节——思考。而行动本身是建立在思考的基础上的，任何人的行动都应该受到大脑的正确指引。思维活动和行动往往是相辅相成的，脱离行动的思考往往不具备任何实践意义，只会沦为空谈主义；而脱离思维活动的行动就像脱缰的野马，可能会变得盲目而草率。
正因为如此，任何人在行动之前，都需要先给自己留出一点儿时间进行思考，要利用这段时间进行精确的计划，在这个计划中，执行者需要了解自己该怎么去做。在执行任务之前，人们通常都要明确几个要素：做什么，为什么做，什么时候做，在哪里做，谁来做，以及怎么做。其中“怎么做”是一个关键要素，它是执行力的最基本保障。通常人们都能够把握前面几个要素，而最后一个容易被人忽略，很多时候人们并没有意识到自己需要设定更好的方式来完成任务，或者并没有意识到自己应该先想后做，而选择先做后想，或者边做边想，这种选择会严重影响工作效率。
在战场上，聪明的主帅总是会在战争发生之前制订进攻和防守的策略，会想方设法做出最佳的部署：派遣多少兵力，将军队部署在什么地方，或者从什么地方开始发动进攻，采取什么样的战术，这些都是需要解决的基本问题。如果主帅不考虑战略和战术的问题，直接发动攻击，那么可能会陷入盲打、瞎打的处境中，无法做到在更短时间内歼灭敌军，最终还容易陷入不利的局面。
有许多公司往往会要求项目负责人在具体实施之前提交一份详细的策划方案，在策划方案中，每一个负责人都必须设计出一套合理的工作方法和流程，而不是一接受任务就迫不及待地执行任务。在日常生活和工作中，同样如此。虽然事先制订工作计划，弄清楚具体的方法和步骤，会消耗一部分时间，但是“磨刀不误砍柴工”，真正善于管理和节省时间的人，绝对不会在这些环节上节省时间。对他们来说，适当的时间消耗是有必要的，就像一种投资方式，提前设计好做事的方法，可以有效指导工作，并提升工作效率，从总体来看，它能够节省大量工作时间。
做事都是有方法的，不同的方法往往决定了不同的办事效果。不求方法而选择胡打乱撞的人，往往效率最低；不加以思考和分析而选择按照以前的习惯做事的人，容易遭遇到新问题而导致进度受阻；针对要做的事情做好事前规划，给出具体的流程图和路线图，并设计出最合理的方法的人，通常可以更顺利地解决问题。从某种程度来说，做事前先考虑好“怎么做”，就是一种节省时间的技巧，也是提升效率的技巧。
3.分类管理，集中处理那些小事
许多人喜欢将工作中的大事（重要任务）比作“老虎”，将一些无关紧要的小事（价值不高的工作）比作“苍蝇”，为了做好工作，必须认真对付那些“老虎”，但与此同时也需要拍掉那些小“苍蝇”。不过在工作中，人们常常会遇到一些问题，比如当人们集中精力“打老虎”的时候，“苍蝇”经常会嗡嗡嗡地飞过来捣乱，从而影响人们工作的注意力和情绪。从某个方面来说，那些小事虽然解决起来并不困难，但常常是最让人感到头疼的。
有个工程师在工作期间，在门上贴了几个字：“鄙人很忙，小事一概谢绝！”有人觉得这个工程师太过目中无人，太过好高骛远，难道他只做大事，而不关心小事情吗？难道做小事情的人就不值得尊重吗？其实这个工程师并没有要拒绝做小事的意思，他的目的在于先将重要的事情做完，将小事靠后，等到有时间一起解决，如果大事小事掺和在一起，那么将会严重影响重要工作的进度。
许多工作者都会面临这样的窘境，小事虽小，可是一旦放纵它们而不加以管理，恐怕会产生强大的破坏力。这种破坏力在于对工作者工作状态的影响，最明显的就是打乱工作节奏，毕竟烦琐的小事通常都具有一些不好的特征：分散性、突发性和意外性。在工作的过程中，小事经常会在人们没有注意的时候出现，有时候毫无规律，甚至毫无征兆，这样的特性使得人们的日常工作经常被打搅，好不容易形成的工作节奏被打乱。
人们可以做一个大致的分析，先假定某项重要工作需要花费3个小时来完成，而那些小事平均只需要花费5分钟的时间，当某人需要处理1项重要工作以及3件小事的时候，可以简单地计算出所耗费的时间：3小时15分。这个总的时间是在大事、小事分开来完成的基础上计算出来的，而现实生活中可能并非如此，如果3件小事都在做重要工作的过程中来完成，那么时间可能并非简单的3小时加上15分钟，因为每当小事突然出现的时候，工作者不得不中断原来的工作，而在处理完小事之后，自己的工作投入度和状态也受到了严重的影响，也许要花费几分钟甚至十几分钟来重新进入状态，这样一来，3件分散出现的小事可能就会额外地浪费几十分钟的时间。
此外，当人们专注于那些重要的工作时，一旦出现小事，可能会破坏工作的状态，导致接下来的工作投入度不够。而频繁出现的小事也容易影响情绪，导致工作者变得更加烦躁，这样无疑会进一步影响工作的进度和效率。
每个人每天可能遭遇到各种不同类型的小事，比如买一张一周以后的飞机票，给朋友打一个问候电话，帮忙查询一个电话号码，记得在超市买一份小礼物，或者为桌子上的花浇水，又或者帮忙传递一个不那么重要的口讯。这些事情处理起来往往没有什么难度，但是问题在于它们太过于分散，如果真的来一件就处理一件，恐怕会影响工作状态。工作者完全可以采取一些更为高效的方法来应对这些小事，其中集中处理就是一个比较实用的方法。
米小姐就是这样一个坚定的时间管理者，她对于自己的工作时间安排控制得非常好。作为公司里的骨干，她每天需要处理大量重要的工作，但做大事并不意味着她会刻意拒绝做那些小事。无论是什么时候，她都不会轻易将别人托付的小事或者本职工作内的小事推脱掉，而是进行合理安排。
每天上班的时候，她会率先将一天之中要完成的事项列成清单，然后在小事后面画一个圈，工作的时候，她会主动跳过那些画圈的事项。一旦有什么小任务突然出现，她也会将其记在清单上，然后等到下午下班之前抽空集中完成这些小任务。
对米小姐解决问题的方式进行分析，就可以得出以下几个要点：
首先，执行者要先准备一个收集小事的“桶”，并将那些重要性有限以及价值不高的小事“存放在一起”，然后等到重要的工作做完之后，专门抽出时间来集中处理这些小事。
其次，执行者需要在完成主要工作后对小事进行整理和分类，弄清楚哪些小事值得去做，哪些小事不用去做，对于那些根本不具备任何价值的小事，可以直接抛在脑后不予理会。分类的目的是让自己在有限的时间里解决那些小事，并确保自己可以节省更多的时间来休息。
最后，要注意将小事安排在最后去做，这样可以确保每一天的小事不会出现遗漏，有的人在工作最繁忙的时候专门抽出时间处理小事，这样做并不明智，很可能会影响工作的状态和进度。一般情况下，人们可以在完成一天所有重要的事情之后做小事。
工作中的一些小事往往不具备太多的价值，过分重视只会得不偿失，完全忽略则会导致它们成为潜在的隐患，因此最佳的方式就是将它们集中在一起进行处理，这样就可以更好地平衡大事和琐事、小事之间的关系。
4.做好统筹规划，把时间安排得井井有条
在日常生活中，许多人都亲自泡过茶，也都了解沏茶的流程，按照一般情况来说，泡茶水主要分为清洗茶壶茶杯、烧开水、准备茶叶等几个主要部分。而多数人可能会这样开始自己的泡茶流程：清洗煮水壶，将水装到水壶里烧开，找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，之后用开水冲茶叶。或者也可以变换顺序：找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，然后准备清洗煮水壶，将水烧开，最后泡茶。
这样的流程似乎每个人都会，而且每个人都懂，一切只要按照常规顺序去做就行了，可是对于这样一件很普通的生活小事，著名的数学家华罗庚却进行了深入的分析，他写了一篇分析泡茶方法的文章，并对泡茶的顺序和方法提出了新的看法。
按照华罗庚的说法，泡茶的合理顺序应该是这样的：找出开水壶，灌水烧水，在烧水的过程中清洗茶壶、茶杯，取来茶叶，等到水烧开之后，直接泡茶。这个顺序和一般人的泡茶顺序有一点很不同，那就是他并没有等到茶水烧开之后才准备茶叶、茶壶和茶杯，而是利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。这样做的一个原因就是烧开水的时间比较长，而这一段时间里，人们有足够的时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。
想要更加直观地了解这一流程所具备的时间优势，可以假定每一部分的时间：洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要15分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么平常人泡茶所花的时间，就是将所有的工作时间直接累加起来，时间计为20分钟。而按照华罗庚的泡茶方式，洗茶壶、茶杯需要的2分钟，以及拿茶叶所花的1分钟都可以节省下来，因为在烧开水的过程中，这些工作可以轻易完成，因此整个流程中只需要消耗17分钟。
利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯，这就是一种很实用的时间管理方法，而华罗庚将这种方法定义为统筹法。所谓统筹法实际上指的就是用网络图反映、表达计划安排的一种方式，它在网络图中选择一种最优工作方案，以此来组织协调和控制生产进度、费用，最终达到预定目标，获得更多经济效益。
统筹法在生活中非常实用，因为绝大多数工作都有多个不同的步骤，或者可以分解成多个不同的部分，因此在执行工作时，执行者可以先将比较复杂的工作分解成多个部分。其中，每一个部分从开始到完成都有一个过程，都需要耗费一段时间，执行者可以用一条带箭头的短线条将其标注起来；不同部分之间往往有一个衔接点，这个点可以用圆圈标注出来。
紧接着，执行者需要将带箭头的线与圆圈相接，形成一个比较复杂的网络流程图，然后找出流程图上完成工作时间最长的那些线路。最后在这条线路上寻找耗时最短的环节，或者看一看有哪些时间是可以缩短的（避免那些无谓的时间消耗），从而确保各个部分都可以节省更多的时间。
比如，某个项目经理准备设计一份新项目的执行方案，他需要做好一系列准备工作：亲自对项目基地进行考察（花费3天时间），安排助手对手头的资源进行评估（花费2天时间），需要等一位海归的设计师来协助自己制订方案（距离目前5天），还要去另外一个城市会见一个重要的客户，希望获得对方的一份调查报告（来回需要2天）。
那么通过分析和计算，这位项目经理的方案设计准备工作究竟需要多长时间呢？有的人可能会简单地将这些不同工作所耗费的时间加起来，结果是：3+2+5+2=12天。也就是说，当这位项目经理完成相关的准备工作回到办公室进行设计时，应该是12天以后的事了。
许多人都会这么理所当然地认为，可实际上，按照统筹法来计算，真正需要花费的时间只有5天。首先，项目经理亲自对项目基地进行考察，这花费了他3天的时间；接着，在这3天时间里，他要求助手对资源进行整体的评估，这只需要花费2天时间，而这两天时间与考察所需的3天时间丝毫不冲突。然后，等到3天的考察结束后，项目经理立即前往另外一个城市会见客户，获得调查报告，前后花费2天时间。而等到项目经理返回的时候，所有的工作一共花了5天时间，而此时他要等待的那位设计师也顺利回国，双方可以直接就方案事宜进行讨论。
这就是统筹法的魅力所在，通过对各个工作步骤（各个部分）进行分析，工作者可以科学合理地做出任务安排，从而保障工作时间得到最大化的节约。通常人们可以通过画图的方式准确表达相关的流程安排和时间安排，有些人不会直接画图，但是可以通过全方位的分析和观察，来找出那些最节省时间的工作线路和流程，并以文字的方式表达出来。
无论是哪一种方式，在统筹的过程中，执行者需要明确了解工作中每一个部分所耗费的时间以及具体的流程，然后弄清楚什么事情应该先做；什么事情应该后做；或者不同的事情可以在同一时段同时进行，但是其中一件事必须在另外一件事之后开始，并且在另外一件事之前完成，这样这件事所耗费的时间才会节约下来（两件事拥有一个重合的时间段）。
5.合理利用好“暗时间”
如果对每天的时间进行分析和安排，就会发现没有人会一整天都泡在工作当中，即便是那些最勤奋、最努力的工作狂，他们也同样需要休息，同样需要处理一些工作以外的事情，或者说他们会将部分时间花在工作以外的事情上，而这部分时间消耗往往是不可避免的。比如每一个人都要吃饭，即便将一天的用餐控制在2餐，每餐控制在5分钟，每天也必须花掉至少10分钟的时间；每天可能还要乘坐公交车，需要散步和睡觉，需要买菜，需要打扫卫生，需要洗脸、洗脚、洗澡、刷牙以及上厕所，这些时间的消耗是不可避免的，因为人无法脱离生活。
一般人会觉得这些时间的消耗并不会对工作产生价值，并且会压缩每一天的工作时间，可对于那些善于掌控和管理时间的人来说，一些生活上必需的时间消耗同样可以用来工作。作家刘未鹏曾经写过一本畅销书《暗时间》，在书中，他提到了一个观点：借助推理将生活时间转化成为工作的思维时间。
刘未鹏认为：“如果你有做总结的习惯，在度过一段时间之后总结自己在某某领域投入了多少时间，建议千万不要粗略地去计算有多少天下班后拿起书来翻看过，因为这样你也许会发现书倒是常翻，但领悟却不见得有多深，表面上花的时间不少，收益却不见得多么大。因为看书并记住书中的东西只是记忆，并没有涉及推理，只有靠推理才能深入理解一个事物，看到别人看不到的地方，这部分推理的过程就是你的思维时间，也是人一生中占据一个显著比例的‘暗时间’，你走路、买菜、洗脸洗手、坐公交车、逛街、出游、吃饭、睡觉，所有这些时间都可以成为‘暗时间’，你可以充分利用这些时间进行思考，反刍和消化平时看和读的东西，让你的认识能够脱离照本宣科的层面。这段时间看起来微不足道，但日积月累将会产生庞大的效应。”
人们通常会将视野限制在工作时间的范畴内，比如在八小时工作制内，工作者可能会将精力集中在这8个小时内，或者可以借助加班时间来额外创造价值，但是每个人的时间是相当有限的，对于多数人来说，在每一天24小时中，排队、吃饭、睡觉、休闲以及处理个人卫生至少会花掉8个小时，这样会导致工作时间变得更少。这8个小时的“暗时间”原本完全可以利用起来。对于那些善于管理时间的人来说，“暗时间”并非毫无工作价值，尽管人们一再提倡生活与工作要分开，可是两者有时候是可以适当渗透的，这个渗透的媒介就是思考和推理，在工作闲暇之余，人们可以享受生活，也可以运用推理来进行思考，这样并不会影响人们正常的生活。
比如在散步的过程中，完全可以思考一下自己所做的事情，可以对自己所做之事进行有效推理，而这丝毫不会影响到散步。在乘坐公交的过程中回顾一下自己一天的工作，想一想那些做得不够好的地方，这也是一种有效利用时间的方法。还有一些职员被要求写出一份完整的工作汇报，这份工作汇报一般在上班时间来写，可是在下班时间或者逛超市的时候，完全可以先在大脑中构思一遍，这样在写的时候会更加顺手。
此外，任何工作本身都要做到知行合一，“行”是行动，是执行的行为，而“知”可以是理论知识，也可以指逻辑性的思考。思考是人们执行的前提和指导，也是提升执行力的重要保障，对于执行者来说，对工作进行缜密的分析和细致的推理，往往可以有效提升工作效率。与其专门抽出时间进行思考和推理，还不如有效利用一些“暗时间”，从而真正确保时间的最大化利用。
从某个方面来说，认为时间对每一个人都是平等的，这样的想法或许从一开始就是错误的，因为当人们以简单的几个小时、几天、几年来计算时间时，往往会陷入一个固定思维——认为自己的时间很充裕，认为自己在某项工作上投入了不少时间，可实际上很多时候人们并没有真正利用好时间。
A先生认为自己每天的工作时间达到了10个小时，这是他工作时间的一个极限了，而B先生每天只上8小时的班，可是在能力相差不大的前提下，B先生的产出更大，而且更加轻松自如。
之所以会这样，就在于B先生是一个非常善于利用“暗时间”的人，他懂得将下班后的一些休闲时间利用起来——利用这些时间进行思考、检查、设计，确保所有的工作可以得到深入分析和检查。与此同时，仔细的思考和理性的分析也为第二天的工作节省了不少麻烦，由于提前做了功课，一些可能出现的问题会被提前发现，一些细节问题会得到改善，而且B先生可以在工作之前就拥有清晰的流程与思路，这样就得以确保他在第二天的工作更加轻松。
“暗时间”往往是一笔额外的财富，对于善于收集时间和管理时间的人来说，它是提升效率的关键。不过，利用“暗时间”并不意味着要在逛街、散步、吃饭、洗漱的时候工作，把握“暗时间”的时候往往要注重一个原则，那就是推理，简单来说，人们在利用“暗时间”的时候，只能进行思考和推理，而不是动手做事。人们可以借助散步或者吃饭的时间来分析工作中的一些问题，或者制订一个大致的计划。
此外，利用“暗时间”需要把握一个度，如果在休息时间进行思考且过于投入，很可能会增加更大的压力，这样就无法达到借助休息时间来缓解压力的目的。而且生活和工作不能相互干涉太多，一旦两者完全纠缠在一起，可能会对生活和工作的平衡造成严重影响，导致工作做不好，休息也休息不好的坏局面。
因此，为了确保更加合理地利用“暗时间”，最好选择比较放松的时候进行总结、推理和思考，如果个人比较劳累，压力非常大且情绪不佳，那么就要停下所有工作，全身心地释放压力，毕竟在身体状态不好的时候进行思考，只会让自己的状态变得更加糟糕。
内容延伸：好的规划从了解时间的轨迹开始
在企业管理流程中，有一个关键的环节，那就是跟踪查询。这是监督的一个重要部分，跟踪的目的就是弄清楚任务执行的情况，包括执行的进度、执行的力度、执行的效果，以及可能存在的各种问题。通过跟踪观察，管理者可以更加精确地了解在整个执行过程中发生的事情，从而更好地把握和控制好工作的进度，确保一切都能够按照事先规划的那样去执行和实施。
在时间管理中，同样存在跟踪这样一个环节，尽管人们通常不太在意对时间进行跟踪记录，但是时间管理作为自我管理中的一个重要组成部分，人们有必要弄清楚自己在各个时间段内所做的事，了解各项工作所耗费的具体时间。许多人之所以常常觉得自己工作时间不够用，首先就在于没有合理地安排时间，其次就在于没有对自己所花的时间进行统计。
比如，一个人计划早上8点~9点完成工作总结报告；早上9点~11点准备完成计算机程序编写任务。这些是计划内的时间安排，不过这些安排是否能够如期实现呢？有时候人们可以在规定时间内完成任务，甚至提前，但有时候可能会因为效率太低或者拖延而造成工作时间延后，如果人们在早上10点才完成工作总结报告，在早上12点才编写好程序，这就等于延期了1个小时。为了避免下次再出现延期，在工作开始的时候，就要懂得跟踪记录，明确自己将时间花在哪里了，这样就可以针对性地做出改进和调整。
如果对一整天的工作时间做一个详细的跟踪记录，人们往往就能发现自己是否存在浪费时间的行为，自己是否很好地利用了原有的工作时间，同时也能够知道自己的工作效率。
有个上班族是这样记录自己一天的工作时间的：
早上8点开始工作，她先整理了一下办公桌，将散乱的文件重新归类放好，这花费大约5分钟的时间。
填写财务报表耗时1.5个小时，并且在中间休息5分钟，任务完成之后休息了10分钟。
核查研发部上个月的支出状况，耗时1个小时，在工作期间花了大约5分钟与研发部的主管进行聊天，核实相关财务信息。此外，在中途花了5分钟时间向老板进行了汇报。
核查工作完成之后，她按照公司的会议要求，与同事商议之后，拟定了一份新的通知：下半年公司的财务支出将降低5%，以此提醒各部门要注意克勤克俭，节约经费。这项工作花了大约10分钟。此外，她花了20分钟将通知及时传达到各部门经理那儿。
接下来的30分钟，她依旧和往常一样，整理上一个季度的文件，并将文件进行分类保存。然后12点整准时休息、享用午餐。
下午2点开始上班，她提前10分钟打开电脑浏览了一下新闻，给刚刚从午睡中醒来的自己提提神。
正式上班后，她取出市场部员工提交上来的报销票据进行核实，对支付证明单、收据以及证明人的签名进行认真审核，在审核无误后，交给出纳给予报销，整个工作耗时2个小时。
之后，花费30分钟参加内部会议，总结现阶段工作中存在的一些问题。
最后，做好公司每日的银行账，确保每个账户都清晰明确，并结出每个账户的存款余额，确保公司能够及时了解公司的资金运作情况。不仅如此，她还要在下班之前填写结报单（会计和收纳之间的收据）。这些工作花费了1.5个小时，工作完成后准时在下午6点下班。
通过观察，就可以发现这位财务工作者的工作时间安排整体上比较合理，而且不存在什么浪费时间的行为，基本上都能够在规定时间内完成任务，一天的工作也比较充实。而她同样可以通过跟踪记录来了解自己的时间使用是否合理、高效，是否有必要做出调整。
通过跟踪记录，人们可以对自己过去的时间安排做出分析，不过很多人不会对过去的时间表现得太过关心，也许他们更愿意规划未来，更愿意对未来的行动做出更为合理的计划，可回顾过去同样有助于提升时间管理能力。如果说做出计划是为了让日后的行动更加高效、合理，那么跟踪和记录自己做过的事情，则为人生的规划奠定了坚实的基础。从某个方面来说，“我在这件事上花费了多少时间”可能要比“我将要在这件事上花费多少时间”更有价值，对于时间使用情况的记录和总结，往往是人们做计划的一个前提。
从时间管理的角度来说，这种跟踪记录主要侧重于工作任务的完成情况与时间的关系，比如了解某项工作花费了多长时间，这项工作在单位时间内是否还可以做得更好，自己在工作之余是否存在浪费时间的行为等。通过跟踪，人们对自己的工作情况将会一目了然。不过跟踪记录并不意味着把握每一个细节，一般只记录一项工作的大致时间，而不是全程都保持专注，将每一个环节、每一个细节所花费的时间都记录下来，或者将每一分钟在做些什么都记录下来，显然没有任何必要。一些重要的环节和细节可以进行详细记录，但没有必要像流水账一样全部做出记录。
通过正确的、合理的规划，可以改变原先散漫的、无规则、无形态的时间安排，将时间装在一个固定的容器或者表格之中，然后一点点进行合理的安排，确保人们可以在固定时间内做得更加出色。
1.明确工作目标，把握行动方向
在做事情之前，人们通常会制订相应的计划，这些计划往往起着指导作用，可以有效引导人们的行动。而在制订计划的过程中，最好的方式就是制订一个清晰明确的工作目标，因为目标本身在整个工作计划之中就处于核心地位，它具有强大的指导作用，是引导执行的关键因素，也是验证执行是否能够产生价值的一个基本前提。对于任何人而言，在缺乏目标或者目标不够明确的前提下盲目做事，很可能会出现方向的迷失和时间的浪费。就像一艘没有目标的船一样，如果只知道一直往前开，而没有一个清晰的目标定位，那么就容易失去方向，最终也可能只是在大海中盲目航行，浪费时间。
2011年，刚刚从上海一家外资公司辞职的董先生准备试水新能源投资市场，当时他利用手头的人脉和一些资金，准备投资研发新能源设备，可是他并不清楚自己应该具体投资什么项目，也不清楚自己适合做什么项目，更没有制订什么明确的目标，所以只能跟随朋友投资光伏产品。但是他很快意识到自己不适合做这行，而且这行的利润也压得比较低，市场发展空间并不大。更重要的是，董先生突然觉得投资风力发电机似乎也不错。投资光伏产品几个月之后，董先生宣布退出，而他投入的1200万原始股最终以890万元的折扣价出售。
许多人在做事的时候都没有弄清楚自己要做的究竟是什么事，自己要达到的目的是什么，只是单纯地为了做事而做事，这样很容易因为头脑发热而陷入僵局。时间管理的目的并不是轻松做事，而是更加轻松地做自己想要做、适合做的事情，而想要做到这一点，目标管理必不可少。1954年美国管理学大师彼得·德鲁克在《管理实践》这本书中首次提到了“目标管理”这个概念，他认为目标是做事的一个基本前提，只有明确自己想要做什么，想要达成什么目的，才能更好地引导人们执行。而想要明确目标，就要把握好目标设定的几个基本要素：明确的项目、明确的衡量标准、达成的措施、完成的期限，以及资源要求。
——明确的项目
这是目标设定的一个最基本要求，对于任何想要设定一个明确目标的人来说，首先要做的就是明确自己要做什么，明确自己适合做什么。只有弄清楚自己所要做的事情，明确自己所经手的项目，才有可能将其做好。明确自己做什么是设定目标的一个基本内核。就像一些投资客准备进军金融市场一样，这种说法非常模糊，毕竟金融领域的范围非常广泛，项目也很多，因此需要明确到具体的项目上，比如投资基金。
——明确的衡量标准
人们在做某一件事的时候，有时候并不清楚自己是否顺利实现了目标，或者说并不清楚自己做得是不是到位，以至于常常在任务没有达成的时候就罢手。之所以会出现这种情况，一个重要原因在于对结果和目标缺乏明确的衡量标准。比如有的企业家会说“我希望下一年可以盈利更多”，这种说法实际上非常模糊，他们并没有明确说出盈利多少，这样的目标就是不明确的，毕竟盈利一分钱也是盈利，盈利一亿元也是盈利，因此必须明确给出一个数据，比如盈利超过10万，或者盈利超过1000万。只有提供一个明确的可度量的数据，执行者才能通过这些数据来明确地知道自己要达成什么样的目标，要付出多少努力。
——达成的措施
这个要素的本质就是“怎么做”，它重点是指人们需要采取什么样的手段和措施，需要运用什么方法和步骤来实现目标。有的人在设定目标之后常常会觉得难以下手，原因就在于他们没有想出合适的实现目标的方式，而且也没有一个明确的步骤，因此在行动的时候常常会陷入混乱。
——完成的期限
期限是目标的一个重要元素，毕竟任何一个目标只有在规定时间内完成才能够产生应有的效果，或者说，任何一个目标的实现都有一个保质期，过了这个保质期，目标就会失去吸引力和价值。比如一家公司准备生产出新一代电子产品，这款产品将领先其他企业的产品一年时间，正因为如此，这家公司的电子产品必须立即研发和制造，并尽早进入市场，如果延迟几年时间，等到别的企业技术已经成熟甚至实现反超，那时候再生产和销售新的电子产品就已经没有太多市场和利润空间了。因此，我们一旦制订了目标，就需要给出一个实现目标的大致时间，这个时间必须合理，而且时间跨度不能太大。
——资源要求
一般来说，实现目标需要各种各样的资源，这些资源是确保目标得以实现的基础，正因为如此，在设定目标的同时，人们应该将这些必要的资源列举出来，从而确保执行者能够获得更多明确的指导和帮助。比如当某个企业家制订了“一年之内将企业的年营业收入提高到2个亿”的目标，就需要给出资源列表：从国外招收更多的专业人才，引进新的技术和机器，融资1500万来增加投入。无论是高级别人才、新技术和新机器，还是1500万的资本，这些都是资源要求。
只有明确以上几个要素，人们才能够设定一个明确清晰的工作目标，也才能够在执行过程中始终把握住前进的方向，保证自己不会出现混乱的情况，不会迷失自我。
2.先想好怎么做，然后再动手
有两位泥水匠分别给两户人家盖新房子，他们必须赶在冬季到来之前将房子盖好，以确保主人家可以搬进新房子里住，不仅如此，他们还要尽可能保证新房子的样式新颖、质量合格。为了确保按期完成任务，双方很快投入到建造房子的工作当中去。
第一位泥水匠是个急性子，他希望能够尽早完成任务，所以接到活儿后直接就动手挖地基。对他来说，每一天都是不值得浪费的，而立即动手则是最节省时间的方法。第二位泥水匠虽然知道时间比较紧，但是他没有立即动手砌砖，而是花2天时间对房子进行了设计，制订了一套可行的设计方案，不仅如此，他还抽出2天时间研究了建造的方法和流程，从5套设计出来的方法中找到了最适合自己的1套方法。
很长一段时间以内，第一位泥水匠都保持领先的位置，可是随着工期的推进，他开始频繁出错，原因就在于他此前没有进行设计，一切都是想到什么做什么，根本没有详细、合理的规划，以至于经常出现一些不合理的设计，有时候他不得不停下来好好想想建造的方法，一些砌好的墙不得不被他推倒重建。而第二位泥水匠由于事前设计好了最合理的建造方案和建造方法，在建造房子的时候可以做到得心应手，并没有出现什么返工的情况，一切都非常顺利，更重要的是，由于方法得当，他的建造速度非常快，仅仅一个月的时间，就已经实现了赶超。等到冬季到来之前，第二位泥水匠顺利完成了自己的工作，而第一位泥水匠则连屋顶也没有建造好，更重要的是，房子由于修改过多，质量也受到了很大的影响。
这两位泥水匠之所以出现不同，就在于对思考的态度不同，虽然两个人都在认真做事，而且执行力都很强，但经过思考的行动和盲目去做所产生的效果肯定会有很大的区别。许多人都有这样的问题，往往想到自己要做某件事，就立即着手去做，这类人有着非常强的执行意识，是忠诚的行动者，他们遵循的办事原则就是“立即行动”，不要有任何“拖泥带水”的行为。这种埋头就干的作风有时候会是效率的保证，但其本身存在一些不合理之处，那就是它忽略了一个关键环节——思考。而行动本身是建立在思考的基础上的，任何人的行动都应该受到大脑的正确指引。思维活动和行动往往是相辅相成的，脱离行动的思考往往不具备任何实践意义，只会沦为空谈主义；而脱离思维活动的行动就像脱缰的野马，可能会变得盲目而草率。
正因为如此，任何人在行动之前，都需要先给自己留出一点儿时间进行思考，要利用这段时间进行精确的计划，在这个计划中，执行者需要了解自己该怎么去做。在执行任务之前，人们通常都要明确几个要素：做什么，为什么做，什么时候做，在哪里做，谁来做，以及怎么做。其中“怎么做”是一个关键要素，它是执行力的最基本保障。通常人们都能够把握前面几个要素，而最后一个容易被人忽略，很多时候人们并没有意识到自己需要设定更好的方式来完成任务，或者并没有意识到自己应该先想后做，而选择先做后想，或者边做边想，这种选择会严重影响工作效率。
在战场上，聪明的主帅总是会在战争发生之前制订进攻和防守的策略，会想方设法做出最佳的部署：派遣多少兵力，将军队部署在什么地方，或者从什么地方开始发动进攻，采取什么样的战术，这些都是需要解决的基本问题。如果主帅不考虑战略和战术的问题，直接发动攻击，那么可能会陷入盲打、瞎打的处境中，无法做到在更短时间内歼灭敌军，最终还容易陷入不利的局面。
有许多公司往往会要求项目负责人在具体实施之前提交一份详细的策划方案，在策划方案中，每一个负责人都必须设计出一套合理的工作方法和流程，而不是一接受任务就迫不及待地执行任务。在日常生活和工作中，同样如此。虽然事先制订工作计划，弄清楚具体的方法和步骤，会消耗一部分时间，但是“磨刀不误砍柴工”，真正善于管理和节省时间的人，绝对不会在这些环节上节省时间。对他们来说，适当的时间消耗是有必要的，就像一种投资方式，提前设计好做事的方法，可以有效指导工作，并提升工作效率，从总体来看，它能够节省大量工作时间。
做事都是有方法的，不同的方法往往决定了不同的办事效果。不求方法而选择胡打乱撞的人，往往效率最低；不加以思考和分析而选择按照以前的习惯做事的人，容易遭遇到新问题而导致进度受阻；针对要做的事情做好事前规划，给出具体的流程图和路线图，并设计出最合理的方法的人，通常可以更顺利地解决问题。从某种程度来说，做事前先考虑好“怎么做”，就是一种节省时间的技巧，也是提升效率的技巧。
3.分类管理，集中处理那些小事
许多人喜欢将工作中的大事（重要任务）比作“老虎”，将一些无关紧要的小事（价值不高的工作）比作“苍蝇”，为了做好工作，必须认真对付那些“老虎”，但与此同时也需要拍掉那些小“苍蝇”。不过在工作中，人们常常会遇到一些问题，比如当人们集中精力“打老虎”的时候，“苍蝇”经常会嗡嗡嗡地飞过来捣乱，从而影响人们工作的注意力和情绪。从某个方面来说，那些小事虽然解决起来并不困难，但常常是最让人感到头疼的。
有个工程师在工作期间，在门上贴了几个字：“鄙人很忙，小事一概谢绝！”有人觉得这个工程师太过目中无人，太过好高骛远，难道他只做大事，而不关心小事情吗？难道做小事情的人就不值得尊重吗？其实这个工程师并没有要拒绝做小事的意思，他的目的在于先将重要的事情做完，将小事靠后，等到有时间一起解决，如果大事小事掺和在一起，那么将会严重影响重要工作的进度。
许多工作者都会面临这样的窘境，小事虽小，可是一旦放纵它们而不加以管理，恐怕会产生强大的破坏力。这种破坏力在于对工作者工作状态的影响，最明显的就是打乱工作节奏，毕竟烦琐的小事通常都具有一些不好的特征：分散性、突发性和意外性。在工作的过程中，小事经常会在人们没有注意的时候出现，有时候毫无规律，甚至毫无征兆，这样的特性使得人们的日常工作经常被打搅，好不容易形成的工作节奏被打乱。
人们可以做一个大致的分析，先假定某项重要工作需要花费3个小时来完成，而那些小事平均只需要花费5分钟的时间，当某人需要处理1项重要工作以及3件小事的时候，可以简单地计算出所耗费的时间：3小时15分。这个总的时间是在大事、小事分开来完成的基础上计算出来的，而现实生活中可能并非如此，如果3件小事都在做重要工作的过程中来完成，那么时间可能并非简单的3小时加上15分钟，因为每当小事突然出现的时候，工作者不得不中断原来的工作，而在处理完小事之后，自己的工作投入度和状态也受到了严重的影响，也许要花费几分钟甚至十几分钟来重新进入状态，这样一来，3件分散出现的小事可能就会额外地浪费几十分钟的时间。
此外，当人们专注于那些重要的工作时，一旦出现小事，可能会破坏工作的状态，导致接下来的工作投入度不够。而频繁出现的小事也容易影响情绪，导致工作者变得更加烦躁，这样无疑会进一步影响工作的进度和效率。
每个人每天可能遭遇到各种不同类型的小事，比如买一张一周以后的飞机票，给朋友打一个问候电话，帮忙查询一个电话号码，记得在超市买一份小礼物，或者为桌子上的花浇水，又或者帮忙传递一个不那么重要的口讯。这些事情处理起来往往没有什么难度，但是问题在于它们太过于分散，如果真的来一件就处理一件，恐怕会影响工作状态。工作者完全可以采取一些更为高效的方法来应对这些小事，其中集中处理就是一个比较实用的方法。
米小姐就是这样一个坚定的时间管理者，她对于自己的工作时间安排控制得非常好。作为公司里的骨干，她每天需要处理大量重要的工作，但做大事并不意味着她会刻意拒绝做那些小事。无论是什么时候，她都不会轻易将别人托付的小事或者本职工作内的小事推脱掉，而是进行合理安排。
每天上班的时候，她会率先将一天之中要完成的事项列成清单，然后在小事后面画一个圈，工作的时候，她会主动跳过那些画圈的事项。一旦有什么小任务突然出现，她也会将其记在清单上，然后等到下午下班之前抽空集中完成这些小任务。
对米小姐解决问题的方式进行分析，就可以得出以下几个要点：
首先，执行者要先准备一个收集小事的“桶”，并将那些重要性有限以及价值不高的小事“存放在一起”，然后等到重要的工作做完之后，专门抽出时间来集中处理这些小事。
其次，执行者需要在完成主要工作后对小事进行整理和分类，弄清楚哪些小事值得去做，哪些小事不用去做，对于那些根本不具备任何价值的小事，可以直接抛在脑后不予理会。分类的目的是让自己在有限的时间里解决那些小事，并确保自己可以节省更多的时间来休息。
最后，要注意将小事安排在最后去做，这样可以确保每一天的小事不会出现遗漏，有的人在工作最繁忙的时候专门抽出时间处理小事，这样做并不明智，很可能会影响工作的状态和进度。一般情况下，人们可以在完成一天所有重要的事情之后做小事。
工作中的一些小事往往不具备太多的价值，过分重视只会得不偿失，完全忽略则会导致它们成为潜在的隐患，因此最佳的方式就是将它们集中在一起进行处理，这样就可以更好地平衡大事和琐事、小事之间的关系。
4.做好统筹规划，把时间安排得井井有条
在日常生活中，许多人都亲自泡过茶，也都了解沏茶的流程，按照一般情况来说，泡茶水主要分为清洗茶壶茶杯、烧开水、准备茶叶等几个主要部分。而多数人可能会这样开始自己的泡茶流程：清洗煮水壶，将水装到水壶里烧开，找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，之后用开水冲茶叶。或者也可以变换顺序：找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，然后准备清洗煮水壶，将水烧开，最后泡茶。
这样的流程似乎每个人都会，而且每个人都懂，一切只要按照常规顺序去做就行了，可是对于这样一件很普通的生活小事，著名的数学家华罗庚却进行了深入的分析，他写了一篇分析泡茶方法的文章，并对泡茶的顺序和方法提出了新的看法。
按照华罗庚的说法，泡茶的合理顺序应该是这样的：找出开水壶，灌水烧水，在烧水的过程中清洗茶壶、茶杯，取来茶叶，等到水烧开之后，直接泡茶。这个顺序和一般人的泡茶顺序有一点很不同，那就是他并没有等到茶水烧开之后才准备茶叶、茶壶和茶杯，而是利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。这样做的一个原因就是烧开水的时间比较长，而这一段时间里，人们有足够的时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。
想要更加直观地了解这一流程所具备的时间优势，可以假定每一部分的时间：洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要15分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么平常人泡茶所花的时间，就是将所有的工作时间直接累加起来，时间计为20分钟。而按照华罗庚的泡茶方式，洗茶壶、茶杯需要的2分钟，以及拿茶叶所花的1分钟都可以节省下来，因为在烧开水的过程中，这些工作可以轻易完成，因此整个流程中只需要消耗17分钟。
利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯，这就是一种很实用的时间管理方法，而华罗庚将这种方法定义为统筹法。所谓统筹法实际上指的就是用网络图反映、表达计划安排的一种方式，它在网络图中选择一种最优工作方案，以此来组织协调和控制生产进度、费用，最终达到预定目标，获得更多经济效益。
统筹法在生活中非常实用，因为绝大多数工作都有多个不同的步骤，或者可以分解成多个不同的部分，因此在执行工作时，执行者可以先将比较复杂的工作分解成多个部分。其中，每一个部分从开始到完成都有一个过程，都需要耗费一段时间，执行者可以用一条带箭头的短线条将其标注起来；不同部分之间往往有一个衔接点，这个点可以用圆圈标注出来。
紧接着，执行者需要将带箭头的线与圆圈相接，形成一个比较复杂的网络流程图，然后找出流程图上完成工作时间最长的那些线路。最后在这条线路上寻找耗时最短的环节，或者看一看有哪些时间是可以缩短的（避免那些无谓的时间消耗），从而确保各个部分都可以节省更多的时间。
比如，某个项目经理准备设计一份新项目的执行方案，他需要做好一系列准备工作：亲自对项目基地进行考察（花费3天时间），安排助手对手头的资源进行评估（花费2天时间），需要等一位海归的设计师来协助自己制订方案（距离目前5天），还要去另外一个城市会见一个重要的客户，希望获得对方的一份调查报告（来回需要2天）。
那么通过分析和计算，这位项目经理的方案设计准备工作究竟需要多长时间呢？有的人可能会简单地将这些不同工作所耗费的时间加起来，结果是：3+2+5+2=12天。也就是说，当这位项目经理完成相关的准备工作回到办公室进行设计时，应该是12天以后的事了。
许多人都会这么理所当然地认为，可实际上，按照统筹法来计算，真正需要花费的时间只有5天。首先，项目经理亲自对项目基地进行考察，这花费了他3天的时间；接着，在这3天时间里，他要求助手对资源进行整体的评估，这只需要花费2天时间，而这两天时间与考察所需的3天时间丝毫不冲突。然后，等到3天的考察结束后，项目经理立即前往另外一个城市会见客户，获得调查报告，前后花费2天时间。而等到项目经理返回的时候，所有的工作一共花了5天时间，而此时他要等待的那位设计师也顺利回国，双方可以直接就方案事宜进行讨论。
这就是统筹法的魅力所在，通过对各个工作步骤（各个部分）进行分析，工作者可以科学合理地做出任务安排，从而保障工作时间得到最大化的节约。通常人们可以通过画图的方式准确表达相关的流程安排和时间安排，有些人不会直接画图，但是可以通过全方位的分析和观察，来找出那些最节省时间的工作线路和流程，并以文字的方式表达出来。
无论是哪一种方式，在统筹的过程中，执行者需要明确了解工作中每一个部分所耗费的时间以及具体的流程，然后弄清楚什么事情应该先做；什么事情应该后做；或者不同的事情可以在同一时段同时进行，但是其中一件事必须在另外一件事之后开始，并且在另外一件事之前完成，这样这件事所耗费的时间才会节约下来（两件事拥有一个重合的时间段）。
5.合理利用好“暗时间”
如果对每天的时间进行分析和安排，就会发现没有人会一整天都泡在工作当中，即便是那些最勤奋、最努力的工作狂，他们也同样需要休息，同样需要处理一些工作以外的事情，或者说他们会将部分时间花在工作以外的事情上，而这部分时间消耗往往是不可避免的。比如每一个人都要吃饭，即便将一天的用餐控制在2餐，每餐控制在5分钟，每天也必须花掉至少10分钟的时间；每天可能还要乘坐公交车，需要散步和睡觉，需要买菜，需要打扫卫生，需要洗脸、洗脚、洗澡、刷牙以及上厕所，这些时间的消耗是不可避免的，因为人无法脱离生活。
一般人会觉得这些时间的消耗并不会对工作产生价值，并且会压缩每一天的工作时间，可对于那些善于掌控和管理时间的人来说，一些生活上必需的时间消耗同样可以用来工作。作家刘未鹏曾经写过一本畅销书《暗时间》，在书中，他提到了一个观点：借助推理将生活时间转化成为工作的思维时间。
刘未鹏认为：“如果你有做总结的习惯，在度过一段时间之后总结自己在某某领域投入了多少时间，建议千万不要粗略地去计算有多少天下班后拿起书来翻看过，因为这样你也许会发现书倒是常翻，但领悟却不见得有多深，表面上花的时间不少，收益却不见得多么大。因为看书并记住书中的东西只是记忆，并没有涉及推理，只有靠推理才能深入理解一个事物，看到别人看不到的地方，这部分推理的过程就是你的思维时间，也是人一生中占据一个显著比例的‘暗时间’，你走路、买菜、洗脸洗手、坐公交车、逛街、出游、吃饭、睡觉，所有这些时间都可以成为‘暗时间’，你可以充分利用这些时间进行思考，反刍和消化平时看和读的东西，让你的认识能够脱离照本宣科的层面。这段时间看起来微不足道，但日积月累将会产生庞大的效应。”
人们通常会将视野限制在工作时间的范畴内，比如在八小时工作制内，工作者可能会将精力集中在这8个小时内，或者可以借助加班时间来额外创造价值，但是每个人的时间是相当有限的，对于多数人来说，在每一天24小时中，排队、吃饭、睡觉、休闲以及处理个人卫生至少会花掉8个小时，这样会导致工作时间变得更少。这8个小时的“暗时间”原本完全可以利用起来。对于那些善于管理时间的人来说，“暗时间”并非毫无工作价值，尽管人们一再提倡生活与工作要分开，可是两者有时候是可以适当渗透的，这个渗透的媒介就是思考和推理，在工作闲暇之余，人们可以享受生活，也可以运用推理来进行思考，这样并不会影响人们正常的生活。
比如在散步的过程中，完全可以思考一下自己所做的事情，可以对自己所做之事进行有效推理，而这丝毫不会影响到散步。在乘坐公交的过程中回顾一下自己一天的工作，想一想那些做得不够好的地方，这也是一种有效利用时间的方法。还有一些职员被要求写出一份完整的工作汇报，这份工作汇报一般在上班时间来写，可是在下班时间或者逛超市的时候，完全可以先在大脑中构思一遍，这样在写的时候会更加顺手。
此外，任何工作本身都要做到知行合一，“行”是行动，是执行的行为，而“知”可以是理论知识，也可以指逻辑性的思考。思考是人们执行的前提和指导，也是提升执行力的重要保障，对于执行者来说，对工作进行缜密的分析和细致的推理，往往可以有效提升工作效率。与其专门抽出时间进行思考和推理，还不如有效利用一些“暗时间”，从而真正确保时间的最大化利用。
从某个方面来说，认为时间对每一个人都是平等的，这样的想法或许从一开始就是错误的，因为当人们以简单的几个小时、几天、几年来计算时间时，往往会陷入一个固定思维——认为自己的时间很充裕，认为自己在某项工作上投入了不少时间，可实际上很多时候人们并没有真正利用好时间。
A先生认为自己每天的工作时间达到了10个小时，这是他工作时间的一个极限了，而B先生每天只上8小时的班，可是在能力相差不大的前提下，B先生的产出更大，而且更加轻松自如。
之所以会这样，就在于B先生是一个非常善于利用“暗时间”的人，他懂得将下班后的一些休闲时间利用起来——利用这些时间进行思考、检查、设计，确保所有的工作可以得到深入分析和检查。与此同时，仔细的思考和理性的分析也为第二天的工作节省了不少麻烦，由于提前做了功课，一些可能出现的问题会被提前发现，一些细节问题会得到改善，而且B先生可以在工作之前就拥有清晰的流程与思路，这样就得以确保他在第二天的工作更加轻松。
“暗时间”往往是一笔额外的财富，对于善于收集时间和管理时间的人来说，它是提升效率的关键。不过，利用“暗时间”并不意味着要在逛街、散步、吃饭、洗漱的时候工作，把握“暗时间”的时候往往要注重一个原则，那就是推理，简单来说，人们在利用“暗时间”的时候，只能进行思考和推理，而不是动手做事。人们可以借助散步或者吃饭的时间来分析工作中的一些问题，或者制订一个大致的计划。
此外，利用“暗时间”需要把握一个度，如果在休息时间进行思考且过于投入，很可能会增加更大的压力，这样就无法达到借助休息时间来缓解压力的目的。而且生活和工作不能相互干涉太多，一旦两者完全纠缠在一起，可能会对生活和工作的平衡造成严重影响，导致工作做不好，休息也休息不好的坏局面。
因此，为了确保更加合理地利用“暗时间”，最好选择比较放松的时候进行总结、推理和思考，如果个人比较劳累，压力非常大且情绪不佳，那么就要停下所有工作，全身心地释放压力，毕竟在身体状态不好的时候进行思考，只会让自己的状态变得更加糟糕。
内容延伸：好的规划从了解时间的轨迹开始
在企业管理流程中，有一个关键的环节，那就是跟踪查询。这是监督的一个重要部分，跟踪的目的就是弄清楚任务执行的情况，包括执行的进度、执行的力度、执行的效果，以及可能存在的各种问题。通过跟踪观察，管理者可以更加精确地了解在整个执行过程中发生的事情，从而更好地把握和控制好工作的进度，确保一切都能够按照事先规划的那样去执行和实施。
在时间管理中，同样存在跟踪这样一个环节，尽管人们通常不太在意对时间进行跟踪记录，但是时间管理作为自我管理中的一个重要组成部分，人们有必要弄清楚自己在各个时间段内所做的事，了解各项工作所耗费的具体时间。许多人之所以常常觉得自己工作时间不够用，首先就在于没有合理地安排时间，其次就在于没有对自己所花的时间进行统计。
比如，一个人计划早上8点~9点完成工作总结报告；早上9点~11点准备完成计算机程序编写任务。这些是计划内的时间安排，不过这些安排是否能够如期实现呢？有时候人们可以在规定时间内完成任务，甚至提前，但有时候可能会因为效率太低或者拖延而造成工作时间延后，如果人们在早上10点才完成工作总结报告，在早上12点才编写好程序，这就等于延期了1个小时。为了避免下次再出现延期，在工作开始的时候，就要懂得跟踪记录，明确自己将时间花在哪里了，这样就可以针对性地做出改进和调整。
如果对一整天的工作时间做一个详细的跟踪记录，人们往往就能发现自己是否存在浪费时间的行为，自己是否很好地利用了原有的工作时间，同时也能够知道自己的工作效率。
有个上班族是这样记录自己一天的工作时间的：
早上8点开始工作，她先整理了一下办公桌，将散乱的文件重新归类放好，这花费大约5分钟的时间。
填写财务报表耗时1.5个小时，并且在中间休息5分钟，任务完成之后休息了10分钟。
核查研发部上个月的支出状况，耗时1个小时，在工作期间花了大约5分钟与研发部的主管进行聊天，核实相关财务信息。此外，在中途花了5分钟时间向老板进行了汇报。
核查工作完成之后，她按照公司的会议要求，与同事商议之后，拟定了一份新的通知：下半年公司的财务支出将降低5%，以此提醒各部门要注意克勤克俭，节约经费。这项工作花了大约10分钟。此外，她花了20分钟将通知及时传达到各部门经理那儿。
接下来的30分钟，她依旧和往常一样，整理上一个季度的文件，并将文件进行分类保存。然后12点整准时休息、享用午餐。
下午2点开始上班，她提前10分钟打开电脑浏览了一下新闻，给刚刚从午睡中醒来的自己提提神。
正式上班后，她取出市场部员工提交上来的报销票据进行核实，对支付证明单、收据以及证明人的签名进行认真审核，在审核无误后，交给出纳给予报销，整个工作耗时2个小时。
之后，花费30分钟参加内部会议，总结现阶段工作中存在的一些问题。
最后，做好公司每日的银行账，确保每个账户都清晰明确，并结出每个账户的存款余额，确保公司能够及时了解公司的资金运作情况。不仅如此，她还要在下班之前填写结报单（会计和收纳之间的收据）。这些工作花费了1.5个小时，工作完成后准时在下午6点下班。
通过观察，就可以发现这位财务工作者的工作时间安排整体上比较合理，而且不存在什么浪费时间的行为，基本上都能够在规定时间内完成任务，一天的工作也比较充实。而她同样可以通过跟踪记录来了解自己的时间使用是否合理、高效，是否有必要做出调整。
通过跟踪记录，人们可以对自己过去的时间安排做出分析，不过很多人不会对过去的时间表现得太过关心，也许他们更愿意规划未来，更愿意对未来的行动做出更为合理的计划，可回顾过去同样有助于提升时间管理能力。如果说做出计划是为了让日后的行动更加高效、合理，那么跟踪和记录自己做过的事情，则为人生的规划奠定了坚实的基础。从某个方面来说，“我在这件事上花费了多少时间”可能要比“我将要在这件事上花费多少时间”更有价值，对于时间使用情况的记录和总结，往往是人们做计划的一个前提。
从时间管理的角度来说，这种跟踪记录主要侧重于工作任务的完成情况与时间的关系，比如了解某项工作花费了多长时间，这项工作在单位时间内是否还可以做得更好，自己在工作之余是否存在浪费时间的行为等。通过跟踪，人们对自己的工作情况将会一目了然。不过跟踪记录并不意味着把握每一个细节，一般只记录一项工作的大致时间，而不是全程都保持专注，将每一个环节、每一个细节所花费的时间都记录下来，或者将每一分钟在做些什么都记录下来，显然没有任何必要。一些重要的环节和细节可以进行详细记录，但没有必要像流水账一样全部做出记录。