第1章 第一章
为什么人们常常会觉得时间不够用？
当人们意识到自己的“时间总是不够用”时，也就意味着他们在时间的管理上出现了问题，或者意味着他们从来没有认真想过时间管理的问题，并且没有意识到时间只有经过严格管理，才能真正产生价值。
1.我们是如何看待时间的？
时间是一个非常有趣的概念，人们常常不会刻意关注它是否存在，但是它往往无处不在，而且支配着人们生活的每一天、每一时、每一刻。有了充裕的时间，人们可以做更多自己想要做的事情以及喜欢做的事情，享受生活、参加工作、实现自己的人生价值，等等。从这个角度来说，时间或许是最奢侈的消费品了。但多数时候，人们并没有意识到时间在走动、在流逝，每一个人每天从床上睁开眼，到晚上睡觉，在整个过程中不会刻意关注时间的存在，对人们来说，时间再普通不过了，以至于普通到常常被人忽略掉。这种忽略恰恰会导致他们对时间安排缺乏合理的选择，或者说会导致他们产生不合理的甚至错误的时间利用观念。
艾琳是一家广告公司的文秘，她的工作比较轻松自由，每天的主要工作就是打印和复印文件，或者将上司的一些通知传达给各个部门，这些工作往往不具有太大的挑战性。正因为长期从事这类工作，她对于时间并没有什么太深刻的想法，也没有时间概念。每天8小时工作制的生活让她陷入一种麻木的、无聊的状态，无论对于工作还是生活都缺乏一个完整的规划，尽管这种状态让她觉得自由，觉得生活中可支配的时间非常多，可是她的时间分配比较混乱，而且每次遇到本职工作以外的事情，常常忙得不知所措，觉得时间不够宽裕。
林先生是一家外贸公司的普通员工，他每天的主要工作是负责填写和跟踪订单信息，虽然工作算不上多累，但是比较烦琐和枯燥，容易引发倦怠。工作两年以来，林先生始终觉得生活和工作比较压抑，毕竟在这样的工作中，他常常会发现自己比其他人都要忙，有时候一整天也闲不下来，可是最终的工作量和工作价值都不算太大。
吴先生与林先生不同，作为一家公司的主要负责人，他每天都要应对各种各样的工作，管理和分配任务、下达指令、应酬、会议、汇报等，他的工作清单永远都是满格的，有时候他想要做这件事，有时候又想要做另外一件事，常常在一大堆工作中弄得手忙脚乱，甚至不得不牺牲掉假期。
孟晨是一个个体户，但一直有一个文学梦，平时也喜欢写作。他曾专门制订了一个计划，要求自己在三年时间内完成一部有关自己生活的中篇小说，可是五年时间过去了，小说连三分之一也没有写完。孟晨经营着一家体育用品商店，虽然生意还不错，可是平时空闲的时间比较多，而且他有时候完全可以将生意交给弟弟来打理。但即便如此，他依然不着急出书，每次不想写书了，就会这样告诉自己：“我的时间还多着呢，不用在意这一天两天。”
以上几个人的生活状态和生活模式各不相同，但是他们都存在一个相同点，那就是不能够很好地掌控和管理好自己的时间。艾琳的最大问题在于她一直以来对时间都没有什么概念，也不懂得珍惜时间和规划时间，所以无法正确地安排好时间；林先生或许是一个兢兢业业的人，但是烦琐的工作让他变得有些低效，以至于他总是将工作充满整个上班时间，或者他认为自己的时间只有这么多，自己能做的只有这么多；吴先生是一个大忙人，他的时间或许是最紧凑的，真正的问题在于吴先生常常觉得时间是有限的，自己根本没有多余的时间做其他事，可是变换顺序有时候会让时间应用变得更加灵活、高效；孟晨是以上几个人中最自由的一位，他的时间控制度应该是最高的，可是对他而言，时间似乎永远是充裕的，无论什么时候做事都不会太迟，而这成为他丧失时间优势的关键。
如果对这几个人进行分析，就会发现他们之所以会出现一些障碍和问题，主要在于他们对时间的看法和态度，而对于时间的看法往往决定了人们使用和支配时间的方式，也决定了人们在时间使用过程中的效率。上面四个人从本质上来说都缺乏时间管理意识，也缺乏时间管理的能力，由于无法正视时间的价值，无法培养和树立正确的时间观念，他们常常会浪费掉许多时间，并觉得时间不够用。
在日常生活和工作中，这样的人非常常见，他们对于时间的认识比较肤浅，有的人甚至根本没有意识到时间的价值，正因为如此，他们无法真正掌控好自己的时间，造成时间的严重浪费。
对于时间的漠视和认知不足，是造成时间不够用的一个根本原因，而另外一个容易被忽视的问题是，每一个人的时间都非常有限。人们可以对自己的日常时间安排做一个大致的总结，先确定人们的工作时间为40年（20岁~60岁），接下来对每一项时间开支进行分析：
每天睡觉的时间为标准的8个小时，那么在40年的工作时间内，人们仅仅在睡觉这一项上就将花掉13.3年的时间。以此类推，一日三餐所花费的时间按照2.5个小时来计算，那么吃饭将会耗费4.2年时间；每天交通耗时1.5个小时，40年下来就是2.5年的时间。每天打电话、看电视、上网要花费数小时，再加上刷牙、洗脸、洗澡、看报纸、休假、生病、状态不佳等时间，人们会吃惊地发现自己在40年的时间里真正投入到工作中的时间也许只有短短的3.3年，这也就意味着多数人只有差不多3.3年的时间来处理各项工作，并借此创造人生的价值。
多数人恐怕都没有意识到自己的时间其实少得可怜，并没有意识到自己的时间根本经不起挥霍。这些只是日常生活的正常消耗而已，如果工作方式和工作状态再受到影响，就会进一步压缩原本就所剩无几的时间，使得他们在时间的支配上常常觉得捉襟见肘。
2.你的时间都浪费到哪儿了？
很多时候，人们会产生一种“我很忙”的感觉，自己似乎总是有做不完的工作，有开不完的会议，有讨论不完的议题，即便每天再增加24个小时，他们也无法轻易抽出时间休息。但事实上，他们真的很忙吗？未必如此。
对于多数人来说，每一天的时间与工作量基本上都会保持一个平衡，少数勤奋的人、高职位的人，或者社会精英，可能会因为能力更强而承担更多的责任，但对于普通人来说，他们并没有那么多的事情要做。无论是职场环境中普遍实施的标准工作制，还是个人日常的时间安排，8~10个小时的工作量已经很大了，而这些时间也基本上可以应对每一天的工作，那些声称每天都需要加班的人，往往有两种情况：第一种，管理者要求每个职员加班，就像亚洲许多公司都存在加班现象，这里所说的加班常常是因为管理者额外增加了工作量，或者做了一些原本不该去做的事情；第二种，是工作的人本身的执行力不高，没有在规定时间内完成自己的工作，以至于不得不花费更多时间来完成工作。
很多人之所以觉得自己很忙，原因就在于第二点，这是浪费时间造成的，而如果将这一点放大来分析，就会知道自己究竟将时间都浪费在什么地方了。
缺乏计划：许多人做事缺乏计划，甚至根本不做计划，遇事直接执行，结果常常因为做事方法不对、资源不足、方向不对、突发意外、能力不足、流程混乱、细节考虑不周到等一系列问题半途而废。他们愿意将做计划的时间节省下来，可是却导致执行变得盲目而混乱。
主次不分：工作往往有价值上的高低，可是一些人愿意将所有的工作一视同仁，结果常常造成小事、琐事全部做完，而要事、大事积压在一起无暇处理。实际上，只要制订好正确的工作顺序，工作并不会给自己带来多少麻烦。
多任务同时进行：一些人经常标榜自己出色的工作能力和协调能力，他们更愿意信心满满地同时追求多个目标，但人的精力和时间都是有限的，盲目地执行多个任务，可能会导致多个任务之间产生相互纠缠、干扰的局面，最终一样工作也做不好，还会无端造成不必要的时间浪费。
充当“老好人”：在生活中，总会有一些人愿意充当“老好人”的角色，他们对于他人的请求基本上是有求必应，而这种“乐于助人”的性格往往会耽误自己的本职工作，毕竟每个人的时间都是有限的，当他们愿意在别人的工作上耗费更多时间的时候，就意味着自己的工作被一次次搁置。
不务正业：如果对每一天的时间进行总结和分析，许多人会发现自己每天都要浪费大量的时间在一些无价值的事情上，比如玩网络游戏、与朋友煲电话粥、经常性地发呆、大白天也在床上呼呼大睡、逛商场，他们原本有许多时间应对工作，可是大量的时间浪费让他们在工作时常常觉得捉襟见肘。
任意拖延：当一些人开始工作的时候，也许他们会非常投入，也许他们能够保持最好的工作状态，可问题在于这些人在准备开始工作这个环节上总是表现得拖拖拉拉，他们几乎从没打算过按时开工，也许他们的计划单上会标明“上午8点开始工作”，但是真正开始执行的时间或许会延迟到“下午2点”或者“明天上午8点”。
事事亲力亲为：在面对工作的时候，许多人更愿意亲自去做，这更容易让自己放心，不过一旦事事亲力亲为，就可能会带来很大的麻烦，因为人们的能力、资源、时间都不可能支撑起繁杂的工作量，此外，合作是工作的一个基本原则，在面对一些比较复杂的工作时，适当寻求帮助，寻求合作伙伴，无疑会节省更多的时间。
不能一次性把工作做完：有些人在工作中劲头十足，但是却常常在工作过程中中断工作，然后延迟到后面几天去完成，而一旦不能一次性将工作做完，问题就可能会变得更加复杂，此时人们将要花费更多时间处理事情。
缺乏热情：工作状态往往决定了工作效率，而工作效率又直接决定了工作时间，一旦人们缺乏热情，就会降低工作的专注度，而且人们容易在劳累的时候对工作感到反感，这种状态无疑会造成更大的时间浪费。
不良习惯：在日常生活和工作中，人们常常会养成一些不良的生活习惯，比如工作前喜欢抽一支烟，有事儿没事儿喜欢煲电话粥，过度沉溺在微信朋友圈中，工作时喜欢左顾右盼或者发呆，经常性敲桌子，这些不良的习惯一方面会分散工作时的注意力，一方面则会导致时间消耗在无意义的动作和行为上。
完美主义在作祟：在日常生活和工作中，常常会存在一些对工作比较严苛的人，这类人不允许自己在工作中出现哪怕是很小的错误和漏洞，对他们来说，任何一个细节都必须做到完美，而这种态度可能会让他们过度痴迷于完善工作当中，并导致大量的时间被消耗掉。
在这些浪费行为中存在几个基本问题，包括效率低下，选择不对，工作不专注，能力不高，规划不明确。这些做法往往会增加不必要的负担，严重压缩和消耗自己的时间。“我很忙”的本质同样是对于时间的管理能力不足，一个人如果做5件事觉得很忙，做同类型的3件事也总是抱怨自己非常忙，那么很有可能在时间使用方面出现了问题，更深一步来说，他对于时间也许出现了错误的认知。
3.管理时间，才能产生价值
正如前文所说，人们通常都不会意识到自己时间的多少，对他们来说，时间似乎是无限的，每一个人几乎每一天都有大把的时间可供使用，这样就导致了他们在利用时间的问题上产生一些错误的想法，最明显的就是随意将时间浪费在一些毫无意义或者没有多少价值的事情上，这些人除了每天必须花一点儿时间做那些要做的事情（吃饭、睡觉、学习、社交、工作等），他们花在其他方面的时间几乎没有多少价值。
比如一部分人缺乏明确的规划，也没有什么人生目标，既不想工作，也不想通过学习来提升自己，每天只沉浸在无意义的网络游戏之中，要么就沉浸在不切实际的幻想之中。这种人做事缺乏远见，也缺乏耐心和自知之明，他们通常对时间漠不关心，也不关心自己究竟要花费多少时间做某一件事，这样就导致时间的巨大浪费。
还有一些人声称自己每天都在工作，都在想办法创造价值，但问题在于他们所花的时间是否真的产生了价值，这些价值是否与时间上的投入成正比？此外，这些人是否真的对时间进行了合理安排，如果换一种方式，时间的价值会不会更大？他们同样没有认真思考过这一类问题。
英国著名历史学家诺斯古德·帕金森在1958年出版了一本名为《帕金森定律》的书，他在书中提到了一个非常重要的观点：工作常常会自动膨胀，并且占满所有可用的时间。按照他的说法“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间”，当管理者给职员下达“必须在12个小时之内完成工作”的指令时，即便职员能够在8小时内完成工作，他也可能会拓展到12个小时；当某个人给自己设定3小时的工作期限时，即便他有能力在2个小时内完成任务，也会做满整整3个小时。
这个定律就是时间管理缺乏的一个重要表现，因为对于工作者来说，时间似乎是充足的，自己没有必要去争分夺秒，或者说他们并未意识到“2个小时做完”与“3个小时做好”究竟有什么区别。如果一个人善于进行时间管理，那么他就会严格控制好时间，花费2个小时完成工作，然后用另外1个小时做其他有价值、有意义的事情。
所以，那些自认为每天都在应付工作的人，也许并没有将工作真正落实到位，因为他们将许多原本可以节省下来的时间也都消耗掉了，也就是说那些多出来的时间基本上都处于无价值的状态。
想要减少和杜绝时间浪费，最有效的方法就是进行时间管理，通过时间管理来提升时间的使用效率。所谓时间管理指的是以事先规划和运用技巧、方法与工具的方式来达到灵活、有效运用时间的目的，从而实现个人或组织既定目标的方法。在时间管理的核心内容中，效率是一个重要的内容，在单位时间内能够做出更多有价值的事，能够创造更多的价值，这就是时间管理的效能体现。
比如甲和乙都是某公司的职员，两个人工作能力相仿，做的工作也大致相同，每天固定的工作时间也都是8个小时，如果甲运用科学的时间管理方法进行管理，而乙并不注重时间管理，那么双方之间的差距可能会显现出来，这时候可能会出现以下几种情况：
——甲每天在工作时间内能做8项工作，而乙只能做7项；
——甲乙都能做8项工作，但是甲的质量更高，乙的办事质量相对较低；
——甲乙都能做8项工作，但是甲选择正确的顺序，先做重要的，然后做次要的。而乙的工作毫无顺序可言，想到什么做什么，结果次要的事情做了，而重要的工作却没有完成。
相比之下，由于甲成熟运用了时间管理方法，在时间的控制和使用上更加游刃有余，效果也更好。乙则处于慌乱无序的状态，对于时间的安排缺乏认识，因此会失去控制力，导致工作效率不高。
可以说，每一天的时间都是固定的，但是不同的时间安排方式会决定时间的使用效率。早期的时间管理往往更加偏重于增加工作时间，这一点到如今依然比较普遍，一些传统行业尤其是劳动力密集型的低端制造业，通常没有办法做到智能化，因此会偏向于增加人数和增加工作时间。
在亚洲，有许多工厂和企业并不会遵循8小时工作制，一些加工厂和代工厂的工作时间可能超过了12个小时，而这种简单的管理模式并没有带来太大的效益，毕竟高强度的劳动实际上并没有带来多少效益的增加。研究发现，当一个人的工作时间超过8个小时之后，职员通常更容易产生倦怠心理，并出现体力下降、注意力不集中的状况。
增加工作时间并不会直接对效率提升产生多少帮助，此外，效率还体现在时间的精准分配上，即什么时候做什么事，先做什么事，这里的效率指的是最快接近或者达到目标的方法，或者说达到一种平衡。
总的来说，时间管理是一个比较大的概念，把握时间管理的一个核心就是规划与安排，其中对重要事情的规划与安排是管理的重中之重。因为时间是有限的，个人的精力也是有限的，人们必须想方设法在最短时间内完成任务，必须想办法在有限的时间内做出更多更有价值的事情。通过有效的时间管理，往往就可以确保利益和价值的最大化。
4.时间管理的发展脉络
许多人都对时间管理感到陌生，但事实上时间管理已经经历了好几个发展阶段，而这些不同的阶段也是时间管理理论发展的不同阶段。
——第一代时间管理理论
第一代的理论看重时间的增加以及备忘录的运用，管理者侧重如何在忙碌中调配时间与精力。在这一代的理论中，管理者非常看重时间的增加，这种增加在于当人们感觉任务繁重，无法在规定的工作时间内完成任务时，就会采取加班加点的方式，以此来延长工作时间。在很多企业中，管理者会要求员工加班，这是最原始也最直接的时间管理方式，一些自觉性比较高且比较勤奋的人，也经常会通过加班的方式来争取更多的时间。
备忘录就是将所要做的项目逐条列出来，制成一个相对简单的工作任务清单，工作者每完成一件工作，就用笔勾掉一件，从而确保时间利用得到控制和管理。一般来说，工作比较忙的人，会采用这种方式。
第一代的时间管理理论比较粗犷，时间管理不够精细。比如增加工作时间并不能从本质上提升效率，而且时间往往是有限度的，过度增加工作时间必定会压缩休息时间，从使用效率的角度来说，过分看重加班往往会造成时间上的浪费。备忘录的存在只是单纯地进行一个记录，对于工作效率的提升同样没有多少帮助。总体来说，第一代时间管理理论的应变能力很强，但是却缺乏整体上的规划。
——第二代时间管理理论
第二代理论侧重行事历时间管理法，它强调工作计划和时间表，管理者明显意识到时间管理需要侧重规划未来，因此在工作之前会将所有要做的工作全部列出来，制作成一个清单，然后对自己所要做的每一项任务都制订一个时间安排。比如早上6点~7点应该做什么，午后3点~5点应该做什么，当每一件工作任务都设定好开始和结束的时间后，整个工作计划变得有条不紊。
计划往往是工作的一个重要组成部分，当工作计划制订之后，整个工作流程会显得更加顺畅，不过这些计划往往不够精细，只是设定了一个大致的工作安排和时间期限，而没有侧重描述各项工作的主次和顺序，这样就会导致人们经常将重要的事情落下，而将那些次要或者根本没有什么价值的工作优先进行解决。
——第三代时间管理理论
第三代理论讲求优先顺序的观念以此来提升办事效率，一般来说，当工作任务繁多，甚至没有办法在规定时间内做完的时候，管理者会依据轻重缓急来做事，决定自己应该先做什么事，后做什么事，重点做什么事，什么事情可以适当靠后，以及什么事情做不做无所谓。为了明确自己的工作顺序，一般会采取四象限法来设置。
著名管理学家史蒂芬·柯维是时间管理四象限法这一理论的创始人，所谓四象限法实际上就是按照轻重缓急划定四个象限：第一个象限是重要且紧急的事情（解决财务危机、应对客户投诉、临时参加重要会议、处理突发状况）；第二个象限是重要但不紧急的事情（进行培训、制定规章制度、与客户建立联系）；第三个象限是紧急但不重要的事情（客人的来电、上厕所）；第四个象限是既不紧急也不重要的事情（闲聊、逛超市、写博客）。
比如有一个人某一天要做的事，包括向老板汇报工作，对当月的工作做一个大致的总结，逛超市，接听朋友的电话，这些不同类型的任务原本可以安排在不同的时间段来解决，不过为了保证一个更合理的安排，就需要对相关任务编排顺序。向老板汇报工作非常重要，而且也比较紧急，因此需要尽早完成，最好早上一去公司上班，就要立即赶往老板的办公室汇报。工作总结比较重要，但是并不急于一时，它们需要花费一天甚至几天的时间来完成，因此可以在汇报完之后去做。朋友的电话突然打来，属于紧急但不重要的事，这类事在工作繁忙的时候可以适当缓一缓，在空闲时则可以直接接听。逛超市并不重要，也不紧急，完全可以在下班之后去做。
有时候工作任务很多，甚至多到做不完，那么就可以相应地按照四象限法来进行划分和排序，把重要的事情先做了，一些无关紧要的工作完全可以放在最后去做，没时间的话干脆就不要去做。第三代理论理清了工作的顺序，确保在有限的时间里创造出更多的价值，但是往往缺乏远见。
——第四代时间管理理论
第四代理论从根本上否定“时间管理”这个名词，强调对个人进行管理。管理者不再过分看重时间与事务的安排，而是将重心放在维持产出与产能的平衡上。在这个发展阶段，时间管理更加注重健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲等方面。
最著名的是强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。这一理论认为一个人的决定要么离个人制订的目标很远，要么就离个人的目标很近，因此它摒弃了传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，将片面追求速度改为寻找正确的方向，也就是说将“做多快”变成“从哪儿开始做”，它侧重于提供一个接近目标的方向，所以这种管理理论强调每一天、每一个时段的行动都要与未来的目标很接近。
随着时间越来越受重视，时间管理理论也越来越完善，不过德国管理学教授约翰·胡格在总结前四代时间管理理论的时候，意识到了一个重要的问题：人们通常会迫于时间的压力，想办法提高效率、追求效能、挖掘潜能、平衡工作和生活，以此来达到缓解时间压力的目的，这几乎是前四代时间管理的原则与核心内容。事实上，这些方法在一定程度上起到了作用，但在更多时候，人们依然没有感觉到自己的生活和工作中的时间安排有多大改善，混乱无序的状态依然经常会出现。
胡格教授对此提出了自己的看法，他认为造成时间浪费、短缺和无序状态的原因在于人们一直都在主张“以自我为中心”的生活模式，在这个模式中所有的时间安排都过于主观，而这并不是真正高效的时间管理方式，因为外在的因素同样会影响和破坏时间的利用效率，所以人们需要将他人也纳入到自我的时间管理之中，这样才能实现全方位的平衡，从而在根本上解决对时间的困惑。
胡格教授将自己的观点当成第五代时间管理理论的核心，不过从时间管理的发展历程来看，目前胡格教授的理论想要成为真正的第五代时间管理理论，还需要获得更多的认同，但即便如此，他也为时间管理的发展做出了重大贡献。
当然无论社会如何发展，环境如何变化，时间管理在不同时期都产生过重要的作用，而且在很多时候，人们并没有刻意将这几个不同的理论区别开来对待，而是将其灵活运用，甚至综合起来使用，从而确保在合适的场合下发挥最大的效益。
内容延伸：时间管理的误区
现代社会，人们对于时间管理越来越重视，因此对时间管理的要求也越来越严格，在形形色色的时间管理方法和工具中，人们总是希望自己能够做得更加完美一些，能够将每一点时间都掌控和安排得很完美，可越是如此，越容易陷入几个时间管理的误区。
——时间管理就是追求更快的工作速度
提到时间管理的时候，人们通常会意识到时间管理的核心就在于提高工作效率，而效率往往和速度挂钩，因此很多人会觉得时间管理的目的就是加快速度，以便能够在短时间内做更多的事。可实际上时间管理的目标是将工作做得更好，这个更好不等同于更快，它还包括了更多的元素，比如质量，比如效益，如果一项工作只注重速度而不注重质量和效益，那么整体的工作仍旧是失败的。
此外确保平衡也是时间管理的一个重要内容，随着社会的发展，人们越来越注重分享，越来越注重生活与工作的平衡，一些人开始提倡慢节奏的生活，因为当工作慢下来后，工作会显得更加顺畅，时间的压力也会相应地不断降低。而个人在工作中感到舒畅，将会维持更好的工作状态以及更高的办事效率。
——时间管理需要制订完美的计划
时间管理可以将事情安排得更为合理，但初学者通常会产生一些错误的想法，比如他们会觉得安排得更为合理就意味着制订一个完美的计划，但没有任何一个计划是完美的，任何一个计划都不可能保证每一点时间都得到有效利用。想要确保计划的完美，本身就会增加不必要的时间浪费和不必要的压力。一些人会借助时间管理工具来做好规划，但同样地，没有任何一种工具是完美的，发挥出各个工具的优势就可以了。
——时间管理往往能够起到立竿见影的效果
人们对于时间管理往往存在一些比较极端的想法，比如有的人认为花费时间去制订计划、去寻找合适的时间管理工具，或者想办法进行整理和归类，这本身就是一种浪费时间的做法，因此他们并不相信时间管理真的能够节约时间。还有一些人则过于相信时间管理的魔力，他们坚定地认为一些工具、软件、方法以及理论可以帮助他们解决各种问题，并且效果非常明显。但并非所有的时间管理方式都能起到立竿见影的效果，有很多时候，时间管理需要持续一段很长的时间，其效果也需要经过很长一段时间才能慢慢显现出来。
——时间管理可以随时随地都让人从容地应对工作
时间管理可以当成一种协调时间、协调任务的方式，而这种方式并非万能，无论是时间管理方法，还是时间管理的工具和软件，都不具备自主解决问题的能力。想要让工作和生活更加从容有序，最根本的因素在于人，人才是控制时间、进行时间管理的关键。而人的精力和能力往往是有限度的，因此他们不可能一直都保持旺盛的精力和解决问题的能力，一旦个人精力和能力受限，那么就无法解决眼前的问题，这个时候单纯依靠时间管理的方法根本不能真正解决问题。
还有一个不可忽视的问题是，当人们制订了合理的计划，运用了良好的时间管理工具时，有可能会受到外在因素的干扰，所以任何人都必须懂得适当排除外在的干扰，或者制订类似预防措施，以应对突发状况。或者也可以说，防止外在干扰本身就是时间管理应该考虑的一个组成部分。
——时间管理是为了提升意志力和自控力
人们通常会觉得自己经常拖延、做事注意力不集中，原因在于意志力和自控力不够。意志力不足的话，个人在工作中就缺乏持久的耐力，凡事只有三分钟热度，而且喜欢拖延；自控力不足的话，个人在工作的时候难以保持更好的状态，并且容易被外在环境干扰。可实际上当一个人经常性拖延或者注意力不集中时，可能只是因为自己缺乏具体的行动和方法罢了。单纯地将时间管理当成提升意志力和自控力的方法显然不对，它的一个重要作用是明确自己需要做什么、什么时候做以及做事的具体方法和步骤，从而有效提升执行力。
——学习时间管理是为了制订清晰的目标
许多人都认为自己缺乏目标，或者目标不明确，以致做事情的时候出现混乱，正因为如此他们会主动学习时间管理，并将其作为明晰个人目标的重要方法。事实上，时间管理无法帮助人们找到清晰的目标，它只能帮助人们加快实现目标。时间管理的目的是提升行动力和执行力，而不是单纯地给人们提供一个可供追求的目标。
除了以上几个误区之外，人们还对时间管理存在诸多的误解，而大多数误解都来源于人们将时间管理当成万能药。现在的社会，人们越来越热衷于时间管理的行为，其背后既是对时间管理的信任，同时也折射出深深的焦虑——由于社会节奏变得越来越快，人们在工作和生活当中会遭遇到越来越多的问题，各种各样的事情会产生强大的压迫感，迫使人们不断加快工作的速度，一旦短时间内没有办法完成任务，各项工作就会纠缠在一起，制造混乱，这种混乱会让工作者产生无奈和焦虑的情绪。为了避免发生混乱，为了提升自己对所做事情的控制力，人们会将希望寄托在时间管理上。一旦他们将时间管理作为万能工具，那么强大的压力会让他们拼命抓住每一分钟的时间，会让他们认真对待每一个细节，而这无疑会制造新的压力与混乱。
当人们意识到自己的“时间总是不够用”时，也就意味着他们在时间的管理上出现了问题，或者意味着他们从来没有认真想过时间管理的问题，并且没有意识到时间只有经过严格管理，才能真正产生价值。
1.我们是如何看待时间的？
时间是一个非常有趣的概念，人们常常不会刻意关注它是否存在，但是它往往无处不在，而且支配着人们生活的每一天、每一时、每一刻。有了充裕的时间，人们可以做更多自己想要做的事情以及喜欢做的事情，享受生活、参加工作、实现自己的人生价值，等等。从这个角度来说，时间或许是最奢侈的消费品了。但多数时候，人们并没有意识到时间在走动、在流逝，每一个人每天从床上睁开眼，到晚上睡觉，在整个过程中不会刻意关注时间的存在，对人们来说，时间再普通不过了，以至于普通到常常被人忽略掉。这种忽略恰恰会导致他们对时间安排缺乏合理的选择，或者说会导致他们产生不合理的甚至错误的时间利用观念。
艾琳是一家广告公司的文秘，她的工作比较轻松自由，每天的主要工作就是打印和复印文件，或者将上司的一些通知传达给各个部门，这些工作往往不具有太大的挑战性。正因为长期从事这类工作，她对于时间并没有什么太深刻的想法，也没有时间概念。每天8小时工作制的生活让她陷入一种麻木的、无聊的状态，无论对于工作还是生活都缺乏一个完整的规划，尽管这种状态让她觉得自由，觉得生活中可支配的时间非常多，可是她的时间分配比较混乱，而且每次遇到本职工作以外的事情，常常忙得不知所措，觉得时间不够宽裕。
林先生是一家外贸公司的普通员工，他每天的主要工作是负责填写和跟踪订单信息，虽然工作算不上多累，但是比较烦琐和枯燥，容易引发倦怠。工作两年以来，林先生始终觉得生活和工作比较压抑，毕竟在这样的工作中，他常常会发现自己比其他人都要忙，有时候一整天也闲不下来，可是最终的工作量和工作价值都不算太大。
吴先生与林先生不同，作为一家公司的主要负责人，他每天都要应对各种各样的工作，管理和分配任务、下达指令、应酬、会议、汇报等，他的工作清单永远都是满格的，有时候他想要做这件事，有时候又想要做另外一件事，常常在一大堆工作中弄得手忙脚乱，甚至不得不牺牲掉假期。
孟晨是一个个体户，但一直有一个文学梦，平时也喜欢写作。他曾专门制订了一个计划，要求自己在三年时间内完成一部有关自己生活的中篇小说，可是五年时间过去了，小说连三分之一也没有写完。孟晨经营着一家体育用品商店，虽然生意还不错，可是平时空闲的时间比较多，而且他有时候完全可以将生意交给弟弟来打理。但即便如此，他依然不着急出书，每次不想写书了，就会这样告诉自己：“我的时间还多着呢，不用在意这一天两天。”
以上几个人的生活状态和生活模式各不相同，但是他们都存在一个相同点，那就是不能够很好地掌控和管理好自己的时间。艾琳的最大问题在于她一直以来对时间都没有什么概念，也不懂得珍惜时间和规划时间，所以无法正确地安排好时间；林先生或许是一个兢兢业业的人，但是烦琐的工作让他变得有些低效，以至于他总是将工作充满整个上班时间，或者他认为自己的时间只有这么多，自己能做的只有这么多；吴先生是一个大忙人，他的时间或许是最紧凑的，真正的问题在于吴先生常常觉得时间是有限的，自己根本没有多余的时间做其他事，可是变换顺序有时候会让时间应用变得更加灵活、高效；孟晨是以上几个人中最自由的一位，他的时间控制度应该是最高的，可是对他而言，时间似乎永远是充裕的，无论什么时候做事都不会太迟，而这成为他丧失时间优势的关键。
如果对这几个人进行分析，就会发现他们之所以会出现一些障碍和问题，主要在于他们对时间的看法和态度，而对于时间的看法往往决定了人们使用和支配时间的方式，也决定了人们在时间使用过程中的效率。上面四个人从本质上来说都缺乏时间管理意识，也缺乏时间管理的能力，由于无法正视时间的价值，无法培养和树立正确的时间观念，他们常常会浪费掉许多时间，并觉得时间不够用。
在日常生活和工作中，这样的人非常常见，他们对于时间的认识比较肤浅，有的人甚至根本没有意识到时间的价值，正因为如此，他们无法真正掌控好自己的时间，造成时间的严重浪费。
对于时间的漠视和认知不足，是造成时间不够用的一个根本原因，而另外一个容易被忽视的问题是，每一个人的时间都非常有限。人们可以对自己的日常时间安排做一个大致的总结，先确定人们的工作时间为40年（20岁~60岁），接下来对每一项时间开支进行分析：
每天睡觉的时间为标准的8个小时，那么在40年的工作时间内，人们仅仅在睡觉这一项上就将花掉13.3年的时间。以此类推，一日三餐所花费的时间按照2.5个小时来计算，那么吃饭将会耗费4.2年时间；每天交通耗时1.5个小时，40年下来就是2.5年的时间。每天打电话、看电视、上网要花费数小时，再加上刷牙、洗脸、洗澡、看报纸、休假、生病、状态不佳等时间，人们会吃惊地发现自己在40年的时间里真正投入到工作中的时间也许只有短短的3.3年，这也就意味着多数人只有差不多3.3年的时间来处理各项工作，并借此创造人生的价值。
多数人恐怕都没有意识到自己的时间其实少得可怜，并没有意识到自己的时间根本经不起挥霍。这些只是日常生活的正常消耗而已，如果工作方式和工作状态再受到影响，就会进一步压缩原本就所剩无几的时间，使得他们在时间的支配上常常觉得捉襟见肘。
2.你的时间都浪费到哪儿了？
很多时候，人们会产生一种“我很忙”的感觉，自己似乎总是有做不完的工作，有开不完的会议，有讨论不完的议题，即便每天再增加24个小时，他们也无法轻易抽出时间休息。但事实上，他们真的很忙吗？未必如此。
对于多数人来说，每一天的时间与工作量基本上都会保持一个平衡，少数勤奋的人、高职位的人，或者社会精英，可能会因为能力更强而承担更多的责任，但对于普通人来说，他们并没有那么多的事情要做。无论是职场环境中普遍实施的标准工作制，还是个人日常的时间安排，8~10个小时的工作量已经很大了，而这些时间也基本上可以应对每一天的工作，那些声称每天都需要加班的人，往往有两种情况：第一种，管理者要求每个职员加班，就像亚洲许多公司都存在加班现象，这里所说的加班常常是因为管理者额外增加了工作量，或者做了一些原本不该去做的事情；第二种，是工作的人本身的执行力不高，没有在规定时间内完成自己的工作，以至于不得不花费更多时间来完成工作。
很多人之所以觉得自己很忙，原因就在于第二点，这是浪费时间造成的，而如果将这一点放大来分析，就会知道自己究竟将时间都浪费在什么地方了。
缺乏计划：许多人做事缺乏计划，甚至根本不做计划，遇事直接执行，结果常常因为做事方法不对、资源不足、方向不对、突发意外、能力不足、流程混乱、细节考虑不周到等一系列问题半途而废。他们愿意将做计划的时间节省下来，可是却导致执行变得盲目而混乱。
主次不分：工作往往有价值上的高低，可是一些人愿意将所有的工作一视同仁，结果常常造成小事、琐事全部做完，而要事、大事积压在一起无暇处理。实际上，只要制订好正确的工作顺序，工作并不会给自己带来多少麻烦。
多任务同时进行：一些人经常标榜自己出色的工作能力和协调能力，他们更愿意信心满满地同时追求多个目标，但人的精力和时间都是有限的，盲目地执行多个任务，可能会导致多个任务之间产生相互纠缠、干扰的局面，最终一样工作也做不好，还会无端造成不必要的时间浪费。
充当“老好人”：在生活中，总会有一些人愿意充当“老好人”的角色，他们对于他人的请求基本上是有求必应，而这种“乐于助人”的性格往往会耽误自己的本职工作，毕竟每个人的时间都是有限的，当他们愿意在别人的工作上耗费更多时间的时候，就意味着自己的工作被一次次搁置。
不务正业：如果对每一天的时间进行总结和分析，许多人会发现自己每天都要浪费大量的时间在一些无价值的事情上，比如玩网络游戏、与朋友煲电话粥、经常性地发呆、大白天也在床上呼呼大睡、逛商场，他们原本有许多时间应对工作，可是大量的时间浪费让他们在工作时常常觉得捉襟见肘。
任意拖延：当一些人开始工作的时候，也许他们会非常投入，也许他们能够保持最好的工作状态，可问题在于这些人在准备开始工作这个环节上总是表现得拖拖拉拉，他们几乎从没打算过按时开工，也许他们的计划单上会标明“上午8点开始工作”，但是真正开始执行的时间或许会延迟到“下午2点”或者“明天上午8点”。
事事亲力亲为：在面对工作的时候，许多人更愿意亲自去做，这更容易让自己放心，不过一旦事事亲力亲为，就可能会带来很大的麻烦，因为人们的能力、资源、时间都不可能支撑起繁杂的工作量，此外，合作是工作的一个基本原则，在面对一些比较复杂的工作时，适当寻求帮助，寻求合作伙伴，无疑会节省更多的时间。
不能一次性把工作做完：有些人在工作中劲头十足，但是却常常在工作过程中中断工作，然后延迟到后面几天去完成，而一旦不能一次性将工作做完，问题就可能会变得更加复杂，此时人们将要花费更多时间处理事情。
缺乏热情：工作状态往往决定了工作效率，而工作效率又直接决定了工作时间，一旦人们缺乏热情，就会降低工作的专注度，而且人们容易在劳累的时候对工作感到反感，这种状态无疑会造成更大的时间浪费。
不良习惯：在日常生活和工作中，人们常常会养成一些不良的生活习惯，比如工作前喜欢抽一支烟，有事儿没事儿喜欢煲电话粥，过度沉溺在微信朋友圈中，工作时喜欢左顾右盼或者发呆，经常性敲桌子，这些不良的习惯一方面会分散工作时的注意力，一方面则会导致时间消耗在无意义的动作和行为上。
完美主义在作祟：在日常生活和工作中，常常会存在一些对工作比较严苛的人，这类人不允许自己在工作中出现哪怕是很小的错误和漏洞，对他们来说，任何一个细节都必须做到完美，而这种态度可能会让他们过度痴迷于完善工作当中，并导致大量的时间被消耗掉。
在这些浪费行为中存在几个基本问题，包括效率低下，选择不对，工作不专注，能力不高，规划不明确。这些做法往往会增加不必要的负担，严重压缩和消耗自己的时间。“我很忙”的本质同样是对于时间的管理能力不足，一个人如果做5件事觉得很忙，做同类型的3件事也总是抱怨自己非常忙，那么很有可能在时间使用方面出现了问题，更深一步来说，他对于时间也许出现了错误的认知。
3.管理时间，才能产生价值
正如前文所说，人们通常都不会意识到自己时间的多少，对他们来说，时间似乎是无限的，每一个人几乎每一天都有大把的时间可供使用，这样就导致了他们在利用时间的问题上产生一些错误的想法，最明显的就是随意将时间浪费在一些毫无意义或者没有多少价值的事情上，这些人除了每天必须花一点儿时间做那些要做的事情（吃饭、睡觉、学习、社交、工作等），他们花在其他方面的时间几乎没有多少价值。
比如一部分人缺乏明确的规划，也没有什么人生目标，既不想工作，也不想通过学习来提升自己，每天只沉浸在无意义的网络游戏之中，要么就沉浸在不切实际的幻想之中。这种人做事缺乏远见，也缺乏耐心和自知之明，他们通常对时间漠不关心，也不关心自己究竟要花费多少时间做某一件事，这样就导致时间的巨大浪费。
还有一些人声称自己每天都在工作，都在想办法创造价值，但问题在于他们所花的时间是否真的产生了价值，这些价值是否与时间上的投入成正比？此外，这些人是否真的对时间进行了合理安排，如果换一种方式，时间的价值会不会更大？他们同样没有认真思考过这一类问题。
英国著名历史学家诺斯古德·帕金森在1958年出版了一本名为《帕金森定律》的书，他在书中提到了一个非常重要的观点：工作常常会自动膨胀，并且占满所有可用的时间。按照他的说法“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间”，当管理者给职员下达“必须在12个小时之内完成工作”的指令时，即便职员能够在8小时内完成工作，他也可能会拓展到12个小时；当某个人给自己设定3小时的工作期限时，即便他有能力在2个小时内完成任务，也会做满整整3个小时。
这个定律就是时间管理缺乏的一个重要表现，因为对于工作者来说，时间似乎是充足的，自己没有必要去争分夺秒，或者说他们并未意识到“2个小时做完”与“3个小时做好”究竟有什么区别。如果一个人善于进行时间管理，那么他就会严格控制好时间，花费2个小时完成工作，然后用另外1个小时做其他有价值、有意义的事情。
所以，那些自认为每天都在应付工作的人，也许并没有将工作真正落实到位，因为他们将许多原本可以节省下来的时间也都消耗掉了，也就是说那些多出来的时间基本上都处于无价值的状态。
想要减少和杜绝时间浪费，最有效的方法就是进行时间管理，通过时间管理来提升时间的使用效率。所谓时间管理指的是以事先规划和运用技巧、方法与工具的方式来达到灵活、有效运用时间的目的，从而实现个人或组织既定目标的方法。在时间管理的核心内容中，效率是一个重要的内容，在单位时间内能够做出更多有价值的事，能够创造更多的价值，这就是时间管理的效能体现。
比如甲和乙都是某公司的职员，两个人工作能力相仿，做的工作也大致相同，每天固定的工作时间也都是8个小时，如果甲运用科学的时间管理方法进行管理，而乙并不注重时间管理，那么双方之间的差距可能会显现出来，这时候可能会出现以下几种情况：
——甲每天在工作时间内能做8项工作，而乙只能做7项；
——甲乙都能做8项工作，但是甲的质量更高，乙的办事质量相对较低；
——甲乙都能做8项工作，但是甲选择正确的顺序，先做重要的，然后做次要的。而乙的工作毫无顺序可言，想到什么做什么，结果次要的事情做了，而重要的工作却没有完成。
相比之下，由于甲成熟运用了时间管理方法，在时间的控制和使用上更加游刃有余，效果也更好。乙则处于慌乱无序的状态，对于时间的安排缺乏认识，因此会失去控制力，导致工作效率不高。
可以说，每一天的时间都是固定的，但是不同的时间安排方式会决定时间的使用效率。早期的时间管理往往更加偏重于增加工作时间，这一点到如今依然比较普遍，一些传统行业尤其是劳动力密集型的低端制造业，通常没有办法做到智能化，因此会偏向于增加人数和增加工作时间。
在亚洲，有许多工厂和企业并不会遵循8小时工作制，一些加工厂和代工厂的工作时间可能超过了12个小时，而这种简单的管理模式并没有带来太大的效益，毕竟高强度的劳动实际上并没有带来多少效益的增加。研究发现，当一个人的工作时间超过8个小时之后，职员通常更容易产生倦怠心理，并出现体力下降、注意力不集中的状况。
增加工作时间并不会直接对效率提升产生多少帮助，此外，效率还体现在时间的精准分配上，即什么时候做什么事，先做什么事，这里的效率指的是最快接近或者达到目标的方法，或者说达到一种平衡。
总的来说，时间管理是一个比较大的概念，把握时间管理的一个核心就是规划与安排，其中对重要事情的规划与安排是管理的重中之重。因为时间是有限的，个人的精力也是有限的，人们必须想方设法在最短时间内完成任务，必须想办法在有限的时间内做出更多更有价值的事情。通过有效的时间管理，往往就可以确保利益和价值的最大化。
4.时间管理的发展脉络
许多人都对时间管理感到陌生，但事实上时间管理已经经历了好几个发展阶段，而这些不同的阶段也是时间管理理论发展的不同阶段。
——第一代时间管理理论
第一代的理论看重时间的增加以及备忘录的运用，管理者侧重如何在忙碌中调配时间与精力。在这一代的理论中，管理者非常看重时间的增加，这种增加在于当人们感觉任务繁重，无法在规定的工作时间内完成任务时，就会采取加班加点的方式，以此来延长工作时间。在很多企业中，管理者会要求员工加班，这是最原始也最直接的时间管理方式，一些自觉性比较高且比较勤奋的人，也经常会通过加班的方式来争取更多的时间。
备忘录就是将所要做的项目逐条列出来，制成一个相对简单的工作任务清单，工作者每完成一件工作，就用笔勾掉一件，从而确保时间利用得到控制和管理。一般来说，工作比较忙的人，会采用这种方式。
第一代的时间管理理论比较粗犷，时间管理不够精细。比如增加工作时间并不能从本质上提升效率，而且时间往往是有限度的，过度增加工作时间必定会压缩休息时间，从使用效率的角度来说，过分看重加班往往会造成时间上的浪费。备忘录的存在只是单纯地进行一个记录，对于工作效率的提升同样没有多少帮助。总体来说，第一代时间管理理论的应变能力很强，但是却缺乏整体上的规划。
——第二代时间管理理论
第二代理论侧重行事历时间管理法，它强调工作计划和时间表，管理者明显意识到时间管理需要侧重规划未来，因此在工作之前会将所有要做的工作全部列出来，制作成一个清单，然后对自己所要做的每一项任务都制订一个时间安排。比如早上6点~7点应该做什么，午后3点~5点应该做什么，当每一件工作任务都设定好开始和结束的时间后，整个工作计划变得有条不紊。
计划往往是工作的一个重要组成部分，当工作计划制订之后，整个工作流程会显得更加顺畅，不过这些计划往往不够精细，只是设定了一个大致的工作安排和时间期限，而没有侧重描述各项工作的主次和顺序，这样就会导致人们经常将重要的事情落下，而将那些次要或者根本没有什么价值的工作优先进行解决。
——第三代时间管理理论
第三代理论讲求优先顺序的观念以此来提升办事效率，一般来说，当工作任务繁多，甚至没有办法在规定时间内做完的时候，管理者会依据轻重缓急来做事，决定自己应该先做什么事，后做什么事，重点做什么事，什么事情可以适当靠后，以及什么事情做不做无所谓。为了明确自己的工作顺序，一般会采取四象限法来设置。
著名管理学家史蒂芬·柯维是时间管理四象限法这一理论的创始人，所谓四象限法实际上就是按照轻重缓急划定四个象限：第一个象限是重要且紧急的事情（解决财务危机、应对客户投诉、临时参加重要会议、处理突发状况）；第二个象限是重要但不紧急的事情（进行培训、制定规章制度、与客户建立联系）；第三个象限是紧急但不重要的事情（客人的来电、上厕所）；第四个象限是既不紧急也不重要的事情（闲聊、逛超市、写博客）。
比如有一个人某一天要做的事，包括向老板汇报工作，对当月的工作做一个大致的总结，逛超市，接听朋友的电话，这些不同类型的任务原本可以安排在不同的时间段来解决，不过为了保证一个更合理的安排，就需要对相关任务编排顺序。向老板汇报工作非常重要，而且也比较紧急，因此需要尽早完成，最好早上一去公司上班，就要立即赶往老板的办公室汇报。工作总结比较重要，但是并不急于一时，它们需要花费一天甚至几天的时间来完成，因此可以在汇报完之后去做。朋友的电话突然打来，属于紧急但不重要的事，这类事在工作繁忙的时候可以适当缓一缓，在空闲时则可以直接接听。逛超市并不重要，也不紧急，完全可以在下班之后去做。
有时候工作任务很多，甚至多到做不完，那么就可以相应地按照四象限法来进行划分和排序，把重要的事情先做了，一些无关紧要的工作完全可以放在最后去做，没时间的话干脆就不要去做。第三代理论理清了工作的顺序，确保在有限的时间里创造出更多的价值，但是往往缺乏远见。
——第四代时间管理理论
第四代理论从根本上否定“时间管理”这个名词，强调对个人进行管理。管理者不再过分看重时间与事务的安排，而是将重心放在维持产出与产能的平衡上。在这个发展阶段，时间管理更加注重健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲等方面。
最著名的是强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。这一理论认为一个人的决定要么离个人制订的目标很远，要么就离个人的目标很近，因此它摒弃了传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，将片面追求速度改为寻找正确的方向，也就是说将“做多快”变成“从哪儿开始做”，它侧重于提供一个接近目标的方向，所以这种管理理论强调每一天、每一个时段的行动都要与未来的目标很接近。
随着时间越来越受重视，时间管理理论也越来越完善，不过德国管理学教授约翰·胡格在总结前四代时间管理理论的时候，意识到了一个重要的问题：人们通常会迫于时间的压力，想办法提高效率、追求效能、挖掘潜能、平衡工作和生活，以此来达到缓解时间压力的目的，这几乎是前四代时间管理的原则与核心内容。事实上，这些方法在一定程度上起到了作用，但在更多时候，人们依然没有感觉到自己的生活和工作中的时间安排有多大改善，混乱无序的状态依然经常会出现。
胡格教授对此提出了自己的看法，他认为造成时间浪费、短缺和无序状态的原因在于人们一直都在主张“以自我为中心”的生活模式，在这个模式中所有的时间安排都过于主观，而这并不是真正高效的时间管理方式，因为外在的因素同样会影响和破坏时间的利用效率，所以人们需要将他人也纳入到自我的时间管理之中，这样才能实现全方位的平衡，从而在根本上解决对时间的困惑。
胡格教授将自己的观点当成第五代时间管理理论的核心，不过从时间管理的发展历程来看，目前胡格教授的理论想要成为真正的第五代时间管理理论，还需要获得更多的认同，但即便如此，他也为时间管理的发展做出了重大贡献。
当然无论社会如何发展，环境如何变化，时间管理在不同时期都产生过重要的作用，而且在很多时候，人们并没有刻意将这几个不同的理论区别开来对待，而是将其灵活运用，甚至综合起来使用，从而确保在合适的场合下发挥最大的效益。
内容延伸：时间管理的误区
现代社会，人们对于时间管理越来越重视，因此对时间管理的要求也越来越严格，在形形色色的时间管理方法和工具中，人们总是希望自己能够做得更加完美一些，能够将每一点时间都掌控和安排得很完美，可越是如此，越容易陷入几个时间管理的误区。
——时间管理就是追求更快的工作速度
提到时间管理的时候，人们通常会意识到时间管理的核心就在于提高工作效率，而效率往往和速度挂钩，因此很多人会觉得时间管理的目的就是加快速度，以便能够在短时间内做更多的事。可实际上时间管理的目标是将工作做得更好，这个更好不等同于更快，它还包括了更多的元素，比如质量，比如效益，如果一项工作只注重速度而不注重质量和效益，那么整体的工作仍旧是失败的。
此外确保平衡也是时间管理的一个重要内容，随着社会的发展，人们越来越注重分享，越来越注重生活与工作的平衡，一些人开始提倡慢节奏的生活，因为当工作慢下来后，工作会显得更加顺畅，时间的压力也会相应地不断降低。而个人在工作中感到舒畅，将会维持更好的工作状态以及更高的办事效率。
——时间管理需要制订完美的计划
时间管理可以将事情安排得更为合理，但初学者通常会产生一些错误的想法，比如他们会觉得安排得更为合理就意味着制订一个完美的计划，但没有任何一个计划是完美的，任何一个计划都不可能保证每一点时间都得到有效利用。想要确保计划的完美，本身就会增加不必要的时间浪费和不必要的压力。一些人会借助时间管理工具来做好规划，但同样地，没有任何一种工具是完美的，发挥出各个工具的优势就可以了。
——时间管理往往能够起到立竿见影的效果
人们对于时间管理往往存在一些比较极端的想法，比如有的人认为花费时间去制订计划、去寻找合适的时间管理工具，或者想办法进行整理和归类，这本身就是一种浪费时间的做法，因此他们并不相信时间管理真的能够节约时间。还有一些人则过于相信时间管理的魔力，他们坚定地认为一些工具、软件、方法以及理论可以帮助他们解决各种问题，并且效果非常明显。但并非所有的时间管理方式都能起到立竿见影的效果，有很多时候，时间管理需要持续一段很长的时间，其效果也需要经过很长一段时间才能慢慢显现出来。
——时间管理可以随时随地都让人从容地应对工作
时间管理可以当成一种协调时间、协调任务的方式，而这种方式并非万能，无论是时间管理方法，还是时间管理的工具和软件，都不具备自主解决问题的能力。想要让工作和生活更加从容有序，最根本的因素在于人，人才是控制时间、进行时间管理的关键。而人的精力和能力往往是有限度的，因此他们不可能一直都保持旺盛的精力和解决问题的能力，一旦个人精力和能力受限，那么就无法解决眼前的问题，这个时候单纯依靠时间管理的方法根本不能真正解决问题。
还有一个不可忽视的问题是，当人们制订了合理的计划，运用了良好的时间管理工具时，有可能会受到外在因素的干扰，所以任何人都必须懂得适当排除外在的干扰，或者制订类似预防措施，以应对突发状况。或者也可以说，防止外在干扰本身就是时间管理应该考虑的一个组成部分。
——时间管理是为了提升意志力和自控力
人们通常会觉得自己经常拖延、做事注意力不集中，原因在于意志力和自控力不够。意志力不足的话，个人在工作中就缺乏持久的耐力，凡事只有三分钟热度，而且喜欢拖延；自控力不足的话，个人在工作的时候难以保持更好的状态，并且容易被外在环境干扰。可实际上当一个人经常性拖延或者注意力不集中时，可能只是因为自己缺乏具体的行动和方法罢了。单纯地将时间管理当成提升意志力和自控力的方法显然不对，它的一个重要作用是明确自己需要做什么、什么时候做以及做事的具体方法和步骤，从而有效提升执行力。
——学习时间管理是为了制订清晰的目标
许多人都认为自己缺乏目标，或者目标不明确，以致做事情的时候出现混乱，正因为如此他们会主动学习时间管理，并将其作为明晰个人目标的重要方法。事实上，时间管理无法帮助人们找到清晰的目标，它只能帮助人们加快实现目标。时间管理的目的是提升行动力和执行力，而不是单纯地给人们提供一个可供追求的目标。
除了以上几个误区之外，人们还对时间管理存在诸多的误解，而大多数误解都来源于人们将时间管理当成万能药。现在的社会，人们越来越热衷于时间管理的行为，其背后既是对时间管理的信任，同时也折射出深深的焦虑——由于社会节奏变得越来越快，人们在工作和生活当中会遭遇到越来越多的问题，各种各样的事情会产生强大的压迫感，迫使人们不断加快工作的速度，一旦短时间内没有办法完成任务，各项工作就会纠缠在一起，制造混乱，这种混乱会让工作者产生无奈和焦虑的情绪。为了避免发生混乱，为了提升自己对所做事情的控制力，人们会将希望寄托在时间管理上。一旦他们将时间管理作为万能工具，那么强大的压力会让他们拼命抓住每一分钟的时间，会让他们认真对待每一个细节，而这无疑会制造新的压力与混乱。