第2章 第二章
有充分的准备，才有完美的沟通
制订沟通的计划
许多人都会发现自己在沟通的时候常常陷入困境，而有的人说话总是很有条理，很有逻辑，看起来就像是提前安排好了一样，整体显得很有章法。其实善于沟通的人往往都会事先进行安排，制订沟通计划，这是他们保持从容不迫的重要原因。在一些比较重要的会面和谈判中，制订计划就显得尤为重要。
在华尔街有一条不成文的规定，当某个人想要说服路人进行投资的时候，一定要在开口之前想好自己要说些什么以及怎么说，而不是简单地递出自己的名片：“您好，我是×××，请问有兴趣投资基金吗？”
人们常常忽略计划的重要性，认为计划只用来应对一些重大事项，解决一些比较复杂的情况。但事实上事事皆可计划。只要人们去想，生活中绝大多数事情都是可以纳入到计划当中的，沟通也不例外。高效沟通应该是一种有计划的表达方式。简单来说，沟通者在表达自己的想法之前，应该对谈话内容进行精心的规划，重点明确自己要说些什么，以及怎么去说。如果延展开来，那么和谁沟通、在哪儿沟通、什么时候沟通都需要进行计划。只有这样才能完善自己的沟通模式。
很多时候，如果双方约定了要进行沟通，或者都有意向通过沟通交流来解决某项问题（比如谈判），那么最好的方法就是提前制订沟通计划，包括明确谈论的话题，明确沟通的时间，明确沟通的参与者（是否需要带上支持者或者第三者），明确各自的立场，明确各个流程和相应的准备工作。在双方都约定的情况下，人们可以通过制订计划来提升沟通的效率。
比如两家公司准备协商解决竞争中的矛盾，希望减少或化解矛盾，那么双方就可以约定一个具体的对话时间和地点。彼此进一步做好计划，了解自己应该如何提出自己的想法，该如何说服对方，并且在必要的时候准备更多的谈判资料。不仅如此，还需要确定对方的需求，明确双方之间的矛盾，明确产生分歧的那些话题。在合作谈判中往往也是如此，为了确保自己在沟通中获得更多的主动权和优势，人们需要提前制订相应的计划。
在一些非正式且非双方约定的沟通模式中，个人同样可以制订计划，包括物色合适的沟通对象，确定合适的谈话主题等。许多出色的商人热衷于一些重要的社交派对或者一些社会性的活动，但他们从来不会盲目前往，而是提前了解谁会参加这些活动，看看这些人当中有没有潜在的合作伙伴，又有谁是值得做生意的，然后他们就会提前拟定一份社交名单，将自己准备联系的人的名字记下来。不仅如此，他们会根据活动的流程来安排自己的社交、沟通流程，甚至还会针对自己的谈话内容对流程进行细化——为心仪的社交对象准备的礼品以及要说的话。从什么话题开始，什么时机引出自己的想法，将要谈论什么项目，期望获得的合作模式和报价。他们有时候会在口袋里装上一张小字条，上面简单标注自己在活动中要说的话、要做的事情，以及做事的流程。
沟通计划就像是沟通活动的重要指导文件，它可以有效指导人们的具体活动，让人们按照预先设定的步骤去做事。但是一些人会认为，由于每一个人都不可能完全掌握话语主动权，也不了解他人会说什么话，不知道沟通过程中可能出现什么变故，因此计划的可行性并不高。有时候人们更需要应变力，在接收到信息后再按照自己的标准处理信息，决定自己接下来需要重点谈论什么话题，哪些话题最好不要涉及，自己应该如何看待自己和对方，当双方出现问题的时候要不要继续沟通下去……
这样做的确有一定的合理性，也符合现实的需求，但这并不意味着计划就不重要，甚至没必要存在。对于那些出色的沟通者来说，他们必定会对他人的沟通模式有基本了解，会对可能出现的问题进行猜测。在计划自己应该说些什么的时候，通常涉及优势策略（在多种沟通模式中选择最优的那一个）的选择问题。他们会提前丰富自己在谈话中所要面对的优势策略选择。这些优势策略完全可以推导出来，当然这需要强大的逻辑思维和推理能力。而为了让自己保持一个更好的状态，沟通者可以提前制订沟通计划书，将话题、内容、步骤、方式拟定成一份计划书。
有一点需要特别注意，并不是所有的沟通都要在事前制订计划，很多计划方案本身就是为了应对一些相对复杂或者重要的沟通情况。一些比较简单的对话，亲人朋友之间的日常沟通就可以随意一些，没有太大的必要在事前制订计划。
明确沟通的目标，避免迷失方向
在日常生活中，人们经常会主动和他人进行交流，但是这些交流仅局限于打招呼，局限于酒桌上的推杯换盏，在这之后双方并不会有更深的交流，很多酒桌朋友只有一面之缘。这些可以称为无效社交或者无效沟通，因为这些社交活动并没有明确的目标，沟通者只是为了交流而交流，只是在打造一个沟通的形式而已。
有些时候，人们会缺失沟通目标，有时候则是目标不明确，类似的情况在生活中非常常见。前一种是主观上知道自己需要做什么，但是没有明确告知或者表现出沟通的目标，使得沟通对象感到疑惑。另一种是主观上并不知道自己要做什么，因此沟通活动一开始，沟通者就陷入了疑惑的状态。但无论是哪一种情况，都会影响沟通效率。
比如有个领导给员工下达了指令：“小张，公司准备在22号召开全体职工大会，你写一个报告给我，必须要快，以免耽误了会议。”说完之后，领导就匆匆离开。小张一开始还没反应过来，可事后就犯了难。他不知道自己应该如何写好这份报告，确切地说他并不知道报告重点要写些什么。领导在会议上准备说些什么呢？最近公司的市场开拓计划正在展开，那么是否要写一份市场调研报告呢？还是写一份有关营销战略的报告？公司准备对市场部进行改革和人事调动，那么是不是要写一个有关人事改革的报告呢？由于领导并没有明确说要做什么，整个沟通陷入困境。
在这里，小张作为一个执行者，之所以会出现疑惑，就在于不能把握住沟通的目标，而这一切主要在于领导自己没有一个明确的目标，或者没有说出一个明确的目标。从这个角度分析，双方之间的沟通是失败的。
目标缺失或者目标不明确是社交中常见的错误。对他人的目标认识不清楚有时候在于他人的表述不清楚，提供的相关信息不够完善，有时候则在于个人缺乏换位思考的能力，没有站在他人的立场上想问题、看事情，没有站在他人的立场上分析情况。那些善于沟通的人往往会把握更多的信息，从对方的言行举止出发，从对方所做的事情以及所处的状态出发，了解对方的想法，看看对方对相关的话题是否理解，对相关的事情有什么期待。了解这一切就可以帮助自己更好地明确他人的沟通目标。
同样以上面的例子来分析，如果小张能够多了解领导最近都在忙些什么，或者从领导的秘书那儿打听一些工作状况，就可以了解领导开会的目的是什么，推导出领导希望自己做些什么，希望自己提交一份什么内容的方案。一般来说，与人沟通之前先要思考几个问题：对方想要让你帮忙做什么事情？这对他有什么好处？他可能会提出其他什么要求？如果对方不同意，有没有备选方案？如果没达成共识，双方会有什么后果？沟通者如果没弄清楚这些问题，那先不要急着执行对方的指令。
除了对他人的沟通目标有所认识之外，对于自身沟通目标的认识和准确定位更为重要。事实上，目标缺失和目标不明确的出现常常是由于对自我目标认识不足。许多人在社交和沟通中常常不知道自己为什么而交流，不知道自己与别人交流是为了达成什么目标。是为了赢得对方的认同和欢迎，是为了促成新的合作，是为了结交新的朋友，是为了让对方购买自己的产品，是为了融入对方的圈子，还是为了让对方帮自己摆脱困境？人们需要了解自己的社交目标，没有目标的沟通或者社交活动就只是一种闲聊。
在许多社交活动中，人们常常会进行一些无效社交。他们总是漫无目的地与其他人进行交流，想方设法结识更多的人，却没有认真想过自己为什么和对方交流，自己应该从这些社交活动中获得什么。就像某人想要拜访一位名人一样，在拜访之前，就应该确保自己有明确的沟通目标，即拜访的目的是什么？是为了满足什么样的个人需求？是为了向对方请教问题，还是单纯地想认识对方，或者希望邀请对方帮忙，又或者是为了完成一次采访工作？有些人可能仅仅是为了完成一种形式，即毫无缘由、毫无目的地拜访对方，这种无目的的行为容易导致整个沟通陷入尴尬的境地。
还有一些人在沟通中目标不明确。也许一开始他们知道自己想要获得什么，可是随着沟通的推进，他们会慢慢失去目标，或者轻易改变目标，进而遗忘沟通的初衷。就像一些人经常兴致勃勃地参加宴会，尽量同每一个认识或者不认识的人碰杯、寒暄，但是很少意识到自己应该和谁进行交流，应该达到什么样的目的。当宴会结束之后，这些人才会猛然记起自己要做某某事，自己还有什么人没有见到，才记得自己什么正经事也没做。由此可见，人们一定要明确自己的目标，以此来引导自己具体的沟通行为。
反复推演和练习
某科技公司推出了一款新型的智能产品，为了让渠道商和客户都重视这一款产品，营销部决定召开一次大型发布会。大型发布会有渠道商以及部分消费者代表，同时将在网络上进行视频直播。营销部希望借此不仅可以推广该公司的产品，更可以推广公司的形象和总经理的个人品牌。总经理此前从未面对过如此多的客户以及消费者代表，更从未想过要直接面对他们的提问，同时还要面对直播。总经理为此做了大量的准备工作，并且营销部等部门的同事也提前对他进行特训，将大家可能提到的问题进行演练。每天都会接受各种各样可能出现的问题，然后营销部会告诉他该如何进行回答，该如何应对那些可能带来冲击的问题，他们提供了最佳的答案。不仅如此，营销部还要求总经理对自己的语言、语气、表情、动作都要进行演练。
最后，总经理做得非常出色，他的提前演练工作使得整个大型发布会进行得非常顺畅，不仅让新型的智能产品得到渠道和客户的认可，更是推广了公司和他的个人品牌。
为了确保自己做好某一件事，人们常常希望自己能够把握好每一个细节，有效地对各种情况和突发事件进行应对，能够完整地表述自己想要表达的想法，或者完整地将自己的能力展现出来，达到这些目的的最佳方式就是提前进行演练。提前演练是自我完善的重要方式，它的主要目的就是通过反反复复的练习或者推演，找出问题所在，让自己的行动更加流畅、自然、稳定。
面对一些重要的谈话时，人们通常会进行演练，比如准备接见一个重要的人物，参加一次重要的谈判，或者发表重要的讲话。为了确保万无一失，需要将可能出现的对话反复练习，并不断修改自己的谈话内容，直到整个谈话达到最佳的状态。
安东尼·罗宾是成功学大师，也是演说大师。据说他每次演说之前，会花费数个小时的时间整理演说稿，并且对稿子进行分析、整理和演练；萧伯纳在发表演说之前，也会对着镜子练习，看看自己的表情和动作是否到位；卡耐基经常反复练习，直到自己可以脱稿演讲；苏格拉底喜欢对即将到来的辩论进行反复推演，猜测对方可能提出的疑问和辩驳，因而可以有效应对他人的“进攻”。
通过练习，人们可以更好地控制自己的谈话，明确自己应该说些什么以及怎样去说，从而保证沟通的精确性。这种练习主要针对以下几个方面的内容：
理清逻辑顺序 无论是与人交谈还是发表演说，最基本的一点就是要做到逻辑清晰、表达流畅，但是在口头表达中，人们常常会颠倒逻辑顺序，说出一些语义不通或者存在歧义的句子。为了保证谈话质量，就需要提前进行练习，明确逻辑顺序，让整个沟通变得更加顺畅。
找出缺点，进一步完善 任何谈话都很难做到完美，总有一些地方不尽如人意，可能会引起他人的不满，或者会影响谈话的效果。正因为如此，提前进行演练可以很好地降低失误率。可以说，每一次的演练都是一次完善的过程。演练的次数越多，犯错的可能性也就越小。
把握各种可能性，提升应变能力 在沟通中，往往会出现一些意外的干扰。比如演说过程中，有人突然提出问题；在对话中，对方突然提出了一些不相干的问题；在沟通交流的时候，出现了一些意外的状况。这些都会成为巨大的考验，如果不能从容应对，就会影响个人的表达水平和沟通效果。提前演练的一个重要工作就是针对可能出现的问题进行分析，做好准备，并且制定一些突发事件的应急机制，确保突发事件出现时，自己不会六神无主，惊慌失措。
信息的压缩和简化 在沟通中，信息简化是非常重要的内容，但是在一次性的表达中，人们很难将信息压缩到有效传递的最佳状态，因此需要进行多次的演练和简化，尽可能地将毫不相关的内容删除，将相关信息进行压缩，使整个谈话简练轻松，不拖泥带水。这对表达者和倾听者都非常重要，是提升沟通效果的重要方式。
提升表达的信心 人们在面对陌生的沟通环境、陌生的沟通对象，或者公众时，会产生紧张的心理，而紧张的心理容易影响说话的质量。为了降低情绪对表达的影响，人们可以提前进行练习，确保自己熟悉相关的谈话内容，提升沟通交流的信心。可以说，练习是信心提升的有效方法。
对于任何一个谈话者而言，如果对自己的沟通方式没有信心，认为自己的表达方法有待改进，那么就可以在沟通前对相关的谈话内容进行练习或者反复的推演，以此提升自己的表达能力，强化表达的效果，争取在他人面前展示出最佳的状态和最好的水平。
做好热身准备，打造仪式感
据说有个知名企业家每次会客或者出席社交活动前，都会沐浴更衣，将自己认真装扮一番。有一次，他在工地视察，恰好碰到一个重要客户前来工地上考察和学习。为了接待好这个客户，企业家驱车二十多里地找到了一家旅馆洗澡，并安排秘书去商场购买了一套新的西服。当时工地上的员工都在窃窃私语，认为这个企业家太喜欢干净，喜欢打扮自己。
面对大家的质疑，企业家笑着回应说：“当我们准备见一个客户，或者准备一次重要的谈话时，一定不要忘了给别人留下好的印象，而这个好印象首先来源于好的个人形象。我们总不能邋里邋遢就同别人坐在沙发上交谈，一定要想办法让对方感到舒服才行。”
如果对这个企业家的话进行分析，就会发现他在面对沟通时更加看重的是一种仪式感。这种仪式感使得他非常重视相关的准备工作。为了确保沟通更加高效顺畅，他会进行一些必要的仪式。这些仪式可能与沟通内容无关，却可以帮助他提升沟通效率。
从心理学的角度来说，通过一些仪式来产生仪式感，其目的主要是给自己施加一些积极的暗示，暗示自己必须真诚、诚恳、专注、满怀期待地做一件事。这种仪式不会受到生活琐碎事情的影响。仪式在生活中比较常见，它代表了一种精致的生活态度，一种美好的生活期待。比如过生日的时候，人们会想着给自己买一个蛋糕；过年了想着发红包；一些人出远门会拜佛，这些都代表了一种仪式感。
仪式类似于安慰剂，能够有效激活大脑多巴胺奖励机制，从而抚慰不安的情绪并激励人们产生愉快的情感。从具体的认知来说，身体体验和环境的互动构成了人们的认知活动，仪式中往往包含了特定的程序性的动作，从而强化对自身的认知。就像上课以及下课时，老师会喊“起立”一样，这是一个区分即将上课或者下课的口号，提醒学生分清界限。
互动仪式链理论认为，仪式过程中需要一致性的互动符号和人们的情感共享。通过现场聚集后的彼此分享、相互传染，能有效缩短人际距离。比如学校在开学的时候，会安排联谊会或者同乡会，让大家联络感情。这些仪式未必和正式的沟通以及沟通内容有直接关联，但是都给沟通提供了比较充分的准备。
在沟通中保持专注的人往往具有一种仪式感。他们会认真做好准备，认真评估每一个细节。为了保证社交过程的顺畅和完美，他们会投入很大的精力去做好各种准备工作。这些准备并不一定是信息的收集，也不一定是制订各种策略，或者对可能到来的沟通进行反复练习，而常常是一些看起来无关紧要的小事。
他们觉得接待客人或者与他人交流是一件非常严肃的事情，是非常重要的工作。这些人不会把问题简单地理解为“和别人对话”或者“和对方见个面”。他们会更加专注一些细节性的东西。但是与单纯地关注细节不同，真正专注于沟通的人会在思想上对自己所做之事产生崇拜感，会将相关的沟通活动当成一个很有仪式感的活动来对待。为了更好地完成相关的沟通活动，他们从一开始就会表现出极大的诚意，不会错过任何一个仪式。他们会特意保持良好的形象，或者让自己的心情保持宁静祥和。
仪式感比较强的人往往拥有良好的沟通态度，他们会非常郑重地对待即将到来的会面或者对话，并认为这是一种强化沟通信念的方式。正如心理学家所提倡的，用庄重和认真的态度去对待沟通，并从沟通中寻找乐趣。事实证明，那些仪式感非常强的人，往往会在沟通中表现得更好。他们对于沟通对象更加尊重，对于沟通活动更加专注。他们很少会表现出不耐烦的情绪，基本不会表现出反感。这种情绪的酝酿和态度的呈现对于沟通对象来说具有很好的引导作用。
作家梭罗曾经去拜访一位老人。到达老人家中时，他发现老人特意命人在门口摆放了几盆他非常喜欢的水仙花，老人还特意将房子里里外外打扫了一遍。梭罗非常惊讶，他只是一个小辈，这一次拜访也不是什么大事，老人没有必要那样郑重其事。见到老人如此用心地接待客人，梭罗非常感动，当天两个人的谈话非常愉快。
股神巴菲特很少参加电视节目和采访，也很少在电视节目中发表讲话。有一次，他接受了采访，还说了很多话。大家都非常诧异，以为采访巴菲特的记者是他的朋友或者认识的人。巴菲特摇摇头，指了指桌上那些樱桃味的可乐。原来巴菲特一直都很喜欢樱桃味的可乐，而当天电视台的记者特意在房间里摆放了一大堆樱桃味的可乐，这让巴菲特非常开心，所以整个采访非常顺利。
虽然这些准备工作看上去可有可无，甚至会让人觉得不过是浪费精力，但是一个对沟通充满敬意，愿意把沟通当成一种仪式来完成的人，必定更受欢迎，也更容易将这份专注和虔诚传染给沟通对象。
主动了解对方的相关情况
在沟通之前，尽可能把握沟通对象的信息，是高效沟通的前提。毕竟只有了解对方的相关情况，掌握对方的相关信息，才能在沟通和对话中找到突破口，把握住最佳的话题。
对于那些优秀的沟通者来说，事前的准备工作中，最重要的一项就是尽可能多地收集对方的个人信息。要了解他人首先要了解“对方是什么人”。这里主要是指弄清楚对方的姓名、职业、年龄、工作状态、工资水平、相关成就、生活习惯、拥有的资源，这些信息是人们展开对话的基础。了解这些基本信息，才不至于在谈话中陷入无话可说的境地，出现尴尬的场景。收集并了解他人的基本信息，了解对方主要做什么，无疑会让自己对他人有一个比较明确的定位。这种定位决定了双方之间的基本交流。
比如在准备与客户谈论合作事宜的时候，一方通常需要主动调查和了解客户的基本情况：客户的名字、客户主要从事什么工作、客户的生意怎么样、客户之前的合作记录如何……人们在展开合作对话之前，就应该制订客户档案，并推测出客户的发展前景和薪酬福利状况变化，相关的规划、政策和制度、盈利能力等。不仅仅是合作时需要收集，竞争对手之间也需要对基本信息进行收集。毕竟只有了解自己的对手是什么人，才能够更好地与之进行沟通和对话。
哈佛大学有位非常博学的教授。许多人在拜访他之前都对此有所怀疑，但拜访他之后都坚信不疑地认为他是一个知识渊博的人。因为无论拜访者是谁，他都可以针对对方的特长提出很有深度的见解。这样出色的能力让所有人都感到惊讶。他们都认为这位教授是一个无所不能、无所不知的全才。但事实上，真相非常简单：当教授得知拜访者是谁的时候，就会特意打听对方的特长和性格特征，了解对方是什么样的人，然后预先针对这些特长查阅大量的资料，因而能够在谈话过程中拓展话题的宽度，挖掘话题的深度。这使得他每次都可以与客人侃侃而谈，并且说到对方的心坎里去。
管理学家戴维·艾伦在《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）这本书中说道：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情刚出现时就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”
除了掌握对方的基本信息，了解对方是什么人，还需要了解对方有什么需求。重点了解对方的沟通需求。换句话说，沟通者准备以何种方式引起对方的兴趣。事实上，只有把握了他人的需求，才能在沟通中掌握更多的筹码和主动权，让他人产生进一步沟通的意愿。他人需要什么，对什么感兴趣，是个人参照系统中的一部分。了解其他人的具体需求，就可以重新组织自己的信息以迎合对方的需要。
这种需求可以是精神和情感上的，也可以是物质利益上的。无论是哪一种，沟通者都需要提前对沟通对象进行了解和调查，弄清楚对方的现实需求，然后才能对症下药。许多人常常不注意事前调查，沟通时只是按照自己的理解去说，按照自己的立场去要求对方怎么做，这样往往会让自己失去沟通的方向性和针对性。
有个工程师发现了一项新的合成技术，可是由于缺乏研究和运作资金，他的实验室难以维持正常的运转。这个时候，他准备邀请一些企业家进行合作，请他们为自己提供更多的资金支持。为此他举办了一个简单的聚会。在聚会上，工程师花费了很多精力介绍自己的新技术，并认为将会有很多领域运用这项技术。可是一些心仪的大企业家并未表现出足够的热情。在他们看来这项技术似乎并没有什么太大的用处。
看到大家的态度都很冷淡，工程师意识到这项技术更多时候停留在理论上，而企业家看重的是自己的产品是否能够赢得市场的关注，关心的是技术能否给自己带来高额的回报。工程师的这次聚会并无收获，但是他事后主动了解了这些公司的产品类型和市场规划，了解了对方的现实需求。其中一家玻璃公司引起了他的注意。这家公司准备开拓欧洲市场，但是他们的玻璃制造成本一直居高不下，产品也并不比欧洲企业更好，因此不敢盲目出击。不久之后，他给这个玻璃制造商发了一封邮件，在邮件中工程师特意说了这样一句话：“我知道你们的玻璃准备开拓欧洲市场，我想我们可以合作。我最新研发的合成技术可以用于玻璃制造，它可以让玻璃的重量减轻20%，硬度提升30%以上，成本则会降低25%。”
这封邮件发出后不到两个小时，制造商就给工程师打来电话，表示希望见面讨论合作事宜，并且愿意投资几百万美元的研发资金。
不论是对方是什么人，还是对方的现实需求，沟通者都需要进行全方位的了解，然后提前制订一个简单的信息资料库。这个信息库能够有效帮助人们掌控好沟通的方向。等到沟通结束之后，沟通者可以将沟通中获得的信息纳入到信息库中，完善对方的信息，为下一次的沟通奠定更好的基础。这个信息库中不仅包含了上面的内容，还应该包括演说稿、通信文件、演示材料、问题回答单及分发资料等，掌握这些才能真正制造完善的信息库。
了解对方属于什么社交类型
在信息收集的过程中，大家会发现每一个人都有不同的沟通特点。这些特点是区分不同人的重要参考标准，可将人们划归到不同的社交类型当中。心理学家针对不同的职业和性格表现划分了十五种常见的社交类型：
一、专家型
专家型的人往往拥有积极的想法，而且心胸宽广。他们具有丰富的专业知识，足以从容地应对相关领域的话题，因此表现得比较自信，对事物也有深刻的了解和把握。和这样的人进行交流，需要明确一点：对方是专家级别的沟通对象，因此谈话内容应该更加专业一点，不要用业余的水平与对方交流，不要让自己看起来无知，或者像一个门外汉。
不仅如此，在谈话时应当注意赞美对方的专业性，对其表现出来的素养和深厚的知识底蕴给予积极的回应。这样不仅可以让对方感受到尊重，还能强化对方深入交流的意愿。
二、老师型
老师型的人更善于说教，他们有着强大的逻辑思维，但是思想偏于保守，更喜欢按部就班的交流模式，思想的开放性非常有限。在与之沟通的时候，一定要保持谦卑的学习姿态，认真倾听对方的话，并对其表现出来的职业态度和专业性给予认可。通常一些老员工或者一些经验丰富的人愿意扮演这样的角色。在沟通过程中一定要充分尊重他们的经验，表达对对方给予自己帮助的感激之情。
三、工程师型
工程师型的人具有冷静的头脑和理性的思维，他们的分析能力一流，喜欢追根究底，直到将事物的本质挖掘出来。面对这种社交类型的沟通对象时，最重要的就是要满足对方的好奇心，凡事要实事求是地说，尽量将问题描述地更加细致、准确一些，确保对方可以更好地了解更多的信息。一些对工作兢兢业业且非常专业的人，常常会非常细致和理性地进行沟通，对于沟通内容会给予更多的关注。
四、教授型
教授型的人往往学识渊博，思维也比较活跃，在沟通中常常会提出一些出人意料的问题，因此如果人们准备与之进行交流，一定要做好充分的准备，同时应该尊重对方的观点。尽管教授型的人会有一些谨慎保守的想法，有时候会成为群体内的老顽固，但人们必须耐心地进行引导，避免让对方产生“不受重视”的感觉。
五、医生型
医生型的人很保守，他们向来不是冒险主义者。相比于去开拓新路子或者提出新理念，他们更加在乎自己目前的工作，和自己将会获得怎样的评价。为了保证自己能留给他人一个好印象，他们常常采取稳中求胜的策略。想要说服这样的人，就要在态度上给予对方足够的尊重，赞扬对方的素养，同时也要展示出自己的个人魅力和专业性，从而提升说服力和影响力。
六、护士型
护士型的人往往有着强烈的自尊心和积极的工作态度，表面上看起来有些不近人情。我们在与之交流的时候可以从一些生活话题入手，比如穿衣打扮、健身保养、家庭装修等，这些话题往往可以勾起对方交谈的欲望。
七、警官型
警官型的人具有敏锐的嗅觉和强大的压迫力，他们天生就比较挑剔，疑心病比较重，对于相关的话题总是保持质疑的态度，这就使得他们会谨慎地处理自己面对的事情，会对沟通内容进行严格的审核和深入的推理、分析。和这样的人交流沟通，往往有一定的压力，沟通者需要给出足够的证据，需要坚定自己的立场，同时表现出良好的倾听愿望。
八、退休工人型
退休工人型的人行动相对迟缓，态度也比较保守，他们更加倾向于稳扎稳打的路线，因此在沟通的时候一定要懂得把握好对方的心理，注意保持谦恭的态度，耐心地进行引导，展示出自己的稳重和耐心，让对方处于一个无压力的沟通氛围中。
九、营销员型
营销员型的人有着明确而清晰的理念，信心十足，但是他们同时也具备冲动行事的作风。在沟通过程中，沟通者应当把握好对方的心态和性格，以对方擅长的领域入手，适度展示自己的专业性，以增强自己的影响力。
十、农民型
农民型的人往往比较保守，但是他们并不会胡搅蛮缠，反而表现出一定的宽容性。他们会表现出明白事理的一面，并且时刻都在展示自己独立自强的特质。和这一类人沟通的时候，必须表现出极大的诚意，想办法借助更加情绪化的语言来打动对方。
十一、职员型
职员型的人往往更加相信自己的判断，他们很难被其他人说服，对于自己的言行举止都有一定的制约，对于利益的追求比一般人要高一些。在与之沟通时重点要放在利益上。换句话说，只要把握对方的利益需求，往往可以比较轻松地打动他们。
十二、设计师型
设计师型的人往往缺乏立场和信心，他们的思维比较活跃，经常会提出一些特殊的观点，但是也很容易动摇。这种不稳定的立场和左右摇摆的态度无疑会增加沟通难度。如果人们想要说服设计师型的人，就需要重点强化收益，强化对方的利益满足，而弱化可能存在的风险，一般可以多列举一些成功的例证。
十三、经理人型
这一类人通常都有沉着冷静的大脑和强大的分析能力。他们的头脑非常精明，态度非常傲慢，不喜欢承受压力，因此在交流中容易产生情绪上的波动。为了产生良性的互动，人们与之交流时，应该尽量保持谦卑和倾听的姿态。谈话时可以从一些生活化的话题入手，或者谈论一些时事。这些都可以避免让对方产生压力和防备心理。
十四、公务员型
公务员型的人是比较封闭的群体，他们对外界有着强烈的戒备心，而且会主动观察和分析他人的心思，去了解他人的想法，并以此来指导自己下一步的行动。和这种防备心比较重的人沟通时，应该适当控制自己的积极性，避免让对方觉得你是带着某种特殊目的来交流的。一般来说，人们可以从子女教育、家庭生活等话题入手，拉近彼此之间的关系，尽可能消除对方的防备心。
十五、企业家型
企业家型的人心胸比较开阔，视野也很开阔。他们往往具有实干精神，决断能力很强，做事时渴望了解真相和实情。与这一类人交流时，要赞美对方在工作中的专注度和专业精神，必要的时候可以谈论一些新颖的观点来吸引对方。
人们在与人沟通之前，应该对自己沟通的对象进行了解，知道对方属于什么社交类型。需要注意的是，所有类型的沟通者和他们所处的职位往往是相对应的。简单来说，沟通对象如果是设计师，那么就对应设计师型；如果是经理人，就对应经理人型；如果是企业家，那么可以相应地将其对应为企业家型。不过并非所有的角色都能对应上，人们还需要通过更多的渠道来了解他人的性格特征，完善自己的沟通策略。
制订沟通的计划
许多人都会发现自己在沟通的时候常常陷入困境，而有的人说话总是很有条理，很有逻辑，看起来就像是提前安排好了一样，整体显得很有章法。其实善于沟通的人往往都会事先进行安排，制订沟通计划，这是他们保持从容不迫的重要原因。在一些比较重要的会面和谈判中，制订计划就显得尤为重要。
在华尔街有一条不成文的规定，当某个人想要说服路人进行投资的时候，一定要在开口之前想好自己要说些什么以及怎么说，而不是简单地递出自己的名片：“您好，我是×××，请问有兴趣投资基金吗？”
人们常常忽略计划的重要性，认为计划只用来应对一些重大事项，解决一些比较复杂的情况。但事实上事事皆可计划。只要人们去想，生活中绝大多数事情都是可以纳入到计划当中的，沟通也不例外。高效沟通应该是一种有计划的表达方式。简单来说，沟通者在表达自己的想法之前，应该对谈话内容进行精心的规划，重点明确自己要说些什么，以及怎么去说。如果延展开来，那么和谁沟通、在哪儿沟通、什么时候沟通都需要进行计划。只有这样才能完善自己的沟通模式。
很多时候，如果双方约定了要进行沟通，或者都有意向通过沟通交流来解决某项问题（比如谈判），那么最好的方法就是提前制订沟通计划，包括明确谈论的话题，明确沟通的时间，明确沟通的参与者（是否需要带上支持者或者第三者），明确各自的立场，明确各个流程和相应的准备工作。在双方都约定的情况下，人们可以通过制订计划来提升沟通的效率。
比如两家公司准备协商解决竞争中的矛盾，希望减少或化解矛盾，那么双方就可以约定一个具体的对话时间和地点。彼此进一步做好计划，了解自己应该如何提出自己的想法，该如何说服对方，并且在必要的时候准备更多的谈判资料。不仅如此，还需要确定对方的需求，明确双方之间的矛盾，明确产生分歧的那些话题。在合作谈判中往往也是如此，为了确保自己在沟通中获得更多的主动权和优势，人们需要提前制订相应的计划。
在一些非正式且非双方约定的沟通模式中，个人同样可以制订计划，包括物色合适的沟通对象，确定合适的谈话主题等。许多出色的商人热衷于一些重要的社交派对或者一些社会性的活动，但他们从来不会盲目前往，而是提前了解谁会参加这些活动，看看这些人当中有没有潜在的合作伙伴，又有谁是值得做生意的，然后他们就会提前拟定一份社交名单，将自己准备联系的人的名字记下来。不仅如此，他们会根据活动的流程来安排自己的社交、沟通流程，甚至还会针对自己的谈话内容对流程进行细化——为心仪的社交对象准备的礼品以及要说的话。从什么话题开始，什么时机引出自己的想法，将要谈论什么项目，期望获得的合作模式和报价。他们有时候会在口袋里装上一张小字条，上面简单标注自己在活动中要说的话、要做的事情，以及做事的流程。
沟通计划就像是沟通活动的重要指导文件，它可以有效指导人们的具体活动，让人们按照预先设定的步骤去做事。但是一些人会认为，由于每一个人都不可能完全掌握话语主动权，也不了解他人会说什么话，不知道沟通过程中可能出现什么变故，因此计划的可行性并不高。有时候人们更需要应变力，在接收到信息后再按照自己的标准处理信息，决定自己接下来需要重点谈论什么话题，哪些话题最好不要涉及，自己应该如何看待自己和对方，当双方出现问题的时候要不要继续沟通下去……
这样做的确有一定的合理性，也符合现实的需求，但这并不意味着计划就不重要，甚至没必要存在。对于那些出色的沟通者来说，他们必定会对他人的沟通模式有基本了解，会对可能出现的问题进行猜测。在计划自己应该说些什么的时候，通常涉及优势策略（在多种沟通模式中选择最优的那一个）的选择问题。他们会提前丰富自己在谈话中所要面对的优势策略选择。这些优势策略完全可以推导出来，当然这需要强大的逻辑思维和推理能力。而为了让自己保持一个更好的状态，沟通者可以提前制订沟通计划书，将话题、内容、步骤、方式拟定成一份计划书。
有一点需要特别注意，并不是所有的沟通都要在事前制订计划，很多计划方案本身就是为了应对一些相对复杂或者重要的沟通情况。一些比较简单的对话，亲人朋友之间的日常沟通就可以随意一些，没有太大的必要在事前制订计划。
明确沟通的目标，避免迷失方向
在日常生活中，人们经常会主动和他人进行交流，但是这些交流仅局限于打招呼，局限于酒桌上的推杯换盏，在这之后双方并不会有更深的交流，很多酒桌朋友只有一面之缘。这些可以称为无效社交或者无效沟通，因为这些社交活动并没有明确的目标，沟通者只是为了交流而交流，只是在打造一个沟通的形式而已。
有些时候，人们会缺失沟通目标，有时候则是目标不明确，类似的情况在生活中非常常见。前一种是主观上知道自己需要做什么，但是没有明确告知或者表现出沟通的目标，使得沟通对象感到疑惑。另一种是主观上并不知道自己要做什么，因此沟通活动一开始，沟通者就陷入了疑惑的状态。但无论是哪一种情况，都会影响沟通效率。
比如有个领导给员工下达了指令：“小张，公司准备在22号召开全体职工大会，你写一个报告给我，必须要快，以免耽误了会议。”说完之后，领导就匆匆离开。小张一开始还没反应过来，可事后就犯了难。他不知道自己应该如何写好这份报告，确切地说他并不知道报告重点要写些什么。领导在会议上准备说些什么呢？最近公司的市场开拓计划正在展开，那么是否要写一份市场调研报告呢？还是写一份有关营销战略的报告？公司准备对市场部进行改革和人事调动，那么是不是要写一个有关人事改革的报告呢？由于领导并没有明确说要做什么，整个沟通陷入困境。
在这里，小张作为一个执行者，之所以会出现疑惑，就在于不能把握住沟通的目标，而这一切主要在于领导自己没有一个明确的目标，或者没有说出一个明确的目标。从这个角度分析，双方之间的沟通是失败的。
目标缺失或者目标不明确是社交中常见的错误。对他人的目标认识不清楚有时候在于他人的表述不清楚，提供的相关信息不够完善，有时候则在于个人缺乏换位思考的能力，没有站在他人的立场上想问题、看事情，没有站在他人的立场上分析情况。那些善于沟通的人往往会把握更多的信息，从对方的言行举止出发，从对方所做的事情以及所处的状态出发，了解对方的想法，看看对方对相关的话题是否理解，对相关的事情有什么期待。了解这一切就可以帮助自己更好地明确他人的沟通目标。
同样以上面的例子来分析，如果小张能够多了解领导最近都在忙些什么，或者从领导的秘书那儿打听一些工作状况，就可以了解领导开会的目的是什么，推导出领导希望自己做些什么，希望自己提交一份什么内容的方案。一般来说，与人沟通之前先要思考几个问题：对方想要让你帮忙做什么事情？这对他有什么好处？他可能会提出其他什么要求？如果对方不同意，有没有备选方案？如果没达成共识，双方会有什么后果？沟通者如果没弄清楚这些问题，那先不要急着执行对方的指令。
除了对他人的沟通目标有所认识之外，对于自身沟通目标的认识和准确定位更为重要。事实上，目标缺失和目标不明确的出现常常是由于对自我目标认识不足。许多人在社交和沟通中常常不知道自己为什么而交流，不知道自己与别人交流是为了达成什么目标。是为了赢得对方的认同和欢迎，是为了促成新的合作，是为了结交新的朋友，是为了让对方购买自己的产品，是为了融入对方的圈子，还是为了让对方帮自己摆脱困境？人们需要了解自己的社交目标，没有目标的沟通或者社交活动就只是一种闲聊。
在许多社交活动中，人们常常会进行一些无效社交。他们总是漫无目的地与其他人进行交流，想方设法结识更多的人，却没有认真想过自己为什么和对方交流，自己应该从这些社交活动中获得什么。就像某人想要拜访一位名人一样，在拜访之前，就应该确保自己有明确的沟通目标，即拜访的目的是什么？是为了满足什么样的个人需求？是为了向对方请教问题，还是单纯地想认识对方，或者希望邀请对方帮忙，又或者是为了完成一次采访工作？有些人可能仅仅是为了完成一种形式，即毫无缘由、毫无目的地拜访对方，这种无目的的行为容易导致整个沟通陷入尴尬的境地。
还有一些人在沟通中目标不明确。也许一开始他们知道自己想要获得什么，可是随着沟通的推进，他们会慢慢失去目标，或者轻易改变目标，进而遗忘沟通的初衷。就像一些人经常兴致勃勃地参加宴会，尽量同每一个认识或者不认识的人碰杯、寒暄，但是很少意识到自己应该和谁进行交流，应该达到什么样的目的。当宴会结束之后，这些人才会猛然记起自己要做某某事，自己还有什么人没有见到，才记得自己什么正经事也没做。由此可见，人们一定要明确自己的目标，以此来引导自己具体的沟通行为。
反复推演和练习
某科技公司推出了一款新型的智能产品，为了让渠道商和客户都重视这一款产品，营销部决定召开一次大型发布会。大型发布会有渠道商以及部分消费者代表，同时将在网络上进行视频直播。营销部希望借此不仅可以推广该公司的产品，更可以推广公司的形象和总经理的个人品牌。总经理此前从未面对过如此多的客户以及消费者代表，更从未想过要直接面对他们的提问，同时还要面对直播。总经理为此做了大量的准备工作，并且营销部等部门的同事也提前对他进行特训，将大家可能提到的问题进行演练。每天都会接受各种各样可能出现的问题，然后营销部会告诉他该如何进行回答，该如何应对那些可能带来冲击的问题，他们提供了最佳的答案。不仅如此，营销部还要求总经理对自己的语言、语气、表情、动作都要进行演练。
最后，总经理做得非常出色，他的提前演练工作使得整个大型发布会进行得非常顺畅，不仅让新型的智能产品得到渠道和客户的认可，更是推广了公司和他的个人品牌。
为了确保自己做好某一件事，人们常常希望自己能够把握好每一个细节，有效地对各种情况和突发事件进行应对，能够完整地表述自己想要表达的想法，或者完整地将自己的能力展现出来，达到这些目的的最佳方式就是提前进行演练。提前演练是自我完善的重要方式，它的主要目的就是通过反反复复的练习或者推演，找出问题所在，让自己的行动更加流畅、自然、稳定。
面对一些重要的谈话时，人们通常会进行演练，比如准备接见一个重要的人物，参加一次重要的谈判，或者发表重要的讲话。为了确保万无一失，需要将可能出现的对话反复练习，并不断修改自己的谈话内容，直到整个谈话达到最佳的状态。
安东尼·罗宾是成功学大师，也是演说大师。据说他每次演说之前，会花费数个小时的时间整理演说稿，并且对稿子进行分析、整理和演练；萧伯纳在发表演说之前，也会对着镜子练习，看看自己的表情和动作是否到位；卡耐基经常反复练习，直到自己可以脱稿演讲；苏格拉底喜欢对即将到来的辩论进行反复推演，猜测对方可能提出的疑问和辩驳，因而可以有效应对他人的“进攻”。
通过练习，人们可以更好地控制自己的谈话，明确自己应该说些什么以及怎样去说，从而保证沟通的精确性。这种练习主要针对以下几个方面的内容：
理清逻辑顺序 无论是与人交谈还是发表演说，最基本的一点就是要做到逻辑清晰、表达流畅，但是在口头表达中，人们常常会颠倒逻辑顺序，说出一些语义不通或者存在歧义的句子。为了保证谈话质量，就需要提前进行练习，明确逻辑顺序，让整个沟通变得更加顺畅。
找出缺点，进一步完善 任何谈话都很难做到完美，总有一些地方不尽如人意，可能会引起他人的不满，或者会影响谈话的效果。正因为如此，提前进行演练可以很好地降低失误率。可以说，每一次的演练都是一次完善的过程。演练的次数越多，犯错的可能性也就越小。
把握各种可能性，提升应变能力 在沟通中，往往会出现一些意外的干扰。比如演说过程中，有人突然提出问题；在对话中，对方突然提出了一些不相干的问题；在沟通交流的时候，出现了一些意外的状况。这些都会成为巨大的考验，如果不能从容应对，就会影响个人的表达水平和沟通效果。提前演练的一个重要工作就是针对可能出现的问题进行分析，做好准备，并且制定一些突发事件的应急机制，确保突发事件出现时，自己不会六神无主，惊慌失措。
信息的压缩和简化 在沟通中，信息简化是非常重要的内容，但是在一次性的表达中，人们很难将信息压缩到有效传递的最佳状态，因此需要进行多次的演练和简化，尽可能地将毫不相关的内容删除，将相关信息进行压缩，使整个谈话简练轻松，不拖泥带水。这对表达者和倾听者都非常重要，是提升沟通效果的重要方式。
提升表达的信心 人们在面对陌生的沟通环境、陌生的沟通对象，或者公众时，会产生紧张的心理，而紧张的心理容易影响说话的质量。为了降低情绪对表达的影响，人们可以提前进行练习，确保自己熟悉相关的谈话内容，提升沟通交流的信心。可以说，练习是信心提升的有效方法。
对于任何一个谈话者而言，如果对自己的沟通方式没有信心，认为自己的表达方法有待改进，那么就可以在沟通前对相关的谈话内容进行练习或者反复的推演，以此提升自己的表达能力，强化表达的效果，争取在他人面前展示出最佳的状态和最好的水平。
做好热身准备，打造仪式感
据说有个知名企业家每次会客或者出席社交活动前，都会沐浴更衣，将自己认真装扮一番。有一次，他在工地视察，恰好碰到一个重要客户前来工地上考察和学习。为了接待好这个客户，企业家驱车二十多里地找到了一家旅馆洗澡，并安排秘书去商场购买了一套新的西服。当时工地上的员工都在窃窃私语，认为这个企业家太喜欢干净，喜欢打扮自己。
面对大家的质疑，企业家笑着回应说：“当我们准备见一个客户，或者准备一次重要的谈话时，一定不要忘了给别人留下好的印象，而这个好印象首先来源于好的个人形象。我们总不能邋里邋遢就同别人坐在沙发上交谈，一定要想办法让对方感到舒服才行。”
如果对这个企业家的话进行分析，就会发现他在面对沟通时更加看重的是一种仪式感。这种仪式感使得他非常重视相关的准备工作。为了确保沟通更加高效顺畅，他会进行一些必要的仪式。这些仪式可能与沟通内容无关，却可以帮助他提升沟通效率。
从心理学的角度来说，通过一些仪式来产生仪式感，其目的主要是给自己施加一些积极的暗示，暗示自己必须真诚、诚恳、专注、满怀期待地做一件事。这种仪式不会受到生活琐碎事情的影响。仪式在生活中比较常见，它代表了一种精致的生活态度，一种美好的生活期待。比如过生日的时候，人们会想着给自己买一个蛋糕；过年了想着发红包；一些人出远门会拜佛，这些都代表了一种仪式感。
仪式类似于安慰剂，能够有效激活大脑多巴胺奖励机制，从而抚慰不安的情绪并激励人们产生愉快的情感。从具体的认知来说，身体体验和环境的互动构成了人们的认知活动，仪式中往往包含了特定的程序性的动作，从而强化对自身的认知。就像上课以及下课时，老师会喊“起立”一样，这是一个区分即将上课或者下课的口号，提醒学生分清界限。
互动仪式链理论认为，仪式过程中需要一致性的互动符号和人们的情感共享。通过现场聚集后的彼此分享、相互传染，能有效缩短人际距离。比如学校在开学的时候，会安排联谊会或者同乡会，让大家联络感情。这些仪式未必和正式的沟通以及沟通内容有直接关联，但是都给沟通提供了比较充分的准备。
在沟通中保持专注的人往往具有一种仪式感。他们会认真做好准备，认真评估每一个细节。为了保证社交过程的顺畅和完美，他们会投入很大的精力去做好各种准备工作。这些准备并不一定是信息的收集，也不一定是制订各种策略，或者对可能到来的沟通进行反复练习，而常常是一些看起来无关紧要的小事。
他们觉得接待客人或者与他人交流是一件非常严肃的事情，是非常重要的工作。这些人不会把问题简单地理解为“和别人对话”或者“和对方见个面”。他们会更加专注一些细节性的东西。但是与单纯地关注细节不同，真正专注于沟通的人会在思想上对自己所做之事产生崇拜感，会将相关的沟通活动当成一个很有仪式感的活动来对待。为了更好地完成相关的沟通活动，他们从一开始就会表现出极大的诚意，不会错过任何一个仪式。他们会特意保持良好的形象，或者让自己的心情保持宁静祥和。
仪式感比较强的人往往拥有良好的沟通态度，他们会非常郑重地对待即将到来的会面或者对话，并认为这是一种强化沟通信念的方式。正如心理学家所提倡的，用庄重和认真的态度去对待沟通，并从沟通中寻找乐趣。事实证明，那些仪式感非常强的人，往往会在沟通中表现得更好。他们对于沟通对象更加尊重，对于沟通活动更加专注。他们很少会表现出不耐烦的情绪，基本不会表现出反感。这种情绪的酝酿和态度的呈现对于沟通对象来说具有很好的引导作用。
作家梭罗曾经去拜访一位老人。到达老人家中时，他发现老人特意命人在门口摆放了几盆他非常喜欢的水仙花，老人还特意将房子里里外外打扫了一遍。梭罗非常惊讶，他只是一个小辈，这一次拜访也不是什么大事，老人没有必要那样郑重其事。见到老人如此用心地接待客人，梭罗非常感动，当天两个人的谈话非常愉快。
股神巴菲特很少参加电视节目和采访，也很少在电视节目中发表讲话。有一次，他接受了采访，还说了很多话。大家都非常诧异，以为采访巴菲特的记者是他的朋友或者认识的人。巴菲特摇摇头，指了指桌上那些樱桃味的可乐。原来巴菲特一直都很喜欢樱桃味的可乐，而当天电视台的记者特意在房间里摆放了一大堆樱桃味的可乐，这让巴菲特非常开心，所以整个采访非常顺利。
虽然这些准备工作看上去可有可无，甚至会让人觉得不过是浪费精力，但是一个对沟通充满敬意，愿意把沟通当成一种仪式来完成的人，必定更受欢迎，也更容易将这份专注和虔诚传染给沟通对象。
主动了解对方的相关情况
在沟通之前，尽可能把握沟通对象的信息，是高效沟通的前提。毕竟只有了解对方的相关情况，掌握对方的相关信息，才能在沟通和对话中找到突破口，把握住最佳的话题。
对于那些优秀的沟通者来说，事前的准备工作中，最重要的一项就是尽可能多地收集对方的个人信息。要了解他人首先要了解“对方是什么人”。这里主要是指弄清楚对方的姓名、职业、年龄、工作状态、工资水平、相关成就、生活习惯、拥有的资源，这些信息是人们展开对话的基础。了解这些基本信息，才不至于在谈话中陷入无话可说的境地，出现尴尬的场景。收集并了解他人的基本信息，了解对方主要做什么，无疑会让自己对他人有一个比较明确的定位。这种定位决定了双方之间的基本交流。
比如在准备与客户谈论合作事宜的时候，一方通常需要主动调查和了解客户的基本情况：客户的名字、客户主要从事什么工作、客户的生意怎么样、客户之前的合作记录如何……人们在展开合作对话之前，就应该制订客户档案，并推测出客户的发展前景和薪酬福利状况变化，相关的规划、政策和制度、盈利能力等。不仅仅是合作时需要收集，竞争对手之间也需要对基本信息进行收集。毕竟只有了解自己的对手是什么人，才能够更好地与之进行沟通和对话。
哈佛大学有位非常博学的教授。许多人在拜访他之前都对此有所怀疑，但拜访他之后都坚信不疑地认为他是一个知识渊博的人。因为无论拜访者是谁，他都可以针对对方的特长提出很有深度的见解。这样出色的能力让所有人都感到惊讶。他们都认为这位教授是一个无所不能、无所不知的全才。但事实上，真相非常简单：当教授得知拜访者是谁的时候，就会特意打听对方的特长和性格特征，了解对方是什么样的人，然后预先针对这些特长查阅大量的资料，因而能够在谈话过程中拓展话题的宽度，挖掘话题的深度。这使得他每次都可以与客人侃侃而谈，并且说到对方的心坎里去。
管理学家戴维·艾伦在《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）这本书中说道：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情刚出现时就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”
除了掌握对方的基本信息，了解对方是什么人，还需要了解对方有什么需求。重点了解对方的沟通需求。换句话说，沟通者准备以何种方式引起对方的兴趣。事实上，只有把握了他人的需求，才能在沟通中掌握更多的筹码和主动权，让他人产生进一步沟通的意愿。他人需要什么，对什么感兴趣，是个人参照系统中的一部分。了解其他人的具体需求，就可以重新组织自己的信息以迎合对方的需要。
这种需求可以是精神和情感上的，也可以是物质利益上的。无论是哪一种，沟通者都需要提前对沟通对象进行了解和调查，弄清楚对方的现实需求，然后才能对症下药。许多人常常不注意事前调查，沟通时只是按照自己的理解去说，按照自己的立场去要求对方怎么做，这样往往会让自己失去沟通的方向性和针对性。
有个工程师发现了一项新的合成技术，可是由于缺乏研究和运作资金，他的实验室难以维持正常的运转。这个时候，他准备邀请一些企业家进行合作，请他们为自己提供更多的资金支持。为此他举办了一个简单的聚会。在聚会上，工程师花费了很多精力介绍自己的新技术，并认为将会有很多领域运用这项技术。可是一些心仪的大企业家并未表现出足够的热情。在他们看来这项技术似乎并没有什么太大的用处。
看到大家的态度都很冷淡，工程师意识到这项技术更多时候停留在理论上，而企业家看重的是自己的产品是否能够赢得市场的关注，关心的是技术能否给自己带来高额的回报。工程师的这次聚会并无收获，但是他事后主动了解了这些公司的产品类型和市场规划，了解了对方的现实需求。其中一家玻璃公司引起了他的注意。这家公司准备开拓欧洲市场，但是他们的玻璃制造成本一直居高不下，产品也并不比欧洲企业更好，因此不敢盲目出击。不久之后，他给这个玻璃制造商发了一封邮件，在邮件中工程师特意说了这样一句话：“我知道你们的玻璃准备开拓欧洲市场，我想我们可以合作。我最新研发的合成技术可以用于玻璃制造，它可以让玻璃的重量减轻20%，硬度提升30%以上，成本则会降低25%。”
这封邮件发出后不到两个小时，制造商就给工程师打来电话，表示希望见面讨论合作事宜，并且愿意投资几百万美元的研发资金。
不论是对方是什么人，还是对方的现实需求，沟通者都需要进行全方位的了解，然后提前制订一个简单的信息资料库。这个信息库能够有效帮助人们掌控好沟通的方向。等到沟通结束之后，沟通者可以将沟通中获得的信息纳入到信息库中，完善对方的信息，为下一次的沟通奠定更好的基础。这个信息库中不仅包含了上面的内容，还应该包括演说稿、通信文件、演示材料、问题回答单及分发资料等，掌握这些才能真正制造完善的信息库。
了解对方属于什么社交类型
在信息收集的过程中，大家会发现每一个人都有不同的沟通特点。这些特点是区分不同人的重要参考标准，可将人们划归到不同的社交类型当中。心理学家针对不同的职业和性格表现划分了十五种常见的社交类型：
一、专家型
专家型的人往往拥有积极的想法，而且心胸宽广。他们具有丰富的专业知识，足以从容地应对相关领域的话题，因此表现得比较自信，对事物也有深刻的了解和把握。和这样的人进行交流，需要明确一点：对方是专家级别的沟通对象，因此谈话内容应该更加专业一点，不要用业余的水平与对方交流，不要让自己看起来无知，或者像一个门外汉。
不仅如此，在谈话时应当注意赞美对方的专业性，对其表现出来的素养和深厚的知识底蕴给予积极的回应。这样不仅可以让对方感受到尊重，还能强化对方深入交流的意愿。
二、老师型
老师型的人更善于说教，他们有着强大的逻辑思维，但是思想偏于保守，更喜欢按部就班的交流模式，思想的开放性非常有限。在与之沟通的时候，一定要保持谦卑的学习姿态，认真倾听对方的话，并对其表现出来的职业态度和专业性给予认可。通常一些老员工或者一些经验丰富的人愿意扮演这样的角色。在沟通过程中一定要充分尊重他们的经验，表达对对方给予自己帮助的感激之情。
三、工程师型
工程师型的人具有冷静的头脑和理性的思维，他们的分析能力一流，喜欢追根究底，直到将事物的本质挖掘出来。面对这种社交类型的沟通对象时，最重要的就是要满足对方的好奇心，凡事要实事求是地说，尽量将问题描述地更加细致、准确一些，确保对方可以更好地了解更多的信息。一些对工作兢兢业业且非常专业的人，常常会非常细致和理性地进行沟通，对于沟通内容会给予更多的关注。
四、教授型
教授型的人往往学识渊博，思维也比较活跃，在沟通中常常会提出一些出人意料的问题，因此如果人们准备与之进行交流，一定要做好充分的准备，同时应该尊重对方的观点。尽管教授型的人会有一些谨慎保守的想法，有时候会成为群体内的老顽固，但人们必须耐心地进行引导，避免让对方产生“不受重视”的感觉。
五、医生型
医生型的人很保守，他们向来不是冒险主义者。相比于去开拓新路子或者提出新理念，他们更加在乎自己目前的工作，和自己将会获得怎样的评价。为了保证自己能留给他人一个好印象，他们常常采取稳中求胜的策略。想要说服这样的人，就要在态度上给予对方足够的尊重，赞扬对方的素养，同时也要展示出自己的个人魅力和专业性，从而提升说服力和影响力。
六、护士型
护士型的人往往有着强烈的自尊心和积极的工作态度，表面上看起来有些不近人情。我们在与之交流的时候可以从一些生活话题入手，比如穿衣打扮、健身保养、家庭装修等，这些话题往往可以勾起对方交谈的欲望。
七、警官型
警官型的人具有敏锐的嗅觉和强大的压迫力，他们天生就比较挑剔，疑心病比较重，对于相关的话题总是保持质疑的态度，这就使得他们会谨慎地处理自己面对的事情，会对沟通内容进行严格的审核和深入的推理、分析。和这样的人交流沟通，往往有一定的压力，沟通者需要给出足够的证据，需要坚定自己的立场，同时表现出良好的倾听愿望。
八、退休工人型
退休工人型的人行动相对迟缓，态度也比较保守，他们更加倾向于稳扎稳打的路线，因此在沟通的时候一定要懂得把握好对方的心理，注意保持谦恭的态度，耐心地进行引导，展示出自己的稳重和耐心，让对方处于一个无压力的沟通氛围中。
九、营销员型
营销员型的人有着明确而清晰的理念，信心十足，但是他们同时也具备冲动行事的作风。在沟通过程中，沟通者应当把握好对方的心态和性格，以对方擅长的领域入手，适度展示自己的专业性，以增强自己的影响力。
十、农民型
农民型的人往往比较保守，但是他们并不会胡搅蛮缠，反而表现出一定的宽容性。他们会表现出明白事理的一面，并且时刻都在展示自己独立自强的特质。和这一类人沟通的时候，必须表现出极大的诚意，想办法借助更加情绪化的语言来打动对方。
十一、职员型
职员型的人往往更加相信自己的判断，他们很难被其他人说服，对于自己的言行举止都有一定的制约，对于利益的追求比一般人要高一些。在与之沟通时重点要放在利益上。换句话说，只要把握对方的利益需求，往往可以比较轻松地打动他们。
十二、设计师型
设计师型的人往往缺乏立场和信心，他们的思维比较活跃，经常会提出一些特殊的观点，但是也很容易动摇。这种不稳定的立场和左右摇摆的态度无疑会增加沟通难度。如果人们想要说服设计师型的人，就需要重点强化收益，强化对方的利益满足，而弱化可能存在的风险，一般可以多列举一些成功的例证。
十三、经理人型
这一类人通常都有沉着冷静的大脑和强大的分析能力。他们的头脑非常精明，态度非常傲慢，不喜欢承受压力，因此在交流中容易产生情绪上的波动。为了产生良性的互动，人们与之交流时，应该尽量保持谦卑和倾听的姿态。谈话时可以从一些生活化的话题入手，或者谈论一些时事。这些都可以避免让对方产生压力和防备心理。
十四、公务员型
公务员型的人是比较封闭的群体，他们对外界有着强烈的戒备心，而且会主动观察和分析他人的心思，去了解他人的想法，并以此来指导自己下一步的行动。和这种防备心比较重的人沟通时，应该适当控制自己的积极性，避免让对方觉得你是带着某种特殊目的来交流的。一般来说，人们可以从子女教育、家庭生活等话题入手，拉近彼此之间的关系，尽可能消除对方的防备心。
十五、企业家型
企业家型的人心胸比较开阔，视野也很开阔。他们往往具有实干精神，决断能力很强，做事时渴望了解真相和实情。与这一类人交流时，要赞美对方在工作中的专注度和专业精神，必要的时候可以谈论一些新颖的观点来吸引对方。
人们在与人沟通之前，应该对自己沟通的对象进行了解，知道对方属于什么社交类型。需要注意的是，所有类型的沟通者和他们所处的职位往往是相对应的。简单来说，沟通对象如果是设计师，那么就对应设计师型；如果是经理人，就对应经理人型；如果是企业家，那么可以相应地将其对应为企业家型。不过并非所有的角色都能对应上，人们还需要通过更多的渠道来了解他人的性格特征，完善自己的沟通策略。